這可能是你看過的最全的時間管理指南(上)

如標題所言,估計很多人都覺得是標題黨,但這確實是我看完《少做一點不會死》這本書之后最直觀的感受,如有興趣,歡迎您繼續讀下去,如果沒有,我也推薦您看看這本書,相信它不會讓您失望。

這本書分成了兩個部分,第一部分是“簡單高效”的六大原則,第二部分是實踐,因為內容真的很多,因此我也將內容分成了兩部分,上和下,上半部分講的是六大原則,下半部分講的是實踐。

在開啟第一部分時,來說說作者在引言部分中提到最重要的一點:“少即是多”,這幾個原則也是圍繞這一點來展開的,書的內容并不抽象,相反,它很容易讓你讀進去。

其他的話我也不多說了,接下來我們就正式進入這第一部分。


原則一:自我設限

作者指出,我們的問題在于毫無節制。就像買東西一樣,馬上雙11也要來了,估計很多人又摩拳擦掌準備剁手,這讓我想起前幾天看的奶爸的文章萬圣節是文化入侵崇洋媚外嗎?中提到萬圣節或者其他節日都是商家刻意制造的消費心理,也就是羅胖在三種營銷,三波消費浪潮里所說的“創造消費”,我們很容易不知不覺就進入這些“陷阱”,進而買了很多雜物,分散了我們的注意力,耗費我們的精力,從而疲憊不堪。之所以在這里提到這件事,也是后面實踐部分會提到的清理辦公環境,同時自己也深陷這樣的困擾,因此提前說明。

除了購物,2018已經余額不足,相信很多人又在開始思考2019的計劃了,在制定計劃時我們總是雄心壯志,激情澎湃,但年尾時真正實現目標沒有幾個,沒有實現目標的人總是深深自責,我自己也這樣,說到底,還是高估了自己,給自己立了太多Flag。

上述兩個可能有點大,我們來說說小點的事情,比如查收電子郵件的次數,玩手機的時間,關注的公眾號數量等等,我們更容易被這些小事拖累,但我們很容易察覺不出來小事對我們的影響。其實,任何過多數量的東西都值得你警惕和察覺,避免這些“小偷”不知不覺偷走你的時間,你的精力和你的注意力。

那么,我們怎么來設限呢?以下是幾個步驟:

1.分析你當前做事的頻率(某件事你每天做多少次),然后根據理想狀態設定限額。

2. 做一個星期的試驗,看看這個限額適不適合自己。

3. 如果不適合你,就調整到你覺得合適的水平,然后再試驗一個星期左右。

4. 繼續調整,直到找到適合你的限額,直到把它變成習慣。

以查收電子郵件為例,你可能每天每天要查收十到十五次,那么你把它調整到一天兩次,早上一次,下班前一次,試驗一個星期,看看你能否堅持下去,會不會影響你的正常溝通,會不會提高你的工作效率,如果不行,那就試試每天三次,直到找到最適合你自己的,然后堅持下去養成習慣。


原則二:抓住重點

抓住重點關鍵就是要找到自己要做的最重要的事情,你可以嘗試問自己這些問題,來幫助自己做出取舍。

1.你的價值觀是什么?價值觀就是你認為最重要的東西。想一想你覺得最有意義的東西,你最希望擁有的特質,你最理想的生活準則。弄清自己的價值觀之后,你就可以根據它們來做選擇了。

2.你的目標是什么?你這輩子想實現什么目標?你在接下來一年里想實現什么目標?你本月想實現什么目標?你今天想實現什么目標?如果你清楚自己的目標是什么,就能判簡化之前,先弄清自己真正想做什么斷某種行為或某件事是否有助于自己實現目標。

3.你熱愛什么?想一想你熱愛的東西、喜歡的人,愛做的事吧。

4.你覺得什么最重要?按照同樣的思路列一張清單,寫下你在生活中、工作中或者你能想到的任何一個領域里最重要的東西。

5.哪項任務能帶來最大的回報?如果你要在一份項目或任務清單里做選擇,想一想哪項任務能最大限度地改變你的人生和事業,哪項任務能對其他東西產生最大的影響。比如,如果你要在打電話、開會、寫報告之間做選擇,就想一想它們分別能帶來怎樣的回報:跟你通電話的客戶每人大概會在你的公司花一百美元;開會的時候如果能簽訂協議,每位客戶大概能帶來一萬美元的生意;你寫的報告可能根本沒有人會認真看。在這個例子里,開會帶來的回報最大,所以是最重要的事。

6.哪項任務能帶來最長遠的回報?回報的大小和長遠不是一回事。比如,跟客戶開會,可能下個星期就能讓公司賺到一萬美元,但長期的營銷活動可能在未來一年里帶來數十萬美元的收入。回報不一定是金錢,也可以是其他你覺得有價值的東西。

7.“需要”還是“想要”。當你決定是否要買某個東西時,這是一個很好的判斷標準。想一想,哪些東西是你真正需要的,哪些東西只是你想要的?只要弄清自己的需求,就能消除大部分的欲望,因為很多東西并不是你真正需要的。

8.刪除無關緊要的東西。如果你弄不清什么是重要的,那就反過來想一想。如果你列出了一份待辦事項清單,不妨先把無關緊要的任務刪掉。比如,你知道洗車不如付賬單重要,也不如修下水管道重要,因為漏水會讓你多花數百美元的水費。刪掉無關緊要的東西后,清單上留下的就是最重要的任務。

9.繼續刪除。通常情況下,你都不可能一次就把所有無關緊要的東西統統刪光。你可以先刪掉一些無關緊要的小事,試著去做剩下的任務,過一兩個星期再回過頭看看,再刪掉一些東西。繼續這么做,直到你發現沒有東西可刪。

問完自己這些問題后,相信很多人可以找到自己最重要的事,但估計也有一部分人仍沒有取舍清楚,還會有幾個你想做但可能又不想放棄的事情,那么你可以試試降低做這件事的頻率,比如每月一次,每季度一次,但最重要的還是先把重要的事做完。


原則三:化繁為簡

化繁為簡,就是要清除無關緊要的東西,確定最先做的三件事,為了簡化清單,就要刪除無關緊要的事情,刪除同事能做的事情,最后把需要完成但不急于一時的事情往后推,是不是和四象限時間管理法有點像?作者在書中提到的這些方法,相信可以幫助你更好的理解和做到化繁為簡。

生活承諾:生活中哪些承諾是最重要的?運用上述問題,特別是那幾個關于價值觀、目標、愛好的問題,減少許下無關緊要的承諾。

年度目標:每年年初,我們都會自信滿滿地制定許多目標。這些目標不一定都能實現,原因是我們定的目標太多了。每年只選擇一兩個目標,集中精力實現它們吧!運用上述問題判斷哪些目標是最重要的。你完全可以在達成重要目標之后,再朝著次要目標前進。

工作任務:如果你有很多任務要完成,那不妨先簡化一下運用上述問題判斷任務的優先次序。你這個星期要集中精力完成哪個項目?你今天要集中精力做哪項任務?盡量把無關緊要的任務去掉。你可以多想一想那幾個關于目標和任務回報的問題。

電子郵件:如果你有二十封電子郵件要回復,請運用上述問題挑出三到五封今天必須回復的,其他不重要的就留到明天再擔心吧。如果你膽子夠大的話,也可以直接把它們刪掉。

財務狀況:就這一點來看,“需要”還是“想要”的問題最重要,那幾個關于目標和價值觀的問題也同樣重要。如果你把消費跟自己的目標和價值觀聯系起來,就能避免很多無關緊要的開支,個人財務狀況也會發生好轉。

清理雜物:清理家中的雜物時,你可以先想一想“需要”還是“想要”的問題,再想一想“刪除無關緊要的東西”,最后想一想“繼續刪除”。這樣,你就會把垃圾統統清除出去,留下自己真正需要、真正喜歡、真正會用到的東西。

定期回顧:你不可能一次就抓住重點,必須定期回顧,因為新的東西會積累起來,你的價值觀和目標會發生變化,你會發現自己需要的東西越來越少。你可以梳理生活的各個領域,刪掉無關緊要的東西,然后在日歷上做個標記,待日后重新審視,繼續刪除。學會享受這個過程,而不是急吼吼地為了簡化而簡化。


原則四:集中精力

相信很多人都知道要專注專注專注,但很多人就是難以做到,因此我也不浪費時間說明專注的好處之類的,直接借用書中的內容(有所刪減)幫助大家學會和做到專注。

如何做到同一時刻只專注于一項任務?

1.每天早上起來第一件事,就是做自己心中的頭等要務。如果一早上能完成2-3項重要任務,剩下的時間就是額外收獲了。

2.做一項任務的時候,盡量排除外界的干擾。

3.如果你特別項查收郵件或者做別的事,就讓自己暫停片刻。深呼吸幾次,調整好心態,再回到手頭的工作上來。

4.如果中途有其他任務插進來,把它放進收件箱,或者記在筆記本或電腦文檔里。然后,回到手頭的工作上來。

5.完成手頭的工作后,整理一下筆記本和收件箱。

6.有時,中途插進來的任務特別緊急,不能等做完手頭的事再處理。在這種情況下,標出你手頭的工作做到了哪里(如果有時間的話,最好寫下來),把所有相關的文件或記錄放在一起,先擱到一邊(可以放進名為“處理中”的文件袋或項目文件夾里)。當你重拾這項工作時,可以拿出文件袋,看看自己的記錄,然后從中斷的地方做起。

7.時不時做做深呼吸,伸伸懶腰,休息放松一下。

練習“專注于當下”的幾種方法:

1.吃東西的時候專心吃。也就是一次只做一件事,其他事情也一樣,比如洗碗、開車、工作和玩耍等等。

2.時刻警醒,覺察自己的想法。

3.寬容以待,即使想到了別的事情,不要自責,慢慢把自己帶回當下。

4.鍛煉身體。

5.日常活動,比如洗碗時專心洗,走路時專心走路。

6.設置提醒,比如便利貼、發郵件給自己提醒自己專心。

7.這件事唯一重要的就是堅持練習,不存在失敗,只要嘗試,就是成功。


原則五:養成習慣

不是“7天打卡”、“21天打卡”這樣的活動,作者給出的工具是“三十天少即是多挑戰”,下面我們來看看怎樣使用和使用的規則是什么樣的。

怎樣使用這個工具:

1.選擇一種習慣。每個月只向一種習慣發起挑戰。

2.寫下你的計劃:明確寫下每天想實現的目標、做這件事的時間、做這件事的觸發點(它必須緊跟在你的某個常規活動后面,比如刷完牙之后馬上鍛煉身體),以及你要向誰匯報進度。

3.公開你的目標。告訴盡可能多的人你在努力養成某種新習慣。

4.每天匯報進度。每天告訴同樣一群人,你是否順利實現了目標。

5.慶祝新習慣養成。三十天后,你就養成了新習慣,可以適當給自己獎勵。但你仍需要繼續做這件事,但更容易了。

使用規則:

1.每次只養成一種習慣。千萬不要打破這條準則!

2.制定簡單的目標。開始的時候不要制定困難的目標,最好是輕而易舉就能實現的。等熟悉養成新習慣后再逐漸增加難度。

3.選擇可以衡量的目標。能夠清楚說出自己今天成功還是失敗,比如每天鍛煉二十分鐘。

4.保持一致。可能的話最好在每天的同一時間做這件事。

5.每天匯報。也可選擇兩三天匯報一次,但每天匯報會大大提高成功的概率。

6.保持積極的心態。即使受挫也要繼續前進。

作者建議從下面十二種習慣入手,每個月養成一種習慣,持續一整年。

1.每天早上擬定三項頭等要務。

2.每次只專心做一件事,不在很多項任務之間來回切換。

3.清空收件箱。

4.每天只查收兩次郵件。

5.每天鍛煉五到十分鐘。

6.工作時排除干擾,心無雜念。

7.做好每天早晨的常規活動。

8.多吃蔬菜和水果。

9.每天清理辦公桌上的雜物。

10.對不在“簡短清單”上的任務說“不”。

11.每天花十五分鐘清理家中的雜物。

12.每封電子郵件不超過五行。


原則六:小處著手

有些人容易跳過這條,作者也說明了小處著手的作用,不容忽視。

1.小處著手會讓你集中精力,讓你的精力和熱情更持久。從小處著手,你更容易專注,集中精力,發揮實力,你的精力和熱情也會越來越旺盛,也能讓你堅持更長的時間,避免三天打魚兩天曬網。

2.小處著手更容易掌控,確保你獲得成功。制定的目標越容易,你越容易實現。

小處著手具體要怎么做呢?以下是一些例子:

1.鍛煉:先每天鍛煉五到十分鐘,而不是每天三十分鐘。

2.早起:先提前十五分鐘起床,而不是提早一兩個小時。

3.提高效率:先試著集中精力五到十分鐘,專注于手頭的工作。

4.電子郵件:先限制自己每天少查收幾次電子郵件。

5.健康飲食:先進行細微的調整,而不是徹底改變飲食習慣。

6.重大項目:先完成項目里的一項小任務,而不是試圖一口氣做完所有的事。然后,再完成下一項小任務,以此類推。

7.清理雜物:先整理一個抽屜,而不是試圖一口氣把整個家或辦公室清理干凈。

看完小處著手時,我想起前幾天看過某平臺的文章用到了一個例子,講的是不痛苦的減肥成功,只做了兩件事情:一是每周至少點一次沙拉,二是每次拿沙拉外賣的時候走樓梯。文章有句話:“普通人的時間管理,本質是服從人性”。既然如此,那我們就從小事情入手,循序漸進,一下子過得如同苦行僧一樣,真的很痛苦。

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