0 原則

• 掌握最少必要知識，然后行動，獲得反饋并指導下一輪的實踐
• 知易行難，行動起來！行動起來！行動起來！

1 理論：番茄工作法的最少必要知識

1.1 番茄工作法是什么

一種注意力管理方法，讓你能更專注地學習、工作和生活

1.2 番茄工作法能解決什么問題

• 拖延癥：下周一要進行匯報，計劃這周六搞定PPT，結果磨蹭到了下周一凌晨2點
• 迷失：
  • 工作上，上午11點，你在處理手頭工作，這時鄰桌同事遇到了無法解決的問題來向你請教，你停下手中工作去幫助他，這時領導需要一組數據，你跑去收集整理數據，這時來了一個緊急會議……你頭大了
  • 學習上，今晚晚自習，計劃著寫完老師布置的作業，但是寫作業時，時不時拿出手機來看看。一會兒再群里聊聊天，一會兒看看朋友圈，一會兒看下微博熱搜，甚至刷起抖音停不下來了。最后，作業沒寫成，晚自習結束了。你失落了，恨鐵不成鋼
• 混亂：到了你寫日報的時，苦思冥想卻不知道寫什么。好像一整天都在忙，又好像什么也沒做成，瞎忙了一天
• 無聊、迷茫：周末在家，不知道要做什么，于是打開了視頻網站，刷起了劇

2 實踐：番茄工作法的執行步驟

2.1 步驟一：收集任務，得到活動清單

• 收集一個個任務，任務的描述言簡意賅能看懂即可，不比拘泥于語言語法
• 這個步驟可以貫穿整天，小可以小到下班去游個泳，大可以大到完成一個項目、看完一本書

2.2 步驟二：做計劃，生成今日待辦

• 從活動清單里拿出top N重要的任務
  • 判斷哪些任務最重要，可以用冒泡排序法，每一次倆倆對比重要性，再將更重要的任務與下一個任務比較，直至決出最重要的一個任務，然后開啟下一輪比較
• 預估番茄鐘數
  • 一個番茄鐘是一個最小的時間單位，不可劃分，原版一個番茄鐘=25分鐘，可根據自身情況調整
  • 預估的結果，如果規模過大，超過7個番茄鐘，則拆成多個，因為預估不準；如果規模過小，小于1個番茄鐘，則多個合一，因為番茄鐘是一個最小單元不能再拆分了
  • 預估能力需要慢慢提升，比如看書時剛開始就是拍腦袋一個番茄鐘看50頁，番茄鐘結束，發現只看了40頁，那下次預估的時候就可以看需要多少個40頁……
  • 在探索期，每天的番茄鐘總數需要慢慢確定，比如第一天拍腦袋總數是10個，結果發現游刃有余，第二天升到16個，如果發現任務做不完了，調整到14個小時……依次類推，找到最大可接受的總數
  • 在穩定期，每天的番茄鐘總數=最大可接受的總數，可以每隔一段時間做上調嘗試，比如一周后，從14個調到15個，結果發現自己也能完成，原因可能是多方面的，一方面用壓力激勵，另一方面就是技能提升了
• 放入今日待辦中并將重要的任務排在前面

2.3 步驟三：處理，每次只做最重要的事

• 遇到內部中斷
  • 如果緊急，當前番茄鐘作廢，開啟一個新的番茄鐘去處理
  • 如果不緊急，記錄到活動清單，從大腦清除，回到原任務
• 遇到外部中斷
  • 告知，讓對方知道你正在忙
  • 協商，決定當前任務是否作廢
    • 如果緊急，當前番茄鐘作廢
    • 如果不緊急，記錄到活動清單，從大腦清除，回到原任務
  • 計劃，確定新任務何時執行
    • 如果緊急，立即開啟新番茄鐘處理
    • 如果不緊急，稍后再做計劃
  • 答復，“凡事有交代，件件有著落，事事有回音”
    • 答復你的安排情況
    • 答復你的完成情況
• 番茄鐘數與預估值
  • 如果任務完成了，番茄鐘正好結束，那么恭喜你，預估的能力NB
  • 如果任務完成了，番茄鐘還沒結束，過度學習，回顧一下這個番茄鐘內的學到的知識，反思一下是不是任務預估時高估了完成時間
  • 如果任務還沒完成，番茄鐘就結束了，做二次預估，反思一下為什么會出現這種情況
• 任務完成后
  • 記錄中斷指標
    • 完成期間的中斷次數及對應中斷的分類
  • 記錄預估指標
    • 實際花費番茄鐘數
    • 重新預估的次數
  • 休息，放空大腦
    • 每1個番茄鐘結束做一次短休息，原版的番茄工作法是5分鐘，可根據自身情況調整
    • 每4個番茄鐘結束做一次長休息，原版的番茄工作法是15分鐘，可根據自身情況調整

2.4 提取，從記錄的數據中獲取有用的信息

• 從指標數據里提取有用信息
  • 中斷
    • 中斷次數有多少？
    • 哪些是外部中斷？原因是什么？如何減少？
    • 哪些是內部中斷？原因是什么？如何減少？
  • 番茄鐘數
    • 今天完成的番茄鐘數是多少？有改進空間嗎？
    • 明天的番茄鐘數是多少？
  • 預估
    • 重新預估了多少次？
    • 如何讓預估更準確？
  • 任務完成情況
    • 有未完成的任務嗎？
    • 是什么原因導致的？是預估不對？還是今天緊急處理了很多計劃之外的任務？

2.5 應用，將改進方案用于下一輪

• 比如，昨天做事情時長時間沒有休息，發現后期乏力，效率低下。今天要嚴格按照番茄工作法，進行休息，讓高效更持久
• 再比如，昨天老是被手機通知聲打斷，一看原來是某些App發來了一些無關緊要的通知，今天我要把這些App的消息通知功能給關閉
• ……

2.6 反思，形成穩定的習慣

• 每天
  • 今天最有價值的知識是什么？
  • 它能指導你做什么樣的實踐？
  • 能夠形成什么讓你深信不疑的規條
  • 比如，今天學習了番茄工作法的知識，已經應用到工作中，雖然用得還不熟，但是工作效果有了提升，接下來的時間我應該繼續實踐番茄它，迭代優化它，直到找到最合適自己的方式，并形成習慣
• 每月
  • 本月最有價值的知識是什么？
  • 它除了能用在這個領域之外，還能用在哪些領域？
  • 比如，本月使用番茄工作法時，不斷地實踐->反饋->優化，最終找到了合適自己的方式。這里體現了一種迭代思想。它可以用在產品領域，產品的演化就是一個不斷地迭代的過程，實際上很多事物可以看成一個產品，一篇文章、一個習慣、一個人……

3 其他

3.1 番茄工作法解決什么問題

• Q：為什么使用番茄工作法？

• A：完成過程它能讓你專注，完成時他能給你反饋

• Q：為什么要專注下來？

• A：專注才能最大產生價值

• Q：為什么專注能最大產生價值？

• A：所有的價值都是你花費注意力換來的。注意力有限，也容易被浪費掉，專注能讓你投入所有注意力用于生產

• Q：反饋有什么用？

• A：1. 正面反饋調用積極性，比如完成一個任務把它劃掉，心里獲得滿足和愉悅，更愿意執行下一個任務

  ? 2. 負面反饋看到問題，比如這個任務竟然花了4個番茄鐘，原因一是預估不準，二是多次中斷

3.2 重原理，輕形式

• 重原理：番茄工作法只要懂得收集任務，做好計劃，每次只處理一個任務，跟蹤記錄好指標，提取指標信息用于實踐，經常回顧反思就可以了
• 輕形式：不拘泥于形式
  • 比如收集任務時、生成今日待辦時，是記錄在紙上還是使用app，出發點永遠是你，選擇對你來說簡單有效的方式就行
  • 比如你的番茄鐘的存在形式，是實物的鬧鐘，沙漏，還是手機的鬧鐘，重要嗎，選擇容易獲取的就行了

3.3 不止番茄工作法

• 你已經使用番茄工作法并形成習慣了，但是你才剛剛起飛，還有更廣闊的天空。它只是一個引子，可以引出更多的知識
  • 比如產品的迭代思想
  • 比如質量管理的PDCA
  • 比如管理任務的GTD
  • 比如流程化，第一步做什么，第二步做什么，第三……
  • 比如標準化，一個番茄鐘=25分鐘，一次短休息=2分鐘
  • ……
• 慢慢探索吧

4 參考

• 《番茄工作法圖解：簡單易行的時間管理方法》