日常工作中,各種大小會議報告,工作評審,進度確認,以及業務目標,功能開發,測試反饋,排滿工作日程,任你勤懇耕耘,依舊堆積如山,每天都在做加法,甚至是乘法或平方。
恨不得多出一雙手,能迅速將這些事情通通搞定,提前下班,該讀書讀書該看電影看電影。何苦吃著難吃的加班餐,冒著多幾根白頭發,日漸下垂的眼袋和額頭皺紋,做著亂如麻的工作。
職場人會擔憂兩件事情,一太忙,二太閑。不少行業一到旺季,忙起來可以連續通宵累死個人,而一到淡季卻呆坐苦等。
不巧的是,作為一名勞累命的員工,我在屬于前者的公司上班,只有太忙,沒有一點閑。
公司CEO曾說過,我們是一家高科技公司,區別于傳統公司。傳統公司是怎樣上班的,朝九晚五,五六點準時下班。而高科技公司的下班時間是晚上11點,聽得我嘴角抽搐。
確實創業型公司有太多繁雜事情要干,雖然筆者就職的不是一家只有幾人創業團隊的小公司。但公司為了保持行業競爭活力,與拼搏向上的公司文化,標榜創業型高科技公司,分攤下來,就是每天的各種大小事務,各種文檔報告,各種工作難題與挑戰。
前陣子翻閱過一本書書,《豐田一頁紙極簡工作法》。有多簡,方法論就是一張紙,筆記本大小的紙張。書本身文字量并不多,沒有長篇冗雜的方法論介紹。不到一天基本可以看完,讀書快的估計都不用。
作者淺田卓,是一名日本人。21世紀如果說在敏捷高效工作上有所貢獻的,亞洲,估計只有日本了。
日本人寫的書有一個特點,理論精簡,立馬可動手實踐。
書評形式網上大家一搜不少,就說筆者日常用到的一些,供大家參考,說得不對敬請隨意指正。
做好一頁紙,代替PPT報告
PPT乃辦公必備,向領導匯報,成果展示,宣傳文案,必不可少。但是做的好的PPT,即使精簡,仍舊無法勝任一頁紙的精簡。
大多數領導時間繁忙,做事只講成效目標結果,看著你數據報表,方案分析堆砌的PPT,看多少不可知,遇見心情不好時直接叫你重做。
而如果通過歸納并匯總到一頁紙上,精煉簡短,直至要點,我想這樣幫老板節省時間的員工,離升值加薪已然不遠了。
一頁紙的做法有點像古代官員向皇帝老爺批紅的做法,如果呈上去的折子沒有畫重點擬摘要做,換位思考下,作為領導是不是覺得底下員工不干事。
理清你的思維邏輯
有時候接到一個大的工作目標,不知如何拆解,找不到開始的線頭,一頭霧水不知如何下手。
可通過一頁紙的方法來做目標拆分,具體可拆分到年目標,季度目標,月目標,周目標,最后到每天工作計劃。
每個目標一頁紙,年目標一頁紙,季度目標一頁紙,其它以此類推。
通過拆分,讓你的思維具體清晰了解到任務計劃與事件進度,同時保證你大局的方向不會隨著項目的進展而偏離最初的目標計劃。
尋找目標,確立目的
每天工作任務很多,時不時還穿插進其它一些事情,還有大小會議,如果目標不明確,每天貌似做了很多事情,但是又好像什么也沒做,一到會議報告,連自己做了什么都不清晰,一報告,沒有一句說到點子上,出力不討好。
上班前或提前一天晚上或下班前,用一張紙羅列出當日自己需要完成的工作內容。也許你會發現通過一頁紙列出每日工作內容時,其實并沒有你想象的那么多。
有很多工作大多都是圍繞著一個目標在進行,這樣你就可以篩選掉很多重復性的工作,而列出目標能夠讓你集中精力去完成他,不至于被其它小事所分散。每完成一項就打個勾,時刻看到進度的進展,減少焦慮,給自己完成的信心,更能提醒自己還有未完的任務,避免把注意力放到社交網絡上。
下班前審閱下紙上的工作內容,哪些沒有完成,如遇到阻塞可標注下原因,以便你可以尋求部門協作,領導審批,不至于遺漏掉工作任務。過一遍當日工作結果,如果順利完成,就可以少加班了,更多可時間用來學習提升自己了。
學會排序
事有輕重緩急,排序很重要,哪些工作需要優先完成,哪些可以延后,在紙上羅列出工作目標與任務后,接下來最重要的就是思考,分清工作的優先順序,并在紙上標注出12345。
如果領導或同事臨時安插工作,你就可以羅列出現有工作的優先順序,可快速協調順序位置,并能讓其它人覺得你做事條理清晰,辦事靠譜。
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勤奮需得用對路,效率就是為了更好的偷懶。
高效的工作方法,正是你能準時下班的資本。
為你贏得時間。