文/明道云創(chuàng)始人任向暉
我估計一周以后，全國將有上億人不得不開始某種形式的遠程工作。遠程辦公需要延續(xù)多少時間，將波及多少員工，現(xiàn)在還不好說。但大多數(shù)人都相信，疫情不應該讓企業(yè)活動完全停頓，在家也能工作。
這兩天，我們SaaS行業(yè)企業(yè)都在積極提供各種遠程協(xié)作工具的使用指南，甚至很多企業(yè)都愿意在疫情階段免費提供自己的產(chǎn)品。能夠使用遠程協(xié)作軟件工具固然是必須的，但影響遠程協(xié)作成效最大的因素并不在于工具有多么先進，而是來自于一個比較容易被忽略的環(huán)節(jié)——協(xié)作方式的事先約定。
具體要約定的內(nèi)容可能行業(yè)之間略有不同，抽象來看，需要覆蓋以下方面：
1）工作時間
雖然在家工作已經(jīng)具有了彈性工作的性質(zhì)，但站在協(xié)作的角度，對成員的響應及時度是有不同預期的。因此，即使在家，也需要有一個上下班時間規(guī)范，讓“到崗”和“離崗”這個過程更加顯性。在家辦公節(jié)省了通勤時間，可以讓團隊在排班上具有更強的彈性。服務型團隊排期后，也許可以提供更長的對外服務時間范疇。
2）響應要求
在辦公室面對面的時候，每個人都能夠相互看到，當然就不會擔心響應，至少有個正面預期，合理的互動和溝通會容易展開。遠程辦公最明顯的阻力就在于同事之間對響應時間的期待變得不確定，它帶來的負面結果是成員會怯于提出問題，同時又增加焦慮感。
解決這個問題最重要的溝通習慣是“明確指明響應時間要求“，例如，發(fā)起者應該說“這是A客戶的需求，請在下午3點前反饋可行性“。
這個問題也可以依靠事先默認約定來解決。舉個例子來說，設計部收到設計任務時，應該在兩小時之內(nèi)回復任務已經(jīng)收到，排期到什么時間能夠完成。當然，響應并不都是越快越好，而是根據(jù)工作性質(zhì)給出合理的緩沖時間。因為企業(yè)中彼此協(xié)作的關系鏈有時候會很多，所以這個約定一般應該由下至上進行，而不是從公司層面進行統(tǒng)一規(guī)定。這也是為什么我將本文主題定為“約定”，而不是“制度”的原因。
3）任務分派模式
按理說，集中辦公也有任務分派過程，但是它一般依靠離散的過程實現(xiàn)，我們很可能先確定了一個方向，然后大體列出了任務目標，隨后再通過幾次會議落實任務細節(jié)，甚至在任務執(zhí)行過程中，我們還可以隨時增補和調(diào)整任務內(nèi)容。遠程工作雖然也可以復刻這個過程，但是出于提高協(xié)作成效的目的，通常要求任務的發(fā)起、接收和溝通有更清晰的結構，能夠一次闡明的，就不再做分散溝通。
一個相對完善的任務信息應該包括：1）任務所指向的目的，2）任務描述，3）任務要達成的結果，4）完成時限，5）成員構成，包括單一的明確負責人。如果有沖突性任務存在，還需要給出任務優(yōu)先級。即便是那些例行的循環(huán)任務，也離不開這些要素，只是有一部分內(nèi)容是不需要重復說明而已。
任務一旦接受開始執(zhí)行后，圍繞任務執(zhí)行進度、問題和計劃的溝通就要基于這個書面記錄。通過統(tǒng)一使用某個任務協(xié)作平臺，讓相關溝通內(nèi)容能夠統(tǒng)一匯總到一起。
其實這個工作原則同樣適用于集中辦公。它幾乎總是是能夠提高工作的質(zhì)量。只是因為能夠面對面時，我們?nèi)菀锥栌谥苋娜蝿沼媱潯?/p>
4）匯報模式
這一點，和集中辦公也沒有本質(zhì)區(qū)別。只是集中辦公時，即便有成員沒有周全匯報工作，經(jīng)理人員也隨時能夠當面詢問進度和問題。遠程工作時，我們更加依賴對匯報模式進行事先約定。
匯報的約定包括匯報頻率和匯報內(nèi)容。頻率可以根據(jù)工作性質(zhì)來決定，但匯報內(nèi)容有個參考的公共方式，那就是工作完成內(nèi)容（Progress），工作遇到的問題（Problem），以及下一周期的工作計劃（Plan）。任何崗位的工作，用這個框架來進行匯報，效果肯定差不了。
另外，工作匯報同樣建議在一定范圍內(nèi)公開透明，盡量讓所有人都周知每位成員的工作匯報內(nèi)容，而不是只給經(jīng)理人員的管道式匯報。
5）檢查監(jiān)督方式
遠程辦公要不要有檢查監(jiān)督機制是一個有爭議的話題，但可以肯定的是，它不能完全缺位。因為任何人都很難做到絕對的自律。而自律的本質(zhì)來自于“他律”，也就說我們的自律度很大程度上來自對他人態(tài)度的顧忌。
所以，每個遠程協(xié)作的團隊可以事先達成檢查監(jiān)督機制的約定。這種約定可以簡化到單純提交工作成果，也可能嚴苛至每小時視頻簽到，完全取決于工作的性質(zhì)和團隊要達到的目標。同樣，因為每家公司都有工作內(nèi)容和性質(zhì)不同的團隊，所以檢查監(jiān)督機制也可以分職能約定。
6）特情處理方式
特殊情況既包括每個行業(yè)獨有的特殊問題，也包括所有人都可能出現(xiàn)的特殊情況。比如生病、受疫情影響、有事要在工作時間離崗等等。這些問題最好都有一個事先的計劃和約定。無法事先列舉的，也可以有一個綜合的解釋機制。
7）通訊機制
其實在集中辦公時，所有團隊也都會使用遠程溝通工具，即便同事就在你身邊。可是遠程辦公似乎只有了這個選擇，因此我們可能會過度依賴IM，導致溝通過載。眾所周知，IM并非工作溝通中效率最高的工具，它的最大優(yōu)點在于透明度，因此應該將其主要用于需要群體知會的溝通。
IM的使用也應該有更明確的規(guī)范，比如，上班時間不閑聊；發(fā)信時不問某某在不在；不必要群聊的就選擇一對一方式；不隨時使用感嘆號等。
除了IM，在遠程辦公中，我們其實同樣可以選擇其他溝通方式，一對一電話語音，社交動態(tài)（一事一議），電話會議等。對不同的溝通事務和目標可以約定使用不同的通訊方式。
如果僅僅為了節(jié)后一周的遠程協(xié)作，也許沒有必要制定專門的成文約定。但是，重點疫區(qū)的同事可能需要更長的隔離時間，每個企業(yè)也會有越來越多的跨地區(qū)協(xié)作，還有很多計劃從一線城市回到二三線老家工作的優(yōu)秀人才。因此我相信越來越多的企業(yè)會將遠程辦公作為一種常態(tài)模式繼續(xù)下去。為此，我建議企業(yè)專門將相關約定成文，給所有成員提供一個簡單的培訓，作為遠程辦公的基本指南。
下文就是我為大家準備的一個約定文本的示范。您可以在此基礎上根據(jù)本企業(yè)的特點來進行修訂和擴充。點擊可以下載Powerpoint和Keynote兩種格式。
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