在將金字塔原理應用于公文寫作時，我們通常會犯以下兩種錯誤：
1、僅僅因為可以用同一個名詞概括，而將關聯性很小的思想排列在一起（如“10個步驟”或“5個問題”等），實際上這些思想之間并不存在邏輯關系。
2、金字塔結構頂端的中心思想，使用的是“缺乏思想”的句子（如“該公司存在5個問題”），而非具有揭示性的觀點。
羅列似乎已經成為一種普遍的傾向。實際上，這是一種將作者思想排列出來并進行審視的好方法，但我們應當進一步思考每組中各個思想之間存在的某種內在邏輯關系，然后明確說明這種邏輯關系的隱含意義。
如何才能從羅列的信息中找到隱含的結論呢？首先，要找出將這些思想聯系起來的邏輯框架，并確定其邏輯順序；其次要概括總結出各組思想的隱含意義——所謂的歸納躍進。這一過程稱為冷靜思考。
一、應用邏輯順序
金字塔原理第二條規則規定：所有列入同一組中的思想必須具有某種邏輯順序。在演繹性的思想中，我們可以毫不費力地找出該組思想的邏輯順序：即演繹推理的順序。而在歸納性的思想中，我們卻可以“選擇”一種邏輯順序。
大腦的歸納分組分析活動只有以下三種：
1、確定前因后果關系
2、將整體分割成部分，或將部分分組成整體
3、將類似事物按重要性歸為一組
以上三種邏輯順序既可以單獨使用，也可以結合使用，但每一組中都必須至少存在一種邏輯順序。下面進一步介紹這三種邏輯順序，以及如何運用這些知識檢查我們的思路。
時間順序
時間順序是最容易理解也是使用最廣泛的一種邏輯順序。我們按照采取行動的順序（第一步、第二步、第三步……）依次表達到某一結果必須采取的行動。該組中的思想可以是實際的行動步驟（如建議、目標等），也可以是大腦中隱含的思維過程。但這兩種情況下都可能出現邏輯不清的現象：前一種由于人們在羅列思想時難以區分原因和結果；后一種情況是由于人們沒有意識到其思維中已經包含了某種邏輯過程。針對這兩種情況，我們通過以下兩種方法解決：
根據結果尋找原因
寫作時常見的問題之一就是無法區分原因和結果。避免出現因果關系錯誤的方法是假設自己采取了文中提到的每一項行動，并想象一下采取每項行動之后產生的結果，就可以判斷你必須采取的某項行動，是為了在時間上優于另一項行動，還是為了實現另一項行動。
想象自己親自采取行動，并想象結果，可以大大縮短考慮思想分組是否合理的時間。請看下面的例子：
制定戰略規劃時必須了解循環周期：
1、了解需求。
2、制定能提供相應產品或服務的戰略。
3、實施該戰略。
4、市場接受期、快速增長期。
5、緩慢增長期、進入成熟期。
6、高現金增值期。
7、衰退期。
檢查該組思想的第一步是看你是否理解所描述的過程。假設你自己就是行動者，并開始行動：“首先，我了解市場需求；然后，我制定戰略；再然后，我實施該戰略；再然后，我……”你會發現，這里出現了問題。
作者似乎將3項由企業采取的行動，與4項由這些行動產生的結果放在一個組里了。仔細想想會發現，這些結果反映的是正常的產品生命周期曲線。作者第四步的意思應該相當于“評估市場反應”。原文可以按以下方式改寫：
制定戰略規劃時必須了解規劃周期：
1、了解需求。
2、制定能夠提供相應產品或服務的戰略。
3、實施該戰略。
4、評估市場反應。
5、調整戰略以適應市場反應。
揭示隱含的邏輯思路
你得出的結論可能是基于某個隱含的邏輯過程，認識到這一點，對明確表達真實思想很有幫助。舉個例子，假如你的一位員工對你說：“這是我打算明天在會上說的，你看行嗎？”
傳統的投資評估的重點—比較未來的收益和可能的成本：
1、通常在技術上不可靠。
2、基于簡單化的概念。
3、結果可能造成誤導。
檢查一下其邏輯順序會發現，時間順序可能才是其思想的根本順序，而第三點思想應列為主題思想，因為這一點是其他兩項行動的結果：
傳統的投資評估的重點可能造成誤導：
1、基于簡單化的概念。
2、通常在技術上不可靠。
此外，在檢查從第一點到第二點的邏輯順序時，還應該想一下作為該組思想分組基礎的邏輯過程，例如：
我們看到，原文作者評述了該邏輯推理過程的前兩步，但沒有提到第三步。在檢查作者思路時，如果逆向追溯到作者思路的源頭，就應該問一句：“人們應用該技術的方法是否有問題？”
有時你會發現某一現有的結構化思想組合采用時間順序，這時，該組思想的結構本身將決定步驟的數量和順序。
結構性順序
什么是結構順序？結構順序就是當你使用示意圖、地圖、圖畫或照片想象某事物時的順序。你想象的“某事物”既可以是真實的，也可以是概念性的；既可以是一個物體，也可以是一個過程。但是，這個“某事物”必須被合理地劃分為不同的部分。
創建邏輯結構
在將某個整體劃分為不同部分時，必須保證劃分后的各部分符合以下要求：
各部分之間相互獨立、沒有重疊、沒有排他性。
所有部分完全窮盡，沒有遺漏。
這個要求稱為分組的MECE原則。（不重疊、不遺漏）
描述邏輯結構
一旦建立起邏輯結構，就可以按照自上而下、自左而右的順序依次描述各個部分。
用結構順序概念檢查思路
與時間順序概念的作用一樣，你也可以用結構順序的概念，檢查在分組過程中是否有邏輯錯誤。
注意，寫作時，必須首先構思文章的結構，否則你可能根本不知道自己已經寫得一塌糊涂。按照結構寫作，能夠使你及時發現錯誤和遺漏。
程度順序
程度順序也稱為重要性順序，是你對一組因為具有某種共同特點而被聚集在一起的事物所采用的順序，如：3個問題、4個原因、5個因素等。將思想簡單羅列出來而缺乏深入思考的現象尤為嚴重。
創建適當的分組
在為事物分組時，你可能會說“這家公司存在3個問題。這時，你的大腦自動將這3個問題與該公司可能存在的其他問題分隔開，形成下圖所示的分支結構。
從名稱上看，這兩個組完全窮盡，按照分組的意圖，它們也應該相互排斥。為了證明這兩個組具有相互排斥性，你必須明確指明每組中的所有問題具有共同性，然后在每組中，根據各個問題具有該特性的程度高低排序——最具有該特性的問題排在第一位，即先強后弱，先重要后次要。
識別、調整不適當的分組
檢查邏輯順序是檢查某一分組是否恰當的重要手段。當你遇到任何一組歸納性思想，需要找出其真實意義時，一定要先快速瀏覽一遍該組中的所有思想。你能否發現某種邏輯順序（時間、結構、重要性順序）？如果不能，你能否發現這種分組的基礎（過程、流程、結構、類別），并采用某種邏輯順序？如果某組中思想很多，你能否發現它們具有某些共同特點，并根據這些共同特點將思想歸納、分組，然后使用邏輯順序？
如果你確認某一組思想的劃分既合理，又完整，你就可以推導出一個邏輯結論。具體細節請看“概括各組思想”
二、概括各組思想
金字塔原理的另一條規則是，位于金字塔結構每一個層次上的思想，都必須是對其下面一個層次思想的提煉、概括。
如果某組思想表達的是一個演繹推理得出的結論，我們只需以該組思想的最后結論為主體作總結和概括，就可以得出其上一層次的思想。如果某組思想的分組方法是歸納性的，那么上一層次的思想必須說明該組思想之間的關系所代表的意義。概括各組思想的行為實際上就是完成思考的行為。
很多作者只是簡單將一些思想組合在一起，并沒有完成思考。如“該公司應確立3個目標”“該公司存在2個問題”等，這些句子被稱為“缺乏思想的句子”，因為這些句子實際上并沒有概括其下一層次思想的精華。因此這種句子對讀者和作者來說都是枯燥乏味、缺乏吸引力的。
總結句要說明行動產生的結果/目標
在將個行動聯系起來前，先用明確的語句描述各行動、步驟、流程等。
找出明顯的因果關系，將每組中的行動、步驟控制在5個以下。
直接從這些行動、步驟、流程，總結、概括行動的結果、目標。
總結句要使用明確的詞匯/語句
在判斷某組思想是否窮盡時，我們必須非常明確地指出期望這組行動能實現的結果或達成的目標。舉個例子，你不能含糊地說“我做這3件事是為了提高利潤”。因為利潤提高10個百分點和提高2個百分點都是提高，但是為此采取的措施肯定不同。
為了使讀者理解的更清楚，你可以這樣表達：“我做這3件事是為了在明年1月15日以前將利潤提高10個百分點”。這種明確的措辭有助于你判斷你所羅列的措施是否能夠實現該結果。
區分行動步驟的層次
多數人在說明一系列行動步驟時，都傾向于使用他們希望讀者也使用的順序，但這樣做會使他們把原因和結果都放在同一個層次上。
因此，我們還需要掌握一種方法，即看到不同的行動、步驟、流程時，要有意地區分其層次，以便將每一個層次上的行動步驟控制在5個以內。
區分行動、步驟的層次比較容易：
如果你希望讀者在采取下一項行動之前先采取某項行動，那么這兩項行動就屬于同一層次；
如果你希望讀者采取前一行動以便產生后一項行動，那么前一項行動就是后一項行動的下一個層次。
直接概括行動的結果
直接總結行動產生的結果：
該組行動、步驟之間必須相互獨立不重疊，完全窮盡無遺漏。
總結概括的語句，必須說明完成各行動步驟后導致的直接結果，且措辭必須明確、具體。
先用明確的語句表述各行動、步驟、流程等，然后區分不同的抽象層次，再直接從各行動、步驟、流程等總結概括出行動的結果。
找出各結論之間的共性
寫作中表達的思想或者是行動性思想，或者是描述性思想。這些思想或是告訴讀者做某事，或是告訴讀者關于某事的情況。描述性思想通常可以用“原因”、“問題”或“結論”之類的單一名詞表示。將此類思想分類的基礎，是這些思想具有某種共性。
為了找出這種共性并總結概括，你需要做到以下幾點：
找出將這些思想聯系在一起的結構上的共性。
尋找這些思想間更密切的聯系。
完成歸納躍進，概括出主題思想。
找出結構上的共性
我們之前已經了解到，表達思想的語句必定有一個由主語和謂語組成的結構。因此如果這些語句符合以下要求，就說明這一組思想具有某種共性：
針對同一類主語。
針對同一類謂語。
具有同一類隱含的思想。
這里的“同一類”不是指完全相同，而是指屬于同一范疇，或能用同一個單一名詞表示。
如果這組句子的主語完全相同，你就要找出謂語之間的共性；如果謂語的動作或對象完全相同，就要找出主語之間的共性；如果主語和謂語都不相同，就要找出其隱含的意義之間的共性。
尋找更密切的關系
下面是對一個信息系統產生的信息提出的5點意見，其共性體現在每個句子的謂語（動作）上：
1、有關核算、預算和調查的數據應當更新。
2、現在需要有關各類員工的人事變動的數據。
3、應當收集招標中的競爭信息，以便監控不同市場的競爭激烈程度。
4、現有的有關市場上薪酬水平的信息不夠充分。
5、需要有關部門和固定的項目資金的數據。
簡化后如下：
有關信息
1、應當更新
2、現在需要（有關信息）
3、應當收集（有關信息）
4、不夠充分
5、需要（有關信息）
可以看出，以上思想可以分為兩組：
認為有關信息不存在（2,3,5）
認為有關信息存在，但不充分（1,4）
這兩組思想實際上是對原有思想又進行了一次分類。那么，為什么只有這兩類問題而不包括其他問題呢？這兩組問題之間有什么共同點，從而使作者認為應當將其列在一起呢？也許是因為，這些問題都表明，該系統產生的信息對計劃目的沒有幫助。因此，作者應當得出的概括性思想應為：
目前建立的計劃體系所產生的信息，對計劃目的沒有幫助。（為什么？）
或者所需信息不存在；
或者所需信息存在，但不充分。
確定了概括性思想后，你就可以應用邏輯順序的概念，檢查該信息系統是否還有什么問題被作者遺漏了。
在上面這個例子中，總結其上一層次的概括性思想相對還比較容易。但有時有一些具有共性的句子所隱含的意義卻難以被揭示出來。這時，就需要進行所謂的歸納躍進，以便將其隱含的意義明確呈現出來。
完成提煉總結概括的完整思考過程
以下是一名咨詢顧問在一次說明會上，就是否應當進入汽車配件市場，提交給客戶的說明材料的要點。
我們的結論：
1、市場巨大，且正以較高的速度增長。
2、配件市場有利可圖。
3、市場的主要特征顯示，進入該市場有較大的障礙。
4、總體趨勢可喜，但由于一些不確定性，部分細分市場的前景尚不明確。
這些思想實際上可以分為兩組：
有利因素：市場巨大、正在增長、有吸引力、有利可圖、形勢可喜。（1、2、4、5）
不利因素：進入市場的障礙較大、存在不確定性、市場分散。（3、4、5）
我們可以立刻總結出有利條件。顯然，如果市場巨大、正在增長、且有利可圖，那么肯定有吸引力。我們先將這一有吸引力的市場想象成一個圓圈，如圖所示：
不利因素概括起來就不太容易了。市場分散說明這個圓圈中必須分成若干部分。但不確定性卻使其中一部分前景不太明確。最后，由于還存在進入市場的障礙，我們在圓圈的前面畫了一條線表示障礙。
通過以上這種想象，我們能得出什么結論呢？
只有部分細分市場具有吸引力。
這些細分市場將難以進入。
這兩個句子之間是否存在歸納性關系呢？答案是沒有。因此，如果這兩個句子之間存在邏輯關系，只能是演繹關系：
因此什么？這次推理無法得出結論。因此就算了？因此花大本錢也要進？還是因此要得出一個謹慎的戰略？這個例子再次說明，人們在難以得出明確結論的時候，很容易寫一句“缺乏思想”的句子應付了事，而不是努力完成自己的思路。
在進行任何一次分組時，都要問自己一個問題：“為什么我只列出了這些思想，而不列出其他思想？”對此的答案應該是：
這些思想都具有某種共性，而且是以這種方式相互關聯的僅有的一些思想。——在這種情況下，該組的概括性思想，應當是該組思想的共性所隱含的意義。
這些思想都是為實現某一結果而必須同時采取的行動。——在這種情況下，該組的概括性思想，應當表明采取以上行動后產生的直接結果。
如果按照這種方法，強迫自己認真思考和檢查每一組思想，那么你向讀者表達的思想將會非常清晰、明確、具體，而且還有可能發現一些在此之前沒有想到的有意義的思想。
以上為《金字塔原理——思考的邏輯》一篇的內容提煉和總結，希望能對你有所幫助。
