On the Job Training簡稱(OJT)一般稱之為工作中的教導,在多年的管理與教學過程當中,有著很深的感觸,因此將它做更進一步的解釋,那就是「在工作當中教導」。重點不是工作中的教導而已,而是要「邊工作邊教導」,也就是「機會教育」。
訓練部屬是每個主管的重要職責之一,但是主管往往每天忙于應付日常的工作,而難得有時間來培育部屬。那么如何能夠兩全其美的做到既完成任務,又能夠及時的培育部屬呢?當務之急就是要了解如何「機會教育」,并妥善地執(zhí)行「機會教育」。
一、默許就是縱容
當部屬的行為或工作方法發(fā)生錯誤的時候,管理者如果沒有立即進行糾正,那麼等於就是默許錯誤的行為或方法。如此一來,時間一久,便變成了習慣,到時候就算有心要改,都很難改正過來了。
二、多用問句來回答部屬問題
部屬提出問題,主管就幫他解決,或是明快的指示他如何處理。這樣的方法比較快速,但是部屬變成了執(zhí)行任務的工具,沒有自己獨立思考問題、設想如何解決問題的機會,因此成長的機會就會變得很少、速度也會很慢。
當部屬提出問題的時候,主管如果能夠稍微放慢腳步,引導部屬去思考解決方案,透過不斷的提問,讓對方逐漸培養(yǎng)分析與判斷的能力。如此一來,速度雖然慢了一些,但是可以在邊工作的過程當中,邊培養(yǎng)部屬解決問題的能力,這也就落實了所謂的「在工作當中教導」。
三、授能之后授權
在授予與責任或任務之前,首先先要培養(yǎng)部屬的能力,也就是「授能」,否則所謂的授權很可能就會變成「推卸責任、互踢皮球」的借口罷了。因此在工作的過程當中,藉由引導、發(fā)問、機會教育,一步一步的把主管身上所會的能力,有計劃的傳授給部屬。如此一來,一方面讓部屬有成長、有成就感,另一方面也讓主管有機會減少工作壓力,并且有時間來去思考、去學習或去執(zhí)行更高端的任務。
四、情境教育
當部屬碰到困難、產生挫折感的時候,這時候學習的需求會非常顯著。在部屬明顯產生需求的時候給予適當的教育,就好比「及時雨、久旱逢甘霖」一樣,學習與吸收效率會非常的高,是教導的最佳時機。
因此主管要善用工作所產生的「情境」來進行機會教育,此時的教學效果,會收到「事半功倍、順水行舟」的極佳功效。
五、在工作中教導自己
「機會教育」除了可以用在部屬身上,也可以用在主管自己的身上。在工作中除了完成任務,也應該及時的整理并總結在工作過程當中所產生的知識、技術、經驗與能力。藉由持續(xù)改善、及時修正,讓自己的能力能夠不斷的更新。
六、一件事情兩件效果
執(zhí)行一件工作,完成任務是一種效果,總結工作經驗成為自己新的能力,這是另外一種效果。因此要成長的比別人快、擁有比別人更高的能力,那么就應該善加運用「機會教育」,快速的提升部屬與自己的能力,讓自己與所屬的團隊用別人一半的時間去擁有更好的競爭力,這才是一個有責任感、有企圖心的職業(yè)經理人所應該重點關注的方向。
七、機會教育六步驟
1.觀察:
隨時留意去看到部屬不對的行為。
2.點評:
客觀地指出不對的行為在那里,以及如何改進的方法。
3.示范:
將正確的方法親自做一遍給部屬看。
4.練習:
要求犯錯誤的部屬按照所示范的方法,再做一遍給自己看。
5.驗收:
一直要做到錯誤的動作或行為改正為正確的動作或行為為止。
6.跟進:
在后續(xù)的工作當中,持續(xù)不斷的去檢查,看是否有變成正確的習慣,並正確的應用在工作上面。
結論:
「能力等同現(xiàn)金,只是在未來兌現(xiàn)而已。」
善用「機會教育」讓自己與部屬因為能力的快速提升,而擁有更高的價值、更好的解決問題與執(zhí)行任務的能力,才能擺脫「事情做不完、部屬沒能力、疲于奔命、交相指責」的惡性循環(huán)。