在工作中，我們經常會碰到這樣的同事，他們是這樣完成工作的：先用計算器算好結果，甚者動用手指頭在電腦屏幕上數數，然后把數據填寫到Excel表格中。
結果可以預見，原本可以在上班時間完成的工作，愣是加班也完不成。如果只是把Excel當作了記錄工具，就好比把跑車開進了泥濘小路。不要抱怨Excel拖累了你，這純粹是你的問題。
究竟應該如何使用Excel？有哪些操作技巧是需要掌握的？今天就和大家分享下Excel中最常用的數據整理和分析技巧，讓你快速“脫胎換骨”，工作高效準確，從此告別加班！
技巧1：按住【CTRL】鍵，拖動實現表格復制
選中數據區域，復制-粘貼？不需要這么多步，選中數據區域，按住【CTRL】鍵，拖動即可復制。
技巧2：按住【SHIFT】鍵，拖動實現兩列位置互換
你是不是這么完成兩列位置互換的：把一列數據復制到空白單元格后，先把另一列數據復制到指定列中，然后把復制到空白單元格的數據剪貼回要交換的列中。
何必這么麻煩呢？左手按住【SHIFT】鍵不放，右手按住鼠標左鍵不放拖動列邊線到相應位置，即可實現兩列互換。
技巧3:【CTRL】+方向鍵，快速定位單元格位置
好幾萬行數據，利用鼠標翻滾多少次才能到。利用【CTRL】+方向鍵，快速定位單元格位置。
提示：【CTRL】+↑，↓，←，→，分別到達數據區域的最上、最下、最左、最右的單元格
技巧4:【CTRL】+【SHIFT】+方向鍵，快速選中數據區域
還用鼠標在一張龐大的Excel表格中拖來拖去選擇數據？OUT啦！【CTRL】+【SHIFT】+方向鍵幫你輕松選中數據區域。
技巧5:【ALT】+↓，實現菜單輸入
是不是還在一遍遍用鍵盤敲打：（部門所屬）人力資源部、綜合管理部、財務部、戰略規劃部等信息。不妨試下【ALT】+↓，菜單輸入即時呈現，省掉多少指間功夫。
技巧6:【CTRL】+G/F5快速定位，【CTRL】+【ENTER】批量填充
在數據規范處理中，我們經常需要給表格中的空白單元格輸入0值。空白單元格如此多，難道要一個個輸入0嗎？這時就可以用【CTRL】+G/F5快速定位，定位“空值”，找到所有空白單元格后，在特定的一個單元格中輸入“0”，按住【CTRL】+【ENTER】批量填充。
技巧7:【ALT】+【=】，實現批量求和
不用再一次又一次的書寫SUM函數，批量求和，【ALT】+【=】，正為此而來。
利器1：數據有效性，我的地盤我做主
“發出去讓別人填的表總是錯漏百出，要么該填的單元格沒有填寫完畢，要么填寫的都是一些錯誤的數據，弄得我回收回來還必須一個一個地進行修改。填表規范和要求都寫明了，難道都不看的嘛？”
面對這種囧境，使用數據有效性工具，就可以輕松解決！
應用1：變手動輸入為菜單選擇，杜絕輸錯
操作：數據-數據有效性-序列-選擇或輸入序列數據-設置完成
應用2:結合COUNTA函數，該填的想不填都沒門
COUNTA函數的作用是返回列表中非空的單元格個數。如果數據區域需要輸入5個有效信息，那COUNTA（數據區域）=5
操作：數據-數據有效性-序列-自定義-寫入公式-設置完成
利器2：分列，不止拆分
應用1:分列人員信息，規范輸入（按分隔符號拆分）
記錄人員信息時，沒經驗的員工總是把所有信息記錄在同一個單元格中。試想下，不同的字段信息放在了同一單元格中，還如何進行數據分析呢。此時，我們就可以使用分列功能，對信息進行拆分
注：在分列向導第三步中，要對拆分后的每一部分進行數據格式選擇，同時將需要的拆分結果放到指定的單元格位置
應用2:從身份證號中提取出生年月日信息（按固定寬度拆分）
身份證號中包含著眾多的個人信息，比如7-14位為出生年月，最后第2位可用于判斷性別。那么，如何快速地從身份證號中提取出生年月日信息呢？使用分列按固定寬度拆分即可。
注：不要忘記在分列向導第三步中把數據設置為日期格式
應用3:分列一下，日期數據規范起來
面對大量格式不準確的日期，分列一下，馬上規范起來。
函數1:EDATE函數，計算合同到期日
合同期為36個月或3年，到期日期是哪天？在計算到期日時，可以使用EDATE函數
EDATE函數結構：=EDATE(起始日期，月數)
注：EDATE中第二參數為月數，如果不是月數，要記得轉化為月數。
合同到期日=EDATE(合同簽訂日期，以月計的合同期限)-1
函數2:DATEDIF函數，根據出生日期，計算年齡
根據出生日期，計算年齡，計算退休年齡？根據工作時間，計算工齡？計算特別日子的紀念日？DATEDIF也可以浪漫一下。
DATEDIF函數結構：=DATEDIF(開始時間，結束時間，間隔時間參數)，間隔時間參數可為年（Y）、月(M)、日(D)
函數3:COUNTIFS函數，實現多條件計數
“小孫，咱們公司30-40歲的職工多少個”
如何計算多條件下的計數問題呢，COUNTIFS函數手到擒來
COUNTIFS函數結構：=COUNTIFS(條件判斷區域1，條件1，條件判斷區域2，條件2，······)
函數4:SUMIFS函數，多條件求和再簡單不過！
“小張，盡快把今年營業額超過5000萬，銷量超過100萬件的銷售人員的工資總額給我計算一下。”聽到老板的吩咐，只會用SUM函數的小張腦袋頓時大了起來，篩選一次，篩選又一次，復制到新表，計算，結果到底準確不準確呢。
面對多條件求和，如果你學會了SUMIFS，豈不是再簡單不過！
SUMIFS函數結構：=SUMIFS（求和范圍，條件范圍1，條件1，條件范圍2，條件2，……）
函數5:VLOOKUP函數，查找匹配界一哥
對數據進行查詢調用是職場一族在日常工作中經常要涉及到的內容，而VLOOKUP函數則是這項工作中使用率最高的函數，稱之為查找匹配界一哥絲毫不過分。VLOOKUP函數究竟如何使用呢？
VLOOKUP函數結構：=VLOOKUP(查找值，查找數據范圍，要返回的數據所在的列數，精確匹配還是模糊匹配)
其中，查找值位于查找的數據范圍的第一列，查找的數據范圍需為絕對引用，從查找值所在的數據列開始計數要返回的數據所在的列數，精確匹配參數為0
模糊匹配則可以實現多重IF函數嵌套的功能，諸如實現對應成績與對應等級的匹配，獎金等級與獎金指數的匹配等。
函數6:MATCH函數，找到你的行列位置
要確定某一數據在行或列中的位置，找位置，就用MATCH函數
MATCH函數結構：=MATCH（查找值，查找區域，查找類型）
函數7：VLOOKUP+MATCH，查找更智能
VLOOKUP函數中第三參數為要返回的數據所在的列數。要解決列數，除了一列一列地數，當然可以用MATCH函數來實現計算了。
VLOOKUP+MATCH，查找更智能更容易了起來
數據透視表，是一種交互式的圖表。它允許用戶根據需要對各類數據維度進行劃分，通過快捷地拖動各類數據維度，將他們進行不同的重組，實現我們想要的結果。數據透視表堪稱Excel各項功能中的神器，助你輕松發現隱藏在數據背后的本質。
應用1:創建數據透視表，快速制作統計報表
根據你想要呈現的數據報表，透視一下，讓你輕松“拖”出來。
操作步驟：在數據表中任意選中某個單元格—【插入】—【數據透視表】-【數據透視表字段及區間】—根據報表行列呈現需要，在字段列表中選定該字段并按住鼠標左鍵拖放到下方的矩陣窗口中，完成數據透視表布局。
應用2：多種數值計算方式，信手拈來
除了求和與計數，透視表也允許使用平均值、最大值/最小值、標準差、方差等統計方式。你想要的數值計算方式，應有盡有。
操作：在數值區域中單擊鼠標右鍵，在【值匯總依據】中選擇即可。
應用3:招式三：分組創建，數據標簽由你定義
按季度？分年齡段？分組創建，數據標簽由你定義
操作：選中字段下的數據—右鍵單擊選擇【創建組】-創建“起始于”和“終止于”對應的數值，也可采用自帶的年、季度、月等組合方式
應用4：手動創建分組，實現區域統計
銷售數據只有按城市分布的報表，大區級的怎么統計？可以試試手動創建分組，比如我們可以通過手動創建分組把北京、天津等組合為華北區，輕松實現區域統計。
操作：選中需要組合的城市名稱—右鍵單擊選擇【創建組】—修改組名稱為需要的組合名稱。
應用5:妙用篩選器，自動實現分表顯示
把總表按照某種規則拆分成一個個分表？一個數據透視表的篩選器就能搞定！
操作：數據透視表分析選項卡—選項—顯示報表篩選頁
應用6：切片器鏈接，一鍵控多表
一枚切片器，輕松控制多個數據透視表，數據展現隨心而動
操作：選中數據透視表中任一數據——【分析】選項卡—插入切片器—右鍵單擊切片器—報表連接—勾選需要控制的多個表格
應用7:切片器+數據透視圖，圖表動起來
通過切片器操作，顯示數據發生變化，數據透視圖也就“動”了起來！
操作：插入數據透視圖—切片器標簽選擇—動態圖表展現
還在等什么！馬上操作起來！
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