效率君——神奇的數據透視表

數據透視表是大多職場伙伴都想學習的,我記得很清楚剛進入公司面試的時候,領導問我你會使用數據透視表么?做我們做這行你必須要學會用Excel的兩個功能,一個是VLOOKUP函數,另一個就是數據透視表。那個時候我根本知道數據透視是什么,勉強回答說會點。后來在網上自學了很久,感覺大多都講的籠統,我也只會基本的創建等。

今天聽了儲君老師的課程后卻讓我徹底的明白數據透視表如此的強大,使用數據透視表幾分鐘就能夠梳理上千條百萬的數據報表,還能夠在一眨眼的功夫之下將你的報表切換布局,讓你以新的視角分析數據,你還可以隨時用它更改統計方法,獲取不同的生產數據或銷售數據等信息,更有你想不到的可以在不同的工作表,工作薄獲取數據。讓你原本5小時的活幾分鐘搞定。

那么Excel的數據透視表到底神奇在何處呢?

一? 認識數據透視表

1.基本用法

①概念

數據透視表:是excel提供的一種交互式的強大數據分析和匯總工具。

②特點

簡單易操作:用戶不需要掌握太多的函數和EXCEL知識就能利用數據透視表快速做出非常專業的報表分析。

和用戶交互性強:象搭積木一樣可以搭出自已想要的匯總和分析方式。

擴展性強:可以利用VBA編程語言和SQL查詢語言對數據透視表進行更加復雜多樣的組合分析。

數據透視表需要系統的學習。

③和數據透視表相關的命令

了解數據透視表命令欄有助于我們在遇到問題時可以快速找到相關命令。

右鍵菜單;數據透視表;字段列表;選項窗口; 字段設置窗口借助excel其他功能,如 條件格式,獲取外部數據等

④學習數據透視表需要什么基礎

A初中級部分:只需要掌握最基本的excel操作即可

B高級部分:需要了解VBA和相關的sql語言知識。VBA教程本店有售

二? 創建數據透視表

1.插入數據透視表

“插入”- “數據透視表”-選項中“顯示”-“經典數據透視表布局”如下動態圖

2.數據透視表的整理:遇到以下個不能創建數據透視表的數據源請大家牢記哦

①空字段名包括空列,無法制作數據透視表

②相同的字段名,會自動添加序號,以示區別

③字段所在行有合并單元格,等同于空字段,也無法創建數據透視表

取消合并單元格方法: 選中對應區域,ctr + G,選“空值”,輸入=B2(第一個合并的值),最后ctr + enter

4.如果有空行,會當成空值處理

三? 數據透視表的美化

1.模式修改

右擊-選擇經典數據透視表,實現字段拖動

2.美化:

合并:右擊-布局和格式-勾選 合并且居中

固定列寬:右擊-布局和格式-取消勾選 更新時自動調整列寬

重復列表頭的名稱:右擊-顯示-列中的空數據項

金額降序排列:點擊字段旁的倒三角篩選圖標 - 降序

地區金額降序排列:點擊地區名的倒三角篩選圖標 - 其他排序選項 - 降序、金額

千分位:快捷鍵:Ctrl + Shift + 1

刪除“求和項”:將其替換為空格

匯總行格式設置:鼠標置于任意匯總行上方,出現黑色下箭頭,單擊,即可全選匯總行,進行格式設置。

取消 +/- 符號:菜單欄 選項 - +/- 按鈕

其他:添加邊框、隱藏透視表上方“報表篩選”區域所在的行——套用格式自動美化

3 分組:

日期分組:對日期列右擊 - 創建組,可分別按年、月、日匯總。注意,日期列必須為日期格式,否則無法創建

價格分析:對價格列右擊分組,類似 Vlookup 的模糊查詢

4. 計算字段:菜單欄 - 選項 - 域、項目和集,設置字段名稱、計算公式

四? 數據透視表高級應用

1.強大的值顯示方式:可以多次拖動相同字段,然后將值顯示方式由“無計算”更改為“總計的百分比”等。那么我們又如何更改數據透視表中這些值的顯示方式如下圖

2.自動排名:同理,再拖動數量和金額字段,然后改變值顯示方式為“降序排列”,選擇依據銷售員排序,就能自動出現排名。

3.條件格式:同理于條件格式的使用。

4.切片器:可以實現多個數據透視表聯動變化。通過切片器可以更加快速直觀地實現對數據的篩選操作。【數據透視表工具】-【分析】-【插入切片器】-選擇篩選字段----點擊切片器,會彈出來一個“切片器工具”菜單,點擊“報表鏈接”即可彈出對話框。如下圖

5.數據透視圖:可以跟數據透視表聯動變化。數據透視圖可認為是數據透視表的圖表化,通過不同的字段篩選來實現多維度的數據計算與展示。在做Excel數據圖表時,使用數據透視圖非常方便。

操作步驟:插入選項卡 - 打開數據透視表下拉 - 點"數據透視圖"? ----- 選擇圖表類型-----復制和刪除

選取圖表,在右鍵菜單中點復制,點del鍵刪除如下圖

常用圖表類型:? 柱形圖,用柱形高低反映數據大小;? 折線圖:用曲線反映變化趨勢餅圖;用面積小大反映數據所占比重;修改圖表類型? 圖表右鍵 - 更改圖表類型----選取圖表,插入選項卡,單擊相應圖表類型

6.動態數據圖

如果表格最后一行新增數據這個時候就要在菜單欄上方就會出現數據透視表工具,點擊“分析”選項卡下的“刷新”。這種情況是因為數據透視表的數據源區域沒有把新增的這行添加進來,那就需要修改數據源。選中數據透視表,點擊數據透視表工具下方“分析”選項卡下的“更改數據源”。

有什么辦法可以直接聯動呢?答案是有的

使用超級表格.

選中工作表區域的任一單元格,按住Ctrl+T,或者在菜單欄——插入——表格。如下窗口中表數據來源會自動把工作表區域選中,這里的表格首行就是標題,所以勾選“表包含標題

根據這個超級表插入數據透視表。選擇表區域任一單元格,在同一工作表插入數據透視表。表區域會設置為超級表的名稱:表2等

這個時候在表格最后一行增加數據后.只需要選中數據透視表,在數據透視表工具下的“分析”選項卡,點擊“刷新”。這樣就實現了動態更新。

除了用上述的超級表格實現聽說還可以用VBA實現值得一學習

7.多表格的合并

數據——自其他來源如下圖

圖片發自簡書App

未完續……期待國慶后的更新

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