036 領(lǐng)導(dǎo)的郵件常漏掉？3步曲整理你的郵箱

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袁春楠：脫胎換骨的人生整理術(shù)

袁春楠

音頻正文：

親愛的小伙伴們，大家好，你現(xiàn)在正在收聽的是，袁春楠帶來的，讓你脫胎換骨的人生整理術(shù)。

最近學(xué)員果果豆兒留言說：

春楠老師，我一直苦于朋友圈的各種刷屏，今天聽了您的課程，果斷把朋友圈停了，沒有了小紅點(diǎn)提示，幾乎想不到要去點(diǎn)開看看是不是又有誰發(fā)了消息了，謝謝老師給我們提供這么好的生活理念！每天做整理，我將一直堅(jiān)持下去。

繼續(xù)加油呀。手機(jī)整理好，還有郵箱等著我們呢。以前有人這么形容過雜亂的郵箱：說電子郵箱的收件箱，可能是你待辦事項(xiàng)的滋生地，盤根錯(cuò)節(jié)干擾你的身心。是呀，職場(chǎng)人士一天收到100封左右的郵件并不稀奇，有的外企崗位更夸張，每天會(huì)接到4、500封郵件。美國曾經(jīng)有個(gè)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，說上班族平均每天要花1/4時(shí)間查收和回復(fù)郵件，有的企業(yè)不得不明文規(guī)定，要求員工減少甚至減少收發(fā)郵件，盡量面對(duì)面溝通事情，這樣反而更節(jié)省時(shí)間，增進(jìn)工作效率。

面對(duì)每天新冒出的大量郵件，到底該怎么科學(xué)整理呢？有3個(gè)重點(diǎn)，給郵箱瘦身、下一步行動(dòng)和郵件歸檔。

第一步，給郵箱瘦身

先從給現(xiàn)有郵箱里的郵件做減法開始。

1、垃圾箱：每天的郵件中，其實(shí)不少是完全不需要理會(huì)的廣告郵件，如果你日常習(xí)慣使用郵箱來注冊(cè)各類網(wǎng)站用戶。注冊(cè)的越多，就會(huì)產(chǎn)生越來越多的垃圾廣告郵件。這時(shí)最好在每收到第一封垃圾郵件時(shí)，為了確保以后再也不用看到，當(dāng)時(shí)就果斷退出郵件列表。退出郵件推送列表這一步最多花一分鐘，但可以省去日后無數(shù)次收到類似的郵件，會(huì)給你帶來的小煩躁和節(jié)省無窮無盡的刪除郵件時(shí)間。

或者可以手動(dòng)把同類型的廣告郵件設(shè)置成拒收模式，這樣以后同一個(gè)發(fā)件人投送的郵件都會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)入垃圾箱，你需要做的只是每個(gè)月一次一鍵清空垃圾箱就行了。

2、已刪除：處理郵件時(shí)，通常不需要備檔日后查看的郵件可以直接點(diǎn)刪除。手動(dòng)把他們?nèi)舆M(jìn)已刪除分類，定期一鍵清空。

3、收件箱里剩余的工作內(nèi)容郵件，要企業(yè)內(nèi)相應(yīng)規(guī)定來作取舍，通?？臻g足夠的情況下郵件以保存最完整版本為優(yōu)先考慮，不隨意刪除當(dāng)時(shí)以為沒有用的。比較重要的郵件從入職第一天到離職最后一天，一個(gè)不少的保存好是比較可取的，未來在交接工作時(shí)不容易出現(xiàn)疏漏。

第二步，下一步行動(dòng)

打開收件箱，可以做的有收郵件、發(fā)郵件、執(zhí)行和及時(shí)授權(quán)。

收郵件有這樣的小技巧，打開每一封信件只看一遍，也就是only read e-mail once，培養(yǎng)自己一旦看完了信件就馬上處理它的好習(xí)慣。因?yàn)橐环庑抛x兩次只會(huì)花去兩倍的時(shí)間，而你處理的方式并不會(huì)有太大差異。

每天工作結(jié)束，下班之前，看一眼郵箱，確保郵箱內(nèi)沒有新郵件也是個(gè)好習(xí)慣。因?yàn)橥ǔＲ恍┞殘?chǎng)人士的時(shí)間安排有問題，通常早上不著急干活，越到下午越來勁。有些郵件恰恰是在大家下班前后一個(gè)小時(shí)內(nèi)發(fā)出的。第二天一早開會(huì)時(shí)，很可能你沒能掌握最新的一手信息。領(lǐng)導(dǎo)一問，完全不知道，晚發(fā)郵件的同事也可能拿這件事當(dāng)借口說因?yàn)槟銢]有看郵件，所以影響了工作進(jìn)度等等。這樣會(huì)讓你處于被動(dòng)。為了確保職場(chǎng)中這種類似的小插曲不會(huì)發(fā)生。在處理郵件時(shí)要盡量確保每天早晚，至少查看一遍郵箱，把重要信息一網(wǎng)打盡。

收到一封郵件后，可能需要你回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)或?qū)懭胄聝?nèi)容。收到直屬領(lǐng)導(dǎo)的郵件，一定要第一時(shí)間閱讀并了解領(lǐng)導(dǎo)的工作要求，并最快時(shí)間給予恰當(dāng)?shù)姆答?。收到同事需要支持的郵件，可以根據(jù)事情輕重緩急進(jìn)行安排并在合適時(shí)間回復(fù)。收到公司要求開會(huì)、征求意見、通知內(nèi)部規(guī)章制度文件等，一般不需要當(dāng)時(shí)回復(fù)，或者壓根不用回復(fù)，完全可以放在最后處理。

你也可以這樣做，通常大型公司里習(xí)慣用郵件布置和溝通工作任務(wù)。使用的比較普及的工具是outlook。有些公司習(xí)慣用foxmail管理服務(wù)器上下載的郵件。再小型一些的公司用QQ郵箱比較多。春楠是自由職業(yè)，選擇了QQ郵箱作為工作必備，每天都會(huì)用碎片時(shí)間發(fā)送、回復(fù)郵件的。無論使用什么郵箱流程都類似。一般收到一份工作郵件，及時(shí)回復(fù)，是對(duì)別人的尊重，遇到一些緊急重要的郵件，對(duì)方通常都會(huì)電話+微信配合跟你溝通，確保郵件及時(shí)發(fā)出，不容易拖延。 對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過24小時(shí)。如果是比較簡單的郵件，可以3分鐘之內(nèi)完成處理的，當(dāng)下就行動(dòng)，別拖延到以后。

對(duì)每一份郵件都立即處理也是很占用時(shí)間的，如果事情比較復(fù)雜，當(dāng)時(shí)沒法明確答復(fù)，那至少可以及時(shí)的回復(fù)下：”收到了，正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)反饋，等等。

為了提升效率，春楠會(huì)把QQ郵箱和訊飛語音輸入結(jié)合起來用，以前要回復(fù)一份郵件，得打開電腦、打開郵件、思考怎么回復(fù)，一來二去再加上走神，上了會(huì)兒網(wǎng)，可能拖到二十分鐘以上才完成。現(xiàn)在呢，只要打開QQ郵箱手機(jī)端的一封郵件，花3分鐘以內(nèi)就能完成對(duì)郵件的最極簡的立即回復(fù)（不超過5句話）。其實(shí)，處理郵件一點(diǎn)兒都不難。使用高效工具，能大大壓縮不必要的糾結(jié)時(shí)間。

春楠對(duì)于收件箱的處理原則是，每日一清，清掉廣告郵件、垃圾郵件之后，會(huì)區(qū)分新郵件是任務(wù)類型郵件還是歸檔類型郵件。任務(wù)類型的郵件打開后及時(shí)判斷，當(dāng)天能執(zhí)行的授權(quán)給團(tuán)隊(duì)或者由我本人的立馬完成，當(dāng)天無法完成放到團(tuán)隊(duì)或我本人的未來日程中，這樣郵件本身就可以刪除掉了。

第三步，郵件歸檔

對(duì)重要郵件、或一些附件作歸檔是十分必要的。

得根據(jù)你的工作需求對(duì)郵件作分類。首選是按照工作項(xiàng)目來進(jìn)行分類，每一封收到的郵件也許是討論溝通、也許是需要安排下一步行動(dòng)，或者某些指導(dǎo)性的材料。如果自身工作內(nèi)容不涉及任何項(xiàng)目（比如我曾經(jīng)作過部門行政助理的工作，這樣的工作大部分需要我當(dāng)時(shí)當(dāng)天配合同事完成，不涉及到項(xiàng)目高度），你就可以把郵件分類第一層按照年度劃分如2016年、2017、2018年。第二層按照公司事業(yè)部、部門、領(lǐng)導(dǎo)A、領(lǐng)導(dǎo)B、部門同事A、部門同事B這樣的序列排下去。

設(shè)好郵件分類之后，就可以把同一個(gè)人的全部郵件設(shè)成自動(dòng)歸檔，這樣以后再收到這個(gè)人發(fā)出的郵件，就可以到對(duì)應(yīng)分類里查看了。

除了郵件可以按照項(xiàng)目來分類，聯(lián)系人分組也很重要。隨著你的聯(lián)系人數(shù)量增多，可能會(huì)用公司郵箱同時(shí)收發(fā)不同人脈圈的郵件，當(dāng)親朋好友、同事、客戶的信息混雜在一起，每次發(fā)郵件都可能要用很長時(shí)間才能從聯(lián)系人列表中找到需要的人。尤其是當(dāng)你聯(lián)系人超過30人，又有好幾個(gè)人叫Linda，一不小心就會(huì)點(diǎn)錯(cuò)，好記性不如爛筆頭，與其每次都得特別回憶這是誰，不如在郵箱初始新建聯(lián)系人階段，就把聯(lián)系人分組、稱謂、聯(lián)系方式等都標(biāo)注好，可以用分組的方式，比如01客戶、02合作方、03同事、04私人等等。

聯(lián)系人的命名規(guī)則也是越明確越好。以前有老學(xué)員分享過，她在外貿(mào)公司工作，日常聯(lián)系人有上百個(gè)，每天要面對(duì)幾千封郵件的收發(fā)，因?yàn)榘l(fā)生過不止一次點(diǎn)錯(cuò)聯(lián)系人，把銷售價(jià)格發(fā)給了供貨商這樣的情況，導(dǎo)致非常嚴(yán)重的后果，影響很壞。所以公司就統(tǒng)一設(shè)置了聯(lián)系人命名規(guī)則，將來一個(gè)員工離職了，還可以把聯(lián)系人用文件導(dǎo)出，新同事直接一鍵導(dǎo)入就可以正常開展聯(lián)絡(luò)工作了。他們的聯(lián)系人命名規(guī)則是這樣的，編號(hào)-公司簡稱-姓名-職位及稱謂，比如02-某某供貨商-汪洋-小汪老板。另外郵箱還支持上傳照片，聯(lián)系人不僅僅是一個(gè)名字，還能可視化看到頭像，就很難搞錯(cuò)收件人了。

另外，可以不定期備份郵件、聯(lián)系人到移動(dòng)硬盤里。如果你平時(shí)使用的是outlook，推薦安裝的時(shí)候安裝在C盤以外的其他盤，避免電腦系統(tǒng)崩潰，全部郵件就沒了。特別有意義、有價(jià)值的郵件，你還可以用印象筆記這類云筆記工具作信息分類采集。

OK，今天的分享就到這里，這節(jié)課的作業(yè)是，整理你的郵箱。郵箱整理從3個(gè)方面入手會(huì)比較有效果，給郵箱瘦身，清理垃圾箱、已刪除分類和收件箱、

下一步行動(dòng)分成收郵件、發(fā)郵件、執(zhí)行和授權(quán)

最后是郵件和聯(lián)系人歸檔。

郵件的使用規(guī)則真的是很有講究的，體現(xiàn)了一個(gè)人的職業(yè)素養(yǎng)，雖然郵箱整理初期要花一些心思，不過好的開始是成功的一半哦。加油吧。

親愛的同學(xué)們，如果你聽課之后有任何問題或建議，歡迎在喜馬拉雅后臺(tái)留言，想了解更多整理內(nèi)容分享，歡迎百度：春楠整理。希望春楠的課能實(shí)實(shí)在在的給到你啟發(fā)。

感謝你的收聽，我們下節(jié)課再見。