一、了解公文的含義、種類、格式
1.公文的含義：行政機關的公文（包括電報），是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。
2.公文的種類主要有：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。其中，“通知”適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相來屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。
3、公文山眉首、主體、版記三部分組成。置于公文首頁紅色反線（寬度156mm）以l的各要素統稱眉首：置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱版記。
4.為使國家行政機關的公文處理工作規范化、制度化、科學化，國務院發布了《國家行政機關公文處理辦法》（國發（2000）23號）.其中詳細且嚴格地規定了公文各要素的格式。
制作公文模板
由于公文的格式大致相同，因此，可以先創建一個帶有具體格式的“公文模板”，從而人人提高公文格式設置的效率。
（一）打井一個空白的文構，進行頁面設置
1、設置“頁邊許”：上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。
2、設置“版式”：“頁盾和腳”設貸成“奇偶頁不同”。
3.設置“文檔網格”：“字體”設置為“仿宋”，“字號”為“二號”，日“每行”設置成28個字符：“每貞”設置成22行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設置成了以三號字為標準、每貞22行，每行28個漢字的國家公文標準。
4、行固定值28磅，大標起未體小二號，一級標跑三號黑體，二級標題二號精體，三級示題仿未加粗，正文仿宋三號字：
（二）插入英碼
1.“位性”設置為“頁面底端（頁腳）”，“對齊方式”設置為“外側”。
2、設置頁碼格式：“數寧格式”設置為全角的錄小格式。
3.雙擊碼，在真碼內邊各加上一條“全角”方式的短線：并將英碼字號設置成“四號”，體任意：
4、奇數頁的英碼設置或右空一個漢字，偶數頁的頁碼設置成左空一個漢字。
（三）發文機關標識制作（由發文機關全稱或規范化簡稱后面加“文件”組成）
1、選擇“插入”菜單·“文本框”.“橫排”，此時鼠標將會變成“！”，在最上方拖動鼠標左鍵后放升，出現一個文本框，在該文本框內輸入“紹興市委辦公室文件”這幾個字（這兒字就是“發文機關標識”）。
2、設置用首：在該文本框的邊框處雙擊，此時彈出“設置文本框格式”對話框。選擇
“顏色和線條”選項卡，“顏色”設置成“無填充顏色”。
3、選擇“人小”選項卡，“高度”設置成“2cm”；寬度設置成“15.5cm”（注：可根據實際情況調節尺寸）。選擇”版式”選項卡，單擊“高級”按鈕，水平對齊的“對齊方式”設置成“居中”，“度量依據”設置成“頁面”；垂直對齊的“絕對位置”設置成“頁邊沖”，“下側”可設置成“2.5cm”（平行文標準），也可設置成“8.0cm”（上行文標準），注：大家可根據實際是么標準而調節尺寸，在我們這次實驗中設置成平行文標4、選擇“文本框”選項卡，左，右、上、下部設置成“0cm”。
5、選中文本框內的全部文字，將顏色設置成“紅色”，字體設置成“小標宋簡體”，字號根據文本框的大小設置成相應字號，但要盡量充滿該文本框.這樣，寬為155mm、高為20mm、上25mm的眉首制作完成，如下圖所示。
