食材準備：
《職場書面溝通完全指南》一本，
電腦 ? 一臺，
白紙 ? 若干，
做菜前導言：
今天給大家奉上一道菜制作秘籍——炮制office 商務文本。包括如何制作結構清晰的Excel, PowerPoint和Word 這三種樣式的商務文本。按照制作步驟給大家解鎖70種速成法，根據自己的辦公口味找到最合適自己的。這道菜老少皆宜，新手可以從頭開始循序漸進的學，老手可以挑選重點有針對性的學。
制作Excel, PowerPoint和Word 這三種樣式的商務文本，算是一道辦公室的家常菜，可以媲美長盛不衰的西紅柿炒雞蛋。幾乎可以說人人都會做，就是這么一道普通的家常菜，為什么還要花時間和精力給大家講呢？
可以毫不客氣的說，越是我們平常可見，習以為常的家常菜越是難做。要想一道菜好吃，不僅要做到色香味俱全，最關鍵的是做菜的思路，操作以及最后端上餐桌的成品。這做菜的原理和我們做商務文本的道理有著異曲同工之處。
吉澤準特的《職場書面溝通完全指南》這本書是按照構思商務文本的結構，制作草稿，以及完成最終的定稿這3個步驟來把70個方法羅列出來。你看，這和做菜的步驟差不多吧。大家可以根據自己的實際情況來，可以從頭到尾循序漸進的學，也可以有針對性的重點學習自己想要提高的部分。
吉澤準特作為頂尖的咨詢師，作過上萬份從商務到廣泛領域的商務文本；也是項目經理，從事數百億日元規模的系統運用改善，從事過許多次組織改組以及人才培養。《職場書面溝通完全指南》書中講述的方法都是作者總結自己在制作商務文本的過程的經驗，特別適合新人。
具體操作步驟：構建框架，制作草稿和定稿，這三步來做。（請記住此口訣！）
首先，食材準備，構建框架：把商務文本的內容按照“目錄層級+概要說明”整理的一種結構。
書中列舉了9種速成法供大家選擇。其實很簡單：通過分析客戶或者上司的要求，便于對方理解，要有目的對不同內容選擇不同的商務文本展示形式。
我們知道一般的商務文本通過PowerPoint,Word,Excel這三種不同格式的文件。但是無論是哪種形式，首先要有清晰的框架。所以無論是誰，必看速成法1——明確who，what，why，運用速成法5——運用PREP列舉論點。如果自己毫無頭緒，可以參考速成法8——“2種形式*6種思路”模式展示提案。
速成法1：
明確WHO:商務文本的“讀者”
知道WHAT:使用這份商務文本的“目的”
闡述WHY:說服關鍵人物的“理由”
速成法5：按照制作的內容，分別列舉出相應的論點。
用PREP（主張—理由—事例—總結）來組成目錄，能夠很快地消除對方的不滿情緒（因內容混亂而引起的抱怨）。PREP 就是:Point主張，Reason理由，Example 實例，Point 總結這四個單詞的首字母。
用PREP列舉論點這種方法是根據人類的基本思考過程來展開的邏輯性較強的敘述，這是它的優點。如此便能和對方順暢的溝通。這種方法能使讀者容易理解。
我們必須明白我們制作商務文本是為了實現溝通的，為了不引起沖突，我們要先準備好可以回應對方的主張和理由，從制作框架階段開始，我們就要慎密檢查支持主張的各項理由是否具有說服力和妥當性。這樣要求我們有具體的應對之策。
速成法8：用“2種形式*6種思路”模式展示提案
循序漸進確認法（演繹法：邏輯思考’）
列舉事實論據法（歸納法：邏輯思考）
靈光一閃創意型（類推思考：橫向思考）
不斷試錯型（假說思考：橫向思考）
1+1=3型（辯證法：批判性思考）
引導新思路型（間接證明法：批判性思考）
如果對方有明確具體的方案，我們要站在“能夠提出客觀看法的專家立場”提出建議；反之則要站在“強調主觀想法的當事人立場”提出自己的方案。具體的說明方法從上面6種構思類型中選取合適的方法并加以運用。
作者建議：在紙上構思框架。通過邊在紙上寫邊整理想法，能夠讓思維更活躍，從而構思出更好的結構。如果你不知道如何制作目錄，可以參考書中的典型模板。大家可以以此為基礎添加或刪減一些內容，調整其順序。
所謂磨刀不誤砍柴工，準備了上面這些材料就相當于我們準備好了所以的食材，通過這些方法來建立框架，對后續工作起到事半功倍的作用。
其次，開火烹制，制作草稿：理清主次，有的放矢。
馬上要制作商務文本，是不是早就想摩拳擦掌躍躍欲試？
這一部分講制作草稿：將文本.表格和圖表的內容分開講，主要是制作商務文本的模板以及繪制簡單易懂的圖表，針對不同工種側重點不同。內容很詳細，大到商務文本的構思，小到排版，字體字號的設置。
我們不要害怕，覺得這么多內容記不住怎么辦？放輕松，你不需要掌握所有的方法。只需要找到對自己工作幫助最大的速成法學習就行。
對我來說，關于圖表草稿這部分，工作中需要的很少，完全可以忽略不看。只需要知道書中有這個內容，以后如果需要的話再學也能很快上手。而文本.表格，工作中會經常遇到，所以我會重點看這部分的內容。
正好利用速成法22 不使用“合并同類項”解決了一個困擾多年的問題。工作中經常用Excel制作各種報價表和測算表，不僅函數計算要準確，整個頁面也要整潔好看，最后打印必須完整而且突出重點。
但是，有時候打印幾頁的話，沒有設置好，合并同類項就只能打印一半，自己都無法接受更別說拿給老板和客戶看了。而一旦涉及到修改的話，就更麻煩，必須先把合并的單元格恢復，如果不小心的話可能會刪除有用的信息。
如果當時看了這本書，那每個月評選最佳肯定非我莫屬嘛。這里作者提出的方法是：設置“跨列居中”，很簡單就是“設置單元格式”---“對齊”選項卡---水平對齊下拉菜單中的“跨列居中”即可。
至于圖表方面，首先針對不同的客戶的要求和內容要選擇簡單易懂的圖表，以及使用形狀和線條時設定統一的規則。大概瀏覽一下這部分的內容，即可。
畫圖表也體現出制作者的思維方式，傳達出自己要表達的信息。他們用畫出的圖和客戶交流，就像我們寫文章和讀者交流一樣。如何簡單易懂，用最少的話表達最清楚的意思，是一樣的。當然這種能力不是天生就會得，需要我們不斷的訓練提高。
只有豐富經驗的人才能做出清晰易懂的商務文本，可能在此之前他們都已經做了上萬份商務文本了。但是現在有了《職場書面溝通完全指南》這本書，不用自己摸索前進，按照書中的詳細圖解說明，你也可以像老手一樣做出有吸引力的商務文本。
作者提到參與他所在項目的新人咨詢師在半年內就掌握了他花費3年才掌握的制作技巧。說明這本書的實用性很強，值得一看。
最后，裝盤上桌，定稿制作：就是將前面做的草稿潤色加工成能傳達準確信息的完整文件。
到這一步，就是查漏補缺了。做菜一定要色香味俱全，而商務文本也要能吸引人。為了增強商務文本的說服力，我們還可以加粗著色來強調重點，為了最后打印的效果好看，我們要優化印刷版以及調整電子版資料的版本。
最后，要考慮到涉及客戶或者行業秘密，我們要刪除不需要的母版信息，并且將文本裝換為保護文檔或者轉換成無法更改的格式。比如，我們一般發給客戶的最終報價表都是改成PDF格式，以防止在發送過程中數據的丟失或者被黑客截取惡意修改等。
提醒一點：在制作商務文本的過程中，我們也要不斷的和上級溝通，及時修改。不要等做完了才去溝通，無法及時發現和解決問題，因為最后修改的工作還是你來做，費力又不討好。
整本書不僅僅是講各種速成法，更是體現了一種溝通的思想在里面。我們制作商務文本是為了工作的溝通，如此，我們便不能本末倒置的只是把心思放在制作商務文本上面。在工作的過程中，溝通和交流是非常重要的，而商務文本也是溝通的一種方式，對工作有促進作用。
《死亡地圖》這本書告訴我們如何用最簡單的地圖向人們展示霍亂致病的真正原因，用最簡單的方法展示出科學原理，糾正人們的思維方式。可見，方法對理解很重要。
《職場書面溝通完全指南》這本書是圖解版，顧名思義就是用最簡單的畫圖來教會讀者制作商務文本。作者對書中所提到的圖匯總了索引。我們遇到問題的時候，按索引查到圖，立刻解決問題，制作合適的商務文本。提醒一點：在畫圖之前一定要有清晰的思維，把要傳達的信息準備展示出來。
和別的書不同的是，前言后有個測試表——名為“制作商務文本水平測試”，建議大家先做完這個測試表，針對你的得分，找到你目前的商務文本制作水平處于什么位置，然后按照作者給出建議先讀書中的哪些內容。
我做完測試，吸引力和思考力各得兩份，屬于信息圖解型。作者先分析屬于這一類人的想法，然后按照框架，草稿（包括文字和表格），草稿（圖表），定稿這四個不同的章節來推薦適用于這一型的速成法。所謂對癥下藥，不過如此。
學習的最好的時刻，要么是十年前要么是現在，想提高自己辦公商務文本的制作能力，動手做吧！
大拜碎碎念：
最近看了很多實用方法的書，幫助挺大的。這本書每一章開篇用一個失敗的案例引出要將的速讀法，接著馬上給出解決方法，最后一定會對這一章的速成法給出簡短的總結，既能快速記憶又能加深印象。
當年輕的你遇到難題，受阻消沉時，請不要試圖反省并把一切歸因于自我，進而設法改變自己，你需要做的只是找到解決具體問題的方法，然后解決問題就行了。
換句話說就是：成功的人找方法，失敗的人找理由。
愿你我都能找到適合自己的方法，前進！
