連載16:職場溝通報聯商---到底怎樣的聯絡才算到位?

人物介紹:
李林畢業后入職本公司華北大區行政部。3年的時間,他勤奮好學,進步飛快,但在與上級的溝通中時常會有一些不暢與障礙,以致錯失了一次升職機會。在資深同事的幫助下,初識《報·聯·商》,聽這位同事說,這是一門提高企業內部上下級間溝通技能的必修課,很多同事因為學習了報聯商,不僅自己的工作更加順暢,還贏得了領導的信賴,提高了工作效率。于是開始惡補功課。

年底了,各大區照例要召開年終總結會,總部也會派領導出席。

行政部自然比其他部門更忙碌。

李林所在的小組被安排了布置會場、做新品展示的任務。

年會前一天晚上,李林和團隊一起趕到會場,開始布置。直到凌晨兩點大家才收工回家。

第二天,李林等人又一大早趕到會場,剛一推開會議室的大門,大家都傻眼了:

昨晚安裝好的陳列展架是塌的塌、倒的倒,產品也七零八落地掉在地上,有幾瓶甚至摔碎了。

李林趕快把工作人員找了來,詢問到底是怎么回事。工作人員一時也說不清楚,因為昨晚李林等人離開時已經凌晨了,門關閉后“應該”沒有人進來。但只過了幾個小時,為什么會出現這種情況,確實難以解釋。

李林急了:會議馬上要開始了,雖然總部領導下午才會到場參會,但也要搞清楚原因啊。

工作人員又把酒店的值班經理找了來,經理進來后看了現場,分析說:“可能是被賓客遺落在這里的一只貓搞的,我們始終沒有逮到它,不過之前也并沒有惹出什么事來,可能昨晚跑到這里來了。”

好吧,無論什么原因,先把展架恢復如常再說。這時有幾位參會的同事已經到了,大家于是七手八腳一起將產品、展架重新布置好。

因為總部領導的行程安排緊湊,下午才能到達,因此,上午的會議調整為大區內部的交流會。

會議進行到一半,就聽到后面的展架“呼啦”一聲又倒了……

李林當機立斷:一定要把小貓找出來抱到外面去,不然下午的會議就會受影響。

于是除了幾位大區領導和正在參與匯談的同事外,大家全體出動---找貓!可經過仔細搜尋,并沒有發現小貓的蹤跡,這時有人提出:是不是展架本身出了問題?

幾位同事開始檢查展架,不過大家都是安裝展架以及使用展架的“老手”,問題“應該”不會出在安裝方面。

李林拿起手機給展架的供應商打電話了解情況,得到的回復是:

這是一批最新型展架,表面上看和以往的展架沒有太大區別,但這批展架為了克服以往客戶反應的地面不平則矗立不穩的情況,特意設計了一個小“機關”,安裝時需要專門固定。不過有一個小缺陷,就是如果不固定,則展架容易倒塌。安裝方法已在說明書里注明。

但由于李林和同事們早已經熟悉展架的安裝方法,所以沒有看說明書,安裝時也并沒有發現這個機關。

李林有點生氣,問道:“這么重要的改動,你們為什么不重點標注一下?”


真正的原因找到了,問題馬上就得到了解決。

會議照常召開。

下午會議開始前,李林接到一個陌生電話,原來是展架供應商的負責人打來的:“我聽員工反應您上午投訴了關于展架的問題,非常抱歉,我們新改良的展架給您帶來了不便。”

李林聽的莫名其妙:“我沒投訴啊!只是提了個小建議而已!”

……


當天晚上,李林梳理這一天來發生的事情,總結道:

1、假想的貓咪事件:

值班經理和工作人員的“應該沒人進來”、“可能是小貓咪搗亂”等都是自己的推測、判斷,并不是真正的事實。

無論是信息的發布者還是接收者,都要準確區分事實、推測和感受,確認發布和接收的信息是否是事實(到底是貓的問題還是展架本身的問題),不要急于盲動。

2、信息的接收者與發布者要把事實厘清再去聯絡,否則傳遞出的信息會誤導別人。(要冷靜分析:對方真的是在投訴嗎?)

3、重要信息聯絡時以及習以為常的事情發生變化時,要替他人著想,認真確認落實,讓對方知曉變化,才能確保不出問題。(展架的最新安裝方式可在外包裝上重點標注或打電話給老客戶、VIP客戶強調一下)

古賀·報聯商法則:

之32:傳遞的信息要準確,要把事實和推測、感受區分開。

之33:和外部的聯絡要扎實,不能只顧自己方便,要考慮聯絡的效果
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