序言

他的目標是真正幫助人們消除來自工作和個人生活的壓力和焦慮，從而在自身存在的每一刻都致力于最想追求的目標

第一章

本書中的這套方法，完全基于三個主要目的：（1）收集所有需要處理或者對你有用的事情（現在的、以后的、某一時間的；大的、小的、不大不小的），把它們統統置入一個脫離大腦意識的、條理分明的、可靠的系統中；（2）指導自己在獲取任何“輸入信息”（也就是接手任何任務）的前期就進行分析和決策，以確保隨時擁有一套可以執行或重新協調的“下一步行動”可行清單；（3）管理、協調所有相關內容，履行你在任何時間點對自己和他人做出的各種承諾。

我建議你拿筆記下目前盤踞在你大腦中的那些最重要的工作或狀況：

1. 閱讀GTD——讀完、筆記、實踐——開始讀書
2. 聯系老婆——打電話問清楚——打電話
3. 學習Android——學什么、怎么學習——制作計劃
4. 理清財務狀況——還清債務、還有多少錢可以使用——開始理清楚
5. 處理印象筆記——歸類、處理——開始處理
6. 寫作——寫一篇文章——構思、寫作
7. 運動——跑步——跑步5公里——下午開始跑步
8. 很多想法——記錄、分析——記錄在印象筆記
9. 看歡樂頌——看完了
   10.看奇葩說——看完了

理清現在的事情——描述完成的狀態——寫下下一步行動

像實干家一樣思考問題，像思想家一樣付諸行動。

如果你真的采用了書中建議的措施，你就需要構建以結果和行動為導向的思維方式，而這種思維方式需要你有意識地進行培養。因為人的反應是自發的，而思維卻不是。

思考結果是促使希望轉化為現實的最有效的手段之一。——思考幫助我們更加有效地將待辦事項轉化為行動

為什么有些事情總是縈繞在你的心頭

• 沒有明確地認定它們的預期結果是什么
• 沒有確定你下一步的具體行動到底是什么
• 沒有把關于預期結果和即將采取行動的提示信息存入你所依賴的系統中去

我們需要把收集和積累的所有“材料”都轉化成包含重要行動、項目和有用信息的明確清單

首先需要培養一個習慣：清除大腦中的全部事務

之所以有這種感覺，是因為沒人能執行任務！你所能做到的僅僅是執行這個任務中的某一個具體行動步驟。在多數情況下，那些具體的行動步驟可能只需要一兩分鐘就可以完成，而正是這些不起眼的行動在推動整個任務的完成

事務極少會由于時間匱乏而受阻，它們陷入困境往往是由于未能預先明確下一步的行動而造成的

經過多年的觀察，我發現自下而上的工作方法——即從當前活動和任務的最底層入手來處理事務——對提高個人工作效率最具實用價值

• 大多數人陷于日常事務，沒有精力總攬全局
• 不斷處理各種事物，始終保持清爽狀態，創造力就獲得了解放，它將更加有力地支持你著眼于新的高度，使你更有信心進行開拓創新

對行動的橫向管理和縱向管理

橫向控制和縱向控制的目標是一致的：解除你的心理負擔，并把事情做好

橫向管理——不間斷、全方位掃描的雷達

把你涉及的所有行動都管理起來，保證毫無遺漏地加以執行

你需要配備一個完善的系統來輔助你記錄這些事務，并在需要時及時給出必要的提示，從而確保你能夠輕松、快速地將注意力從一件事情轉移到另一件上

縱向管理

對每個具體主題或項目進行思考和協調，并跟蹤其進展情況

最重要的技巧：把一切事務趕出大腦

通常，盤踞在你腦中問題的數量與解決問題的效率成反比

對一件事情不需要進行兩次相同的思考，除非你喜歡重復思考——這件事情我就總是做，很浪費時間的

大腦中肩負短期記憶的那部分組織——往往負責存儲不完整、尚未決定和沒有組織安排好的材料——其功能類似于個人計算機中的RAM（隨機存儲器）。你的意識就好像是計算機的CPU（中央處理器），是一個負責處理的工具，而不是一個存儲場所。你每次只能考慮兩三件事情。但是那些未處理完的事務仍然存儲于短期記憶空間里。大腦保存材料的能力是有限的。要想讓大腦高效工作，就像讓CPU高速處理任務一樣，必須保證RAM里的排隊任務盡量減少

第2章掌控生活：橫向管理工作流程的5個步驟

（1）收集引起我們注意的事務和信息
（2）理清每個項目的意義和相關措施
（3）組織整理結果，提出選項
（4）進行思考回顧
（5）選擇行動

我們對工作流程的管理包括了5個環節，并且管理的效果通常取決于這5個環節中最薄弱的一環。

收集

收集清單是為了舒緩壓力，而不是制造壓力；

1. 收集哪些信息？
2. 如何有效地完成這一工作？

百分之百收集一切“未竟之事”

成功收集的三個必要條件

1. 把一切趕出你的大腦，放進收集工具

應該讓收集工具成為你生活方式的一部分

2. 盡量減少收集工具的數量，越少越好，夠用即可
3. 定期清空收集工具

阻礙任何事物的流動，會削弱在該領域的存在、更新和創造能力

理清

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面對這類需要著手處理的材料時，你必須決定兩件事情：

1. 你承諾完成哪些工作？達成哪些目標？
2. 下一步需要采取什么行動？

“下一步行動”是指那些可執行、可操作的具體行動，并且只有將其完成之后才能推動整個事情向著既定目標發展

組織

對于那些可以付諸行動的事務，你則需要：

• 一個項目清單
• 一個保存項目規劃和資料的存儲系統
• 一個日程表
• 一個下一步行動清單
• 一個等待清單（清單中包含的內容是那些等待別人完成的任務）

回顧

你需要每隔一段時間，全面回顧自己的總體生活和工作情況，并對擬采取的具體行動進行詳細檢查

對于大多數人而言，工作流程管理方法的神奇之處恰恰就是在不斷對過去進行回顧的過程中體現出來的

回顧各項清單-下一步行動、將來/也許、等待處理等

每周回顧

·收集和加工處理所有的“材料”。
·回顧整個系統。
·更新各類清單。
·做到徹底、清楚、實時和完整

行動

下一步行動的決策是最核心的環節。對于每一個懸而未決的問題，下一步行動都應當是可執行的、一目了然的、沒有歧義的具體行動

每一個行動決策都是憑直覺做出的。問題在于，如何從希望這個選擇是正確的過渡到對它的正確性深信不疑

選擇行動方案的三種方法

1. 確定某一時刻具體行動的“四標準法”

四個標準：情境、有多少時間、有多少精力和重要性。

前三個標準描述了你每次采取行動的制約因素，第四個標準則是評估行動的價值大小

2. 確認每日工作的“三分類法”

·執行事先安排好的工作——按照GTD的方法推動工作流程的運轉
·處理突發事件。
·安排自己的工作——上面的組織工作

3. 總體檢視工作的“六層次法”

• 5樓視野：目的和原則——我們整個生活的全景——你為何而存在？
• 4樓視野：愿景——展望未來3~5年的發展
• 3樓視野：目標——1-2年想要達成的目標
• 2樓視野：關注點及責任范圍——個人生活的領域或者工作領域
• 1樓視野：當前項目
• 地面：當前行動——手頭正在做的事情

第3章控制項目：縱向管理項目的5個階段

第4章準備工作：確定時間、空間和工具

通過行動使自己感覺良好，要比等到感覺良好的時候再行動容易
得多。

當你在適當的時候考慮適當的事情，并且動用恰當的工具來捕捉
這些具有增值價值的思想時，你就能顯著提升工作效率，增強創造力

• 預留時間——兩天的時間或者整段、大段的時間
• 確定空間
• 確定工具——日程表、白紙、文件夾、收集工具、歸檔系統等
• 處理或推遲在那一個時間段內你需要處理的任何其他事務

第五章 收集階段：歸攏材料

哪些東西不該動

四類

• 日用品
• 參考資料
• 裝飾品
• 辦公設備

收集中可能遇見的問題

• 收集的內容過多，一個工作藍裝不完——記錄標記日期隨后處理
• 可能偏離到清理打掃和整理的工作中去——立刻打斷，記錄隨后需要處理
• 如何處理以前的收集和整理成果——也當成需要處理的事情
• 發現了緊急事件怎么辦——確立是不是首要任務

收集順序——僅僅是收集，而不是整理

1. 從辦公桌開始
2. 寫字臺的抽屜
3. 柜子、臺子表面——收藏品、紀念品
4. 地板、墻壁、書架
5. 設備、家具、房間設施
6. 其他地方

清空你的大腦

引子清單

分大類：比如個人、工作，在大類基礎上分小類，然后對應的在每類上思考、收集

第六章 處理階段：清空工作籃

加工處理的方法

基本原則

1. 處理工作籃中最上面的事務
2. 一次一事
3. 永遠不要把任何事務再次放回工作籃

“處理”這個動詞并不意味著“花費時間”（Process does not
mean ‘spend time on’），它僅僅是指“判斷事情的實質，決定
下一步的行動方案，然后相應地處理掉”

從最上面開始，就是未來不逃避任何一件需要處理的事情

一次一事

集中注意力處理一件事情，避免分心

永遠不再放回收集箱

這是一條單行線，類似于“事情只做一次”

加工處理的關鍵步驟：下一步行動是什么

不需要付諸行動的，怎么處理？

• 垃圾——丟掉

• 待孵化項目

  1. 存入將來/也許的項目
  2. 存入日程表或者備忘錄

• 參考資料

下一步行動

下一步行動必須是可執行的具體的行動——馬上能執行

要知道“決定”并不是一個真正的“行動”，因為
真正的“行動”需要耗費時間，而“決定”卻并不如此。總會有些具
體的行動能夠讓你的“決定”變得更加容易

1. 馬上完成——2分鐘原則
2. 委派他人——委派并非總是自上而下的，你可以用一種“恰當的方式”交給別人
3. 推遲執行——恰當的方式記錄、組織分類

明確你手中的項目

“項目”的定義，它是指任何你承諾達到的目標，并且需要一步以上的行動才能完成

項目清單的目的并不是要劃分出不同任務的優先級，它只是為了確保你不會忘
記這些任務

第七章 組織整理：建立好清單

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需要跟蹤和管理的事情可以為7 大類

• 一個“項目”清單
• 項目的輔助資料
• 記錄在日程表中的行動和信息
• “下一步行動”清單（一個或多個）
• 一個“等待”清單
• 參考資料
• 一個“將來/也許”清單

上面的7大類需要有足夠明確的界限

按照時間處理

1. 需要在明確的時間節點處理——放到日程表中
2. 沒有明確的時間點

按照情景分類

情景就是提示信息，比如在電腦旁、需要筆記本、需要手機等

在Todoist中可以通過添加標簽的方式來處理

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組織管理“等待”標簽

等待是需要等待別人的結果/回復之后才能開始處理的事情

細分項目清單的幾種方式

1. 個人/職業——要像對待你的“職業清單”那樣認真對待你的個人清單
2. 委托他人
3. 特定類型

關于項目的各種想法

可以記錄在項目的評論或者備注中

我發現捕捉這些思考、想法的最大價值在于促進了我的思維過程，而不是那些記錄下的想法

組織管理而非行動性的資料

不要將可執行的事務和大量非行動性的資料混在一起管理

非行動性事物

1. 參考資料——歸檔到印象筆記
2. 提示信息——歸檔到將來/也許項目

將來/也許

這個是為你創造性的想象力創建的一個項目

將自己的興趣或者感興趣的放入這里

備忘錄文件夾系統

43=31天+12個月

面對瑣碎的自我承諾

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瑣碎的自我承諾

1. 嘗試將他們轉化為項目
2. 轉化為可以行動的清單
3. 安排成具體的可執行的項目——比如每天幾點運動等

第八章 檢查回顧：保障系統的有效運行

你的系統不可能處于靜止不動的狀態。這個系統必須實時更新，緊跟事態的發展，才能幫助你在行動的時候做出恰當的選擇

回顧的作用

1. 推動自己的GTD系統實時更新、緊跟事態發展
2. 從不同的角度對你的生活與工作進行持續不斷的評估

每周回顧的力量

幫助我們以更高的視角去看待做的事情

每周回顧檢查就是為了再次清空大腦而需要采取的行動

1. 整理筆記——檢查所有的日志、會議記錄、備忘錄等提煉出其中的行動、項目、等待、日程表、以及將來要完成的事情——組織整理
2. 過往的日程——未完成的事務、參考資料等——重新納入GTD
3. 即將到來的日程——安排到日程表，確保有時間可以處理
4. 回顧項目清單——確保不遺漏
5. 回顧下一步行動
6. 回顧等待
7. 回顧將來/也許——看是否可以轉化為行動
8. 搜集你的奇思怪想和新奇點子

建議每周回顧的時間

建議每周五下午騰出2小時來進行

1. 對當周的事情記憶還清晰，使你能夠進行比較完整的反思回顧
2. 清理大腦和辦公桌，享受周末的時光

大局的回顧

自己按照自己的情況對大局做回顧——站在“3萬英尺”、“5萬英尺”的層次來思考問題

第九章 執行階段：選最合適的行動

如何選擇最合適的行動？——：相信你的感覺，或者說相信你的本能反應、你的直覺

三個方法輔助決策

1. 確定某一時刻具體行動的“四標準法Four-Criteria Model”
   情景——時間——精力——重要性

2. 評估每日工作的“三分類法Threefold Model”

   • 執行事先安排好的工作
   • 處理突發事件
   • 安排自己的工作

人們更傾向于處理意料之外的事情或者是緊急狀況，而不愿意著手處理、組織、回顧、以及評估那些并不明了的工作

3. 總體檢視工作的“六級回顧法”

   • 5 萬英尺+：人生
   • 4 萬英尺：3~5 年的展望
   • 3 萬英尺：1~2 年的目標
   • 2 萬英尺：責任范圍——從職業的角度來講，這個層次是關
     于你當前的職位和工作的。從個人角度來看。這個層次包含了你在家
     庭、社區所扮演的角色，當然還應該包含你對自己的認知
   • 1 萬英尺：當前的工作
   • 跑道：目前的行動

有關由下至上管理方法的第一個實例。你需要打的這個電話（行動）事關你目前正在促成的一單合同（項目），這會直接影響你簽訂的合同總額（工作職責）。這單生意可能是你在銷售方面有所進展和突破（工作目標）的一個良機，因為你所在的公司渴望進軍這個全新的市場領域（機構的目標）。這將促使你在經濟和事業兩方面都更加接近你的奮斗目標（人生目標）

小技巧

1. 對于郵件來說，采用“后進先出”的方式效率更高
2. 時刻確定明確、具體、可執行的下一步行動