你好，歡迎你每天聽本書。今天為你解讀的是《完全寫作指南》，這本書的中文版大約46萬字，我會用大約22分鐘的時間，為你講述書中精髓：如何快速進行商務寫作。

在美國有家很有名的網絡公司叫 37signals ，有人問這家公司的創始人賈森?弗里德，說如果你面試了幾個候選人，他們都非常不錯，但你只能選擇其中一個入職，你會選哪個呢？弗里德的答案是“雇那個寫作最厲害的人。因為不管是推銷員還是程序員，他們的寫作技巧會讓他們比別人更出色。”在現代社會，如果說每個人一定要有一門生存手藝的話，那么寫作這門手藝，絕對是一個通用技能。它可以算是職場中的一個加分項。包括寫報表、寫總結、寫演講稿、寫求職信等等，都需要用到它。

寫作能力這么重要，但是真正掌握了這項技能，提筆就能寫的人卻不多。絕大部分人一提起寫作就頭疼，一是不知道寫啥，二是不知道咋寫。說到底啊，還是沒有掌握行之有效的寫作技巧。這本《完全寫作指南》就是把看起來高大上的寫作模型化、工具化，說白了就是為你提供一條行之有效的寫作套路。

這本書的作者叫勞拉?布朗，擁有30年的寫作輔導經驗，她曾經跟通用電氣公司合作，開設了一系列商務寫作課程，還曾經在哥大開設文學寫作課。有人評價她的這本《完全寫作指南》就和字典、辭典一樣，不管你想寫什么，都可以到這本書里查到套路。因為這本書最獨特的地方就是，它里面有二百多個寫作模板，可以即學即用。

也許你會不屑一顧，覺得寫作是一件神圣的事情，不應該功利化、套路化。但是在現代社會，尤其是商業領域，每個人的注意力是稀缺的，你需要在最短時間內讓別人知道你的意思，達成目標。寫作跟電影一樣，切忌端著架子，故弄玄虛，一個人自導自演。你寫出來的東西，要讓讀者看得清楚和明白，這比什么都重要。

勞拉·布朗的這本《完全寫作指南》，把寫作這件事從云端拉到了地上，變成了一套模式化的寫作工具，對職場人士尤其有用。作者提煉出來一個寫作流程，那就是“確定寫作目標、深度了解讀者、展開頭腦風暴、列提綱打初稿、檢查修改”，她用這樣簡單的五個步驟，把人見人怕的寫作變成了誰都可以嘗試的小程序。

第二部分

我們就先來看看寫作的第一個步驟：確定寫作目標。任何寫作都是有目的的，哪怕是一條短信，也承載著你的某個意圖。所以寫作首先要搞清楚你的目標。

你可能會問了，確定寫作目標這不是太容易的事了嗎，但有些時候，搞清楚你的寫作目標比看上去更復雜。比如說，你打算申請一份工作，那么除了簡歷以外，一封求職信也是必不可少的。如果問你，寫求職信的目標是什么呢？你肯定會不假思索地回答：那當然是要找到工作啊！但是，求職信能幫你找到工作嗎？很顯然并不能，這封信只是找工作這個流程中的一個環節，你的簡歷、你的推薦人、你在面試時的表現，都會決定你能不能被錄取。那么這樣一來，求職信的寫作目標究竟是什么呢？

作者說了，其實，寫求職信的真正目的，是促使讀者仔細翻看你的簡歷。要知道，每個HR每天都會收到一大摞簡歷，每份他們也只會看個幾秒鐘，這是很現實的。那你的求職信里面，就應該多寫一點兒能真正激起對方好奇心的東西，從而吸引他再去看看你的簡歷，而不是直接把它扔進廢紙簍或者拽到垃圾郵件里。

舉個例子，小林打算應聘企業家中心的行政協調員這一工作，她給自己寫的一封推薦信是這么說的：

“敬啟者：我叫小林，寫這封信是想申請企業家中心的行政協調員工作。我認為自己非常適合這個職位。

在簡歷中我也提到了，我的相關經驗比較豐富。我曾在北安普頓大學商學院做過6年的項目協調員，主要負責撰寫和編輯商務類案例。我還做過幾年兼職編輯和寫手，客戶中有多名沃頓商學院的教授。我還曾在賓夕法尼亞大學校友辦公室擔任助理主管，主要負責活動策劃、項目建設、募集資金和日常行政管理。

行政協調員的工作很適合我。我家在經營幾家零售店，其中包括幾家高端服裝店，因此我希望找到一份長期穩定的兼職工作，這樣我也能有時間投入到家族事業當中。我的家族也在從事這個行業，所以能在中心工作也會對我很有幫助。

感謝您的時間和耐心，如需要我愿意參加面試。

小林。”

我們來看看這封求職信犯了哪些錯誤。首先，沒有必要在開頭寫你的名字。讀者可以在署名處看到你的名字，所以最好不要以“我叫某某”來開頭，因為HR不在意你的名字，他們急于了解你的條件是否合適。第二，主體段落完全是對簡歷的復制粘貼，求職信里應該給讀者點出重點，而不是簡單重復，而且篇幅不要過長。第三，小林主要在講自己的家族事業，問題是HR不會關心你家開了哪些零售店，對方想知道的是你究竟是不是真的想待在這里。

我們把小林的求職信稍作改動，變成下面這些內容。再來聽聽看：

“主管：您好！我要申請的是企業家中心的行政協調員崗位，感謝您考慮我的申請。我認為自己非常適合這個崗位。”開頭去掉了多余的自我介紹，更清爽。

“可能您已經看過了我的簡歷，我曾負責撰寫和編輯商務類案例，與多名沃頓商學院的教授一同工作過，同時也曾在賓夕法尼亞大學有過相關的行政管理經驗。”在這里小林指出了簡歷中的重點，就是有跟這項工作匹配的經驗和技能，這段是為了說明自己很適合這份工作，同時引起對方興趣，言外之意是您想了解更多，就去看看我的簡歷吧！

我們接著看這封信的后半部分，小林是這樣說的“我很需要這份工作，也非常感興趣。為了給家里的零售生意幫忙，我需要找一份長期穩定的兼職工作。我也希望能幫助中心取得成績。”這一段再次表達了對這份兼職的興趣，明確告訴對方自己不會做一段時間就走人，同時也表達了自己愿意為中心盡一份力的誠意。

“感謝您的時間和耐心。希望能與您面見商談。

小林。”

你看，這樣修改之后，更容易達到寫求職信的真正目的，就是引起HR的興趣，促使HR仔細翻看你的簡歷。

上面為你講述的就是寫作的第一個步驟：確定寫作目標。努力思考你的寫作目標是一個很好的寫作起點，它會幫你搞清楚該說什么以及怎么說，目標清楚了，你的文章會更吸引人，你的讀者也會更加輕松。

第二部分

下面，咱們接著說寫作的第二個步驟：深入了解讀者。如果我問你，寫作的本質是啥？你可能會說，是把你的思想變成文字，或者表明心意。作者說了，寫作的本質，其實就是溝通，就是好好說話。因為除了日記以外，所有的東西寫出來都是要給人看的。既然是溝通和交流，你就必須了解讀者、尊重讀者。那寫作時，你就要多從讀者的角度進行思考，多問問自己，如果你是讀者，你會有什么反應，這樣才能更好地完成寫作目標。

舉個例子，你可能知道解聘員工是件很困難的事兒，一封妥當的解聘書能適當緩解對當事人的沖擊，也能保護公司的權益。解聘書里面一般都要說一說解聘原因，怎么說才讓對方心服口服呢？我們來看一個例子。小雪的公司要解聘一位員工，小雪給出的解聘原因是這樣的：

“我們之所以與你解除聘用關系是因為你一直遲到，工作表現不佳。我們警告了很多次，但你依然長期遲到。此外你的工作績效也很差，多次拖延，還需要其他同事幫你善后。由于你拒絕學習操作軟件，把我們的整體工作效率都拉低了，blabla。”

不管是誰，拿到這樣一封解聘書，是不是都會感到很難堪？人都要離職了，這時再歷數別人的缺點，難免會讓對方覺得你在落井下石。另外，你什么時候警告過對方？又是關于什么的警告？如果小雪沒有提供談話記錄，對方完全可以對此進行質疑。所以，解聘書盡量不要聲討員工犯下的所有錯誤，給出的解聘理由，也一定要簡潔。還是剛才那個例子，其實這位員工被解聘的最主要原因就是他長期遲到，其他的原因都不典型，那么解聘原因就只需要抓住遲到這一個重點來說，并且一定要有理有據，這樣才能讓對方真正意識到問題。我們再來看修改之后的內容，正文是這樣的：

“我們在會上溝通過了，之所以與你解除聘用關系是因為你長期遲到。我們曾在今年1月13日和3月23日向你做出書面警告。在6月6日的績效考核中我也曾警告過你，如再次遲到將導致解聘。但之后你又幾次遲到，6月12日和19日的遲到時間超過了一小時。”

你看，小雪雖然只說了一個解聘原因，但她詳細地列出了相關記錄，鐵證如山，讓對方清楚自己被炒的根源，還挑不出公司的毛病，這樣對方就更容易心平氣和接受被解聘的現實，也不至于鬧出什么糾紛。

上面為你講述的就是寫作的第二個步驟：深入了解讀者。寫作的本質就是溝通，是好好說話。寫作時，你要多從讀者的角度進行思考，多問問自己，如果你是讀者，你會有什么反應，這樣才能更好地達到寫作目標，讓讀者更容易接受你的看法或主張。說完這個，咱們接下來說寫作的第三個步驟：展開頭腦風暴。

第三部分

寫作容易出現有兩個極端，要么是干干巴巴像擠牙膏，要么是洋洋灑灑剎不住閘。要想做到瘦而不枯肥而不膩，你需要用頭腦風暴來鎖定自己想表達的內容。

頭腦風暴咱們多少都接觸過，那寫作時進行頭腦風暴能派上什么用場呢？接下來我們通過一個例子，看看在寫作時頭腦風暴是如何進行的。比如你要為公司新開發的軟件產品做一個PPT演講稿，在進行頭腦風暴之后，你列出了一張演講稿的內容清單：

如果你買我們的軟件，工作效率就能提高；

它比其他同類產品更好；

我們能提供強有力的技術支持；

我們能量身定做；

我們的產品操作簡便；

我們的產品更實惠；

這款軟件操作簡單易上手；

你的很多同行都在使用這款軟件；

目前新版本正在研發中。

當你把所有想到的點子都列出來以后，要對它們進行整合。你會發現，并不是所有的點子都跟這次演講有關，比如你沒必要告訴聽眾新版本正在研發；還有一些點子是重復的，比如說操作簡單出現了兩次；有一些條目呢，又比較含糊，比如說，這款軟件更實惠，那它具體是怎么幫用戶省錢的？為什么它能讓用戶提高效率呢？

不知道你有沒有發現，重新加工頭腦風暴點子的過程，需要借助之前我們講過的兩個步驟來幫你完成，就是明確目標和了解讀者。拿剛才這份新產品介紹來說，你的目標就是說服客戶購買新軟件，那么有哪些信息能幫你達到這個目的呢？記住，要從讀者的角度考慮，他們對一款軟件產品有哪些期待呢？哪些信息會是他們感興趣的呢？想清楚這些問題，能幫助你更好地完成對頭腦風暴之后信息的篩選。最終，我們可以保留下面這些信息：

我們能提供強有力的技術支持；

我們能量身定做；

我們的產品操作簡便，能提高工作效率；

我們的產品比其他同類軟件優惠5個點。

你看，這樣一來，這份講稿就更簡潔，也更能吸引讀者注意力。

剛剛我們說的是信息過多，需要通過頭腦風暴來篩選整合，可有時候，我們又會面對信息太少，不知道如何下筆的情況，別急，頭腦風暴也能幫上忙。

情書大概是你所寫的最私人化的信件了，可大多數人都有一個困擾，就是無論自己的感情有多強烈，下筆時都很困難，不知道該怎么表達自己滿腔的愛意，覺得怎么說都顯得假大空，不夠真誠。這時頭腦風暴就能派上用場了，這可是寫情書時一個很有趣的環節。

想一想，有沒有一段對你來說十分特別的回憶呢？對方說過的哪句話一下子擊中了你的心？還記得自己愛上對方的那一個瞬間嗎？相遇或者相戀以后，你的生活發生了怎樣的變化呢？你最愛對方身上的哪個特征？對方做的哪件事兒讓你感受到他是真的關心你？對方出差后你有多想念他呢？

你看，經過一番頭腦風暴，你可以挖掘出好多戀愛的細節呢。其實情書并不需要像史詩一樣寫得多么高大上，只要你是真心的，任何小事都可以寫進去。不要怕說傻話，如果你就是喜歡他為你開車門的樣子，或者你就是喜歡他一大早站在廚房準備早餐的認真勁兒，那就都如實寫下來。當然，如果你們還沒有確定關系，最好別寫得太熱情，不然對方很可能被你嚇跑了。

上面為你講述的就是寫作的第三個步驟：展開頭腦風暴。如果你手頭的信息太多，可以通過頭腦風暴來進行篩選整合；如果你的信息太少，不知道怎么下筆，進行頭腦風暴會幫你打開思路。其實經過這三個步驟，我們只是完成了寫作的前期準備工作，什么時候才真正坐下來開始動筆寫呢？接下來我們說說寫作的第四個步驟：列提綱、寫初稿。

其實要組織一篇文章，列提綱的方法有很多種，但究竟選擇哪一種方式，還要取決于文章本身的類型。如果你寫的是說明書或者使用指南，那么循序漸進式的提綱就很好用；如果你要描述某件事，那么就可以按照時間順序來組織；如果你想說服某個人，那么你可以將理由按照重要程度排列出來，把最重要的因素放在開頭，把最讓人無法拒絕的原因放在結尾，前后呼應。

舉個例子。你策劃的一件事因為種種原因不能按時完成，你要向上司說明情況，讓他同意你推遲計劃。快速列一個提綱，你會怎么列呢？比如：

我們推遲到九月份吧；

推遲后的效果會更好；

餐廳還沒有預定；

目前人手不足；

推廣還不夠到位；

已有兩個部門的主管申請延遲；

如果能夠推遲，我們還能在新媒體中進行推廣。

如果根據這份提綱開始寫初稿，你的上司看了之后一定會很不高興，為什么到現在還沒有預定餐廳？為什么推廣還不到位？你說了半天，也沒讓上司搞清楚推遲議程的原因到底是什么。現在我們把這份提綱重新排個序，提綱是這樣的：

我們推遲到九月吧；

已經有兩個部門的主管申請延遲；

后勤方面還沒有準備好；

如果能夠推遲，我們還能在新媒體中進行推廣。

按照這份新提綱寫初稿，你的推遲建議被上司回絕的概率會大大降低，因為你手里掌握著最有說服力的一點：有兩個部門的主管要求延遲。另外，把那些不太好說的理由全都歸到“后勤問題”當中，然后用一條“利好”的理由收尾：我建議推遲，是為了有更多的時間做更好的推廣，最終達到更好的效果。

你看，列提綱的過程總共也花不了幾分鐘，但這幾分鐘卻能夠解決大問題，幫你更有條理地完成初稿。

上面為你講述的就是寫作的第四個步驟：列提綱寫初稿。如果你想說服某個人，那么你可以將理由按照重要程度排列出來，把最重要的因素放在開頭，把最讓人無法拒絕的原因放在結尾，前后呼應。接下來我們說說寫作的第五個步驟：檢查修改。

寫作能暴露你交流的清晰和準確程度，這會直接影響你在別人心中的形象。任何人寫出來的初稿都不會是完美的，都需要經過一次甚至好幾次的修改才能拿給別人看。經常性的檢查和修改能幫你養成良好的寫作習慣，成為一名更好的寫作者。所以雖然檢查修改是寫作的最后一個步驟，但其實是一個不可或缺的環節。

舉一個我們身邊的例子。比如馬云對演講稿就十分認真，在一次出席中美企業家座談會時，馬云要在會上做一次演講。就在講話前，他還對演講稿進行了至少26處修改，比如文首，他將“尊敬的企業家代表”改成了“各位企業界同行”，這樣更顯得不卑不亢；原稿中寫到“43年前，尼克松訪問杭州”，馬云特意在“杭州”前面加上了“我的家鄉”，流露出濃濃的自豪感。可見，檢查修改這個環節是誰也省不了的。

關于檢查哪些內容，作者為你列出了一張查詢清單，讓我們逐條仔細說說。

1.精簡。忙碌的讀者更喜歡短消息，所以微博取代了博客，干貨取代了冗長的網頁。當你寫完初稿之后，再從頭到尾看看能不能將內容進行壓縮。可說可不說的話就說明沒啥價值，干脆刪掉。就算是你真的需要發一封長郵件，也記得利用版面設計把很長的段落打碎，并且把重點內容標記出來。如果對方很忙的話，這樣做可以讓你的長文章更容易被快速閱讀。

2.齊全。有時候，邀請別人吃飯，結果忘了在短信里說時間，只能再一一發信息通知；寫了封郵件，說詳情請看附件，結果壓根沒把附件加進去……類似的情況幾乎無時無刻不在上演，每一次失誤都會讓人覺得你不夠嚴謹。為了避免造成這樣的影響，記得在寫完初稿后檢查修改一下，避免忙中出錯。

3.禮貌。在寫初稿時，如果你正處于憤怒或失望的情緒里，那么你的語氣很可能會比平時更粗暴無禮。在按下發送鍵之前，花幾秒鐘想一想，自己的話有沒有冒犯別人的地方？如果你忘記了禮貌，那就花些時間加上“請”和“謝謝”。見信如面嘛，你寫出來的每一個字都是你有沒有修養的表現。

還有，商務寫作要求使用準確的書面語，而不是大白話兒。比如說，如果你覺得競爭對手的方案不好，那你的報告里面，應該用“不夠完善”來代替“糟透了”；如果你在聚會后向后勤部門表示感謝，應該說這次聚會“令人興奮”而不是“特別酷”；當你回復HR的面試通知時，應該說“很感謝”得到這個機會，而不是覺得這個機會“太棒了”。另外，那些個跟朋友私聊時斗圖用的表情包，可千萬記得收好，永遠不要出現在正式的寫作里面。

4.堅決清除錯別字。自從電腦和網絡出現以后，人們的寫作基本上都電子化了，輸入法自動聯想讓寫作更方便，也更容易造成失誤。比如你好不容易要來女神的聯系方式，聊得正High，借機表白，發過去一句“人生難得一只雞啊！”結果秒被拉黑。其實你想說的是“人生難得一知己”。這事兒發生在別人身上，是段子，親身經歷那絕對是個悲劇。作者建議我們，無論寫什么，你都應該養成校對的習慣，它花的時間很少，卻可以避免粗心造成的失誤。要知道，正是電子郵件中多到令人發指的拼寫錯誤才構成了寫信人的最佳簡歷。如果你不想因為粗心而犯錯，那就請在寫完初稿后進行修改。

這就是我們說的最后一步，檢查修改。你可以問問自己還能不能更精簡？有沒有把所有東西都包括進來？態度夠不夠禮貌？用詞是否合適？校對過錯別字了嗎？經常性的檢查和修改能幫你養成良好的寫作習慣，成為一名更專業的寫作者。

總結

說到這兒，今天的內容就聊得差不多了，下面，來簡單回顧一下今天為你分享的內容，快速進行商務寫作，有五個步驟：

第一步，明確寫作目標。努力思考你的寫作目標是一個很好的寫作起點，它會幫你搞清楚該說什么，以及怎么說，目標清楚了，你的文章會更吸引人，你的讀者也會更加輕松；第二步，深入了解讀者。寫作的本質就是溝通，是好好說話。因為除了日記以外，所有的東西寫出來都是要給人看的。既然是溝通和交流，你就必須了解讀者、尊重讀者，站在他們的角度思考問題；第三步，展開頭腦風暴。頭腦風暴可以幫你決定寫作內容，如果信息過多，就通過頭腦風暴進行篩選，如果無從下手，也可以通過頭腦風暴想出更多點子；第四步，列提綱、寫初稿，如果你想說服某個人，那么你可以將理由按照重要程度排列出來，把最重要的因素放在開頭，把最讓人無法拒絕的原因放在結尾，前后呼應；第五步，檢查修改，問問自己還能不能更精簡？有沒有把所有東西都包括進來？態度夠不夠有禮貌？用詞是否合適？校對過錯別字了嗎？修改可以讓你的寫作更準確，幫你給對方留下更好的第一印象。

其實商務寫作沒有那么復雜，只要你掌握了它的技巧和心法，你也能成為一個寫作高手。另外，在這本書里，還提供了大量的寫作模板，如果你有興趣，也可以找來看看。

撰稿：樂多

腦圖：摩西

轉述：于浩