一. 估算時間
錯誤估算任務所需時間，是最常見，也是最致命的錯誤。在時間領域有一個與墨菲定律同源、但貌似悖論的侯世達法則值得牢記：
完成一個任務實際花費的時間總會超過計劃花費的時間，就算制定計劃的時候考慮到本法則，也不能避免這種情況的發生
為什么會估錯時間
為什么人們總是錯誤估計完成任務需要的時間呢？因為 大多數人在執行任務之前忽略了一個重要的步驟，那就是分辨任務的屬性——它是熟悉的還是陌生的呢？
有些任務是你所熟悉的，即以前曾經做過的。由于已經做過一次（或多次），所以，你清楚地了解該任務的每一個環節，知道應該如何拆解任務、應該怎樣分配拆解出來的子任務、每一個子任務有多少個步驟、每一個步驟需要耗費多長時間、哪些步驟需要格外小心……在這種情況下，正確估算完成任務需要的時間是很容易的。
然而，有些任務是你所陌生的，那么在執行過程中就必然會遭遇各種所謂的“意外”。其實它們根本不是意外，只不過是因為你對任務不熟悉，它們才成為了“意外”。實際上，這些“意外”是任何完成該任務的人都必然會經歷的事情。 只有完整地執行一次任務，該任務的屬性由“陌生”變為“熟悉”之后，才有可能順利解決這些“意外”。
提高估算時間的能力
要想提高估算時間的能力，就要從現在開始養成習慣：做任何事情之前先判斷其熟悉程度（或陌生程度），再據此判斷估算完成任務所需要的時間。通常情況下，“反正比一般人想得長多了”倒是一個屢試不爽的假設
二. 及時行動
很多人做事拖延的原因不過是“不求有功，但求無過”的想法。沒有哪一個拖延的人愿意承認自己是這樣想的，但當他們捫心自問的時候，他們都知道這描述一針見血。
還是要接受現實
我們沒有必要在意來自他人的、非建設性的負面 評價。沒有誰從一開始就能做對、做好。所有做對、做好的 人都是一路磕磕絆絆走過來的，這就是生活常態。而動輒給 出非建設性負面評價的人，往往不是正經做事的人，他們和 那些正經做事的人身處不一樣的世界，這也是生活常態。
最好就是現在
如果能將這種認識納入自己的心智，你就不會再對“最后期限”有那么荒謬的幻覺了。只要接受了必須完成的任務，你就會有真切的緊迫感，因為你知道，時間必然越走越快。而且，你現在就已經明白：“最后期限”不是固定在將來的某一點，而是朝著你加速撲來。有的時候，也許還沒開始就發現自己已經晚了。在這樣的情況下，唯一的策略依然是“現在就開始”。否則更待何時？在起步晚了的情況下，問題不是“到時候能不能做好”，而是“到時候能做多好就做多好，總好過什么都不做”。明白了這個道理，不管遇到什么任務，永遠不要再問“什么時候開始才好”，因為答案只有一個：“現在”！
三. 直面困難
效率低下的原因
而效率低下的根本原因是什么？答案是：回避困難。
潛意識你是一直在做簡單的事，逃避困難的事,還有就是不要覺得任務枯燥，就覺得它不重要。
很多人實際上根本不知道自己所謂的“喜歡做某件事情”很可能只是因為那件事情相對簡單、容易獲得獎勵而已。拖延的人并非不做事，他們做事，甚至做很多事。拖延的人也并非不努力，他們會花很長時間去做事，但做的只是很多簡單的事。他們每次回避困難的時候，都不是故意的，并且往往已經給自己找了恰當的借口。這借口太強大、太有力，以至他們真誠地相信：“我喜歡做有創意的事情，而現在手上的這些事情太枯燥，我確實提不起興趣……”
如果不能控制這種逃避的傾向，再多、再好的任務管理技巧都是無效的，因為任務中相當重要的一部分（通常因為重要而困難，也因為困難而重要）永遠無法完成。所謂效率，是在任務完成之后才能夠衡量的。這樣看來，對逃避困難的人來講，因為沒有完整地完成任務，所以無論他們花了多長時間，也都沒有效率（相當于分子為零）。
現實中，這種現象無處不在。比如學習上，準備托福考試時只做閱讀和聽力但不練習口語和寫作；比如工作上，做項目計劃時只討論做什么卻從不提及怎么做；比如生活上，總是把“我愛你”掛在嘴邊卻從來不花時間想想戀人真正需要的是什么……這些問題都源自同一個習慣：專做簡單的，回避困難的。
所有真正踏實做事的人都知道，任何任務的絕大部分都是枯燥而又無趣的，所謂有創意的部分，可能連1%都不到。對此，我有切身體會。
四. 關注步驟
所謂“三思而行”在我看來就是指做任何事情之前都要考慮相關的3個方面：內容（What）、原因（Why）、方法（How）。任何任務都起碼具備3個屬性：何事（What）、何因（Why）、何法（How）。清楚了解一個任務的這些屬性，對最終能否完成該任務起著決定性的作用，所以應該多花一點時間去“三思”
步驟要細化
在做任何事情之前，通過關注“方法”去反復拆分任務，最終確認每個子任務都是可完成的，這是一個人不可或缺的功課。這樣的習慣，會使一個人變得現實、踏實。這是一種習慣，也是一種后天習得的技能。這種技能無比重要，卻常常被忽視，因為掌握這種技能的人總是默默地應用它，而忽視這種技能的人從未看到過它的具體實施過程和巨大好處
背英語單詞可以作為一個例子。
如果某位學生正在準備托福考試，而且已經意識到他的任務是擴充詞匯量，那么他該去背哪些單詞？書店里有很多詞匯書，他應該選擇哪一本？正確答案是：視情況而定。哪怕先假定市面上的托福詞匯書都是以合理的方式收錄詞匯，并且確實科學、準確地涵蓋了應對托福考試的必要詞匯，這些書也不一定是該考生的選擇。如果目前他的基礎詞匯量很可能相對不完整，那么他應該先想辦法搞定基礎詞匯，再去買托福詞匯書中的某一本。
這就是在回答“何事”的問題。這個問題往往不像看上去那么簡單。
現在假設這位考生已經搞定了基礎詞匯，又選擇了我寫的那本《TOEFL核心詞匯21天突破》，那么他所面對的任務的“內容”就比較具體了。但是，還可以再具體一點：
2007 年我開始著手寫另外一本詞匯書：《新TOEFL iBT詞匯分類突破》。先是在網上公開，歷經三年修訂，無數學生試用之后，正式出版。
擴充詞匯量→托福詞匯→托福核心詞匯→21個單元→每個單元大約 100 個單詞→一個單元分2次完成……
在這個過程中，對任務的每一次“具體化”與“細分拆解”都要反復詢問“原因”。但這還不是很難。
有了這樣的結果，就可以開始思考“方法”了。很多人在這個時候會覺得已經沒什么可想的了，直接去做就是了，很可能正因如此，他們在其后的實際操作中才會顯得那么脆弱、承受力那么差，以至那么容易放棄。
繼續討論上文的例子。假設這位學生根據自己的情況，已經決定將“一個單元分兩次完成”，也就是說，21乘以2，總計 42 個階段。那么，在這42個階段里他應該具體如何操作呢？
先嘗試做一兩個階段，測量一下完成一個階段需要多長時間。
? 按照測量的結果制作一個時間表，把其余若干個階段所需要的時間填寫完整（最終總是需要做一些調整的）。
? 背單詞需要重復，所以，每3個階段過后要留出與完成1個階段相等的時間去復習。這就意味著一共需要花費完成56（42+14）個階段的時間。
? 每完成總任務的1/3，就增加與完成1個階段相等的再復習時間。這就意味著一共需要花費完成59（56+3）個階段的時間。
? 學習過程中可能需要多次快速重復記憶，每次可能相當于完成3～5個階段所需要的時間。由于熟悉程度的不斷增加，每次重復記憶所需要的時間會越來越短，所以，預計進行3次重復記憶需要相當于10個階段的時間。這就意味著一共需要花費完成69（59+10）個階段的時間。
做出以上規劃后，還要認真思考完成每個階段的具體步驟。當然，越具體越好。
每天早晨騰出一點時間。
? 把前一天背過的單詞朗讀至少 2 遍。
? 聽錄音，跟讀當天要背的單詞3～5遍，主要關注發音、拼寫，順帶看看詞義，能記多少就記多少，不求速成。
? 上午利用閑暇時間通讀詞匯列表，并反復閱讀例句。
? 下午用專門的時間把當天要背的單詞集中背2～3遍。可以一邊讀，一邊抄，一邊背，不要只是坐在那里呆呆地盯著詞匯看。
? 空閑的時候反復聽當天要背的單詞，重復次數越多越好。
? 晚上睡覺前復習當天背的單詞。
有了這種思考，隨后的一切行動會因此變得相當容易
五. 并行串行
有些事情可以一起做，有些事情只能按照一定順序來做
把自己的時間切分成“時間片”是一種很難習得的能力，我花了兩三年時間才開始感覺自己可以相對自如地運用這種能力。不過這種能力在大多數時候用不上，只有在任務太多、時間太緊的情況下，我才使用這種能力。應用這種能力時，要先坐下來制定一個工作列表，把任務羅列出來，然后把自己的時間“切片”。我通常把“20分鐘工作+5分鐘休息”作為一個時間片，然后就開始像處理器一樣處理任務。這樣做可以保持相對長時間的高效率工作。
盡管說起來很簡單，但其實需要反復應用才能把這種簡單的思考模式變成習慣。一旦養成精細拆分任務的習慣，效率就會在不知不覺間提高了
六. 感知時間
不看任何時間表，靠自己的感知來知道自己做一件事用了多長時間
與所有人一樣，從小自命不凡的我當然也給自己貼過各種各樣的標簽。我崇尚公正，向往自由，渴望平等，憧憬希望。在相當長的一段時間里，我跟大多數人一樣，觀察到的是偏倚，感受到的是枷鎖，體會到的是差距，意識到的是失望。我現在猜想，或許所有人都必然要經歷這樣一個階段，不過只有少數人能夠度過這一階段。有一次，我在幾百人的課堂上說：“很多人都曾不由自主地產生過自殺的念頭。曾有過（哪怕瞬間而已）自殺念頭的同學，麻煩你們誠實地舉手。”當時幾乎沒有人不舉手。然后，我說：“相信我，你并不孤獨。”在發現自己竟然只不過是另一個堂吉訶德的那一瞬間，感覺真的是特別詭異：萬念俱灰的同時卻體會到浴火重生。直接來自感官的認識很容易與他人分享，然而思想上的體驗卻往往難以用語言表達。但，我想很多人都應該有過與我相同的體驗
像這樣精確化時間，感知時間
權摘抄《奇特的一生》中柳比歇夫的日志為例。
烏里揚諾夫斯克。一九六四年四月七日。分類昆蟲學（畫兩張無名袋蛾的圖）——三小時十五分。鑒定袋蛾——二十分（1.0）。
附加工作：給斯拉瓦寫信——二小時四十五分（0.5）。
社會工作：植物保護小組開會——二小時二十五分。休息：給伊戈爾寫信——十分；《烏里揚諾夫斯克真理報》——十分；列夫·托爾斯泰的《塞瓦斯托波爾紀事》——一小時二十五分。
基本工作合計——六小時二十分。
烏里揚諾夫斯克。一九六四年四月八日。分類昆蟲學：鑒定袋蛾，結束——二小時二十分。開始寫關于袋蛾的報告——一小時五分（1.0）。
附加工作：給達維陀娃和布里亞赫爾寫信，六頁——三小時二十分（0.5）。
路途往返——（0.5）。
休息——剃胡子。《烏里揚諾夫斯克真理報》——十五分，《消息報》——十分，《文學報》——二十分；阿·托爾斯泰的《吸血鬼》，六十六頁——一小時三十分。聽里姆斯基—柯薩科夫的《沙皇的未婚妻》。
基本工作合計——六小時四十五分。
基于過程的記錄，不僅更詳盡，還有另外一個巨大的好處——結果不好的時候更容易找到緣由。想明白“基于過程的”與“基于結果的”兩種記錄之間的區別之后，我開始嘗試著在自己記錄的每個事件后面加上時間
這樣的好處
巨大好處：它會使你對時間的感覺越來越精確。前文講過，每個人都會感覺“時間越來越快”，以及為什么每個人都會有這樣的感覺，而這樣的感覺會使我們產生很多不必要的焦慮。焦慮本身沒有任何好處，只能帶來負面影響。通過實踐，我發覺這種基于過程的“事件―時間日志”記錄可以調整我對時間的感覺，在估算任何任務的工作量的時候，都更容易確定“真正現實可行的目標”。此外，相對準確的估算又使得目標基本上都可以達成，由此可以算是“戰勝了焦慮”。
后面的就不去記錄實際的操作方案了
第三章管理
