《小強升職記》-適合職場人士的時間管理

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你是否深陷繁忙工作的泥潭而無法自拔?你是否終日忙碌、焦頭爛額卻不見成效?大量事實證明,80%的人不知道自己在為什么而忙碌,更加可怕的是,他們已經習慣了自己這種忙碌的狀態。那么,如何擺脫這種忙碌的狀態,并構建自己的核心,就是《小強升職記》這本書所要講述的內容。

一、時間管理的前提

1、分析自己的時間,找出時間黑洞

(1)在一張紙上寫下自己認為分別花費在“集中精力工作”、“無意義浪費時間”、“真正的休息的比例,比如說50%、30%、20%。

(2)連續5個工作日每隔一個小時記錄自己處于什么狀態。

(3)在5個工作日后統計一下在70個小時三種狀態所占的比例。

然后你發現無意義浪費時間的狀態比例非常高的話,就說明你陷入了時間黑洞。(時間黑洞會永無止境地吞噬你的寶貴時間。)

2、如何避免時間黑洞

時間黑洞產生原因是源于人的大腦不善于記憶的特點。因為大腦喜歡創造性的思維,所以那些目的性不強、比較枯燥,沒有主動性的事情,會很容易遺忘??偠灾瑳]有目的,沒有計劃的人最容易產生時間黑洞。

(1)每隔一個小時寫下下一個小時計劃做的事情,然后在一個小時后寫下實際結果。堅持一天。

(2)分析按時完成計劃的原因和延時完成的原因,找出時間黑洞

(3)記錄時間日志,找到高效時段。將最重要的事情放在高效時段完成,可以達到事半功倍的效果。

二、找到自己的價值觀

所謂價值觀是指一個人對周圍的客觀事物(包括人、事、物)的意義、重要性的總評價和總看法。比說社會地位、安全感、舒適、人際關系,這些都是價值觀。價值觀無關對錯,你覺得重要的事物就是你的價值觀。

最重要的事情取決于你的價值觀在哪里?

三、時間管理的方法(介紹書中幾個比較經典的方法)

1、四象限法則

四象限法是大家比較耳熟能詳的方法。四個象限分別是第一象限:重要且緊急;第二象限:重要但不緊急;第三象限:不重要但是緊急;第四象限:不重要且緊急;


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(1)將任務放入四個象限

首先把所要做的工作按照“輕重”分好,

再按照“緩急”分類,

最后給所有任務標上“高”“中”“低”三個等級。

(2)四個象限的處理方法

第一象限:立即去做,不要遲疑;

第二象限:這個部分的事情是最需要花精力去做,不要盲目去做,要有計劃去做。對事物進行目標描述和任務分解,并且給這部分的事情制定時間表。

項目是由若干個單一行動組成,行動是指可執行的步驟。將項目分解成一個個單一的行動,其中已經確定的,需要2分鐘以上才能解決的稱之為下一步單一行動。

需要注意的是,下一步行動是以動詞開頭,比如說“打電話給某人”,并且可以描述結果,比如“說服與會者認同我的營銷方案”。一定給自己的下一步行動制定一個周期和最后期限。

第三象限:交給別人去做或者委婉的拒絕。

第四象限:盡量別做。

第二象限最重要,如果處理不好第二象限的事情,就會大部分轉化成第一象限的事情,到時候效果就會大大折扣。

2、衣柜整理法

(1)收集

將事物記錄在紙上。紙上寫的東西稱為材料,紙稱之為“收集籃”。

(2)處理(為事務分類)

從最上面的事務開始

一次一件事情

不要再放回收集籃

不能執行的三類任務:a、毫無意義的事情;b、將來/某時/也許的事情;c、參考資料,比如別人發給你只是讓你看一下的文檔。

可以執行的五類任務:

a、2分鐘可以完成的事情(立即去做)

b、需要多個步驟搞定的事情(進行任務分解再執行)

c、指派給別人去做的事情

d、特定時間做的事情

e、待辦事項

(3)組織

“3+1”清單系統:將收集籃的事務最后分成將來/某時清單、待辦事項和項目清單。

(4)回顧(做到心中有數)

(5)行動

將來/某時清單:比如有人問你下個禮拜去不去打羽毛球,這就是將來/某時清單。遇到這種情況,可以先記在本子上,然后在自己有空的時候回復,不要立即回復。

待辦事項:就是自己下一步需要完成的事情。

項目清單:將項目清單分解成一個個行動,再一個個行動完成。

四、目標成功的方法

1、找出目標失敗的原因

(1)目標不可達成

(2)沒有將目標分解成計劃

(3)放任偶爾的失敗

(4)沒有寫下來

(5)沒有及時修正目標

(6)沒有堅持行動

2、目標成功的訣竅

(1)正確地描述目標

運用SMART原則描述自己的目標。S:具體的,M:可測量的,A:可實現的,R:可實行的;T:時間線。

(2)目標分解

在對目標進行分解的時候,首先要弄清楚你為什么要達成這個目標,為什么可以達成此目標,哪些人、團體和組織可以幫助你完成這個目標?要多長時間可以完成這個目標?

樹干:寫下實現目標的計劃步驟

樹枝:在計劃表里寫下如何可以完成計劃步驟

樹杈:將月目標計劃的內容細致到每一周

(3)提高執行力

a、找到最大的石頭,搬走它

b、寫下來

c、拒絕第一次失敗,一旦失敗,必須重新開始這個計劃

d、重視失敗,分析原因

e、以變化應對變化

(4)讓目標形成一種合力

有的人目標很多,但是這些目標是松散的,沒有聯系的,這樣會造成實現目標時耗費很多精力。因此,最好從人生的愿景和原則來制定自己的目標。

五、總結

有的人用80%的時間做20%的事情,有的人用80%的時間思考,20%的時間做事,創造80%的產出。時間對每個人都很公平,不多一分,不少一分。一味的埋頭苦干,并不能幫助你成長,只有正確利用時間,讓時間發揮最大的效用,才是正確之道。

這本書讓我受益匪淺,讓我意識到時間管理的重要性,也讓我學到許多時間管理的方法。以前,我也是大小事一把抓,把自己的腦子當做收集籃,但是發現會忘記許多事情,大腦也因為超負荷而疼痛?,F在,我遇到許多事情,第一時間就是記在自己的本子上,再把事情進行分類,能在2分鐘完成的就立即完成。再把剩下的事情進行分解成一個個行動,這樣感覺自己的壓力變輕了許多。

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