第3章｜電子書截圖
第3章 方法
學(xué)習(xí)工作法
方法很簡單。選擇“今日待辦”表格中最重要的工作，扭啟番茄鐘到25分鐘，開始專注于這項活動——僅此一項。
終于說到正題了！本章將帶你了解階段、工具以及番茄工作法的常見問題。到本章結(jié)束，你應(yīng)該已經(jīng)完成了一個全天練習(xí)，包括創(chuàng)建“活動清單”表格和“今日待辦”表格。
階段
我們預(yù)覽一下，番茄工作者的一天具有以下5個階段。
※計劃：在一天的開始，從積壓的工作（稱為“活動清單”）中提取最重要的活動，填寫到“今日待辦”表格中。這就是你當(dāng)天的自我承諾。
※跟蹤：確定當(dāng)天活動后，扭啟25分鐘的番茄鐘，從當(dāng)天活動的第一項開始進行。在每個25分鐘的時間段（稱為一個番茄鐘）內(nèi)，你要收集一些過程指標(biāo)，比如計算遇到的中斷次數(shù)。
※記錄：在一天結(jié)束時，將當(dāng)天收集的數(shù)據(jù)歸檔，寫入“記錄”表格。如果你跟蹤了中斷次數(shù)，就把中斷次數(shù)寫下來。
※處理：從所記錄的原始數(shù)據(jù)中提取有用信息。例如，可以計算在每個25分鐘的時間段，平均遇到幾次中斷。
※可視化：最終你要將信息以某種方式組織起來，從中找出改進流程的思路。如果你想獲得最適合現(xiàn)實情況的工作習(xí)慣，在自我調(diào)整過程中，基本上每天都要做這樣的回顧。
在每天開始時，進行計劃；每天結(jié)束時，進行記錄、處理和可視化；在兩者之間，進行對25分鐘周期循環(huán)的跟蹤。
戴明循環(huán)
美國統(tǒng)計學(xué)家威廉·愛德華·戴明和安德魯·沃爾特·休哈特共同創(chuàng)立了戴明循環(huán)，也稱品質(zhì)管理循環(huán)或PDCA循環(huán)。它是一個解決問題的周期流程，可用于對其他流程進行改進。基于“假設(shè)—實驗—評估”的科學(xué)方法，戴明循環(huán)的4步為：計劃—執(zhí)行—評估—應(yīng)用。
※計劃（Plan）：定義預(yù)期的結(jié)果，以及達成它所需的流程。
※執(zhí)行（Do）：實施該流程。
※評估（Check）：對流程進行衡量，比較實際結(jié)果與預(yù)期結(jié)果，找出差距。
※應(yīng)用（Act）：對差距進行分析，找出問題根源，以圖改進。
這一系列的計劃、監(jiān)控、衡量和改進，也正是番茄工作法的核心，番茄工作法是一套典型的PDCA流程。在每天早晨確定要做哪些工作，跟蹤什么。然后貫穿全天的是跟蹤事件，在表格畫叉號、撇號、減號等。在每天結(jié)束時，將當(dāng)天的跟蹤數(shù)據(jù)，與最近幾天的數(shù)據(jù)以及事先的期望值進行比較。問問自己，有沒有努力完成早晨在“今日待辦”表格上承諾的活動？然后想想如何改善明天的流程。每天重復(fù)這個循環(huán)，對流程進行改進。
工具
簡單易用的工具可以簡化方法。你可以忽略流程管理方法，專注于真正要做的事。番茄工作法只需要一支鋼筆或鉛筆、一枚廚房定時器、三張白紙或橫格紙。
可以為你的辦公環(huán)境選用任何類型的計時器。可以是機械廚房定時器、數(shù)字廚房定時器、沙漏、手機的振動鬧鈴或者電腦軟件。扭啟設(shè)定機械番茄鐘的動作，對培養(yǎng)條件反射有好處。要不了多久，這個動作就能幫你找到感覺，保持節(jié)奏。
三張紙的用途如下。
※“今日待辦”表格：填寫今天日期、你的名字，列出打算在今天進行的活動。每天早上這張表要換新的。
※“活動清單”表格：填寫你的名字，列出最近要進行的活動，隨想隨填，不用排序。同一張“活動清單”表格可以用很多天，增加新的活動，劃掉已完成的。
※“記錄”表格：記錄所采樣的流程指標(biāo)，以便對流程進行改進。同一張“記錄”表格可以用很多天，以便比較每天的跟蹤記錄。
自己動手：做一張活動清單表格
把書簽放在這一頁，去找一支筆，一張紙，一枚廚房定時器。扭啟5分鐘番茄鐘。在紙面頂端寫下標(biāo)題“活動清單”，想想你在家要完成的活動，把它們?nèi)浵聛恚瑹o論是否重要，不必考慮重要程度和優(yōu)先級，也不必寫出具體做法，只寫活動完成后的狀態(tài)。比如：
※客廳整潔；
※買烹飪書；
※發(fā)電郵給西婭。
言簡意賅就行了，不要刻意地縮寫或長篇大論，也不要考慮措辭能否讓別人理解，最重要的是你自己能看懂，即使你今天寫下它們，一個月后回來看也能明白。一種好方法是，第一個詞代表活動的主題類型（事情雖多，總能歸類到幾種主題），后面第二個詞則明確表達想要實現(xiàn)什么。
將活動從上到下列出來，每行一個活動。如果你知道某件事必須在某個時間完成，也可以標(biāo)上最后期限。如果晚上七點你要在家里請客，可以寫上“客廳整潔，7:00pm”。繼續(xù)這個練習(xí)，不要停止，直到番茄鐘響鈴。然后回來接著讀這本書。
尋找起點
假如沒有番茄工作法，我每天的工作如何開始，有時就很犯難。感覺是千頭萬緒，有無數(shù)的事要做，苦于分身乏術(shù)，沒等真正開始做什么，突然發(fā)現(xiàn)該吃午飯了。
“現(xiàn)在就做”是一個很好的原則，可以減少你“不得不做”的工作數(shù)量。作為一名獨立的軟件開發(fā)顧問，我要自己管理公司，也就是說我得承擔(dān)日常工作，包括強制性的書面工作：處理賬目、寄送發(fā)票、填寫納稅申報表格。這些事兒拖著不辦，不會減輕困難，只會雪上加霜，再怎么等也等不到天上掉餡餅，而且時間長了我會忘記一些重要細節(jié)。
在我這里，僅僅整理出一個長長的工作清單是不夠的，關(guān)鍵在于選擇。在當(dāng)下此刻，我決定進行一項活動，等于隱含著決定不去做我積壓清單里其他幾百項活動。
將最重要的活動排到第一位，并全力以赴去做，有一種腳踏實地的安全感，否則注意力會一直被這樣的問題擾亂：“我現(xiàn)在真的在做最重要的事嗎？”在我的例子中，每天早晨我先縱覽整個積壓工作清單，選出最重要的一項活動，在一小段時間內(nèi)與它共舞，之后再重新評估它是否仍然是最重要的。我在心目中將“必須得做完”換成“從哪里開始”，將“這個項目很大很重要”換成“我可以走出一小步”。
早晨
使用番茄工作法，要找到起點變得簡單了。看我是怎么做的：在一天的開始，從我的“活動清單”表格中選出一些最重要的活動，填到“今日待辦”表格中。這就是計劃階段。
然后我選擇“今日待辦”表格中最重要的工作，扭啟番茄鐘到25分鐘，開始專注于這項活動——僅此一項。在腦海中，我把這項活動加入“當(dāng)下清單”，這個虛擬列表是二進制的，它只有兩種狀態(tài)：現(xiàn)在有一件事做；現(xiàn)在沒有事做。
因為你能夠自動自發(fā)地選擇去做一些事，并將其做成，這將成為良好時間管理的基礎(chǔ)。當(dāng)要決定做什么的時候，應(yīng)當(dāng)有全局的眼光，避免陷入瑣事當(dāng)中。使用番茄工作法，在每天早晨所有備選的活動你可以一覽無余，從中作出選擇。
番茄工作法有一定的目標(biāo)導(dǎo)向。量力而為地選擇一定數(shù)量、今天能完成的活動，這是你的承諾。如果它們得以完成，滿心欣慰是回報給你的精神獎杯。
自己動手：做一張今日待辦表格
拿一支筆、一張紙、廚房定時器，還有你剛剛做的“活動清單”表格。扭啟5分鐘番茄鐘。在紙面頂端寫下標(biāo)題“今日待辦”，想想你覺得今天要進行的活動。
先看看你的“活動清單”表格，有沒有漏掉沒填的內(nèi)容。比如：
※開車帶埃達看球；
※做晚飯；
※電話姐姐。
“活動清單”表格里的事情，別一股腦都抄到“今日待辦”表格里，要考慮全部做完的承諾是否合理。繼續(xù)練習(xí)不要停止，直到番茄鐘響鈴。然后繼續(xù)讀這本書。
如果抄過來的這部分活動今天全部完成了，你會有什么感覺？選出活動填入“今日待辦”表格，也意味著你拒絕了那些沒有選出的活動。現(xiàn)在是不是更容易專注于所選活動了？
承諾
傳統(tǒng)的工作清單不算是承諾。將一項潛在的活動填入清單，可能會讓你感到安全，包括填入別人強迫你做的事。列表很長，而且還在源源不斷地增加，可以肯定地說，它們完成不了。沒有承諾，就沒有動機。從這樣一份巨大的清單里完成和刪除一行，不會帶來什么成就感。
“今日待辦”表格是在時間段限定內(nèi)的承諾。某件事你今天不打算做，就別把它填進去。在這張表格中，只讓你看到今天可以達到的目標(biāo)。相比之下，“活動清單”表格更像傳統(tǒng)的工作清單。它的容量沒有限制，一些錦上添花的事也可以填進去，不用擔(dān)心其重要程度，即使它永遠都排不到優(yōu)先執(zhí)行的隊伍里也沒關(guān)系。
這里要強調(diào)的是，“活動清單”表格很有用，但只有它是不夠的。為了激發(fā)動力，你需要量力而行，為一段固定的時間，從“活動清單”中提取一組適量的活動。如果該提取過程由你自主完成，你確實相信這段時間內(nèi)可以實現(xiàn)這些目標(biāo)，這就成為自我承諾。一天，是一個可以預(yù)期的時間段長度，而且要完成所承諾的活動，一天的時間也足夠長。
區(qū)別“活動清單”（傳統(tǒng)工作清單）和“今日待辦”（所提取的承諾），這項必要的策略可以保證你做正確的事情，現(xiàn)在就開始，并全心全意投入你的工作。它們幫你明確目標(biāo)，建立個人控制。
直接和立即反饋
打保齡球的時候，我們有一個明確的目標(biāo)，就是將球沿著球道滾出，盡可能多地擊倒球瓶。每次投球，馬上就知道投的好不好。最讓人欲罷不能的，不是每次擊倒球瓶的數(shù)量本身，而是前后投球成績的關(guān)聯(lián)。這次我打倒6個球瓶，會導(dǎo)致什么結(jié)果？我下一步的策略做何調(diào)整？當(dāng)人類心智能量（注意力）的投入獲得成功的結(jié)果時，人們會感到滿足。
例如，在進行一項歷時幾天或幾周的活動期間，我難以得到類似這樣直接和即時的反饋。整件事情完成之前，我看不出成敗。如果距離最后期限只有幾天，情況就更糟了，對于能否在最后期限達成目標(biāo)，我不確定，也很焦慮。
使用番茄工作法，為剛才25分鐘的工作打個好評，能讓我們獲得立即反饋。
前瞻記憶
為避免一頭扎進不太重要的活動，要記得定期評估活動的重要程度，還要記得頻繁地休息，而且還要時不時地提醒自己，進行自我評估，努力揚長避短。我個人是利用一系列輔助手段（例如書面的計劃、連續(xù)的流程、定制的鈴聲信號）來支持我的前瞻記憶。
回溯記憶關(guān)注的是過去的事情，作為補充，前瞻記憶幫我們記住未來要做的事情。例如，前瞻記憶用來幫我們記得要開會，記得給某人打電話，或更普遍地說，記得做我們“曾經(jīng)打算在未來做”的各種活動。
隨著年齡增長，我們的額葉活動，以及未來的記憶力都逐漸減弱。生老病死是自然規(guī)律，但可以通過外部刺激來彌補，比如給自己建立一些提醒。前瞻記憶與我們的意愿密切相關(guān)。假如我們想讓事情在未來發(fā)生，就為此建立長期計劃。當(dāng)計劃實現(xiàn)時，我們心滿意足，得到獎賞。
當(dāng)下清單
在1933年，海德薇·馮·雷斯托夫進行了一組記憶實驗，并得出結(jié)論：在一組類似項目的清單中，視覺上孤立出來的項目更容易被記住。例如給你看一張購物清單，其中一項是天藍色突出顯示的，結(jié)果比起其他事物，你更容易記住突出那件。這一現(xiàn)象今天被稱為“馮·雷斯托夫效應(yīng)”。
“當(dāng)下清單”并不是番茄工作法要求做的真實表格，只是我自己取的一個概念，指我在現(xiàn)在、此刻關(guān)注的事情。在我腦海中“當(dāng)下清單”是二元的，只有0和1。我關(guān)注某1項活動，或0項活動。它永遠不會是2、3、4或其他數(shù)目。我會選擇一項單一活動，然后扭啟番茄鐘，接下來面對的挑戰(zhàn)是，在25分鐘的番茄鐘期間，不要給其他活動任何的機會。
馮·雷斯托夫效應(yīng)的啟發(fā)是可以通過突出重點的方法促進記憶。要借助這一效應(yīng)來實現(xiàn)“當(dāng)下清單”，我可以將此刻正在做的活動明確地寫到一張紙條上，放在眼前。或者，要嚴(yán)格按照番茄工作法套用的話，我可以在今日待辦表格上，用熒光筆標(biāo)注當(dāng)前活動，當(dāng)活動完成后，再用黑色筆劃掉它。
休息
當(dāng)廚房定時器走到25分鐘響鈴，表示你已經(jīng)完成了一個番茄鐘。這時應(yīng)該立即在今日待辦表格的相應(yīng)活動旁邊畫一個×，然后休息一下。休息時間可長可短，但我是用3～5分鐘，完全放下工作，分身出來，也遠離其他任何挑戰(zhàn)智力的活動。可能會喝點水，或想想晚上吃啥。
我休息的最低標(biāo)準(zhǔn)是，站起來，從我的辦公椅走開，至少兩步遠。一般這樣足夠消除我對之前工作的思考，還能做一些對肩背有益的運動。像我們這些辦公族，每天在單調(diào)的位置坐太久了。
休息之后你要決定：是繼續(xù)進行同一項活動，還是切換到另一項。切換是因為重要程度有所改變，也可能只是因為上一項活動已經(jīng)完成。
放下
在休息期間，思考上一個番茄鐘或下一個番茄鐘的工作是不允許的。不要打重要電話，不要寫重要的電子郵件。讓大腦充分吸收過去25分鐘的腦力激蕩。
如果讓壓力系統(tǒng)一直工作，而不借助心智休閑進行調(diào)節(jié)，一些癥狀會找上門來。腦干的思考系統(tǒng)會受到影響，包括邊緣系統(tǒng)的感知能力，甚至破壞你的生物節(jié)奏。例如會造成失眠。
長期的精神緊張，會導(dǎo)致工作記憶能力和集中力下降。從而使工作的快樂變成焦慮，靈感變成敏感，還更容易發(fā)怒。
階段性休息
在每隔25分鐘的常規(guī)休息之外，番茄工作法要求安排時間更長的階段性休息。我將4個番茄鐘作為一組，所以每4個番茄鐘后，我進行階段性休息。階段性休息通常可以是15～30分鐘的消遣。可以利用這段時間來清理辦公桌，去一趟咖啡機那，或者到喜歡的社交網(wǎng)站轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)。
你甚至可以看一眼電子郵件收件箱，但是不要開始寫任何重要的回信。回復(fù)重要電子郵件應(yīng)當(dāng)和其他活動一樣列入計劃。
出于人類好奇的天性，你可能更愿意進行較小型的活動。能夠在一開始就看清目標(biāo)的小型活動，更容易作為承諾。在短期工作之間，用休息和獎勵作為點綴，能促使你全天保持一個可持續(xù)的步伐，而且日復(fù)一日。
這些休息是“無憂休閑”的例子。因為在休息的時候，你知道自己在上一個番茄鐘已經(jīng)達成了目標(biāo)。還有一個好處是，一整天你都會有良好的洞察力，包括在休息時間。
如何在5分鐘內(nèi)打個盹
作者：倫佐·布加迪
番茄工作法主張在25分鐘時間段內(nèi)專注進行高質(zhì)量工作，接著進行5分鐘的休息。休息時間做什么？方式很多，但主要目標(biāo)是讓大腦充電，并且對之前吸收的知識進行后臺處理。因此而言，你應(yīng)當(dāng)?shù)种普T惑，不要在休息時間閱讀電子郵件、閱讀新聞、打電話，不要做對下一個番茄鐘會造成額外壓力的任何事情。
按照以上原則，看著窗外發(fā)呆就要比聊天、讀電子郵件省心省力。更極端的對比是睡覺和工作。番茄鐘期間的目標(biāo)是專注的高質(zhì)量工作，休息期間的目標(biāo)則是專注而高質(zhì)量的放松。我曾錯誤地認(rèn)為，僅僅看一下電子郵件的主題或者新聞的標(biāo)題，應(yīng)該算足夠放松的休息吧？經(jīng)過與5分鐘深度放松的效果進行比較，我的想法改變了。
理想的休息，應(yīng)該是淺睡5分鐘。我不確定5分鐘時間可以真的睡著，但你可以訓(xùn)練自己真正地放松。經(jīng)過幾個星期的自我觀察和實施一些放松技巧，所取得的成果讓我非常滿意。我發(fā)現(xiàn)，一段高質(zhì)量的5分鐘休息可以馬上給我足夠的能量，以意想不到的輕松開始下一番茄鐘。
問題是，如何迅速進入深度放松狀態(tài)？我是這樣做到的。
（1）找一張舒適的椅子，或者在你辦公室有張沙發(fā)更好。
（2）休息一開始就閉上眼睛，身體找到最能放松的姿勢。讓脖子、手臂、腿完全放松。
（3）想象有一臺光掃描儀：一條明亮的水平線從頭到腳、從上到下緩緩移動。集中注意力在光帶所及之處的全部肌肉，讓它們進一步放松。尤其注意眼睛，仔細地消除眼部的緊張。
（4）想象有一個白色巨大的矩形輕輕地漂浮在空中，如果它消失了，沒關(guān)系。這只是一個引子，讓你放下對之前番茄鐘工作的思考。
（5）當(dāng)休息完成后，輕輕睜開眼睛，啟動番茄鐘，專注，前進。
如果這5分鐘感覺像10分鐘，說明你做對了。每次我沒有足夠放松，代價就是5、6個番茄鐘后的效率受到影響。我也試過想在20分鐘或更長時間里睡一覺。不過真正的睡眠沒有帶來深度放松的效果。不用說，對高效的番茄鐘工作日而言，長休息和短休息同樣重要。
這一方法適用于安靜和熟悉的環(huán)境（即人們不會太注意你的地方）。我這種訓(xùn)練借鑒了“多階段睡眠”中訓(xùn)練身體在短時間進入深度睡眠的方法，多階段睡眠是一種每天睡眠很少卻可以保持精力充沛的方法，很“邪門”的。
行程
空閑時間為大腦工作提供燃料。我不會為了完成活動，在響鈴之后又多花5分鐘時間繼續(xù)工作，那樣會減慢我下一個番茄鐘的進度。番茄鐘一響鈴，我只寫完現(xiàn)在這個詞，頂多再寫一個速記紙條，來標(biāo)記我當(dāng)時的思路。
行程設(shè)置了界限。在計劃階段，你必須要設(shè)計出全天旅行的行程。這并不是說要禁止隨機應(yīng)變、修改計劃。如果要進行計劃日程表的修改，頭腦應(yīng)當(dāng)處于全局觀狀態(tài)，而不是心流狀態(tài)。還有一點，剛剛經(jīng)過短暫休息的頭腦可以更清楚地作出決策，勝過剛剛從埋頭苦干的長期專注中走出來的時候。
確實有形的目標(biāo)，能激勵我完成工作。在早晨量力而為地選擇一定數(shù)量的活動，是我的承諾。努力通過一些較短的周期（番茄鐘）來履行承諾，是我的行程。無視休息，只會破壞承諾，喪失動力。尊重行程，有助于持久地實現(xiàn)高效率。
已完成的活動
于是你現(xiàn)在一個又一個番茄鐘地進行下去，其間間隔著休息。列表中的活動逐個完成，每次有一項活動完成，就在今日待辦表格上把它劃掉。
不要在番茄鐘進行中切換到另一項活動。如果番茄鐘進行一半，你當(dāng)前的工作已經(jīng)完成，就用剩下的時間進行“過度學(xué)習(xí)”。例如我提前做完這件事，就會再回顧一下所做的或重復(fù)一下所學(xué)的，看看剛才的工作是否可以改進，或透過字里行間發(fā)現(xiàn)新結(jié)論……直到番茄鐘響鈴。
過度學(xué)習(xí)，指達到熟練程度后，繼續(xù)學(xué)習(xí)或練習(xí)的行為。馬爾科姆·格拉威爾認(rèn)為，如果我們想要真正精通于某個領(lǐng)域，則必須進行過度學(xué)習(xí)：“一旦一個演奏者進入頂級音樂學(xué)校，唯一能使他出人頭地的方法就是：刻苦練習(xí)。就這么簡單。還有一點，那些頂級演奏家們，他們練琴比其他人練琴不只是更加努力，甚至不只是更加十倍努力，而是更加百倍努力。”
所以不要一時沖動，在番茄鐘一半的時候隨便切換到其他活動。事實上，光是有這個切換的選項橫在中間，也是經(jīng)常性的干擾。也不要在一個番茄鐘中間停下休息，這會讓你失去節(jié)奏，而且由于停止的番茄鐘比較短，它所跟蹤的數(shù)據(jù)也無法與其他番茄鐘匹配比較。
抽象時間單位
假如沒有番茄工作法，而你總是有很多任務(wù)要做，你的同事或客戶也需要知道這些任務(wù)未來完成的時間。這常常會造成問題。
預(yù)測一件事要花多久，然后發(fā)現(xiàn)你的猜測被當(dāng)成了承諾，這真讓人郁悶。問題是你也不知道某活動到底需要多久，而且一旦之前的預(yù)測沒有兌現(xiàn)，你還要受罰，讓客戶失望是輕的。焦慮降低了動力和生產(chǎn)力。
如你所知，在番茄工作法中，1個番茄鐘等于25分鐘的努力。這是一個不可分割的抽象單位，是一段“一視同仁”的時間。你的基本承諾是，花上25分鐘，盡可能地努力做好。在這段時間內(nèi)，關(guān)鍵不在于當(dāng)前活動是否能在當(dāng)前番茄鐘內(nèi)完成，關(guān)鍵是在這一刻你盡了全力。
這能有助于客戶和同事了解你的工作進度嗎？當(dāng)然不行。我只是說，在番茄鐘內(nèi)，你就應(yīng)當(dāng)只關(guān)心這25分鐘，而不是整個活動何時完成，這有助于你完成工作本身。
清晰可見的時鐘數(shù)字，從25倒數(shù)到0。25分鐘后，你獲得內(nèi)在獎勵，畫下一個×，停下來進入無憂休閑。11番茄鐘讓你感到獎勵就在眼前，而且與最終目標(biāo)越來越接近。
記錄和處理
結(jié)束了一天的工作，你要馬上進入記錄階段。首先，將你的原始跟蹤數(shù)據(jù)復(fù)制到“記錄”表格。
所跟蹤的內(nèi)容取決于你希望看到什么。剛開始使用番茄工作法時，只跟蹤每天完成的番茄鐘數(shù)就好。所以表格第一列可以是日期，第二列是番茄鐘數(shù)，每行代表一天，同一張“記錄”表格要用很多天。
這些跟蹤數(shù)據(jù)可以顯示出你的工作方式，而且有助于提高生產(chǎn)力。為什么我在工作上花了這么多工夫，但完成的活動這么少呢？可能是因為我順利完成的25分鐘時間段太少。這是好還是不好呢？也許是好事，因為我可以花很多時間去幫助別人做事。無論如何，現(xiàn)在我有一個解釋，而且這個解釋是實事求是的。
記錄階段之后是處理階段，就是讓這些抽象的數(shù)據(jù)變得言之有物。例如，你可以計算平均每項活動花費的番茄鐘數(shù)。如果數(shù)字很大，你就要試著拆分活動，使之成為更小、更易于管理的部分。或者你可以計算一項活動在“活動清單”表格停留的平均時間，即從記下該活動到它得到處理的時間。計算結(jié)果也寫在“記錄”表格上。
自己動手：記錄
拿一支筆，一張紙，番茄鐘，還有你的工作日程表。把書簽放在這一頁上，扭啟3分鐘的番茄鐘。在紙面頂端寫下標(biāo)題“記錄”。
看看你的工作日程表，有多少項目安排在昨天？例如辦公室會議等，在第一行填寫昨天的日期，日期右邊填寫項目個數(shù)；在第二行填寫前天的日期和數(shù)據(jù)；繼續(xù)回溯之前的時間，直到番茄鐘響鈴。然后回來讀這本書。
看看你的“記錄”表格，算一算你每天平均安排了多少事。結(jié)果比你想的多了還是少了？你覺得日程表里的事應(yīng)該更多還是更少？
持續(xù)改善
日文漢字“改善”（Kaizen）的意思是“持續(xù)改善”，即隨著時間的推移，讓好的更好。持續(xù)改善是一種工作方法，是以改進為目標(biāo)，對漸進變化的專注。例如，保持簡潔應(yīng)該成為你的日常工作的一部分。你應(yīng)該每天問自己：我是否需要讓活動更小型化？我是否遇到經(jīng)常性的困擾？在我的標(biāo)準(zhǔn)化活動和個人流程中，是否有不必要的開銷？
使用一套科學(xué)方法，有助于提醒我進行工作改進。首先，我將一個做法標(biāo)準(zhǔn)化；然后，以某種方式測量標(biāo)準(zhǔn)化的做法；然后，將測得指標(biāo)與需求進行比較，也許為了滿足需求，我不得不改變做法；然后，再次進行測量；最后，將新的、改進后的工作方法標(biāo)準(zhǔn)化。
舉個例子：我打算將工作周期設(shè)為40分鐘。于是我反復(fù)測量一天可以完成多少個周期，然后將數(shù)字與我的預(yù)期進行比較，結(jié)果發(fā)現(xiàn)實際完成的周期數(shù)太少，所以我決定縮短周期的長度為25分鐘。
記錄跟蹤數(shù)據(jù)，在每天結(jié)束的時候進行分析、觀察，基準(zhǔn)點是自己。在分析的基礎(chǔ)上改進方法，是以自己為起點進行的增量升級。
此時此地
番茄工作法的特性之一是自我調(diào)節(jié)。每一次失誤可以轉(zhuǎn)化為一次認(rèn)識。在一天結(jié)束的時候?qū)ｉT分配一段時間和空間來進行每日回顧，用以定制屬于自己的個人流程。對于我來說，我的個性化流程就是一套因地制宜的習(xí)慣，以適應(yīng)于當(dāng)前的活動類型、我的辦公室、隊友或者其他環(huán)境因素。
較小的執(zhí)行周期和每日回顧，收縮了我當(dāng)前重點事務(wù)的范圍。在番茄鐘內(nèi)，我不關(guān)心過去和未來。我有以下通盤考慮全局的時間：在早晨做計劃時；在每個番茄鐘之前分配優(yōu)先次序時；以及在一天結(jié)束，進行記錄、處理和可視化時。
每天要有一個承諾：一個番茄鐘，一個活動，一個目標(biāo)。
問自己：方法
※你是否有過一個長長的工作清單并深受其害？
※你的精神獎勵是什么？
※哪種計時器適合你？
※你在工作當(dāng)中多久休息一次？
※你在什么時間對工作習(xí)慣進行反思？
注釋
1 《5s精益》（5s Kaizen），[Sco08]。
2 《搞定一切，還有時間玩》（Get Everything Done），[For00]。
3 《戰(zhàn)勝拖拉》（The Now Habit），[Fio07]。
4 《搞定一切，還有時間玩》（Get Everything Done），[For00]。
5 《心流》（Flow），[Csi02]。
6 《大腦未來時》（Hj?rnans futurum），[Ing01]。
7 《決斷2秒間》（Blink），[Gla06]。
8 《戰(zhàn)勝拖拉》（The Now Habit），[Fio07]。
9 http://en.wikipedia.org/wiki/Polyphasic。
10 《異類：不一樣的成功啟示錄》（Outliers: The Story of Success），[Gla08]。
11 《戰(zhàn)勝拖拉》（The Now Habit），[Fio07]。
12 《5s精益》（5s Kaizen），[Sco08]。
