根據項目的生命周期理論，項目需要經歷五個階段——啟動、計劃、執行、控制、收尾，項目管理工作也圍繞這些階段依次展開。所以，使用 Microsoft Project 管理項目時，無論項目的規模和種類如何，通常都要遵循特定的程序。本文中使用到的 Project 版本為 Microsoft Project Professional 2013 。

2.1 Microsoft Project 管理項目的流程概述

2.1.1 根據項目生命周期確定管理流程

項目生命周期內 Microsoft Project 的工作

2.1.2 Microsoft Project 的管理流程

(1) 準備階段

與項目生命周期中的項目啟動階段相對應。Project 的工作較少：
1、收集相關資料。例如，項目合同書，客戶對項目的具體要求，國家、行業或公司頒布的相關標準，已有的技術資料與文檔等。
2、確定項目目標、約束條件。例如，項目的目標是要完成一項新產品的開發任務，最終要作出產品樣品來。除了對產品有技術方面的要求外，還要滿足客觀的約束條件，比如，項目必須在半年內完成、成本不得超過50萬元、項目中可以使用的工程師最多只有5位等等。有時目標同時又是約束，這些內容必須在項目開始之前確定下來。

(2) 項目計劃階段

本階段中 Microsoft Project 能夠充分發揮作用，具體工作包括：
1、用 Microsoft Project 編制一份完善的項目文件，
2、使用 Microsoft Project 創建項目計劃初步完成后，要將計劃保存為“比較基準”。

(3) 項目實施與控制

項目實施與項目控制這兩個過程總是同時進行的，控制是保證實施的基本手段。具體工作包括：
1、項目實施就是要將制定的項目計劃不折不扣地落實到行動中。
2、在項目實施的同時，需要用 Microsoft Project 將項目進展狀況及時地記錄到項目文件中，以便跟蹤和控制。
3、將實際進展與原定計劃（比較基準）進行比較，找出差異，例如，進度是提前、落后還是與計劃一致？成本是超支、節支還是正好持平？
4、發現差異后，還要進行分析。例如發現進度落后了，到底是哪方面的原因，并提出解決方案。Microsoft Project 提供了一些工具，可以幫助管理人員分析問題、進行預測并提出解決方案，但現實狀況是千變萬化的，Project 提出的解決方案未必能夠解決所有問題，所以最終還是要管理者來決策。

(4) 項目信息報告

管理者常常需要以合適的方式瀏覽項目信息，例如：打出項目的現金流量表、進度報表等。

Microsoft Project 提供的信息報告，大致包含以下幾類：范圍報告、進度報告、成本報告、資源報告以及綜合報告。有的地方稱之為“信息提取技術”。

(5) 項目收尾

收尾工作往往會被忽視。例如，資料的匯總和整理工作，Microsoft Project 可以將項目中涉及到的文檔以附件形式保存起來（也是保存在mpp文件中），項目收尾時，只要將這些文檔統一歸類即可。

2.2 靈活運用項目模板和向導

2.2.1 靈活運用項目模板

【例2-1】利用模板著手全新的項目
Xiaosong剛剛接到了一個全新的項目，公司讓他負責拓展一項新業務。可是Xiaosong手頭沒有這類項目的資料可以參考，而且以前也沒有經歷過類似的項目，可以說這個項目對他是一個全新的領域。像這樣一個全新的項目應該如何著手呢？
這時，Microsoft Project 提供的模板就大有用武之地了，它正好提供了一個名為“新業務”的模板。該模板對許多以前沒有的新業務項目進行總結，列出了非常細致、清晰的工作內容。該模板層次清晰，內容翔實，步驟明確，且具有很強的可操作性，對缺乏這方面經驗的管理者具有很大的啟示作用和參考價值。Xiaosong決定開始使用該模板。

(1) 使用 Microsoft Project 自帶的項目模板

Microsoft Project 2013 中本身已經攜帶了非常多的項目模板，無論類型還是數量都非常的豐富。

Project 2013 自帶模板

(2) 獲得更多的項目模板

除了 Microsoft Project 自帶的模板外，Microsoft 公司的網站上就提供了最新的模板供用戶免費下載。

(3) 建立自己的模板庫

在公司或者組織環境下，已經完成的項目是一筆寶貴的經驗，很可能對以后或者他人的工作大有幫助，所以建立個人或公司的模板庫是值得推薦的。

2.2.1 靈活運用項目模板

通過向導工具欄可以打開項目向導窗口。
Project中的向導分為四類：任務向導、資源向導、跟蹤向導、報表向導。

• 任務向導——指導用戶制定項目計劃、編輯任務列表、安排項目日程等。這是項目管理的第一步工作。
• 資源向導——規劃好項目任務后，需要設定項目資源，并為任務分配人力資源，資源向導可以幫助用戶完成這些工作，另外還能管理資源。
• 跟蹤向導——規劃好項目的任務和資源后，項目開始實施，在項目實施過程中需要不停地跟蹤項目的實際執行情況。跟蹤向導能夠幫助用戶有條不紊地展開跟蹤和管理工作。
• 報表向導——查看和報告項目狀態和信息。

2.3 綜合案例——Microsoft Project 管理項目的流程

【例2-2】用 Microsoft Project 管理項目的一般流程
本例以【例2-1】為背景繼續深入探究。Xiaosong剛剛接到開發新產品這一項目。本例探討他用 Project 管理項目的一般流程。
(1) 打開“新產品”模板，Xiaosong將以它為基礎創建項目計劃。修改項目的開始日期為需要的時間。
(2) 保存項目文件，命名為 NewProduct_01.mpp 。
(3) 修改項目計劃。針對公司的實際情況，Xiaosong主要針對項目任務的劃分及時間分配作了調整，并保存了新的項目文件。例如對“新產品開發模板”中的任務做了簡化，并根據公司的情況調整了任務時間，如圖（a）為項目模板的內容，圖（b）為修改過后的結果。

（a）

（b）

(4) 根據公司的實際情況修改項目的資源。這一步在“資源工作表”視圖下進行。

項目資源信息

(5) 將初步完成的項目計劃保存為比較基線，以便日后的實際執行情況比較。
到此為止，初始的項目計劃就基本完成了，下一步將進入實施階段。

將項目計劃保存為比較基線

(6) 執行項目。定期將項目的實際進展信息記錄到項目文件中，例如：更新項目的實際進度。

更新項目的實際進度

(7) 將項目的實際進展情況與原定的項目計劃（比較基線）進行對比，找出差異。以進度管理為例，下圖為項目的比較基線和實際進度的對比情況。在右側的圖表顯示區域中，每個任務都有兩根線條，上面的線條表示實際進度，下面的線條表示比較基線，從中可以很清楚地看出計劃與實際在日程、工期方面的差異。如果想了解某個任務的詳細情況，只要將鼠標停在任務的線條上就會出現信息提示。

實際進度與比較基線對比

(8) 報告項目狀態信息。選擇適合的視圖和報表將需要的信息按照預定格式輸出。下圖為項目日歷視圖，它將每一天安排哪些任務全部列出，并能直接打印。

項目日歷視圖

(9) 項目收尾，即項目文檔的整理。Project可以將相關的項目文檔（例如Word、Excle文檔等）都統一保存在項目文件中，項目收尾時只要將一個項目文件（*.mpp）保存起來即可，也可刻盤歸檔。

【提示】
在 Microsoft Project 中，有些操作具有歧義性，即某一個操作可能代表多種不同的含義，且每一種含義對項目的理解是截然不同的。為了避免歧義造成的影響，Project會提示用戶選擇哪一種才是用戶的本意。
e.g. 當用戶修改了一項任務的工期時，可能有兩種原因：一是因為任務的工作量發生了變化；二是因為任務分配的資源發生了改變。這兩種理解相去甚遠。當用戶修改了工期之后，Project會立即提示用戶做出選擇，通常這種情況下，需要確認的單元格的左上角會出現一個深色切角，鼠標懸浮或聚焦單元格上時，前方會出現感嘆號標記；單擊該標記就會出現選項菜單。