很多小伙伴進入職場后,會參與公司制度的編寫或修訂工作。雖是鍛煉的機會卻又苦于無法下筆。
接到任務一開始會在網上下載幾個類似的制度,接著拼湊、修改,可是領導卻不買賬,然后一遍又一遍地修改,直到身心力竭,領導還不滿意,最后看著屏幕上修改的第十一版制度束手無策,想死的心都有了。
以上,是我的親身經歷,雖然我沒改到十一版,但一位同事真的改到了第十一版才通過。在經歷了幾次公司制度編寫工作和一次公司制度體系建立組織工作后,總結了一些經驗,愿和小伙伴們分享一下,不足之處,請見諒。
1.明確制度修編目的
制度修訂一般目的比較明確,修訂通知上會將目的明確告之,或者領導也會將修訂目的說的很清楚。
但是,新制度的編寫目的就不那么明確了,一般會告之原則性的目的,可操作性不強。原因是新編制度涉及的大多是新業務,究竟具體該怎么操作,公司也不是太明晰。這時,就需要我們去梳理業務流程,找出關鍵點。如果依舊不太清晰也沒關系,可以先進行下一步。
2.了解學習已有制度
首先,學習公司已印發的制度。不是所有的制度都要學習,有些公司的制度從一級到三級(甚至還有四級、五級)厚厚的幾大本,都看完至少要大半個月。所以,先學習相關聯的同一級制度,再看上下關聯級別的制度。
拿支筆拿張紙,先把制度名稱寫上,再把各章節名稱寫在下面,重點理清各部門職責分工和業務流程,以及弄清該制度的框架思路,如:是按時間順序還是模塊來構架的。
經過這個過程,你的思路會清晰了一些。再在網上找一些類似制度,用上面的方法進行梳理,重點記錄你沒有思考到的點。
3.調查了解執行部門和相關部門想法
這一步很關鍵,你編寫的制度在評審會上(或聯簽)是否可以通過,與做沒做此事有很大關系。原因:一是這些部門感受到你對他們的尊重;二是他們提出的合理建議融入到制度里,讓他們有成就感;三是幫你再次梳理業務流程,據此寫出的制度也會更具有可執行性。所以這些部門在評論會上,一般不會提出反對意見。
制度寫的好不好,其實是次要的,關鍵是獲得執行部門認同,一旦認同執行力肯定強。
4.編寫制度初稿前的工作
雖然上面3點也是制度起草前的工作,但是需要時間稍長,以下兩點工作做完只需要很少的時間,或者開始起草后做也可以,所以第4點標題的意思是馬上開始前的工作。
(1)本部門內的溝通工作。建議在編寫初稿前,與領導談一下你的編寫思路,你可能獲得非常好的建議和領導青睞;與本部門資格老的同事溝通,可能會受到一些啟發。但注意溝通方式,建議用非正式溝通方法,比如:中午吃工作餐時,休息聊天時。與領導溝通直述其意,與同事溝通要用請教。
(2)查看制度編寫規范,如果公司制度有的話。這個制度一般在綜合(辦公室)類制度里可找到。這個制度是用于規范制度編寫的形式和格式。
未完待續……
這兩天熬夜修改制度,今天總算把初稿交出去了。但直接導致昨天沒交文章沒打卡,此篇也是今年匆忙中寫的,而且還沒寫完,肯定有很多不妥之處,請各位閱讀的老師簡友提出意見,也請見諒!
謝謝閱讀!下半篇明天補上。