忙碌了一天卻說(shuō)不上做了些什么？難以估計(jì)完成任務(wù)需要多長(zhǎng)時(shí)間？做著一件事情時(shí)心里還想著另一件事？這些問(wèn)題都能用番茄工作法解決。番茄工作法是由意大利羅馬XPLabs SRL公司首席執(zhí)行官費(fèi)朗西斯科·西里洛于1992年創(chuàng)立的。起因是這名當(dāng)時(shí)的學(xué)渣想要逆襲，便利用廚房里長(zhǎng)得很像番茄的定時(shí)器逼自己在一定時(shí)間段里沉下心來(lái)學(xué)習(xí)。
在學(xué)習(xí)了番茄工作法后，我發(fā)現(xiàn)番茄工作法能幫助我們將注意力聚焦于當(dāng)下最重要的事情。規(guī)律的專注周期能減輕我們的時(shí)間焦慮、提高效率。同時(shí)，番茄工作法還能增強(qiáng)我們的決策意識(shí)，甚至能幫助我們更加了解自己。
好的方法只有被執(zhí)行了才能真正發(fā)揮作用。我重新整理了番茄工作法的幾個(gè)步驟和注意事項(xiàng)，自己繪制了一些工具性表格，決定實(shí)踐起來(lái)。
流程步驟
實(shí)踐這種方法最基本的工具是筆、白紙和定時(shí)器。剛開始使用這個(gè)方法的步驟如下：
第一步：在第一張紙上建立“活動(dòng)清單”。這份活動(dòng)清單包括你所有想做的事情。這些事項(xiàng)不按重要程度排序，想到什么隨時(shí)可以添加進(jìn)去。事項(xiàng)完成后可以劃線刪去。
第二步：每天早上，從“活動(dòng)清單”離選取幾件事項(xiàng)，在第二張紙上建立今日待辦清單。
第三步：選擇今日清單中最重要的事情開始做，以25分鐘為周期投入其中。如果被打斷，則根據(jù)不同情況實(shí)施相應(yīng)的策略。具體策略如下：
-內(nèi)部打斷（例如自己突然想到要做什么事情）
（1）接受內(nèi)心的想法；（2）記錄它，把緊急任務(wù)記錄到今日清單的“計(jì)劃外緊急”或活動(dòng)清單的“計(jì)劃外”這個(gè)分類中，在進(jìn)行中的事項(xiàng)后標(biāo)記被內(nèi)部打斷；（3）繼續(xù)你原來(lái)的番茄時(shí)鐘。
-外部打斷（例如別人叫你做什么事情）
（1）告知：“我手頭有事，正忙。”；（2）協(xié)商：“周五再幫你做，行嗎？”；（3）計(jì)劃：寫下活動(dòng)名稱，稍后為它計(jì)劃未來(lái)的番茄鐘，并標(biāo)記此時(shí)被外部打斷；（4）答復(fù)：按照承諾回電或答復(fù)，不然的話，下次別人就沒法信任你了。
-遇到需要立即執(zhí)行的緊急事件，那就放下當(dāng)前的任務(wù)。番茄時(shí)鐘被打斷，之后要重新開始新的25分鐘。不能把分割開來(lái)的幾小段時(shí)間加起來(lái)算一個(gè)番茄時(shí)鐘，這樣專注的節(jié)奏會(huì)變亂。
第四步：專注25分后，在相應(yīng)事項(xiàng)后記下一個(gè)標(biāo)記，表示已完成一個(gè)番茄時(shí)鐘。接著休息3-5分鐘。休息時(shí)可對(duì)活動(dòng)的重要程度以及自身的狀態(tài)進(jìn)行評(píng)估，為下一個(gè)番茄鐘做個(gè)簡(jiǎn)單的計(jì)劃與準(zhǔn)備。這個(gè)休息時(shí)間段要保持放松狀態(tài)。
第五步：設(shè)置階段性休息，在大約4個(gè)番茄時(shí)鐘后，可以休息較長(zhǎng)的時(shí)間，例如15-20分鐘。
第六步：在第三張紙上記錄一天的番茄時(shí)鐘數(shù)。剛開始使用番茄工作法時(shí)，只需要記錄每天完成的番茄鐘數(shù)。表格第一列可以是日期，第二列是番茄鐘數(shù)。每行代表一天，同一張“記錄”表格要用很多天。
第七步：處理分析。可以思考活動(dòng)任務(wù)是否需要拆分，超過(guò)5-7個(gè)番茄時(shí)鐘的任務(wù)需要被拆分成小任務(wù)。目標(biāo)達(dá)成的成就感將激勵(lì)我們，因此最好拆分成一些小目標(biāo)，以防我們覺得完成任務(wù)遙遙無(wú)期而感覺疲憊。還可以統(tǒng)計(jì)完成某項(xiàng)任務(wù)所需的時(shí)間，以便日后預(yù)估任務(wù)時(shí)間。此外還能根據(jù)番茄數(shù)做很多總結(jié)反思。
注意點(diǎn)：
1.要把握整天任務(wù)的全局狀態(tài)而不是當(dāng)前的心流狀態(tài)。如果番茄時(shí)間到了，那就要把手下的事情停下。
2、如果一個(gè)番茄時(shí)鐘還沒結(jié)束，但任務(wù)已經(jīng)提前完成了，不要放松，依然要保持過(guò)度學(xué)習(xí)（指達(dá)到熟練程度后，繼續(xù)學(xué)習(xí)或練習(xí)的行為）狀態(tài)。我們可以思考剛才的工作還能怎么改進(jìn)等等。
3、25分鐘并不是通過(guò)實(shí)驗(yàn)得出的時(shí)間，只是作者根據(jù)經(jīng)驗(yàn)建議的。第一星期可以將番茄時(shí)間設(shè)為25分鐘，如果被打斷的次數(shù)過(guò)多，可以在一兩周后設(shè)得短一點(diǎn)。當(dāng)打斷次數(shù)逐漸減少后，可以根據(jù)自己的情況增長(zhǎng)番茄時(shí)間。但番茄時(shí)間也不要改得太頻繁，那樣不容易形成節(jié)律。
4、承諾是番茄工作法的核心。番茄工作法是對(duì)自己一天工作的承諾。一開始可能不會(huì)那么準(zhǔn)確，因此每日回顧總結(jié)非常重要。只有不斷地回顧調(diào)節(jié)，才能對(duì)自己的番茄鐘日流量心中有數(shù)，才能對(duì)自己的工作速度心中有數(shù)。
5、番茄工作法也可以應(yīng)用于團(tuán)隊(duì)協(xié)作，尤其是會(huì)議。在會(huì)議的開始寫下幾條會(huì)議預(yù)期結(jié)果，預(yù)計(jì)達(dá)成結(jié)果所需的番茄數(shù)，再執(zhí)行番茄工作法。
6、以上的步驟是初級(jí)的番茄工作法，當(dāng)我們慢慢習(xí)慣于這種時(shí)間管理方法時(shí)，便可以豐富我們的記錄內(nèi)容了——預(yù)估每件任務(wù)需要的番茄時(shí)間數(shù)。
今日清單中不僅僅是列出你想做的事情，而且要根據(jù)你對(duì)時(shí)間的估計(jì)在事情的右側(cè)畫上相應(yīng)數(shù)量的小方格。完成一個(gè)番茄時(shí)鐘就在一個(gè)小方格里打個(gè)鉤。如果方格都被打鉤了，但任務(wù)還沒完成，那就用三角形再估計(jì)一下還需要多少番茄時(shí)鐘，以此類推。
記錄表格的右側(cè)將新增兩列。一列是“預(yù)估誤差”，用于定量記錄今天預(yù)估的準(zhǔn)確程度。例如，有1小方格沒有被打鉤，那就是高估了1個(gè)番茄時(shí)鐘，記作+1。某事件的預(yù)估方格以外有1鉤，就是低估了1個(gè)番茄時(shí)鐘，記作-1。另一列是“預(yù)估次數(shù)”，每個(gè)事件有幾種類型的符號(hào)便是預(yù)估了幾次。如下圖所示。
我們的目標(biāo)是想讓預(yù)估的誤差為0，僅估計(jì)一次就準(zhǔn)確地預(yù)計(jì)了需要使用多少番茄時(shí)間。
7、放假的時(shí)候就不用番茄工作法了，好好放松吧！
總結(jié)
現(xiàn)在流行著有許多時(shí)間管理工具，這種番茄工作法是相對(duì)微觀、細(xì)致的。它讓你盡可能地沉浸在當(dāng)下，投入到每件重要的事情中去。張弛有度地訓(xùn)練你的大腦，讓效率最大化。時(shí)間管理的方法都需要堅(jiān)持。對(duì)于番茄工作法的操作，我們還可以根據(jù)自身的情況適當(dāng)?shù)卣{(diào)整，直到運(yùn)用得游刃有余。
