當下，隨著越來越多的律師團隊開始使用協同應用來工作，似乎協同應用成為律師團隊必須的工具。但今天我們還是會先回到問題的本身：律師團隊內部協作真實的需求是什么？
在展開之前，再提出一些對切換到協同工作方式的無法回避的問題，比如：
- 協同應用是否真的可以提高工作效率？
- 工作習慣的變化是否反而會降低工作效率？
- 如果轉換工作平臺，歷史信息如何調用？
- 在云端的工作是否缺乏安全保障？
- 是否應優先選擇大公司的產品？
在回答以上幾個具體的問題之前，首先回答一個基礎問題：我認為，律師團隊內部工作最重要的需求是清單化協同工作。
為什么這樣說？先談幾個原理。
一、清單化協作的原理
（一）不談工具，談工具思維
過去，電子郵件是律師行業最常用的工作方式。現階段，大家最常用的工作方式應該就是微信+電子郵件。
首先看電子郵件，電子郵件背后的思維就是：電子數據化的郵件，就像：
電子郵箱就像真實世界的郵箱，可以接收其他人傳達的信息,短期內方便查看。盡管隨著使用的增加，逐漸會：
因為電子郵箱也具備檢索、分類、旗標等功能，一定程度上減少了積壓導致的困擾，對于工作是很有幫助的。
但電子郵件背后的思維，也決定了：郵件不能包含全部任務，郵件也不能多維度管理和查看。因此，郵件無法作為待辦清單來驅動項目，也不適合知識文件和項目文件的管理。
其次是微信，微信的好處是：可以鏈接所有人，而且可以把人分組溝通，并且每個人可以同時參與多個群組，很好地傳達即時信息，就像這樣：
微信在即時信息的傳達上無比高效，同時也具備一定程度的文件傳輸、歷史信息檢索等功能，對于工作也是很有幫助的。
但微信的注重即時的特點，也決定了：過往的信息和文件易丟失，通過微信交付的任務如果沒有通過其他的工具（如工作計劃、待辦事項表）固定，必然會遺漏。
（二）以項目為核心、可沉淀的清單 vs. 待辦事項、信息傳遞、文件傳遞、工作總結、項目進度五個平行系統
總體而言，目前律師團隊的需求和多數使用的工具大致如此：
前一篇文章已經聊到了知識文件和項目文件的區別，進而解釋了為什么知識文件應通過知識庫標簽管理，項目文件通過文件夾（云盤等）管理，本文就不再論述。
待辦清單、信息傳遞、文件傳遞、工作總結、項目進度五個系統同時驅動項目，事實上是可行的。但是，真的需要五個系統嗎？在這樣的環境下，有多少工作指引沒有得到執行？多少重復的工作在不斷發生？多少重要的工作節點未能沉淀下來？
一個可協同、可多維度管理、可復用的清單系統，不僅會讓當下的工作更高效，而且可以提升團隊成長的速度。
因為清單可以匯集所有的任務，而且任務和知識一樣可以是多維度的。因此，一個可協同、可多維度管理、可復用的清單系統，至少可以完成待辦任務交付、項目進度、工作總結三項功能。好的清單化協同工具，可以完成前述全部五項功能。
如果一個可共享一張的待辦清單的團隊，有4個成員、3個項目和10個任務：
給任務打上標簽，成員3標簽篩選就是個人工作計劃：
項目1標簽篩選就是項目1的待辦事項清單：
項目1完成后，項目1標簽篩選就是項目總結和下個同類項目的待辦清單：
用一個共享的清單驅動項目、多標簽管理而非重復工作、可沉淀復用，這就是清單化協同工作的原理。
（三）如何做好重要而不緊急的事情
之前的文章也多次提到重要而不緊急的事情，這個區間往往是對未來的投資，是一個團隊提升的基礎，比如：項目復盤、工作總結，工作流程制定。
對此，個人也總結出了一個定律：重要而不緊急的事情如果超出了時間和精力的范圍，那么往往無法控制哪些可以完成，哪些不能完成。
對于律師團隊，重要而緊急的事情，因為有deadline的驅動，往往可以有質量的按計劃完成。但是對于重要而不緊急的事情，一定需要用巧勁。
把五項系統變為一項系統，不僅節約時間，而且沉淀下來了更多的工作流程和工作經驗。幫助律師團隊做好重要而不緊急的事情。
（四）沒有結構化的信息不是知識
知識是可以為行動提供指引的信息。
也許沒有結構化的信息還是具有知識的成分，但沒有結構化的信息包含的知識，一定大打折扣。
舉個例子，一份上市公司的招股說明書，對不同的人有意義章節是不同的：律師讀招股說明書，找的是法律風險、問題和解決方案；而投資者讀招股說明書，找的是商業模式和財務數據。
而當年面對十份、一百份文件的時候，不能結構化并沉淀的信息，不是知識，無法為我們的行動提供指引。
我郵箱里的400余篇計劃和總結，即是如此。換一種方式，也許它們會對我的今天和未來，更有意義。
二、回答問題環節
（一）通過協同應用是否可以提高工作效率？
這個問題我想，對于清單化協同工作原理的論述已經給出了答案。清單化協同工作不僅節約時間，而且可以沉淀下來更多的工作流程和工作經驗。
（二）工作習慣的變化是否反而會降低工作效率？
這個問題從兩個方面來回答。
一方面，改變工作方式必然會有一個適應期，不可避免。就像如果一個人想開車，他必須通過訓練考取駕照。
另一方面，高效的工具背后往往是優質的思維，因此高效的工具往往是相似的。優秀的協同應用，解決的問題和背后的思維相似，那么即使需要切換，掌握了背后的思維后也并不難。
從邊際成本和邊際收益的角度上來說，切換到有著優質的思維支撐的工具上工作，邊際收益一定遠高于邊際成本。
（三）如果轉換工作平臺，歷史信息如何調用？
清單化協同工作是律師團隊內部工作方式的切換，因此：
- 項目文件在文件夾（云盤或硬盤）；
- 知識文件在知識庫（印象筆記）；
- 對外溝通在溝通軟件（郵箱和微信）。
通過妥善的工具定位，完全可以管理好所需的信息。如果說一份內部溝通的法律研究報告需要通過郵箱檢索來調用，那么不是郵箱的成功，而是知識管理和項目文件管理的失敗。
（四）在云的工作是否缺乏安全保障？
這個問題也要分兩個層面來回答。
首先，通過一定的處理，可以做到溝通和項目文件的相對隔離又可以內部鏈接（如堅果云鏈接）；
其次，這個階段是否有進行中的項目不在云上？我想并沒有。因此，云端至少不是否定新工具的理由。
（五）是否應優先選擇大公司的產品？
大公司往往有比較好的信譽基礎，這是在選擇工具的過程中不可忽視的。
但同時，大公司往往面對的用戶群體數量龐大，定位上需尋求最大公約數，針對某一細分領域的需求，可能就無法滿足。
比如：
- 騰訊的釘釘，嵌入過多的功能導致難以使用；
- 微軟的Wunderlist，非常棒的清單應用，但其清單無法復用；
- 百度完全有能力作出自己的協同系統，但據了解，近期百度法務部也啟用了Alpha，一定程度上說明了專注細分領域快速迭代產生的競爭優勢是可觀的。
今天就聊到這里。
