第2章 制定計劃
通過計劃把未來變成現在，這樣你就可以未雨綢繆。
——阿蘭·拉金（Alan Lakein）
你一定聽說過一個古老的問題，“怎樣才能吃掉一頭大象？”答案是，“一口一口地吃！”
同樣道理，你怎樣才能吃掉你那只最大、最丑陋的青蛙？當然是用同樣的辦法。也就是說，把我們要做的事情逐步分解為一系列的行動，然后從第一步開始著手做。
你在腦海中思考如何行動，制訂出計劃并做出決定，是你克服拖延癥、提高生產力的最有效的手段。這些行動可能包括明確目標、制訂計劃、采取行動，所有這一切會決定你的生活軌跡。對如何行動進行思考，并進行周密計劃的過程會釋放你心智中的潛能，激發你的創造力，增強你精神和身體的力量。
如果不這樣做，結果會如亞歷克·麥肯齊（Alec Mackenzie）說的那樣，“不謀而動，是所有失敗的原因”。
在采取行動之前制訂計劃的能力，是你衡量自身綜合能力的一個基本標準。計劃制訂得越周密，你就越容易克服拖延癥、迅速行動、吃掉青蛙，并能不間斷地保持行動的狀態。
提高回報率
你工作的首要目標，應該是盡可能從你的腦力、體力和感情投資中獲得最高的回報。據觀察，每拿出一分鐘制訂計劃，在行動時將會節省出相當于制訂計劃10倍的時間。所以，每天你只要拿出10～12分鐘來制訂計劃，就能節省出將近兩小時的時間（約為100～120分鐘）。
我們常說的6P原則也證明了這個道理，“提前做適當的準備，能夠避免表現不佳”。
當你發現認真做計劃對于提高每一天的工作效率、提升業績的幫助有多大以后，你還會發現能這么做的人實在寥寥無幾，這是非常遺憾的事實。然而制訂這樣的計劃實在是再簡單不過的事情。只需要一張紙和一支筆，你就能完成計劃的制訂。不管你是借助最先進的掌上電腦、最復雜的電腦程序，還是借助時間管理器來工作，原理都是一樣的：在開始工作之前先坐下來，把你要做的每一件事情都逐條寫出來。
每天節省出兩小時
無論你準備做什么，都應該先列出一份清單。每次想到什么新的事項，在開始做之前都先把它加在清單上。如果你一直堅持先列出清單再開始工作，那么，從一開始你的生產力就能提高25%，相當于每天節省出兩小時。
當前一天的工作結束以后，要開始制訂第二天的計劃。把尚未完成的事項、需要在第二天完成的事項，都寫在第二天的計劃上。當你在前一天晚上制訂了計劃之后，即使你入睡了，你的潛意識也會圍繞這個計劃轉。通常情況下，當你第二天早上醒來時，你的腦海中就會涌現出靈感，從而使你能更快、更好地完成工作。
在制訂必須完成的工作計劃上，你提前花費的時間越多，你的工作效率、工作的有效性就越高。
目標不同，計劃不同
你需要針對不同的目標制訂不同的計劃。首先，你必須擬訂一份總計劃，在這份計劃上，你把能想到的、未來能做的每一件事情都寫下來。在這份總計劃上，你要寫下腦海中想到的所有任務以及相應的職責。之后你可以對計劃中的事項做進一步整理。
其次，你應該在每個月月末，為下一個月要做的工作制訂一份每月計劃。其中的某些事項可以是從總計劃上分解到這里的。
再次，在每周工作開始前，你要提前制訂一份每周計劃，來計劃一周的工作。每周計劃是基于你對整周工作的統籌而制訂的。
這種系統化的時間安排訓練對工作非常有幫助。許多人告訴我，他們每個周末結束前，都會花費一兩個小時來做一下未來一周的工作計劃，這已經成為一種習慣。這種習慣極大地提高了他們的生產力，并徹底改變了他們的生活。這種方法也適用于所有人。
最后，你應當把每月計劃和每周計劃上列出的事項分配到每日計劃上，在每日計劃上寫出你在第二天需要完成的所有工作。
當你在白天工作的時候，每完成一項工作，就把那些已經完成的事項從每日計劃上勾掉。這樣你每天的計劃完成情況就清晰可見了。這能讓你產生成功的喜悅，并激發你前進的動力。當你看到清單的執行情況，發現自己在不斷地取得進步，這會激發你的自信和自尊。持續、可見的進步能夠促使你不斷進步、克服拖延癥。
為項目制訂一份計劃
不論你要完成什么項目，都應該在行動之前先制訂一份計劃，在這份計劃上把你要完成的工作、所需要執行的每一步工作都寫下來，然后根據它們的重要程度安排先后順序。你可以把這份計劃寫在一張紙上，放在自己面前，也可以輸入電腦，這樣能方便你隨時看到。接下來，就要按照計劃一步步地執行。每次都按照這種方法來工作，你會驚訝地發現，自己的生產力將有大幅度的提高。
當你按照擬定的計劃安排工作時，你會發現自己的工作效率越來越高，隨之而來的是，你的自信心也越來越強。你會慢慢發現，生活完全在自己的掌握之中。久而久之，你就會不自然地想要做更多的事情。你對工作的思考會越來越完善，也越來越有創造力，你會有更深刻的洞察力，從而能夠更迅速地完成自己的工作。
當你按照計劃穩步向前推進工作時，自然而然地，你會產生一種前進的驅動力，從而克服拖延癥。這種驅動力將促使你整日精力充沛，一直保持著很高的工作熱情。
個人高效能工作的最重要的法則之一是10/90法則，即整個工作的前10%的時間用于制訂計劃、組織工作，那么在實際完成工作的過程中將節約90%的時間。你只要嘗試一次，就能證明該法則是否有效。
如果你能把每一天的工作提前計劃好，你將發現工作的進展會非常順利，并且會持續、積極地向前推進。所有工作將會比以前推進得更快更順暢。你也會對自己更有信心，變得更有動力。自此，你做任何事情也會比預想得更快，結果更圓滿。
吃掉那只青蛙
1．從今天開始，你要對每個月、每一周、每一天的工作提前制訂計劃。請拿出一個記事本或一張白紙（也可以用你的電子助手或手機上的軟件），把未來24小時內要做的所有事情都列在上面。當你隨時想起需要添加的事項時，就把它們寫進去。把所有關系到你未來的重大項目寫下來，放在一個單獨的清單里。
2．把每一項主要目標和任務都寫在計劃上，然后根據優先級和時間順序，把最重要的和需要最早完成的排在前面。然后安排次重要的，并以此類推。最后以計劃的終點倒推工作的起點。
把你的想法都寫在紙上！無論做任何工作，都先列出一份計劃。這樣做了之后，你會發現自己的生產力迅速提升，吃掉那只青蛙也變得更加容易。
