一、關于清單的故事
故事一,匯報工作A:
主要的情況是這樣的
第一點:客戶已經啟動項目,當前處于供應商招標階段,客戶的需求很明確,主要是巴拉巴拉;
第二點:通過此次的交流,了解到客戶的預算范圍應該是巴拉巴拉;
第三點:客戶的關鍵決策人有兩位,一位是業務領導巴拉巴拉,一位是技術決策人巴拉巴拉;
第四點:有個風險點,就是此項目為關聯項目,還有第三方巴拉巴拉;
第五點:項目要成功就得與第三方合作,有兩種合作方案,方案一巴拉巴拉,方案二巴拉巴拉;
第六點:我推薦采用方案二,原因是巴拉巴拉;
第七點:客戶對我們的方案及公司的產品、能力都很認同,因此與客戶約定下一步的關鍵動作巴拉巴拉;
第八點:要推動下一步,需要公司技術部的B君繼續協助,主要工作會是巴拉巴拉;
領導你覺得呢?
匯報工作B:和客戶交流完了,客戶公司很牛巴拉巴拉,客戶很重視此項目巴拉巴拉,今天會議客戶來了一堆人巴拉巴拉,我們今天的交流很不錯巴拉巴拉,針對客戶的情況我提供好幾條創意型方案巴拉巴拉……
你喜歡哪個?
故事二:朋友A組織年會,清單列出:整體流程安排(預算、主題、規模)、場地租賃、物品采購、節目安排、人員安排等進行分工,給老板匯報清晰直觀,體現了充分的項目管理能力,老板一般直接確定預算即可放心。
故事三:出行的時候自駕游,調出之前的出行記錄,進行了工作分工:
領隊:A 財務:D君 采購:E君 導航:F君
分好工作后,A需要負責整體的行程安排,在印象筆記中找到了16年出游的清單(或網上攻略):
第一點:行程安排
第二點:露營物品
第三點:野餐物品
第四點:食品采購
第五點:救生物品
第六點:行車準備
第七點:隨身衣物
第八點:電子設備
因為有之前的基礎,于是花了不到半個小時的時間,就給大家發了一份詳細的出行清單。
清單帶給人的感覺是對整體掌控能力強,條理非常清晰,做事細致,這就是清單的價值。
二、清單思維定義
很多時候了解概念的邊界是更好掌握一個概念的基礎,了解事物的內涵和外延才能更好掌握一個概念。
而清單思維不僅僅是一種思維方式,它更是一種非常高級、掌握起來卻又非常簡單的思維方式,這是一種可以釋放你的大腦,讓你的大腦再也無需記憶冗雜重復事務的思維方式。
換句話說,清單思維就是把你所有懸而未決以及重復執行的事情都存儲到清單中,釋放我們的大腦!
清單定義:
舉例:我們的生活已經充滿了各種各樣的清單——夢想清單、計劃清單、待辦清單、購物清單、讀書清單;我們的學習也漸漸地列起了清單,從課程表到錯題本;我們生活的每一天都可以被列為清單儲存起來,以免忘記。
這就是清單,所有你指定的,需要記住的,未完成的,以及重復的,我們都可以用清單的形式羅列出來,這樣就能釋放我們的大腦,就沒必要需要花費過多精力去記憶這些事物,畢竟大腦是用來思考而不是記憶。
清單特征
1. 外包
大腦內存有限,無法存儲太多內容;且記憶容量為7個單元,無法承載太多內容記憶。
2. 可靠
基于上述特征,基于紙筆記錄下來,留痕是清單可靠的保證。
三、清單價值
□ 減輕焦慮,更清晰的思考問題
現實場景:忙得要命,感覺很多人各種渠道找過你,可是當時在忙別的事情,沒記錄感覺都是滿屏的負擔,不處理會被人投訴。
我的方式是:這部分借用易曉能的行動三角形:收集、排程、執行方式。用軟件或紙筆記錄下事情,后續給對方反饋,但目前利用備忘錄方式不夠方便,是否可以考慮大象、郵件可以直接設置為待辦(研究大象功能)
時間上:要么設置為不看工具,看了就開始批處理。主動去看然后記錄下來,現在看來并沒有減少焦慮。
遇到干擾項,利用清單思維的做法就是,將突然而來的事件不加思考的記錄在待辦清單中,繼續當前的學習、工作或者思考。
因為我們一旦去思考突發事件,我們的思維就被打斷了,當我們將突發事件處理之后再回到當前事件中時,就需要大量精力才能回到當時的狀態了,無法回復到心流狀態中。
□ 更清晰面對問題
當我們接受一個項目后,我們可以把完成這個項目所需的步驟全部列在一份項目清單上,當我們來執行時,就會非常清晰:我做到哪一步了,接下來應該做什么?而非焦慮于一堆的事務,僅需問自己:下一步行動是清單哪一步
比如今年我們的定位是更好的做好一個項目,方式上是這樣,在項目開始前就開始考慮這個項目我們需要做什么,每一步需要我們做什么,注意點是什么,通過這樣的清單方式,可以對項目進行更好的把控,也可以很好的復盤。
通過上述步驟理清脈絡,整理清單其實是梳理事情脈絡的過程。通過梳理清單,可以還原事情的本來面目。
□深度思考
深度思考,整理清單也是深度思考的過程,清單可以讓你快速發現事情的缺失,找到核心點以及可能存在的問題點。
□增加成就感
把事情一件一件地從清單上劃掉,這是我的一大樂趣,就像打怪升級那樣,是一件非常有成就感的事。
□凡事預則立不預則廢
這是古人們所流傳下來的智慧。清單思維也能教會我們凡事都要做好準備,不要盲目。購物清單、出行清單都是可以提前準備,以減少遺漏的可能性。
□ 推動執行
每一條清單都是一個關鍵的小節點,也是一個個可執行的小顆粒。清單條目之間先后的順序,其實就是流程。找到責任人去解決小問題,大問題也就解決了。
四、清單制作要求及要點
1. 簡單、高效;通常名詞+動詞的方式進行,目前應用較多。
2. 可檢驗--這一點尚且不知道怎么落地。
3. 可迭代:在進行中逐漸迭代更新,可以理解,無論早起還是工作清單都在迭代中。
羅列清單還需要會分類,參照MIEC原則進行分類思考,結構思考力的要點是,凡事都整理出一、二、三描述,結合費曼的表達,所以我跟業務溝通過程中,保持一次說出三個左右要點的方式,且使用人話是近期對自己要求。
但目前我尚且不是清單達人,也在摸索階段,為了讓清單及分類更為合理,參照了部分資料,對于如何制作清單的要點整理如下:
清單讓我屢試不爽,那么面對事情如何清單化?其實很簡單:
第一點:遇到事情,或者說是事前,先不急于著手解決,拿出紙和筆,開始把你能想到的關鍵點一一寫出來;
第二點:對自己所列出的條目進行分類、排序,清單就變的有序,清晰了;
第三點:劃出關鍵點,找到核心的條目,沒有用的可以直接劃掉;
第四點:給每個條目細化核心思路點,有需要的直接指定責任人與時間;
第五點:好了,開始照單執行吧。
清單思維不是一日養成的,清單思維是一種高效解決問題的思維方式。
如同庖丁解牛,用同樣的思維方式可以快速把復雜問題簡單化。
關鍵的關鍵是:請不要只用大腦來理清單,要善假于物,借用好筆和紙,可視化的力量很強大。
五、清單的應用
1. 自己早起清單(儀式感對生活的價值);
□ 社群打卡10分鐘
□ 日記10分鐘
□ 閱讀30分鐘
□ 跑步30分鐘
□ 叫醒家人、穿衣服、刷牙、洗臉、做早餐20分鐘;
□ 出門
2. 豆豆早起清單
□ 音樂叫醒豆豆
□ 穿衣服5分鐘
□ 刷牙洗臉5分鐘
□ 吃早餐
□ 背書包上學
3. 豆豆睡覺清單、平時作業清單、周末學習清單等我的睡眠清單要加入kindle閱讀,而不能刷公眾號各種故事。.....
4. 超市購物清單(按洗衛用品、廚房用品、零食、家具等維度先行列出,另外3M便利貼方式可以在家執行,想到要買的隨時寫下,貼在冰箱上。
5. 工作清單:每天確定三件要事處理清單。
6. 社交清單
7. 理財清單
8. 賬務清單
具體清單無需列舉,每個人根據自己的實際需求,將清單的思維應用的生活方方面面,邊做邊學是最重要的,馬上去做最為關鍵。