這一章可算是后邊5-9章的概括，不過作者的各種吐槽讓這一章實質上成了一個時間管理誤區大合集。
p37 我們：（1）收集引起我們注意的事務和信息；（2）理清每個項目的意義和相關措施；（3）組織整理結果，提出選項；（4）進行思考回顧；（5）選擇行動。這些階段共同構成了我們生活中的橫向管理系統
這五個步驟，分別在后邊的5-9章細講。
p38 這幾個步驟的原理很簡單。可能你沒有察覺到，不過這確實就是我們習以為常的處理事情的方法。但是根據我的經驗，大多數人在這5個階段中，都還有很大的效率提升空間。我們對工作流程的管理包括了5個環節，并且管理的效果通常取決于這五個環節中最薄弱的一環。
對于任務管理來說——時間管理要考慮任務的價值，我們這里先單純來說單個的任務——要進行改善，需要這么做：
第一步，熟悉GTD的橫向五步驟；
第二步，找到自己的五個步驟中的最弱的一環；
第三步，利用TOC的聚焦五步驟進行改善。
其中第三步，回頭專門寫一篇文。
這五個步驟會有哪些薄弱環節？作者的吐槽開始了：
p39 大多數人在收集階段存在著諸多紕漏。他們的大多數行動承諾只是想想罷了。
收集階段，不僅是如此，很多有價值的想法很可能轉眼就忘記，連想的機會都沒得。
正確：把腦海里想到的事情記下來，后續孵化成行動
錯誤：想法僅僅是想法，沒有做下一步的孵化。
錯誤：想法在腦海中一閃而過，轉眼就忘記了。
p39 許多人收集了大量信息，但未能……含糊的項目清單，實際上，這些清單上的待辦事項并未付諸行動，并且會使人們變得麻木。這些清單本身制造的壓力往往超過它們所能緩解的壓力。
很喜歡的一段，沒有搞清任務的意義和下一步行動，就是這樣的結果。說的太對了。
正確：把模糊的待辦事項轉化成清晰的下一步行動。
錯誤：在清單中的任務，由于沒思考清楚而無法很快執行。
p39 另一些人……這個決定只停留在他們的大腦深處，無法在適當的情形下以可靠的形式加以施展。……未能及時對其進行更新或充分利用。……你建立管理系統是為了讓它發揮作用，而不是單純為了擁有它。
組織和回顧。一個可靠的時間管理系統——如果有一個好的組織方式+好的回顧機制，就可以避免這種遺忘。
正確：任務管理系統中的任務可以得到關注
錯誤：任務管理系統中的任務被遺忘在系統的角落中，得不到執行
p40 大部分關于行動和關注的決定都是由最新的和嗓門最大的事務促成的，并且是基于hope而不是trust。
關注時間管理的一個原因是，它不僅僅限于個人效能領域，也是組織管理的一個大問題。誰的嗓門最大，誰就能得到關注，哪個問題剛出現，馬上就去處理，這種應激性的行為方式，其實是很普遍的。作為管理者，如果是這樣的思維，那結果就是四處救火，最后卻發現沒解決根本問題，還是火災頻發。作為個人，也是一樣，生活被別人所左右，變得“沒時間”做真正有意義的事情。
正確：按照橫向五步驟、縱向五步驟的方式執行，例如要判斷這件事情的意義，列出多種可能的執行方式并從中選擇較好的一種。
錯誤：誰的嗓門大，就先做誰的事情，做的時候以最省事的方式為第一選擇。
p40 我發現，如果將這五個步驟分開來做，會取得更好的效果……許多人無法把工作安排的井井有條，主要原因是他們試圖一口氣完成這5個階段的工作。當他們坐下來開始列工作清單時，大多數人試圖按照重要性和緊急程度來羅列“最重要的事情”，但他們卻沒有擬訂任何具體的行動方案。
四象限工作法的愛好者受到了1萬點傷害。
正確：想到一件事情，先放到inbox留待分析。
錯誤：想到一件事情，馬上就開始做。
其實一次性把想法按照五步驟處理完也不能完全算是錯，只是作者不推薦。從我實踐的角度，稍微緩一下，可以把事情做得更好，立刻動手的話，很多時候做法并不周全，甚至做完了才會發現，這件事本不必去做。
在簡單介紹和誤區大合集之后，接下來的41-79頁就是五步驟的概述了。為避免和后續章節重復，我只選幾個片段寫一下。不過其實你會發現，接下來還是在繼續誤區合集:-)
p41 為了把大腦從那些低層次的、希望抓住一切事務的意識中解放出來，你必須百分之百地收集一切“未竟之事”或者至少決定去做的事情。 p45 大多數人之所以并不把這些收集工具放在心上，是因為他們知道，這些工具所收集的事務并不完整。在他們的工作籃和大腦中，都存放著一部分未竟之事，因此，他們無法完全信任其中的任何一個。
正確：“未竟之事”100%存在系統
錯誤：部分存于腦海，部分存于系統
p47 數字革命使我們的生活更加便利，但大量隨機產生的待處理的新問題，其積壓趨勢卻在不斷加劇，……采用標準化的工具和手段來捕捉想法和信息就顯得尤為重要。
正確：提前想好什么時候用什么收集方式
錯誤：手頭有什么工具就用什么記錄，沒有的話，但愿在五分鐘后還能記得吧。（五分鐘后：我剛才想著一件很重要的事情，是什么來著……）
p48 阻礙任何事物的流動，會削弱在該領域的存在、更新和創造能力。（Blockage in the flow of anything undermines the ability to be present, fresh, and creative in that arena.）
如果要我用一個詞來評價使用了GTD方法以后的任務管理，我會用“流暢”。
流暢的意思，不是說任務整個過程所用的時間最短；
流暢的意思，也不是說中間過程一氣呵成沒有停頓；
流暢是說，任務從想法迸發，到最終事情達成想要的效果，中間的每一個過程都可靠，而且沒有阻力。
GTD：為達到無壓工作目的而開發的一套以提高可靠性、減少阻力為手段的任務管理方法
p49 許多人試圖把一切安排得井井有條，但是他們卻錯誤地直接整理那些收集到的、不完整的材料。你無法有效地組織和整理“材料”，你只能對它們進行收集和處理。分析和處理這些材料后產生的下一步行動，才是真正的組織整理的對象。
正確：把下一步行動歸類到#外出 #手機 這樣的情境標簽下
錯誤：把看到之后沒法立刻行動的“材料”直接放入情境標簽
p51 它是什么？這個問題并不愚蠢。
這是很容易被忽略的一步，我們很容易在還沒想清楚這個材料意味著什么的情況下，就開始分析這個是不是可執行的，就導致“是否可執行”的判斷會很容易出現偏差。
p53 你應該問一問自己是不是解決這個問題的最佳人選。如果答案是否定的，那就委托給一個合適的人員去辦理。
這也是很容易被忽略的一步，實際上，列出的每一個下一步行動，都應該先經過這個思考的過濾之后，才可以放入情境清單。
p55 我是這樣給項目下定義的：任何一個（需要在一年內完成，并且）需要多個步驟才能完成的任務。（I define a project as any desired result that can be accomplished within a year that require more than one step.）……我對項目如此定義的根據是：如果某項工作不能一步完成的話，那么，你就需要建立某種機制來提醒自己還有事情尚未處理。如果你沒有建立這樣一個提醒機制的話，這件事情很有可能會回到你的大腦中，重新成為一個盤踞在你大腦中的懸而未決的問題，并時刻干擾你的工作。
不管是叫作項目也好，按我的習慣叫作多步驟任務也罷，我們還是關注下問題的實質，也就是作者提到的如此定義的依據。
具體來說，如果一個任務，需要通過連續的多個行動才能完成，那就必須有這兩個要素：
1.Project：項目名稱（或者任務目標）
2.Action：項目中的行動
還有一個非必需的要素：
3.行動之間的關系
可以分為：有關聯關系（FS/SS/FF/SF/中途-開始），無關聯關系（平行）
項目是重點，也是難點，畢竟多步驟任務在我們的清單中實際上是占據了可觀的比例。很遺憾，雖然作者前后用了兩個章節（3、10）來寫項目，但即使加上GTDⅢ中的一章，篇幅仍然寥寥，內容也不夠充分。我會把這個主題作為一個寫作的方向。
同樣遺憾，直到2017年，無論是什么軟件，不管是專業的項目管理軟件，還是OF、滴答之類的清單軟件，都沒能在輕量化項目管理這個方面做到優秀。
p58 荒謬的是，數字世界已經令參考和輔助材料的組織工作變得既簡單又復雜……最好的做法是盡量簡化你的數字信息存儲，并進行持續的回顧和清理。
數字歸檔的問題。同樣是一個值得展開來探討的話題。
從59頁到79頁，依然是五步驟的概述，其中還有些是后邊章節沒有提到的內容，一起合并后以后章節去，第2章寫到這里。
任務管理水平的好壞，關鍵是看流暢度如何。流暢=可靠+沒有阻力。
