(為方便自己看而收集的資料,既然有簡友喜歡,就整理一下發布出來吧,內容有點多哦,沒事慢慢看吧~)
更新部分:
其實,高效利用時間就是能強迫自己制定任務,完成任務而已。我們都有程度不同的惰性,以下收集的東西是他人的心得經驗,希望能幫助我們愉快地克服惰性,并習慣高效率。
首先,
克服惰性和習慣(摘錄)
縱觀人類歷史,幾乎沒有哪個問題在棘手方面比得上“習慣迷思(HabitPuzzle)”。每一個人,從亞里士多德這樣的哲學家到杰瑞·宋飛這樣的著名喜劇演員,都曾在這個問題上發表自己的觀點。
在近幾十年里,科學家們也參與到這場爭論當中,竭盡所能地探究習慣養成的機制。然而正如杰里米·迪安在他的佳作《習慣:改變命運的關鍵力量》中提出的觀點:在習慣養成這件事上,并不存在什么萬試萬靈、起效迅速的準則。像是在吃早餐之前喝一杯水這種簡單習慣可以在三周之內養成,而其他更具有挑戰性的行為則要花好幾個月甚至好幾年才能融入到日常生活當中。
以下四條,便是我們在思考“習慣迷思”時應該記住的道理:
1)我們都懶得要命
對我們的祖先而言,能量是一種稀缺資源(越擅長保存能量的祖先更容易在演化中保留基因)。于是,我們現在對能量也是能省則省。想想鳥類是如何飛翔的:只有在需要加速和上升的時候,它們才會猛烈地拍打翅膀,其余時間只是張開翅膀在空中滑翔。
人類也是如此。出于對輪廓分明的六塊腹肌的熱愛,你原本計劃每天進行高強度鍛煉。然而才開始沒多久,那一開始迸發出來的精力和沖勁已戛然而止。不幸的是,我們不像鳥類朋友那樣可以張開翅膀——我們筋疲力盡時無法優雅滑翔,只能舉手投降。
不過,鳥類朋友還是教會了我們一個道理:我們是可以借助一開始的爆發來進行長途旅行的。每當我們下定決心改變自己的行為,在開始時總是會雄心壯志信誓旦旦,我們可以利用這些“三分鐘熱度”來塑造一個有利于我們培養習慣的環境:
我們可以把冰箱里面的切片火腿和可口可樂等東西通通撤走,只留下蔬菜或其他健康食品;可以把所有的甜食都藏在踮腳也夠不著的柜子里;可以在家門旁的墻上弄一個鉤,把水瓶掛在上面,平時出門時就能順手帶上。總而言之,想要養成習慣,首先要讓這種行為在環境中受到的阻力最小化。
通過改變環境,我們可以使健康生活變得簡單。請為你心中的勤勞小人加個buff,又或是為懶惰小人設下封印結界吧!
2)我們的目標總是過于抽象
試著回憶一下你最近做的一個夢。在夢里你長怎么樣,穿著怎么樣的衣服?這個夢發生在什么地方,是在一個綠色的森林中,還是一個紅色的房間?房間里的床是什么樣子的?你恐怕再努力也無法勾勒出一個清晰的場景。事實上,人們會很容易高估自己掌握的信息。剛剛讀完一本書時,我們都以為自己能夠完整地向別人闡述書中某一章節的內容,但實際上我們根本做不到,除非我們再次研讀那一部分。人們做關于成功的白日夢時也是一樣。雖然我們可以幻想自己精力充沛、堅持鍛煉的樣子,但這對于我們實現目標并無實際意義。無論是想象還是規劃,我們的腦洞總是過于抽象。而我們真正需要的是知道自己實際上該做什么;我們要做的,是把目標細分為一個一個具體的行動。
人們常說想要養成“健康飲食”或“多做運動”的習慣,這種話我實在聽得太多了。他們總是把結果掛在嘴邊,而不多想一下行為。明確地告訴我,你該怎么吃得更健康?每天把沙拉當午餐不失為一種方法。同理,想著“每天晚飯后在家附近散步”要比想著“多做運動”好得多。吃沙拉和散步才是我們需要去想象和規劃的具體行為,這些行為將變成我們的習慣。
不要對自己的夢想偷工減料,把你的目標細分成一件件你可以完成的事情吧!
3)人們無法同時記住很多事
繁忙的生活常常令我們分身乏術,跑腿、工作,還要應付如潮水般涌來的e-mail……我們只能在被動地防守,不讓自己被嚴重損耗。我們無法把握節奏,養成良好習慣,過上自我實現的生活。我們在紛繁復雜的環境中身不由己,很難想得起自己到底想要什么,又應該如何去做。于是乎,在家里或者工作場所中設置一些關于我們目標的提示變得極其重要:
如果你想要每天多喝點水,確保你打開冰箱的第一眼就能看到水瓶,把你的保溫杯放在辦公室的桌子上。如果從明天起就要去健身房,把你的訓練鞋放在家門前。如果你想要晨跑,在你的日程應用里面7:00的位置設置“去跑步”,然后再讓鬧鐘在6:30把你吵醒。
不要在瑣碎的日常生活中遺失掉自己的目標。
4)人們并非無理取懶
最后想告訴大家的是,懶惰不僅是為我們節省能量的生理機制,也是身體向我們傳達重要信息的一種途徑。懶,可能是因為你睡得不夠;可能是因為你攝取的蛋白質不足,又或是有著不良飲食習慣;可能是你心神恍惚,惶惶不可終日。當你感到自己的HP槽和MP槽已被清空,那也許是你的身體告訴你“有哪兒不對勁了”。記住,健康習慣的養成是一個艱巨的過程,需要以健康的身體為基礎。我們要先解決根本的問題再開始錦上添花。在打算每天奔跑10公里之前,先確保睡眠充足和營養均衡吧!
[友心小tips]習慣養成的4大原則:
1.我們很懶,請用三分鐘熱度創造適合養成習慣的環境。
2.夢想太抽象,請做具體詳細的計劃。
3.我們記憶力不好,請為自己貼上顯眼的提示。
4.懶可能是身體疲勞。健康飲食睡眠是革命基石。
然后,
時間管理
摘錄一
想像你是一個叫趙三的武學大師(你老爸老媽武功高強,但是不怎么會起名字)。你生命中的最愛——明玉公主——被困在了一個正在燃燒的大樓里,你現在正趕過去救她。
你可以把明玉公主當作你的夢想和志向具體化后的事物——她是最重要的事情。
不幸的是,在你過去救她之前,一支沖鋒隊向你開火了。這些激光槍吸引了你的注意力。如果你沒能躲開他們,你就會完蛋。你可能認為他們是你解救你的公主路上很緊迫的事情。
我們都知道英雄是怎么解決這個困境的。如果他把注意力從最終的目標——他的公主——身上轉移,那么他其他的所有的努力都會歸零。他可以抵抗住這一支沖鋒隊,很優雅的把他們都干掉,但是他們的數量是無窮無盡的,暫時的抵制他們只是在分散他的注意力。如果耽擱的時間太長,他的公主就會死。
這就是你的生活。這些最重要的事情被埋藏在那些無窮無盡的緊急的事情中:
管理時間的秘訣就是:有條理的強制自己關注那些重要的事情,抑制住對緊急的事情的沖動。人類天生喜歡關注那些需要立即回應的事情,比如手機響了,但是對那些最重要的事情都是會拖延到后面才回去管的,比如去健身房。你需要把這兩種情況反轉,抵抗你的大腦和人類的習性。
回顧一下你每天都在做的事情。我猜,大部分不是你選擇的事情,大部分是需要你回應的事情。下面講一下如何解決這種事情:
1、學會拒絕:大部分人在遵守一種隱藏的社會道德——當有人請你幫忙的時候,你總是要說——YES。這可能聽起來很高尚,但是別忘了有一個快要死去的公主等著你去救命呢,就因為別人很禮貌的請你幫忙,你就可以慢下來。你可能需要犧牲一下社交上的舒適感去救你的公主(最為獎勵,人們普遍會對那些能夠拒絕的人有一種本能的尊重)。
2、關掉電腦:如果你長達7年不玩電腦,你就會比那些每周平均花費34個小時在電腦娛樂上的人來說多了12376個小時。我當然也會用電腦娛樂,但是只是在休息的時候看上半個小時,但是只有半個小時。你可以使用12000個小時做很多事情,追趕上那些瘋狂的人。
3、關掉通知:現代科技已經進化到可以利用我們對緊急事情的嗜好了:郵件,微博,QQ,知乎等等爭先恐后的搶走你的注意力。幸運的是,有一個簡單的方法可以解決它:關掉所有的通知。當你有時間思想不集中的時候再去處理那些事情,比如飯后休息的時候,然后把那些事情集中解決,這樣可以節省時間。
4、為你的事情的優先級做計劃:人類是種很有趣的生物,如果你要去見朋友,你得安排一個確定的時間去看他,但是如果你有一些事情恰恰是和你自己有關系,比如寫一本書,或者去健身房,那么你卻不會安排好日程。你就是想避開它。把你優先級最高的事情視作你要趕上的航班:預先約定好時間,然后對所有阻擋你的航班的事情說不。
5、最重要的事情先做:你現在能做的最重要的事情(不是最緊急的)是什么?今天做一部分。記住分散你注意力的沖鋒隊是無窮無盡的,別用“我就先做這些事情,一會做那些最重要的事情”這樣的想法騙自己。你不是靠這些借口活著的。
6、更多的時間,更少的事情:你可能同時正在做成百上千件事,有一個小訣竅是一天最多做1到3件事,而且持續為之努力。你的大腦不喜歡這個限制,其他人也不會喜歡這個限制。但是無論如何這樣做。把自己的注意力放在一件事情上要比同時做多件事要有效率的多。為熟練自己的工作多勻一點時間出來。
7、忽略:這是很粗魯、不道德但是卻相當必要的。總是有些人你是沒空去搭理他們的。你必須允許自己忘記一些請求。你可以晚一點去做打掃、付帳單、回復郵件這些事情。這個世界是不會崩潰的。而這樣做的報酬是——你完成了那些真正重要的事情。
關于趙三的最后一堂課是——他們是英雄。
英雄從很多地方給予我們鼓勵:他們做艱難的決定,他們堅持向前,他們完成了那些真正重要的事情。但是還有另外一個理由讓我們愛我們的英雄。在我們當中,我們知道我們自己有成為英雄的能力。
摘錄二
與其管理時間,不如管理自己。
從2011年起,我接觸了時間管理。之所以關注這個領域,是因為自打參加工作以來沒有進行任何專業領域的學習,工作中完全提不起勁頭,單位安排給我做的事情是能拖就拖,每天過的都很混沌,除了上班要朝九晚五,下班回家后完全用看日劇、美劇、韓劇等來消磨打發日子。看影片的時候還常常配一瓶啤酒,一份饞嘴辣鴨脖,完全是啤酒和炸雞的節奏啊。等我幡然醒悟時,才發現過去的幾年居然過的如此蒼白,非常急于彌補。一方面是想快速充電,一方面是想把過去浪費的時光都找回來。
當時的直覺認為,學習時間管理是可以拯救我的。之后很長一段時間都用來找各種時間管理的書籍來讀,前后不下10本;搜索并關注微博上時間管理很有心得的前輩,隨時刷新他們都在做什么;投資各類時間管理的網絡、現場課程,參加了不下5場。
在經過一段瘋狂尋找各種提升時間效率的理論、方法、工具后,終于對于時間的掌控有了些自己的心得。時間這東西看不見摸不著也無法存儲,我并不認為時間是可以去管理的,能夠管理和改變的只不過是每個人的時間消費方式,市面上有很多書籍、課程,介紹的理論、方法也都不盡相同,作為個人來講,追求的也是在參考別家方法后能夠拿于己用的個性化解決方案。跟學習任何一種技能一樣,我經歷了加法期,優化期,減法期,經過無數實驗之后篩選下一些經典工具供大家參考。
1、時間記賬:
想知道每天24小時花在了什么地方嗎?有一款手機軟件:Atimelogger 可以幫到你。下載后,有意識的記錄了1天。在《奇特的一生》一書中講述了歷史上的神人,柳比歇夫一生的故事。我們可以看到這個人一生中不僅做了大量的事情,還把每件事情的相應時間開銷都記錄在案,可以說一生都在堅持記錄一本強大的時間賬本。我們普通人其實不需要刻意做到這一點,只需要體驗Atimelogger一天,從24小時時間記錄中來了解自己日常習慣將時間都分配到什么事情上。基本上記錄的結果會令人大吃一驚,因為大部分的時間都被我們浪費在沒有任何成果的瑣事上了。我曾經使用記賬軟件長達6年,可并沒有產生記賬的快樂和變得更加富有,所以我停止了記賬。我深知這款軟件無需長期使用,就像記賬軟件再怎么記錄支出,錢還是要花出去的。
2、集中精力:
我最初做事比較雜亂,基本上是東一榔頭,西一棒槌,一天下來,什么事兒都留個尾巴,這么下去可不行啊。之后很快接觸到了番茄工作法,是指人在單位時間最長可以保持精力集中的時間開展工作,每25分鐘休息5分鐘,來回切換模式。讓大腦短暫集中精力后再進行休息,一天中來回重復這個輪回。我使用的是宜家9.9款廚房倒計時器。這樣每當想做一件事情的時候,就打開鬧鐘,要求自己一聽到滴滴滴的響聲,就開始行動起來,專注于這一件事,爭取在25分鐘內做完。用了幾次,發現這款番茄鐘只適合在家使用,如果在單位用,特別容易影響到周圍的同事。
經過尋找,我又發現了2款簡潔易用的手機版番茄鐘。手機版最大的好處是統計時間一絲不茍,而且可以設置成靜音模式。一是focus time。
二是學霸拯救地球,這款最大的特色是可以像玩RPG游戲一樣,每使用一個25分鐘番茄鐘的同時,還能讓主角小白打小妖怪,增加經驗值,積累一定數值后還能獲得更高級武器等等。非常適合喜歡游戲化學習的朋友們。
3、時間統計
說起時間統計,自然要提到一本啟蒙性讀本——《一萬小時天才理論》,讀完后我有種相知恨晚的感覺,馬上牢記了10000小時天才理論。這本書讓我開始相信,任何人只要發起一個項目,每天投入時間,有導師協助,經過1萬小時的努力后,誰都可以成為一名天才。很多天才從小堅持作一件事,下國際象棋、彈鋼琴、踢足球等,每年投入1000小時,要10年完成。一些目標更明確、更刻苦的人,比如彭縈,她專注MBTI、寫作、創業,每天積累9小時,每年3000多小時,要花3年實現3個項目下的10000小時積累。
最初的時間記錄清單(不咋科學版)
2012年4月,我寫下了人生的101個長中短期目標。2013年年初,嘗試用excel表格記錄為了101個目標所付出的時間。因為最初我沒有領悟到其中的含義,沒按實際發生統計,只填了每一個事項下發生的頻次、估算每次平均投入時間,得出合計,實際上是很不科學的!另外對當時一些目標沒完全想清楚,比如說學英語,不清楚學了在哪兒用。既不作翻譯也不在外企工作更不留學移民,那學下去有什么動力和意義可言呢?就這樣,時間清單做了幾個月如下圖,每天更新加入到晨間日記里面,還堅持的不亦樂乎的。終于有一天,在一個網友質疑下才知道,原來1萬小時的積累是要在每個項目下開展的,而不是這樣瑣碎的統計。我才開始思考這張表格的漏洞,由于缺乏實際意義。隨后放棄了繼續統計。
一年后,我又讀到一本書《異類》,讀完后又重新激起了熱情。我意識到只有在具體的項目、技能上才適合不斷去積累相應的時間。
ihour的出現
2013年7月,在iphone平臺上下載了ihour軟件。我告訴自己如果要開始用,就要持續下去,別半途而廢。于是我先設定了3個項目:百萬富翁(學習理財投資)、百場講師(積累成為一名合格的講師)、健康賬戶(每天堅持鍛煉身體)。
項目名稱數據化
百萬富翁這個項目名稱雖然有點俗氣,可和簡單的理財2個字相比,會很清楚下一個目標里程碑在哪里,目標越清晰越容易實現。按照smart法則,也可以將完成期限加入項目名稱。比如2014年底之前寫完100篇博文等。(界面簡單又清晰,如圖)
養成每日時間統計習慣
2013年8月起,從每天積累差不多半小時,到慢慢養成了一個習慣,每天一定會專注的在幾個項目上投入進去。ihour的用戶粘性很強,只要你在ihour上記下越來越多的歷史成績,用順手了,就會很難做數據搬家,之后就在ihour上永久定居了。(時間積累畫面如圖)
加入更多項目
用了2個月,突然想到我在旅行上也投入了不少時間嘛,不如也作為一個項目累計起來吧。這點說起來有點不好意思,經過回憶,我連上大學時的旅行都加上去了,雖然不太記得當時的具體感受,不過至少是統計了歷史上付出過的時間。共計旅行48次以上。截止到目前,我一共添加21個大大小小的項目,比如有旅行、理財、講師、繪畫、做飯、健身等等。似乎有些貪心呢,呵呵,不過人就是要全方位發展的嘛。
項目之間的差異
現在,很多人都說找不到自己感興趣的事情,也不知道喜歡什么。不妨用ihour來測算下你從小到大都曾經在哪些興趣愛好上投資過吧。經過數據統計,你會發現其中的奧妙。舉例說明,21個項目中,我有11個項目都處于半途而廢的狀態,沒有超過100小時的投入。尤其是上大學時更是浪費時間的重點階段,什么都接觸了下,什么都沒堅持下去。隨大流、消磨時間去學德語、吉他、網球、太極拳、日語、法語等,實在慘不忍睹啊。而另外那些超過100小時積累的呢,至少在打乒乓球上很自信、手拿毛筆對寫大字一點不怯場、炒菜做飯也是能滿足基本填飽肚子需求滴,所以說所有你擅長的、不擅長的,是否有足夠積累看一眼數據一目了然啊。
時間統計的激勵
時間統計,也是累計時間賬戶,很有種在存款的感覺。通過時間投入作自我分析,把感受化為具體數據。不僅能看到總體記錄、記錄次數,也能看到歷史上你在哪個月投入比較多,哪個月狀態不好,投入很少等。過去的自己是否努力,看的一清二楚,無需借口和理由。
我愛獎章
在項目投入上達到了一些指標,有機會隨時收獲獎章。最近已經獲得了86個獎章中的51個哦~記錄自己的努力,有清晰可視數據,又有獎勵,是我愛上這款軟件的3大原因。
時間去哪兒了?
投入的時間記錄了段時間,從中有了新發現。把項目總時間積累起來,看到實際時間積累是相當微小的。21件事作了合計,也不過8006小時。因為投入少,所以現實與理想中的自己有極大差距不是很自然的事情嗎?
10年總共時間?10年*365天/年*24小時/天=87600小時
10年睡眠時間?26280小時 占比30%
10年項目積累?8006小時 占比9%
剩余61%上哪兒去了?吃飯?交通?上班?生病?看美劇?(可惜這些事都沒有幫助我成為某方面的專家)。。。或許還有些做正經事沒給統計起來的時間。因為真正意義上的日記從2012年8月才開始記起,其他歲月中發生了什么,壓根回憶不起來了。
我的體會,為目標在一天中專注3小時,是需要意志力、體力來支撐的。能夠每天持續投入更是需要極大的耐力。可正是因為積累這件事沒那么容易做,才會因為時間的流逝,讓堅持者與不堅持者之間看到巨大的差距呀。也越發感受到,堅持,是一項自我博弈的游戲。也正如股神巴菲特所言:時間是杰出人的朋友,平庸人的敵人。
我們都知道,一個人只要去行動,去堅持,去積累,就會在翻山越嶺后看到勝利的曙光;會享受到成果以復利方式增長;會收獲時間的玫瑰。
在此,推薦想從零開始去為某目標努力的朋友們,正在為某目標努力的朋友們,都開始使用一款這樣的軟件來記錄對自己的時間投資吧。
作為一個讀了幾十本時間管理的書籍,上過N個時間管理培訓班、6年時間管理的實踐者,我臆測題主遇到了和我一樣的問題:發現時間管理這個東西,看起來聽起來都很有道理,但實踐起來,太不容易!
更重要的是,時間管理最重要的是養成某種良好習慣以達到提升效率、節省時間的目的,但是能養成良好時間管理習慣的人百不存一。
因為時間管理本身就是一個反人性的東西!人的本性就是懶、喜歡隨心所欲、不愿意吃苦。而時間管理,恰恰要求一個人自律,想要違反人性提升自我這是件非常難的事情。可我們又都有渴望:想過上富足快樂的生活,時間管理貌似是通往這個道路的一個關鍵點。
我接觸時間管理是在工作2年左右的時間,那時工作很忙,基本上周一到周五每天加班到晚上10點左右,但周六日又睡到自然醒,起床往往都是大中午,然后叫外賣,吃完飯去干嘛,不知道……所以上網閑逛、看電影,一晃一天過去了!但想到周一又要面對那些困難的工作,無比頭大!那種沮喪感讓人刻骨銘心,甚至讓你懷疑生活究竟有什么意義。病急亂投醫,不知道哪根神經大條,當時自己上google去搜“如何才能生活的幸福”,得到的所有答案都是:你要學會時間管理!
時間管理如何進行?我認為只需要三步即可:勾畫你的明天,把握好你的今天,回顧記錄你的昨天!
1、勾畫你的明天:制定自己的101個夢想清單。
這是最難的一步:做計劃!不管是我讀過的時間管理類書籍,還是接受時間管理培訓班老師的指導,所有理論都告訴我:做時間管理一定是從愿景/目標開始,所以一定要給自己做一個人生規劃!
可是當你按照理論真正寫計劃的時候,多數人都寫不出來。因為從小到大我們所受的教育壓根就沒有追求夢想這件事!我們有的只是考個好初中,考個好高中,考個好大學,找個好工作,攢錢,買房,娶老婆,生孩子……5年以后要做什么?這輩子要做什么?如果不清楚,你根本沒有動力和意志去堅持規劃每一天的生活。
這是我自己做的未來1~3年的個人計劃
我自己一開始想寫自己的夢想清單和人生規劃,過程非常痛苦。大腦里面除了“當上CEO,迎娶白富美”其他啥也想不起來;后來逼著自己一點一點梳理,其實就是看別人的夢想,覺得自己也想做的就抄襲過來。
比如想去西藏旅行,因為看到有朋友去西藏玩,覺得他發的那些美圖不錯,有機會我也一定要去!收集到自己的夢想清單里來;比如生育2個孩子,覺得這樣才圓滿,OK加入自己夢想清單;比如創辦一家偉大的公司,之所以有這個愿望是因為小時候老哥說未來要創建劉氏集團,所以自己抄襲過來變成自己的夢想。
自己的夢想清單,一定要不斷的去更新,不管多么天馬行空的想法,只要覺得他能讓自己的生命變得更多彩,就先收集進來!我建議,一定要強迫自己完成101個夢想!因為當你絞盡腦汁寫完這些后,自然就會對自己的人生有一個大的格局規劃!現在可以進入第二步了。
2、把握好你的今天:創建你自己的工作方法
作為腦力工作者,你也許已經感受到我們的工作產出有時是多么難以衡量!在工業時代,我們的工作產出很簡單,數一數今天造了多少零件,搬了多少磚塊即可,但在信息文明時代,突然間感覺到似乎每天忙忙碌碌,但卻毫無成就感!也許你也了解過:番茄工作法、拖延癥、GTD(Getting things done)、甘特圖、思維導圖等等,但仍然對如何度過充實的一天感到困惑。我的建議是:你必須要打造自己的工作方法。就像學武功,知道N種門派,不如精通一種最適合自己的方法。
這是我自創的工作法。
你也必須把一天的工作安排,盡量關注到健康、工作、學習、理財、社交、家庭等多個方面,從而保持生活的平衡。而過好今天,最簡單的事情就是:堅持給自己做好每天的日程安排!
如果需要解決工作專注力的問題,還可以配合番茄工作法來實現。
在此,需要說明的是:時間管理作為一種素養,不同的人所用到的方法也不一樣。我分成初級、中級、高級三類:
初級:指剛學習時間管理的入門朋友。建議每天把自己要做的事情寫成一個 to do list就可以,不必追求一上來就把按照時間軸的方式規劃工作,甚至嚴格到每半小時必須要做什么,這樣很難堅持下來。
中級:指實踐時間管理3年以上的朋友。現在你已經養成了日程規劃的習慣,需要不斷打磨、繼續提高效能,可以嘗試更系統化的方法管理日程;比如授權工作、委派、嚴格控制每件事的消費時長等,需要了解GTD等系統化的方法。
高級:指5年以上的實踐者,時間管理儼然已變成自己的一種本能。
另外我也建議采用“優先級工作法則”:將事務依據重要、緊急程度,集中精力優先完成最重要的任務。日事清的四象限就是按照這種理念而成。
3、回顧記錄你的昨天:寫工作日志或者晨間日記
按照日程表過完了充實的一天,需要你對自己做一個回顧總結。個人建議每天下班時寫自己的工作日志,或者第二天早晨寫晨間日記(如果你是早起族的話)。
1)工作日志的寫法:
個人建議按照KPTP工作法來寫,因為你忙了一天,從情感上來講:你已經沒有耐心再仔細審視回顧了,所以按照自動生成的模板快速的梳理自己一天的工作即可。KPTP模板是:
K:keep,今天做了哪些工作;
P:problem,遇到了哪些問題;
T:try,計劃如何嘗試解決這些問題;
P:plan,明天的計劃是什么。
2)晨間日記方式:
之所以有晨間日記的回顧方法,是因為很多牛人發現晚上做回顧容易積累消極能量,因為工作一整天很疲憊,精力不足;二是我們的工作復雜度高,往往進度并不明顯,讓人容易沮喪;而休息一晚上之后,在第二天清晨做回顧,能帶給我們更多的正能量。你要做的就是:設計自己的晨間日記模板,每天早起后,花10分鐘時間完成。
這是我幾年下來自己總結時間管理方式,我們的日事清——工作計劃,工作日志軟件!就是依據我的理念而成,歡迎大家實踐使用,如果時間管理愛好者有建議歡迎隨時提出。
PS:
1、創業的朋友如果想聯系投資機構,我可以給大家自己梳理過的聯系方式,私信發我郵箱,我讓同事發您。如果后續可以合作,我特別希望大家能互幫互助;
2、日事清——工作計劃,工作日志軟件!個人可以用來進行時間管理、事務記錄,團隊可以用來任務協作,非常適合小團隊。如果您在使用過程中有什么問題、建議,歡迎隨時給我私信;
3、日事清——工作計劃,工作日志軟件!近期可能會完成新一輪融資,團隊又要擴張,歡迎各類人才給發私信自薦:IOS開發、安卓開發、用戶顧問、網絡推廣等等。特別希望更多人才加入,稍后我寫招聘公告,有意向的朋友可以關注下,感謝!
摘錄三
通過一個月對于“時間管理”書籍的閱讀與實踐,我建立了“以目標為導向、抓重點、依據優先級分配、持久而緩慢推進、平衡工作、生活與學習”的時間管理體系。下面我將從“時間管理認知今昔對比”以及“書籍在其中起到的作用”兩方面闡述我的觀點與蛻變過程。
【一】錯誤的“時間管理”認知
曾經的我一直以為“好”的時間管理習慣,就是在相同的時間內做盡可能多的事情。因此,我不斷地用所謂的正事填充我的時間,還經常為了這些正事而放棄很多社交活動,偶爾出去玩了一趟,還會感到愧疚。
從長遠看來,我的任務也沒有可持續性,沒有對目標進度的把控。比如,我今天開始看一本書,在規定的時間內還沒看完,又不想中斷想繼續看下去,我就會因此而忽略今天安排的其他任務,然而到一天快結束時,往往會發現今天更重要的事還沒做,又要被推到第二天。
在執行時間計劃時,我無法保持長時間的專注,經常分心,常常是“害怕規定時間內計劃沒有完成”或者“擔心提早完成計劃,剩余時間應如何分配”。結果可想而知,我常常因為分心,而無法在規定時間內完成規定任務。這是一個可笑的負反饋循環。
盡管我每天、每周、每月都會作總結,但是總結過程相當繁瑣、耗時過多,比如每天我會花至少半個小時進行總結,每周2-3小時,每月超過4小時。然而,總結的內容不過是對上一階段的工作成果、時間分配進行了粗略的回顧,沒有更多收獲。長期下來給我的感覺就是,時間都投進去了,但無法對上一階段的工作進行概覽與評價,也無法指導下一階段的工作,更不能在需要進行時間安排決策時提供原則性的指導。
在這個期間我發現自己更多的是對于一個不明確的目標的一股腦的追求,但沒有想清楚這么做的目的到底是什么,只是為了填充時間而填充時間。最后可能會有某方面的成果,但期間的機會成本、投入產出比都是很大的。可以發現,這個階段,盡管我一直堅持著所謂的時間管理習慣,但因為沒有明確目標,也沒有很好的反饋和改進機制,實際上效率是很低的。
【二】現階段的“時間管理”方法
通過閱讀“時間管理”書籍并結合實踐,我發現了不少自己在“時間管理”方面的誤區,在理論和實踐中,不斷嘗試和改進,最后形成了現階段相對完整、可持續的時間管理方法。
1. 首先制定較為明確的年度目標,分為職業目標、專業目標、領域學習、自我管理這四個方面。
2. 根據年度目標,制定月計劃、周計劃,并落實到每一天。每日、每周、每月都進行反饋、總結、改進,從而對時間管理程序進行可持續的追蹤和完善。
3. 每天的時間根據可利用性、顆粒度以及我的精力狀況進行劃分。
4. 每日待完成事項包括根據優先級排序的任務以及需要堅持的習慣。
5. 靈活地處理時間超支或者時間多余的狀況。
6. 慢慢培養有利于高效時間管理的習慣,比如 根據時間長短,有效地把控節奏;合理分配時間,以確保任務的完成;抓大放小。
【三】書籍助我完成時間管理方法的蛻變1 精力管理
書中提到 人的精力是有限的,因此,我們需要從三方面做努力:
1. 關注精力的消長,根據任務與精力消長的關系,合理劃分優先級,并在精力不足的時刻及時補充;
2. 鍛煉自己的精力肌肉,讓它的承受力越來越強,以應對更多的需求和變化;
3. 培養習慣儀式,讓一些行為成為習慣,從而減少精力消耗。
通過這本書,我意識到自己過去不斷填充空余的時間,是不合理也不高效的。我應該合理安排工作與休息的時間,以維持一天良好的精力。此外,我需要培養自己的「習慣儀式」,即堅持每天固定的時間段劃分以及每日習慣,以避免在做計劃、決策以及堅持習慣時,過度消耗精力。
2 80/20法則
本書提倡培養一種“20%付出,80%收益”的意識,并把它貫穿至生活、工作、學習、社交等方方面面。以下幾個原則摘自書中:
1. 有所選擇而非事無巨細
2. 精益求精而非貪多求全
3. 冷靜下來,少工作會兒,確定少數能夠借助二八法則實現有價值的目標而不是追尋每一個可能出現的機會。
通過這本書,我知道了在給任務分配時間時,需要有所側重,并不是所謂的越多越好,而是越精越好,你要讓你的時間投入物超所值。
3 少做一點不會死
本書傳達的主要觀點就是“抓重點”,從而在執行過程中保持專注。另外,書中提到了一種“持續而緩慢”的習慣養成方法,這對于一向急于求成的我來說仿佛找到了久旱的甘露——為什么我越是著急越是沒有成果?越是急切地想要養成某些習慣,卻常常在記錄之后又將其拋諸腦后?這本書給了我解答,因為我沒有抓住重點,沒有循序漸進緩慢而持久的堅持,沒有進行反饋和調節。
讀完這本書后,我開始梳理自己的習慣養成計劃,并且每周只專注一個,到現在為止已經完成了包括“番茄鐘內專注不分心”、“任務前明確目標,抓重點”、“微信設限”等習慣。
4 要事第一
本書提出重要性原則以及“第二象限”法則,即應該先完成重要而不緊急的事項,這樣才能最大程度地掌控自己的時間。如何評定事項的重要性,則需要依據“真北原則”,通俗的說就是一個人由心而生的根本需求,這需要捫心自問方能得出,而很多決策都需要依此進行判斷。
此外,本書還特別論述了與人交往、合作過程中如何做到要事第一。在這個過程中,我們應該有“雙贏思維”,在做任何決策時先學會理解別人,這樣才能達到“合作增效”的目標。更具體的表現為,放棄對他人的控制、幫助他人成長、給他人創新的空間。
原本我往往因為自己的時間計劃而忽視了周圍的人以及和他人的合作,這本書讓我明白了“人重于事”這個道理,同時永遠不要想著控制任何人、任何事,變化才是常態,控制只能說明你還在舒適區,沒有突破思維框架。
5 小強升職記
這是一本操作性很強的書。第一步,注意到我們每日的“時間黑洞”。第二步,學習四象限法則、時間投資法、衣柜整理法以及制定下一步行動計劃的方法。第三步,根據人生規劃的六個高度,自上而下設定目標,制定計劃并執行。
通過前段時間的閱讀與實踐,我已經逐漸形成了較為完整的時間管理體系,而這本書則在細節方面對我的時間管理方法進行了補充。主要包括以下幾個方面:
1. 如何明確自己的職業目標并將其落地;
2. 通過自我發問,強化選擇目標的理由以及可以達成的條件,以堅定信念;
3. 在執行過程中,利用“衣柜整理法”,清空大腦、分類組織任務清單、刪減然后行動。
這本書使我更加明確自己的目標,通過將目標分解為可執行、可衡量的步驟以實現目標的落地,并通過更加具體的方法,強化我的時間管理體系。
6 奇特的一生
這是一本傳記類的書籍,描述了主人公是如何將時間管理方法貫穿生命始終并有所成就的。核心觀點是:過好一生,并留下遺產。
書中的觀點和我們普世的成功很不一樣,前者更加追求對自我內心的承諾。過好一生并不是所謂的功成名就,而是遵循內心,活出自己想要的人生。而“遺產”也并不是多么輝煌的成就,也許只是默默地幫助身邊的人,并在他人心中留下一份遺產。此書再次讓我認識到了“人重于事,靈活變通”的觀念。
7 番茄工作法圖解
這是一本時間管理操作手冊,實操性很強。在有了前面一些時間管理理念的鋪墊之后,我們就可以邊閱讀這本書,邊有選擇地使用其中的方法,并逐漸形成自己的時間管理體系。
我看這本書比較早,當時比較糾結“25分鐘”這個數字,但當我看了上述書籍再回過頭來考慮書中的方法時,我就不再糾結于“25分鐘”這個具體的數字了。我開始關注本書傳達的核心理念:短時高度專注地投入工作中,并養成可持續的“明確目標>專注工作>快速完成目標”的工作習慣,并將這個理念融入到我每天每個時段的時間管理計劃中。
此外,這本書使我改進了每日、每周、每月的反饋記錄表,讓記錄過程以目標為導向,更簡潔,耗時更少。
時間管理的記錄與反饋是執行過程中必不可少的一步,如何高效地記錄是關鍵,否則既耗時又達不到想要的結果。在時間過程中,我不斷地改進時間記錄反饋表,從 事無巨細的記錄,到 只記錄關鍵點,到現階段 在碎片時間進行有效回顧,只在睡前快速總結要點并記錄。此方法下,我在記錄時間反饋表時,消耗的時間大幅下降,而其有效性卻大大提升。當然,這少不了一位前輩給我的幫助。在與他交流的過程中,我學到了兩個理念:
1. 一天中將時間劃分為:黃金大塊時間、黃金小塊時間、黃金碎片時間;垃圾碎片時間;休息放松時間。
(1)在黃金時間內:根據時間粒度有節奏地把控任務的進度;在規定時間內做完計劃中的事情,學會抓大放小;
(2)黃金碎片時間:即黃金大塊時間段后的修整時間,可以有效利用該時間進行回顧與反思;
(3)垃圾碎片時間:做記錄,同樣學會抓大放小。
2. 思考重于記錄。
【四】總結
以上便是我在建立時間管理體系過程中,每一階段添加的磚和瓦。下圖是我總結的幾個關鍵詞,僅供大家參考:
時間管理關鍵詞
時間管理是一個需要我們用一生去培養的習慣,每個人都應該根據自己的實際情況形成一套適合自己、符合心中訴求的時間管理體系。我依舊在學習和完善時間管理體系的道路上不斷探索,這篇心得體會算是我對這個月學習成果的總結和反思,也希望給大家提供一個思考的維度,一起不斷進步。
摘錄四
鼎鼎大名的管理大師彼得·德魯克在《卓有成效的管理者》中有一章節專門論述了管理者應如何進行時間管理,備受推崇。雖針對管理者提出,但里面的方法技巧具有普遍適用性。
時間管理的三個步驟
1.記錄時間
2.管理時間
3.統一安排時間
學會診斷自己的時間
1.找出什么事根本不必做
2.哪些活動可以由別人代為參加又不影響效果
3.學會授權,將可由別人做的事情交付給別人
4.不自覺的浪費別人的時間同時也浪費自己的時間(如開會,要求無關的人參加會議)
消除浪費時間的活動
1.找出由于缺乏制度或遠見而產生時間浪費的因素
(1)機構中如果出現一而再、再而三的同樣危機,就絕不應該再讓他出現第二次,這類危機應預先放置
(2)同一個危機如果重復出現,往往是疏忽和懶散造成的
(3)一個平靜無波的公司,必是管理上了正道,管理好的公司,總是單調無味,沒有任何刺激動人的事件
2.人員過多,也常造成時間的浪費
3. 組織不健全(會議太多),會議應該是不得已的例外,不能視為常規
一個人人都隨時開會的組織,必是一個誰都不能做事的組織
4. 信息功能不健全,信息的表達方式不當
統一安排可以自由支配的時間
有效的管理者知道他需要集中整塊的時間,時間分割成許多段,等于沒有時間。
對時間管理的幾個錯誤及注意事項
1.低估了完成一件任務所需的時間。
2.有效的管理者對時間需求的估計寧可有余,而不可不足。
3.有效的管理者不愿賽跑,他們按部就班,穩定前進。
4.一般的管理者喜歡同時著手幾件要事,結果對每一件事,他們都無法獲得足夠的最低整塊時間。
摘錄五
人生就是由時間組成的,管理不好時間就是浪費生命,當然,我理解的管理好時間包括如何高效的工作和如何愉快的玩耍。
長期以來,我自己做的并不好。
前幾天在《新知WISSEN》上讀到一篇關于時間管理的文章,受益匪淺,共勉之!
我覺得比較重要的部分會字體加粗。
原文:
杜克大學教授Dan Ariely是以研究非理性行為而負盛名的科學家。最近他參與開發了一個叫timeful的智能日歷應用,傾注了他多年關于人類非理性利用時間的研究。以下是他給出的關于時間管理的六個秘密。
1、這個世界永遠在跟你做對
這個世界不是為了照顧你的長期利益而存在的。你走過一條街,每個商店都想伸手到你的錢袋;你的口袋里有一個手機,每一個app都想控制你的注意力。現在,我們默認的生存狀態是來自環境的持續激蕩的誘惑鏈條。就好像你被一群神偷包圍著,時間的小偷,注意力的小偷,效率的小偷。小偷怎么偷你的東西?靠轉移你的注意力。所以,如果你根據環境的指示行事,你很快就會破產、肥胖、不斷走神。
2、 控制你的環境,否則它就會控制你
過去40年社會科學最大的成就之一就是發現環境的重要性。比如你去吃自助餐,餐臺的組織方式決定了你怎么吃東西。你以為你自己做出了一個決定,實際上很大程度受到環境的影響,所以我們必須思考怎么改變環境。
谷歌的辦公室最近做了一個實驗,把mm巧克力豆從開放的籃子改到帶蓋子的碗里,減少了每個月300萬顆mm豆的消耗量。
世界上效率最高的程序員有什么相同之處?
不是經驗,薪水或者花在一個項目上的時間,而是他們的老板創造了一個免于走神的環境。
3 、把要做的事情寫下來
研究發現,第一,只要把你要做的事情寫下來,就更有可能完成它;第二,大部分人不會這么做。
即時貼、日歷、提醒,都是很重要的工具。
斯坦福大學教授Jennifer Aaker指出,日歷能讓你更幸福。
人們說自己想怎么度過時間和他們實際上怎么度過時間之間有很大的鴻溝,但一旦你把某件事情放在日歷上,你就更有可能真正去完成這件事情,因為你不必再決定是否要做這件事情了。
4 、關鍵是什么時候做要做的事
Dan Ariely的研究顯示,每天我們都有一個2-2.5小時的效率高峰期,通常在醒后幾個小時。大部分人一天最有效率的時間在早晨起床后的兩個小時,比如7點起床,效率最高時間為8-10:30,這段時間應該用來做最挑戰大腦的工作。
但是大部分人在這個時間段內做的是什么事情呢?
Email和facebook。
這兩個小時也通常是一個人自制力最強的時間段。醒來時間越久,自制力就越成問題。到了晚上,很多事情都會出錯。節食計劃通常是被晚間零食打破,沖動性犯罪大都發生在午夜之后。
所以,每天最好設置兩個小時的“保護時間”。
5、 浪費時間的四大殺手
開會
Email(中國可能是微信、微博,還有知乎?)
多任務處理
結構性拖延癥
什么是結構性拖延癥?
列好任務清單,然后一個個劃掉,就是結構性拖延癥的一個例子。因為大部分人會從最簡單的任務做起,它讓你感覺好像完成了一些了不得的事情,但實際上你在逃避更重要的任務。真正的成就需要時間,而進展未必是線性的。大的項目并不總是有即時回報。真正復雜的事情不會給我們暫時的愉快,但卻在實現之后給你巨大的成就感。
克服以上四點,你會看到80/20式的效率提升。
6 、無聊的時候怎么辦?
別拿Email當中場休息(翻譯成中文就是,別拿刷微博/微信當中場休息)
人們經常以為,查查郵件刷刷微博當中場休息有助于恢復精力。大錯特錯。如果你想休息以下,可以閉上眼睛、靜坐、深呼吸,或者思考一些真正重要的事情。
倫敦大學的一項研究發現,經常查郵件或者收發短信會讓一個人的智商平均降低10個點——女人5個點,男人15個點,其效果相當于熬一個通宵對男人來說,效果相當于抽大麻的三倍。
等等,郵件很緊急?
緊急不代表重要。
摘錄六
實行"時間管理"大約有3年的時間,分享一下我的一些想法。
一句話概括我對時間管理的看法,那就是
通過用"投資-消費"的觀點對待時間,以實現督促自己不斷提高時間的效用及產出的過程。
所以在我看來,所謂時間管理,還是管自己。
三個要注意的部分:
怎樣從最低的門檻入門
怎樣用投資-消費觀念管理時間
怎樣定義時間的效用
第一個問題
在最初接觸GTD的時候,我和許多初學者一樣,有一種"完美工具綜合癥",總是在搜尋比較各種工具,并且總覺得對當前對工具不滿意,為此花費了大量對時間和精力,這實在是本末倒置的行為。
所以我認為,進行時間管理的第一步,就是找一個低門檻工具開始,先行動起來。
我是iOS用戶,使用的工具包括:
Timenote 用作時間日志的記錄,免費
iHours 用作對具體項目時間投資的記錄
Reminder+Calendar 不提了
Timenote是一個小巧好用的app,可以根據自己的需要定義項目的名稱和圖標,使用起來也只是點一下圖標就可以開始記錄,需要更換的時候點另一個就可以。軟件內置goal、按日/月/年統計的功能
iHour則更像是一個時間的"儲蓄罐",用來記錄某個項目投入的時間,軟件很貼心的設計了許多成就,還是很好玩的
這兩個軟件我是搭配起來使用的,如果覺得麻煩任何一個都可以獨立勝任,我更推薦timenote
記錄時間的方法是,根據自己的情況在Timenote里設置好項目,然后根據每時每刻自己都在做什么,在Timenote選擇相對應的項目計時,不要間斷,在一定的周期后進行檢視和反饋。
這個習慣需要一段時間去養成,但是非常,非常,非常重要
無法想象一個對時間十分看重的人,第一次面對冷冰冰的統計數據與自己臆想中高效的自己之間那巨大的差別的時候會是怎樣的震驚。
養成這個習慣的意義在于,我們再也不會發出”時間都去哪兒了“這樣的疑問。而對時間去向的明確認識,是一切提高時間效用的基礎。
第二個問題
暢銷書《窮爸爸富爸爸》里有一個觀點是這樣的:區分資產和負債的標準是,前者會不斷產生正現金流,即收入,后者會產生負現金流,即支出。
而一個理性的投資者做的事情就是,不斷增加資產,而減少負債
這增加資產的行為,就叫做投資,反之,就叫做消費
我將這個思路應用在自己的時間管理系統中,并做出相應修正(時間自然是不能被產生的),那就是:
對于時間而言,投資行為指的是能夠產生效用的時間,而消費行為指的是不會產生效用的,甚至會引發更多時間消費的行為
至于什么是效用,第三個問題討論。
舉個栗子
我很喜歡拍照片并且想要提高自己的水平,非常不喜歡看綜藝節目,而情不自禁地喜歡看球賽并且純粹看個熱鬧。
那么對于我來說,對攝影和PS的時間投入可以看作投資,對看球賽對投入可以看作消費,而看綜藝節目就純屬垃圾時間了。
那么時間管理的目的是什么呢?那就是:
通過計劃、執行、記錄和反饋,讓自己不斷增加投資性的時間投入、減少消費性的時間投入,當然最好能杜絕垃圾性的浪費時間(誰能做到請教教我- -),以達到提高時間的效用的目的。
第三個問題
前兩個問題解決的都是”怎么辦“的問題,而第三個問題其實是這一類問題的根源所在——”是什么“
對于一個17歲的游戲迷來說,恐怕沒有什么事情的效用能比在網吧和戰友痛快戰一場來的大。
對于一個狂熱的球迷來說,也很難再有其他的事情能和他的主隊相提并論。
而對于一個書蟲來說,讀書恐怕是效用最大化的時間支配方式了吧。
等等等等
其實說到底,時間管理,抑或自我管理,都是一種”安排時間或行為的方法“,而諷刺的是,更重要的,很可能是”把時間和行為安排到哪里去“。
只有這個問題考慮得清楚,時間管理才算有了方向,才會有很好的作用。
反之,僅僅想通過”時間管理“來實現改造生活,恐怕不是那么容易。
因為,即便成功地實現了減少消費性時間支出并且杜絕垃圾,卻無法找到該把時間投入進去,產生真正適合自己的效用的地方呢,仍然沒有任何意義。
摘錄七
自從干了產品經理這個行當之后,我才發現自己的時間總是很緊張。焦頭爛額,手忙腳亂,說的就是我。無論是白天上班還是晚上回家,都會被雜七雜八的事情擠破腦袋,工作和生活,滿滿當當,又無條理,也因此吃了不少虧,設定了很多目標卻大部分完不成,時間久了自己都麻木了,直到被人不斷地提醒“你缺少一個時間規劃”,我才意識到,我大概是真的太“亂忙”了。
為了改變這種惡性的狀態,我開始研究時間管理,慢慢也就做起了每天、每周、每月的時間規劃,剛開始的時候都是用紙和筆來計劃自己要做的事情,后來覺得要隨身攜帶紙筆其實并不方便,就找了一款能夠代替紙和筆的時間管理工具。
不過,工具始終只是輔助道具。對于時間管理來說,哪怕用紙和筆都無所謂,切勿把時間浪費在測試時間管理APP的優缺點上,也千萬不要在剛開始的時候追求完美的時間管理工具,把更多的精力放在“如何做好一個更適合自己的時間規劃”上面,然后堅決執行,這比什么都更重要!時間管理,改變的就是你的管理思想,而工具,其實并不重要!
至于如何做好一個更適合自己的時間規劃,我這里提供五點經驗:
1、了解自己的生物鐘,嚴格作息時間
生物鐘的紊亂一方面會導致內分泌失調,影響身體健康,而長期熬夜也會引發很多病;另一方面會讓人產生“大不了就熬夜弄完”的想法,這個非常影響自己的時間管理計劃。其實,只有作息時間規律了,身體機能才能達到最優狀態,效率才能提高。而作息紊亂,身體就要隨之不斷調整,耗費精力能量,影響效率。
比如說你可以制定一個這樣的時間表:
6:30——7:00 起床、洗漱、早餐
7:00——8:30 早間學習閱讀
8:30——9:30 上班
9:30——12:00 工作
12:00——13:00 午飯+午休
13:00——18:00 工作
18:00——19:30 下班、晚飯
19:30——21:30 晚間學習
21:30——22:30 健身、洗漱(每天最好要有固定的時間鍛煉身體,可以放在早上,也可以放在晚間,鍛煉可以促進新陳代謝,調節身體機能。每天經常鍛煉的人,雖然消耗了體力,但是換來的是精神充沛,相反那些不鍛煉的人,經常覺得累。)
22:30——23:00 閱讀當天新聞以及白天收藏的文章
23:00——6:30 睡覺
2、三思而后行,想好了就記下來
在做事之前,首先你要知道什么事你能做,什么事你不能做,什么事你需要做,什么事你不需要做。我們經常想做很多事,但是精力有限,能力有限,使得我們必須做出選擇。在做選擇的過程中,我們需要明白自己為什么要做這件事以及怎樣做可以達到最優的效果,先想一想目的,再想一想方法,這樣就不會走岔路,做事方法如果不佳就會浪費很多精力和時間。你就多花10分鐘想想如何做這件事會更好,有時候能幫你節省更多做事的時間。在確定你需要做哪些事情之后,你就需要制定日程表,這個日程表一定要形成文字記錄下來,且盡量具體,就像上面的時間表一樣,完成一件事情就勾掉,長期堅持下去你會發現自己的時間觀念變強了。不過這個日程表到底是用手寫還是用app來記錄,可以根據自己習慣來定。
3、 做事不能拖沓,要專注
很多人做事情有喜歡拖拖拉拉的習慣,一拖沓,事情就不斷積累下來,然后被各種deadline折磨,身心俱疲,而且這種情況下做事的效果往往很差,疲于應付。所以,要把手頭上的事情分好優先級,然后在規劃好的時間內盡快逐步完成。同時,很多人做事的時候,一會看下朋友圈,一會刷下微博,這些行為都嚴重影響了做事效率。所以我們做事的時候一定要專注,特別是利用大段時間做重要的事情的時候,應當提前把干擾因素都排除掉,盡量避免打破大片時間。而一些簡單的事情就可以利用碎片化的時間去做,比如利用上廁所時間看一篇文章,利用飯后時間洗衣服之類的。
4、 控制好做事的節奏,張弛有度
(1) 每個人在各個時間段的效率是不一樣的,有些人在早上效率高,有些人晚上效率高。所以你應當在精力好或效率高的時間段做重要的事情,在比較放松或者效率比較低的時間段做一些輕松的事情。(2) 不要連續不斷地做事,一般來說,一個人能夠有效保持高度專注以及高效的做事時間為半個小時左右,那么你可以按照“做25分鐘事情,休息5分鐘”的節奏進行,這個就是番茄鐘工作法。(3) 不要一直去做同一件事情,如果你已經為同一件事花費了好幾個小時,那么你應該換一件事情去做,長時間做一件事情,到后面的效率也會降低。
5、當變化打破計劃的時候,立刻調整
如果你遇到了什么突發事件,或者因為其他不可控的原因,需要更改你的時間計劃表。那么盡快做出調整,把今天無法完成的事情安排到后續計劃中去,以求最大限度降低突發事件對時間計劃的影響。
文章來源:微信公眾號(ID:胖胖和他的食光寶盒)
摘錄八
我的時間管理培訓課綱,希望對題主有幫助。
課程大綱:
第一部分:時間管理的知己知彼
一、認識自己
1、認識自己,你內心到底在想什么
2、人生無憾的小敲門
3、一生時間的用途
4、人生苦短
5、是什么在阻止我們的成功與幸福
二、認識時間
1、時間的特性
2、時間管理的對象
3、時間管理的本質
4、時間如支票
第二部分:時間管理的基本原則
一、目標導向
1、目標的重要性
2、目標導向案例 1/2
二、要事優先
1、帕累托定律
2、要事優先
三、精力管理
1、鐘擺式運動
2、突破舒適區
3、習慣成自然
四、專注的原則
1、一次只做一件事
2、大塊時間絕非拼湊的碎片時間
3、享受當下
4、地藏經金句
五、有所取舍
1、人生斷舍離
2、有舍有得
六、平衡的原則
1、劃清界限,言出必行
2、忙中偷閑,閑中偷忙
3、注重有質量的時間
第三部分:時間管理的基本步驟
一、明確人生角色
1、明確人生角色
2、九宮格人生整理法
二、安排人生計劃
1、三萬英尺
2、人生年輪
3、人生計劃
4、關鍵路徑與進度控制
三、列出任務清單
1、清單要點
2、“關鍵點”比大而全更重要
3、去掉從未解決的事項,簡單至上
4、表明任務起止時間
5、讓清單成為一種習慣
7、工具技巧篇
四、排定優先順序
1、行事輕重緩急
2、艾森豪威爾矩陣
五、組織有效實施
1、將來/可能
2、等待
3、項目任務
4、下一步行動
六、檢查反思回顧
1、回顧流程
2、回顧安排
3、回顧絕招
第四部分:時間管理的技巧方法
一、測量自己
1、時間統計法
2、奇特的一生
3、十八分鐘管好一天
4、周計劃和年計劃
二、番茄管理法
1、番茄工作法的概念
2、番茄工作法的目的
3、番茄工作法的基本原則
4、番茄工作法的流程
5、番茄工作法的經驗技巧
6、工具技巧篇
三、打敗拖延癥
1、拖延現象分析
2、感性拖延癥和理性拖延癥
3、關注完成不要關注完美
4、結構化拖延法
5、約束自己
四、GTD系統
1、GTD的由來
2、GTD流程
3、收集的概念及原則
4、整理整頓的原則
5、組織的技巧原則
6、執行的技巧
7、回顧的重要
8、工具推薦
五、良好的個人習慣與學會與人共事
1、工作日志怎么寫
2、檢討自己
3、有效整治時間浪費
4、分工與授權
5、團隊合作
6、有效溝通
7、高質高效的睡眠
8、終生學習
六、建立個人知識管理系統
1、定義學習路線
2、選擇來源及工具
3、培養獲取知識習慣
4、定期優化清理
摘錄九
公眾號neverstop201508,個人管理系統推崇者
《管理行動,6條“心法”就夠》
打開個人號或者公眾號,不時會看到朋友們的傾訴和交流。
不少小伙伴會問一個問題,大致的意思都是問:“時間管理要怎么做得好?”
這個問題比較籠統,或者說比較大而泛。
而更有趣的是,我并沒做時間管理。
我管理的是行動,不是時間呢,有發現嗎?
我一般都講行動管理。時間本身不能管理,你管不管,它都在哪里。用“行動管理”這個詞,在于強調人的主觀能動性,咱們自己的行動自己負責,我們能管的是自己的行動。
當然,現在比較火的詞是“時間管理”。所以我講行動管理,請您自動切換到可以理解的模式。
關于前面提到的行動管理怎么做得好的問題,我把它落到是每日行動之上,跟日計劃的制定與執行緊密相關,這樣以后,這個問題的實質是關于每日行動的效率問題,即每天如何做得更快更好。
如果你總是在各類公眾號上不停地汲取這方面的文章,也很容易能發現,其“心法”無非那么幾條。
“心法”是萬變不離其宗的“道”,是變化的世界中不變的原則,是每日行動的指導思想。
“心法”與“技法”相對。“心法”好比內功,如果內功沒過關,就算你拿著把劍耍來耍去,這把劍本身再怎么鋒利,但你沒辦法把這把劍用到極致。而換個角度講,如果你的內功扎實,即使低頭一看,手里僅有一把比較low的劍,你也能擺出架勢來。要不怎么會有“鈍刀出利手”一說?
抓住“心法”等同于抓住了最基礎的關鍵部分,有“牽一發而動全身”的事半功倍之效。那么,都有哪些“心法”呢?
根據這幾年的經驗,我提煉了六個“心法”,正好湊個“六六大順”的美好寓意,迎接即將到來的猴年春節。
而且,這一次,我要把它們素面朝天地露出來,不濃妝艷抹。那就出來吧——
一、主動收集
生活中你有這種體驗嗎?
有時候冒出很多可以行動的想法,過個一兩分鐘你卻拍腦袋:咦,我剛才想什么來著?
靈感、想法像你大腦森林里的小鳥一樣,東跳西躥,你看見只是一瞬間,如果沒有抓下來,就飛走了,下一次不知道什么時候能看到。
如果這是一個很好的做事方法、點子、idea呢?
錯過了,未免太可惜,太遺憾!
所以,在行動管理中,首先要有積極主動的心態。偶然想到要做的事,先要向它伸出雙手,大力“擁抱”。
與積極主動的心態相對的是,在想到要做的事時,假裝沒看到,自己抽身跑得遠遠的。
假裝沒看到,現在沒啥問題,過一段日子后它又會找上門來時,就是債主來討債的節奏,分分鐘急死你,因為實在變得太緊急了。
然而,一個更震驚的真相是:之前那個“假裝沒看到”的行為,很可能不是你能意識得到的,而是潛意識幫你悄悄地做了決定。
比方說,你正在玩手機游戲憤怒的小鳥,你爸過來說他要出門,十五分鐘后把廚房的煤氣爐關火。你應了聲好,但潛意識里你不想管這件事,不想錯過游戲,如果沒有及時收集這個行動,很可能等兒就出事了。
又比方說,看到我的文章里說了某個觀點,眼睛突然像燈泡一樣亮了起來,好像有那么些道理,你點點頭“嗯”了一聲,腦袋閃過念頭說“要按照文章里說的做”。但是你沒有意識到應該把這個念頭收集起來。那過后能不能“變現”就靠運氣了,等猴年馬月某天這個念頭突然降臨。
這些只是例子。也就是說,當時事情還不怎么緊急時,你根本完全沒有覺知到什么該寫下來,完全沒有get到point,所以真正麻煩的問題是出在這里。
這個“心法”,很多人覺得不就是主動收集而已,顯露了一種輕視的口吻。但據我觀察,在草莓榨智機小班上,在這個環節能做好的伙伴還真不多。
二、思考為先
主動收集到的行動想法,你需要對它進行二次創造。
在美國史蒂芬·柯維的《高效能人士的七個習慣》當中,提到“任何事情都有兩次創造,一次是智力創造,一次是體力創造”。如果你看過這本書, 還記得有這么一句話嗎?或許不經意間,這句話一閃而過,沒有任何雪泥鴻爪的殘存。
這句話的寓意是很深刻的。它提到了“智力創造”,并且把“智力創造”放在了“體力創造”之前。而多少人并不重視行動前的“智力創造”,沒有先想后行,先思后做,而是只想“體力創造”,拿起事情就立刻干?
沒有思考為先,很容易把人整累,回饋也小。
所以,行動之前,要騰出時間,對要做的事情掂量掂量,算計算計。就像射箭,在拉開弓之前,你還要再靜心瞄一會兒紅心才放出箭。思考為先,就是瞄準紅心的那一步。
思考為先,都思考些啥呢?比如這個行動——
哪些要做
為什么要做
做到什么標準
可以交給誰去做
要花多少時間去做
要怎么樣才能做得巧
要放在什么時間段去做
要以什么形式做才不拖延
......
(題外話:上面這段竟然像個梯形,
無意之舉,有型之美)
可惜,思考這一步常被我們無意或有意忽略。
無意忽略可能是因為不知道應該先思考再行動,或者以為不重要,覺得與其想那么多,不如把時間花在“做”上面;
有意忽略主要是心里覺得有難度,燒腦燒得累,不如直接逃避。
但“思考為先”這一步不單不能省,而且分量還挺重,有時候不夸張地說,可以八成“想”,兩成“做”。如同炒菜做飯一樣,前面那些洗菜摘菜切菜的時間分量重,但洗得好,切得好,真正等到菜一下鍋也就翻炒幾分鐘便熟了。
三、清單提醒
通過思考,想清楚自己真正要做些什么,真正能做些什么之后,就知道自己的行動了。但是知道行動,不等于時時會記得呢!
因為大腦并沒有那么管用,它并不能記得住那么多事,記掛太多反而讓它難受,會充滿了焦慮感,感覺到這個事也要干,那個事也要干,真怕忘記了哪一件,想想都醉了。
我們要想辦法讓大腦能夠不會忘記要做的事,并且不累。
寫下來變成清單,是一種好方法。
舉個日常的例子,去超市里購物,如果光靠腦記,沒有列一份清單提醒自己,我八成會漏掉一些東西,明明去之前還覺得那些東西肯定會想得起來,但一到現場就犯暈。
當然,列成清單就不要寫得亂糟糟,要有條理性,要有整齊感,看得也舒服;清單不止一份,要分類成幾份,哪些是今天待辦的,哪些是下周的,哪些是更長久的;并且清單的內容要表述得清楚,是一份有結果導向的清單,更為明確預期結果的任務,動力才足,才可能采用更精準的行動去搞定想做的事。
這些待辦清單,英文為to do list,有人諧音為 “土豆”。
就算再多行動,有這些“土豆”清單在手,大腦會覺得有個提醒機制,有個堅實靠山,心里會踏實點,也就不會整天擔心忘了什么。
四、要事第一
有清單提醒,防止忘記,可以開始執行行動 。但清單上的內容那么些,不可能同時做,總要有個先后順序,有個執行的流程。
從哪開始做呢?
美國博恩·崔西在《吃掉那只青蛙》中給出了答案:“如果你每天早晨第一件事就是吃掉一只活青蛙,那么你會欣喜地發現,今天沒有什么比這更糟糕的事情了;如果你必須吃掉兩只青蛙,那就先吃那只長得丑的。”
這里的“青蛙”來指代有挑戰性(有難度)且重要的事。形象點表述,就是那些一眼望過去很重要,但你第一個念頭是“不想干”的事。
所以每天的行動從哪里開始,就從這只“青蛙”開始。這也和《高效能人士的七個習慣》中提到的“要事第一”吻合。如果每天能夠優先吃掉三只“青蛙”,優先做完三件要事,即使其它小任務沒有完成,這天依然會成就感爆棚的!
那什么是要事呢?
不少小伙伴懂得“要事第一”的原則,但最后是暈在另外一點上——判斷不了什么是“要事”。幾件事擺在一起,說不清哪件更重要。這種現象很常見,你是不是也曾經有過這樣的苦惱?
這里涉及到目標管理的范疇,一般人都會從下面三個層面中的一種去判斷。
立足當下:要事是當下重要緊急或重要不緊急的事
立足年度:要事是跟你的年度目標契合的事
立足長遠:要事是現在持續做并在未來有收益的事
顯而易見,從第一種到第三種,站位越來越高,當然更有方向感,能夠讓你做事氣定神閑、心如止水、淡定從容、泰然自若。
五、專注當下
明確了要做的事,剩下的就是專心致志地做了。別以為專心致志很容易辦到,如果平時你要觀察一下自己做事的模式,就會發現人的行動是隨機的,特別是你沒有察覺和刻意去調整,則更是如此。
有時候你正在網上搜索著某個感興趣的內容, 突然瀏覽器就彈出個新聞廣告窗,什么“猴子換頭手術成功”“央行探索數字貨幣”,你一看眼睛就亮了,馬上點進去看。等回過神來,都忘了一開始自己是在做什么事呢。
還有的小伙伴,可以手頭上做著一件事,心里總是記掛著另外一件事。說白了,就是走神。從遠古的基因來說,我認為這是和古人類在野外需要警惕野獸有關,所以需要這種“走神”的習慣,才能及時發現威脅。
所以在行動管理中,培養專注力是很重要的。專注力要高,前提是你的睡眠要足,睡得不好,精力不夠,自控力就會下降,專注力難以持久。在精力足夠的情況下,就是方法問題了。
最著名的方法就是“番茄工作法”,是由弗朗西斯科·西里洛于1992年創立的一種簡單易行的提升專注力法,也可以說是一種對抗拖延癥的方法。這種方法的詳細背景可以搜索了解。
它的主要做法是選擇一個待完成的任務,將番茄時間設為25分鐘(時間也可調節為適合自己的長度),專注工作,中途不允許做任何與該任務無關的事,直到番茄時鐘響起,然后在紙上畫一個X短暫休息一下(5分鐘就行),每4個番茄時段多休息一會兒。
這種方法以時間的緊迫感強化專注力,雖然簡單,但真的挺管用。
六、批量解決
在行動管理當中,還有一個小竅門,是從快遞員那里偷師來的。
現在快遞業這么火,幾乎每個人都曾經從快遞員那里接過東西吧。快遞員是怎么送貨的呢,他們是將寄件按區域分類后再投送的,屬于同個住宅小區的物品都會一起送達。這就是批量解決的方法。
我們同樣可以用這種方法,減少行動間的切換成本,提高效率。
比如需要“智力創造”時就將需要思考的內容一起解決掉,等到“體力創造”時,便專注于做的過程,而不需要再思考太多。
比如同一個環境下的任務接連著完成,要外去辦的事在外去時一起辦了,要用微信時將需要用微信解決的問題一次性解決掉,可以減少時間被碎片化的可能。
以上就是我總結的“六六大順”行動管理心法。
工具品種可以五花八門,但在方法上主要就這么幾點。其中,前三個偏向于行動的準備,后三個偏向于行動的執行。