你好,我是石泉。在今天我將和你分享如何管理時間,我會和你一起,應用我們上一節的“達成目標四步法”來實現“管理時間”這個目標。
是否你過著這樣的生活:
每天,都有一堆任務等著你,有些是自己填進去的,有些是別人硬塞給你的,一個接著一個,沒有喘息的空間;幾件任務同時在手上,決定任務的先后順序就讓你頭大。
你年初樹立了充電學習和鍛煉身體的目標,結果時間總被各種任務所占滿,這些只能靠邊兒站了;你覺得自己很忙了,但是年底一看,績效不好,領導不認可,家人也一臉嫌棄。
你遇到了很好的機會,你想為自己的將來做點兒什么,成就一番事業,但因為沒有時間而不得已放棄了。
就這樣,一天天,一年年,應付工作讓你疲憊不堪,身體開始出現問題,也沒有精力思考自己的未來發展,直到有一天,你認識到,原來自己處于職業倦怠之中,無法自拔。
這個世界是不公平的,有些人生下來就有一個好爸爸,有些人碰上了好運氣,或者有些人有貴人相助,但無論是愛因斯坦、馬云、孫楊,還是你我這樣的普通人,在時間上是公平的,每個人每天都是24小時,不多不少,但為什么人們一生所創造的成果有如此大的差別呢?歸根到底,是我們對時間的使用方法不同。
就時間管理這個概念而言,你一定聽說過,可能讀過時間管理的書籍,甚至上過相關的課程,你一定也從中得到了一些好的建議,有些建議可能曾經讓你心動過。但是我知道,你依舊不能真正的解決你面臨的時間問題。原因是多方面的,比如沒有實踐,沒有堅持,我認為關鍵的一點是:你有太多的事情要做,卻沒有足夠的時間去做。
究竟該如何管理時間呢?
第一步:明確目標
我們前面談論這么多,是希望你知道時間管理對你來說是一件非常重要的事情,請你思考一下時間管理對你意味著什么,當你能有充裕的時間,處于你想要的生活工作狀態是的樣子;想象一下你每天忙得團團轉的樣子,哪個狀態是你想要的?真的嗎?
用SMART原則明確你的時間管理的目標。例如我要在9月30日前,將消耗時間的比例從20%降低到10%(什么是消耗時間我們后面會講)。
思考對你來說,進行時間管理的障礙是什么?會遇到哪些問題?在有這些障礙的情況下,時間管理對你來說還重要嗎?
第二步:形成思路
首先是梳理你的現狀。
你的時間都去哪里了?通常來說,回顧自己的時間往往是不準確的,我的建議是請你做一周的時間記錄,之后對著記錄進行梳理。
如何梳理呢?經典的時間管理用“重要-緊急”坐標體系,也就是著名的艾森豪威爾矩陣,老實說,我不知道對你有沒有用,對我來說用處不大,我能夠用一段時間,但不能堅持。
我這里介紹另一個我常用的與之相似的坐標體系,我認為它更直觀,并且可以不受時間和空間的限制。
這個坐標體系的橫軸代表“可控性”,縱軸代表“價值”。第一象限是自己可控且價值高的時間,稱為投資的時間,如做規劃、鍛煉、學習、家人團聚等;第二象限是可控但價值較低的時間,稱為消遣的時間,如八卦、追劇、打游戲、旅行等;第三象限是不可控且價值較低的時間,稱為消耗的時間,如交通時間、等待買單、無關會議、無聊飯局等;第四象限是不可控但價值較高的世界,稱為消費的時間,如日常工作、日常事務、有期限的任務、緊急事務等。
現在把你所記錄的時間事項根據可控性和價值的高低放入這個坐標體系中,如果你愿意,可以用氣泡的大小來表示每一個事項所花費的時間長短。計算出你目前在每一象限的時間投入比例,統計顯示,這四象限的大多數人的投入比例是:投資(5%)、消遣(30%)、消耗(20%)、消費(60%)。
對照你的時間管理目標,確定你認為每一象限的時間投入比例,于是差距產生了。這里我給出一個建議的比例:投資(30%)、消遣(10%)、消耗(10%)、消費(50%)。
梳理完現狀后,就該規劃實現目標的路線了。
以“將消耗時間的比例從20%降低到10%”為例,要先將目標進行分解。例如:交通的時間要從每天2小時降到30分鐘,排隊等待的時間要從每天30分鐘降到5分鐘,無聊飯局要從每周3個減少到1個,無關會議要從每周1小時降到10分鐘。還可以進一步分解,如交通時間分為上下班時間和其他交通時間等。
分解后要把每個項目轉化成切實可行的任務。例如:交通時間的降低要轉化成搬到公司附近住;排隊等待的時間和參加無關會議的時間要背單詞、學英語或者做正念冥想練習;無聊飯局的減少要多備著幾個理由,敢于拒絕別人,或者在飯局中想著怎么能夠增進與某人的關系。
第三步:堅決執行
時間管理是一個需要長期進行,收效較慢的任務,因此在執行過程中要經常用高效的時間管理能夠給自己帶來的變化來激勵自己,保持動力,直到完成自己的目標。
另一方面是要定期堅持自己的進展,可以通過記錄一天的時間事項來確認進度,同時自我激勵。
在執行過程中,如果發現新的時間管理的方法,或者認為需要調整目標,則慎重考慮后可以進行調整。記住,時間管理的關鍵是如何把“消耗”和“消遣”的時間轉化為“投資”時間,促成有意義的“消費”,減少發生職業倦怠的可能性。
你要隨時關注你的時間管理,經常有意識的去思考,你現在所做的事項是屬于時間管理四象限的哪個象限?是一定要在這個象限嗎?可以轉化嗎?如何做?比如,你現在聽我分享屬于哪個象限?
第四步:總結反思
總結反思每個人應該是不一樣的,是自己總結自己在目標的實現過程中的得失,為更進一步的時間管理打下基礎,同時梳理思路,將在這一過程中的所得通過總結固化下來。
如時間管理可以總結出時間管理的四個原則:創造時間(這是指通過投資來讓自己有更多的可支配時間)、提高效率(提高自己的單位時間價值)、自主選擇(選擇做什么和不做什么,選擇什么時候做,都要根據自己的實際情況和目標進行選擇,選擇之后才能更堅決的執行)和留有空間(時間管理不是把所有的時間都占滿,要在事項與事項之間留有余地,同時給意料之外的事項和變化留有空間)。?
好的,今天的分享就到這里,總結一下今天的內容,我們可以通過控制-價值四象限來進行時間管理,一步步讓你有更充裕的時間和更充實的未來。
下節我將和你分享如何應對消極情緒。
今天的課后,請你初步評估一下你的時間在四象限的分布,判斷是否有必要根據今天課程的內容來進行時間管理,這是只能由你來為自己做的決定。
-END-
重燃工作激情,走出職業倦怠
“職業倦怠”又稱“職業枯竭”,它是一種由工作引發的心理枯竭現象,是上班族在工作的重壓之下所體驗到的身心俱疲、能量被耗盡的感覺,這和肉體的疲倦勞累是不一樣的,而是源自心理的疲乏。如何克服這種職業上的倦怠感?重新找回對工作的熱情?以最佳狀態迎接新的挑戰和機遇?
本期微課邀請實戰派職場積極心理學專家石泉老師帶我們科學認知職業倦怠,掌握有效的方法積極進行應對,重燃生活和工作的激情。通過線上授課與線下交流,從尋求支持、自我完善和自我超越三個層次展開,旨在幫助員工認識自我,理解環境并與之和諧相處,最終為企業生產經營發展提供支撐和輔助。
課程模型:
一、【課程綱要】
主題一:認識“職業倦怠”
主題二:自我完善,提高工作”投入感“
?主題三:職場不孤獨,構建一流人際關系
主題四:重燃激情,快樂工作