前言
隨著智能設備的普及，人們每天接收的信息越來越多，信息接收的方式也變得愈發散亂無序，經前文《線上收集篇》梳理以及各種app的聯動，我們可以將信息、文件的流通逐漸變得有序可循。
本文是此系列的第三篇，本篇將嘗試介紹我對于網絡信息與電子文檔管理的思路與方法。
正文
我們從開始使用電腦起便開始接觸電子文檔的管理，簡單說就是用文件夾來存放不同的文件。對此，我們每個人都有自己的方法與習慣，并非能簡單評價出一個優劣，適合自己的、自己能夠快速的定位找到就是好的。
當然，我們也總有過這樣的經歷，突然靈光一閃需要某一份文件的時，花很長時間去依次查找可能存放在的地方，有時可能費勁千辛萬苦終于找到了，有時也有可能永遠被遺忘在某個角落里了。
有人可能會說，可以用搜索神器Everything（Win）/Spotlight(Mac)進行全局搜索。
那如果連文件名也記不清了呢？
我們還可以用*#模糊搜索，開始大海撈針。。。
因此，建立一個有序的文件管理體系是非常有必要的。
由我看來，文件的管理方法應該因地制宜，根據自己的不同需求來進行管理：
- 如果你只有個位數的文件，那桌面就是一個很好的存放地點；
- 如果你有兩位數的文件，建立單層級的文件夾就是不錯的選擇；
- 如果你打算對多年的文件進行管理，那你就需要規劃一個清晰的文件管理結構。
文件管理結構
我的文件管理習慣源自于檔案管理的編碼體系。
當我們收到一份文件并且需要留檔保存時，首選需要做的便是賦予一個管理范圍內唯一的編碼。
文件編碼
文件編碼最基本的作用在于辨識、區分、管理、定位：
- 辨識 通過文件編碼可知文件的基本信息
- 區分 區分此件與彼件
- 管理 保證分類管理有序、易統計、無遺漏
- 定位 可輕易定位到文件保存的位置
文件編碼的產生就是用于定位索引，因此理想的文件存檔管理應與文件編碼保持一致。以工作文件為例，如果一個文件編碼是
項目號-生成方號-類別號-序號-版本號
對應存放地則可能是
柜-層-盒-冊
文件夾
電子文件管理與紙質文件管理除技術手段上外并無太大不同，因為作為使用者的我們習慣于用同一種方式來使用文件。
如果我們文件夾層次結構類比成紙質文件保存的柜-層-盒-冊，文件編碼將有助于我們建立一個清晰一貫的文件層次結構，對我們的文件進行全面梳理。
因為文件編碼的目的在于幫助我們更好的查找到我們所需要的文件。因此，我們需要從查找、聯想和使用的習慣著手，針對不同類型、不同性質的文件采用不同的歸類方法。
我一般將文件分項目類、非項目類與特殊類三種。
項目類
我將周期以年單位的項目所屬文件歸于項目類。
一般來說，耗時一年以上的項目對大多數人來說已經是個不小的項目了，會留下比較深刻的印象，同時也會產生不少的文件，歸于一類較為合理。
而我們在記憶中搜索的過程中，除了明確知道是屬于哪一類文件外，最先聯想到的順序通常可能是項目名稱、文件的提供方、有幾個版本以及約莫的日期范圍。
因此，我們就可以根據這個聯想順序來建立項目類文件結構。
非項目類
我將周期短于一年的項目或周期性會產生的文件歸于非項目類。
因為通常這類文件不屬于任何項目，或者短期的、小型的項目并沒有能夠給我們留下深刻的印象，使我們能夠最先定位到一個大類中。
這種情況我會先將第一個編碼（文件夾）定義為年份，次級編碼可以為項目號或工作號（工作性質代號），然后是文件類別號，如果有大量文件時也可采用月份號。
特殊類
有一些文件可能屬于不同的文件類別，但成組使用才會產生價值的，如項目類中的子項目；或歸于一起管理會比較方便的，如歷年的體檢報告、勞動合同、證書資質等。此類文件，我定義為特殊類，是一種文件管理體系中的例外情況，可能并不會與原定的結構形式一致。特殊類的使用方法會比較靈活，如子項目可直接作為項目下的次級編碼，可以直接用于首級編碼進行單獨管理。易用、好用是始終不變的原則，但需要注意的是，這屬于例外情況，即少量使用即可。如大量使用的話，則打破你的文件管理秩序，混淆你的思維，使清晰有效的文件結構重新變得不那么友好。
每個人的思維方式與思考模式都不盡相同，可以通過平時的查找與思考習慣制定屬于自己的文件管理結構，分類方式與層級也不拘于前文提及的類別，盡可私人訂制。
除了通過文件夾管理以外，不少系統與軟件都自帶標簽功能，是對文件管理的一種有效補充。
標簽
通過文件夾進行管理時，文件都根據文件夾的結構與層級進行分類管理。這樣做的優點在于結構清晰、數量合適、已于查找。同時，也將限制了我們只能根據固有的結構、層級、類別的方式進行逐個查找。
有時候，我們可能需要打破現有的文件管理結構，跨層級、跨類別進行篩選、查詢時，標簽功能的設置就是一個很好的補充。
根據軟件提供的標簽功能不同，一般有單層級，如Evernote；多層級，如Devonthink。
單層級的標簽可以根據喜好制定，可以與文件結構分類重復，但建議與文件夾重復的標簽應優先考慮層級較低的類別，從最底層開始。
多層級的標簽則應參考文件夾的結構形式，同樣建立標簽的結構體系。與文件夾不同的是，標簽的結構體系個人比較建議以范圍為基準建立，以大范圍涵蓋小范圍。以地理位置為例，可以按洲-國-省-市的層級結構設置。之所以如此設置，是因為當你為文件標記層級較低的標簽時，多層級標簽會同時為此文件標記層級較高的標簽。如果你為一篇巴黎旅行攻略標記“巴黎”時，當你準備制定歐洲行點擊歐洲或法國標簽時，這篇巴黎行的軟文也會被同時篩選出來。
Devonthink
如前篇所言，我使用Devonthink作為文件信息管理核心。Devonthink提供了非常多的文件結構管理方式，包括數據庫、文件夾、兩種標簽、鏡像以及副本等五種方法。之所以稱之為五種，因為其中數據庫與文件夾可視作同一種分類，數據庫可同時視作是文件夾和標簽（Tag）的上級文件結構。
- 最左側側邊欄自上而下分別為全局收件箱、全局垃圾箱、打開的數據庫、常用文件夾快捷方式、全局智能文件夾。
- 因為有時會通過Devonthink Pro Office搭設服務器，從隱私角度考慮，我將數據庫分為兩個，可針對是否共享進行單獨設置，僅共享工作文件與參考資料。
- 我將目前正在運作的幾個項目或事項列入Favorite作為快捷方式，避免每天都依次打開樹狀目錄。
- 智能文件夾是對所有文件做全局篩選，以了解所有文件的狀態，以便做進一步操作，前標序號用作排序。其中，Replicant、Duplicate是Devonthink比較有特色的功能。
- Replicant是鏡像，將一個文件同時顯示在另一個文件夾內，而實際僅保留一個文件。當項目需要引用一個參考文件時，可以參考文件保留在原位置，僅在項目文件夾中設置一個鏡像，在任一個文件內修改進行編輯時，兩個位置的文件內容會同時顯示修改后的內容；
- Duplicate是副本，將一個文件復制至另一個文件夾內，就是常用的復制+黏貼。
- 第二欄為樹狀目錄欄，顯示數據庫根目錄下的文件夾、標簽（Tag）、智能文件夾。黃色為標簽、藍色為文件夾、紫色為職能文件夾。
-
第三欄上部為文件夾顯示界面，修改日期左側的彩色圓點是Label標記。Label是單層級、跨數據庫的全局標簽，我將Label用于表示文件狀態。
Label.png
文件整理
文件整理的過程，其實就是清空收件箱的過程，通常建議的做法是當日及時清空，根據上述文件管理體系，標記標簽后存放至相應的文件夾內。
除了Devonthink收件箱外，廣義上的收件箱還應包括電子郵件的收件箱。我的做法是將郵件收件箱直接納入GTD流程內，代辦與未完成的郵件依舊保留在收件箱內以作提醒，已完成的郵件保存至郵箱存檔文件夾內，文件結構同樣按上述文件結構建立，其中具有參考價值可被其他事項引用的再存一份至Devonthink中。簡單說，郵箱存檔文件夾用作郵件往來的記錄，信息文檔中心（Devonthink）用作資料參考與交叉引用。最后補一張邏輯判斷導圖。
