在筆記慢慢~慢慢~慢慢慢！慢慢慢！地！變多！！以后！馬驢我終于徹底意識(shí)到了歸檔的重要性。雖然以前整理得也很有條理，但沒(méi)有充分歸檔的話，已經(jīng)處理完的資料總是在不合適的時(shí)候出現(xiàn)，導(dǎo)致還需要分心去辨認(rèn)這個(gè)資料是已經(jīng)處理過(guò)的呢，還是需要現(xiàn)在處理。這怎么能忍！

所以，最近一直在思考并實(shí)踐著有條理的歸檔方法。經(jīng)過(guò)幾日，略有體會(huì)，梳理一下并在此分享。

歸檔的價(jià)值

歸檔的價(jià)值在于，用完的東西可以不占用視野空間。這一點(diǎn)的好處就在于在歸檔以后處理事情，視野所及都是有用的資料，所以腦子就不需要特意分出一塊去解決“實(shí)時(shí)篩選”的問(wèn)題了。因此，歸檔其實(shí)是提高效率的重要一環(huán)。

歸檔的方法

其實(shí)從歸檔的基本定義還是能看出一些端倪的——“歸檔：指將處理完畢且具有保存價(jià)值的事情或文件經(jīng)系統(tǒng)整理后交檔案室(館)保存?zhèn)浒?備查)的過(guò)程”。由此可以看出，歸檔要素包括：

1）處理完畢（從價(jià)值上說(shuō)，對(duì)現(xiàn)在沒(méi)有價(jià)值）；

2）資料具有保存價(jià)值（從價(jià)值上說(shuō)，以后可能有價(jià)值）；

3）資料經(jīng)過(guò)整理（從方法上說(shuō)，不是直接堆放，而是建立未來(lái)查找的索引）；

4）妥善保存（保存上，要安全可靠，避免丟失）。

具體來(lái)說(shuō)，生活中的歸檔最常見(jiàn)的首先在“郵件”體系中。目前我常用的那些電子郵件基本上都帶有一鍵歸檔的功能。不過(guò)郵件的歸檔還是有一點(diǎn)不太好受的地方，那就是郵件往往不具備重命名的功能。所以，以后查找一封郵件通常需要通過(guò)時(shí)間、發(fā)信人之類的進(jìn)行查找，而通過(guò)名稱可能不能如愿（尤其是QQ上說(shuō)的很清楚的話，重要資料可能以標(biāo)題“1”就發(fā)來(lái)了！）。這真的挺糟糕的是吧？

因此郵件的歸檔，通常我還是根據(jù)內(nèi)容，采用轉(zhuǎn)發(fā)到筆記軟件（比如為知筆記）的方式保存，或者打印為PDF。然后原始郵件如果還有價(jià)值的話，就歸檔到郵箱自帶的歸檔文件夾中，反正空間無(wú)限而且又是用的搜索，除非是完全沒(méi)有價(jià)值的郵件否則還是不刪掉的。這樣一來(lái)，有價(jià)值的郵件就轉(zhuǎn)化成了常規(guī)資料的形式，可以進(jìn)行更靈活的處理。

接下來(lái)討論常規(guī)資料的歸檔。一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)項(xiàng)目還是有個(gè)專門的文件夾來(lái)得方便，這個(gè)文件夾對(duì)應(yīng)一個(gè)筆記頁(yè)（這一點(diǎn)無(wú)論為知筆記、印象筆記還是有道云筆記都很容易），將這個(gè)文件夾的鏈接添加到筆記中，這樣筆記查找資料的時(shí)候只需要點(diǎn)擊手頭的鏈接即可打開對(duì)應(yīng)文件夾。

任務(wù)記錄啊、參考資料啊什么的，以前我確實(shí)是用筆記頁(yè)處理。但后來(lái)感覺(jué)不合適，一方面格式要求比較多，用筆記的話不太方便，二來(lái)也實(shí)在是太多變了，每個(gè)文件作為一個(gè)筆記的話，之間的迭代關(guān)系不夠清晰。所以不如讓那些東西以本來(lái)面目（通常是word文件）放置在文件夾中，而對(duì)應(yīng)的筆記頁(yè)只梳理這些的變化關(guān)系。如此改變后，清晰了很多。

補(bǔ)充一點(diǎn)，項(xiàng)目之類的雖然沒(méi)有做完，但資料也是可以歸檔的！只不過(guò)不是“最終歸檔”罷了！為了方便，稱之為“初步歸檔”吧。初步歸檔的特點(diǎn)是要把現(xiàn)在能處理完的資料都處理好，不要放著不管，以至于后面一團(tuán)糟。這一點(diǎn)，有點(diǎn)像GTD的“收集箱”的處理方法，所以引用一下，作為借鑒：

從最上面開始、一次處理一項(xiàng)、不把任何東西放回收件箱。

如果任何一項(xiàng)需要做：

? ? 做（如果花的時(shí)間少于兩分鐘）

? ? 委托別人完成

? ? 或者把它延期

否則

? ? 把它存檔以便查詢，

? ? 把它扔掉，

? ? 或者使它成熟以便下一步的處理

這是GTD方法中，處理收集箱的手段。雖然GTD入門較為艱難（而且總要改造很多才能適合自己），但處理收集箱這個(gè)環(huán)節(jié)還是夠經(jīng)典的。我們的目標(biāo)就是完成資料的“初步歸檔”，將資料的價(jià)值提取出來(lái)，或者將資料的索引建立好以便將來(lái)適當(dāng)?shù)臅r(shí)候查用，然后把資料放好。

終于到了資料的整理部分。也就是上面的“初步歸檔”具體怎樣做。我的話，因?yàn)橐恢倍际侵囟鹊脑乒P記使用者（主要工具是Wiz 為知筆記），所以以此為例，下面方法只是我一家之言，僅供參考，而且我可能過(guò)一段時(shí)間還會(huì)改進(jìn)。

項(xiàng)目總筆記，加標(biāo)簽“~項(xiàng)目名”，命名“#【~】項(xiàng)目名稱”。這樣做是因?yàn)椤?”號(hào)在排序中相當(dāng)靠前，僅次于感嘆號(hào)和引號(hào)，而引號(hào)通常不在命名中出現(xiàn)，感嘆號(hào)又有其他含義，所以按名稱排序的話，用“#”命名就可以起到置頂?shù)淖饔谩６谏嚼ㄌ?hào)很顯眼，容易一眼看出入口在哪里。

項(xiàng)目相關(guān)各個(gè)主題的“主題筆記”（注意是筆記而不是資料），也加標(biāo)簽“~項(xiàng)目名”，但放置在各自的文件夾內(nèi)，文件夾中放置與這個(gè)文件夾的筆記有關(guān)的資料，但不加項(xiàng)目標(biāo)簽。

其他筆記，按以前我的博客里面的方式，重點(diǎn)是命名的首字母符號(hào)的區(qū)別咯。

這樣的方式就確保了項(xiàng)目本文的記錄只有重要的全局信息出現(xiàn)在筆記中，而零散資料以具體資料的方式分布在對(duì)應(yīng)的文件夾內(nèi)。這些文件夾通過(guò)按主題分布的“主題筆記”來(lái)領(lǐng)導(dǎo)，在項(xiàng)目整體需要查資料的時(shí)候，只需要按項(xiàng)目標(biāo)簽索引到相關(guān)的“主題筆記”（而不會(huì)找到已處理或未處理的各種資料），通過(guò)筆記來(lái)找到具體資料，資料的狀態(tài)可以寫在主題筆記中。

這個(gè)結(jié)構(gòu)保證了在處理事情的時(shí)候，不會(huì)被已經(jīng)歸檔的東西干擾，而處理資料的時(shí)候又不會(huì)找不到具體資料。但總感覺(jué)還不成熟，只是剛好夠用罷了。

最終歸檔

最后說(shuō)一下項(xiàng)目完成后的“最終歸檔”。最終歸檔比較合理的方式是列一個(gè)資料或者材料的清單（可以通過(guò)“復(fù)制-Ctrl+Shift+V”實(shí)現(xiàn)），然后保留這個(gè)清單即可，項(xiàng)目資料的話應(yīng)該是用不到的，可以放在網(wǎng)盤中，但沒(méi)必要壓縮。

寫到這里發(fā)現(xiàn)還是有些泛泛啊~ 畢竟這個(gè)話題還是有夠大的！那么，以后有機(jī)會(huì)的話，可以按資料或者網(wǎng)絡(luò)資訊或者其他什么的方式，分門別類研究最佳歸檔方式咯！先就到這里。