前文三篇《系統(tǒng)篇》、《收集篇》、《整理篇》分別介紹了：

• 通過GTD、KM、PMP原理建立個(gè)人管理系統(tǒng)
• 電子信息收集是合理使用不同的智能設(shè)備、通過不同App的組合，經(jīng)梳理后形成信息文件流轉(zhuǎn)路徑
• 將經(jīng)篩選的信息文件進(jìn)行結(jié)構(gòu)化管理，留待后用

本篇計(jì)劃介紹項(xiàng)目規(guī)劃的工具與思路。
如系統(tǒng)篇所言，本文所言規(guī)劃是指對(duì)有一定周期的較復(fù)雜項(xiàng)目進(jìn)行思路梳理、任務(wù)分解，零星的任務(wù)和提醒就無需在此處處理了。

規(guī)劃中心

首先推出本文的當(dāng)家花旦——Curio。如官網(wǎng)首頁的介紹所言：

With Curio you’ll discover an intuitive, freeform environment with all the integrated tools you need to take notes, brainstorm ideas, collect research, and organize your tasks and documents. A single, incredibly powerful application where you can be more productive and focus on getting things done.

Curio是一個(gè)應(yīng)用簡(jiǎn)單且功能強(qiáng)大的應(yīng)用，我們可以隨心所欲的使用它來記錄筆記、頭腦風(fēng)暴、整理研究、管理任務(wù)與文件，幫助我們專注、有效的解決問題。關(guān)于軟件的介紹與簡(jiǎn)單應(yīng)用除了官網(wǎng)外，還可以參見scromper的《Curio 整理想法的筆記本》系列文章。

看板區(qū)

作為項(xiàng)目的規(guī)劃中心，首先我們需要一個(gè)項(xiàng)目清單。Curio 10提供了一個(gè)新的元素『Stack』，通過Stack我們可以輕松的搭建我們的工作區(qū)首頁——看板區(qū)。

看板

我設(shè)置底色為橡木板，根據(jù)項(xiàng)目的狀態(tài)與輕重緩急，設(shè)置多個(gè)Stack：

• Ideas —— 靈感區(qū)。其實(shí)，我更愿意用念頭這個(gè)詞，更貼切一些。這個(gè)Stack用于放置不成熟的想法或尚未規(guī)劃的遠(yuǎn)期計(jì)劃，比較接近GTD中的情景”Someday“；
• Pending —— 等待/停滯區(qū)。這個(gè)Stack用于歸集兩種類型的項(xiàng)目：
  • 等待：由念而起并已開始規(guī)劃，或已完成規(guī)劃但尚不準(zhǔn)備實(shí)施條件的項(xiàng)目
  • 停滯：已推進(jìn)實(shí)施，但由于各種原因產(chǎn)生重大變更或前景不明，需重新評(píng)估
    規(guī)劃或長期等待的項(xiàng)目
• Next —— 下一步區(qū)。如字面理解，即將著手開始的項(xiàng)目。
• Active —— 活動(dòng)區(qū)。正在進(jìn)行但不緊迫的項(xiàng)目，可以是一個(gè)長期的日常計(jì)劃，也可以是尚不具備條件推進(jìn)下一步短期暫停的項(xiàng)目。
• In Fight —— 進(jìn)行區(qū)。相比Active，本區(qū)的項(xiàng)目推進(jìn)工作更為積極一些，是目前花費(fèi)最多精力推進(jìn)實(shí)施的項(xiàng)目。
• Done —— 完成區(qū)。已完成但尚未總結(jié)的項(xiàng)目。

Stack之間可以自由拖曳項(xiàng)目條目，標(biāo)題欄預(yù)設(shè)有自動(dòng)計(jì)數(shù)，善于Coding的小伙伴可以考慮自行添加其他功能。

狀態(tài)管理

Curio中的可以對(duì)每個(gè)元素設(shè)置條目狀態(tài)

狀態(tài)欄

帶有CheckMark的每個(gè)條目都視為代辦任務(wù)，會(huì)在狀態(tài)欄中集中顯示。如果沒有移動(dòng)端與多平臺(tái)同步的需求，可直接將Curio作為GTD工具來使用。

我將看板欄中項(xiàng)目清單同時(shí)用作回顧任務(wù)使用，Idea（季回顧）、Pending/Next/Done（月回顧）、Active（周回顧）、In Fight（日回顧）。

設(shè)置跳轉(zhuǎn)

最后，通過右鍵選擇性粘貼功能設(shè)置Jump Action建立鏈接，實(shí)現(xiàn)快速跳轉(zhuǎn)至目標(biāo)項(xiàng)目頁面的功能，跳轉(zhuǎn)鏈接可設(shè)置為文件內(nèi)跳轉(zhuǎn)，也可是跨文件跳轉(zhuǎn)。

項(xiàng)目工作區(qū)

組織欄

Curio的組織結(jié)構(gòu)可分為Project/Section/Folder/IdeaSpace，主要在界面左側(cè)體現(xiàn)：

• Project —— 即文件，在Finder中顯示為單個(gè)文件包。
• Section —— 工作簿，下圖左上區(qū)域中顯示有法學(xué)學(xué)習(xí)/歸檔兩個(gè)工作簿，單層級(jí)結(jié)構(gòu)。
• Folder —— 文件夾，多層級(jí)結(jié)構(gòu)，用于歸類整理，圖標(biāo)較為干凈，收縮后能避免視覺影響。
• IdeaSpace —— 工作區(qū)，主要的工作區(qū)，同樣為多層級(jí)結(jié)構(gòu)，也可用于歸類整理，與Folder的差別僅限于本體可包含內(nèi)容。

工作區(qū)

工作區(qū)中可隨心所欲的放置各種元素來規(guī)劃、整理項(xiàng)目，包括思維導(dǎo)圖、清單（大綱）、邏輯圖、表格、便簽、相冊(cè)等，多圖預(yù)覽可見官網(wǎng)介紹。

素材引用

Curio可通過項(xiàng)目?jī)?nèi)容引用、本地文件引用、預(yù)設(shè)元素/模板引用以及Evernote（國際版）集成的方式調(diào)取各種素材，也可通過簡(jiǎn)單的拖曳方式從將文件放置至工作區(qū)。

Curiota

還有全局速記/快存工具Curiota，通過可在Library/Local/Scope中選擇Connect to Curiota調(diào)取筆記與素材。需在App Store中單獨(dú)下載，可獨(dú)立使用。

Sleuth

Sleuth是Curio內(nèi)置的搜索工具，預(yù)設(shè)了數(shù)十種搜索引擎，覆蓋圖片、視頻、字體、新聞、參考資料等多種信息，并可通過自定義添加國內(nèi)搜索資源。
如果有使用Devonthink Pro Office的小伙伴，可以參考官網(wǎng)論壇《Using DEVONthink Pro Office Server with Sleuth》的教程，簡(jiǎn)單設(shè)置后可即可調(diào)用DPO中的資源。

效果演示

當(dāng)我們完成每階段的規(guī)劃、筆記、批注、清單后，將需形成任務(wù)的元素設(shè)置好CheckMark和Start/Due Time，在Inspector/Project中設(shè)置與OS X日歷/提醒事項(xiàng)同步。

日歷提醒事項(xiàng)同步

可自定義同步規(guī)則

• 將有開始時(shí)間或結(jié)束時(shí)間或兩者皆有的條目同步至日歷或提醒事項(xiàng)
• 可選擇是否同步無日期的條目
• 同步的條目名稱是否添加項(xiàng)目前綴。

我選擇針對(duì)每個(gè)Project建立一個(gè)Reminder清單，將所有任務(wù)條目同步至Reminder，不同步無日期條目，也不同步日歷。

時(shí)間管理中心

輪到我們最經(jīng)常使用的GTD工具了。有人說，不對(duì)日程進(jìn)行管理的GTD都是耍流氓。因此，經(jīng)過多番嘗試，我最終選擇的是Informant for Mac OS X。

Informant for Mac OS X

Informant在移動(dòng)端是一個(gè)相當(dāng)老牌的效率工具，有iOS/安卓雙平臺(tái)版本，功能涵蓋任務(wù)、日歷、聯(lián)系人、筆記等功能，可同步內(nèi)置提醒事項(xiàng)/日歷/通訊錄；Google日歷/任務(wù)、Toodledo和Evernote。任務(wù)管理方案更是提供了Franklin Covery/GTD/Simple Tasks三種模式。

而桌面端版本Informant for Mac OS X目前仍是測(cè)試版，但已滿足基本使用需要，選擇Informant的主要原因是：

• 與OS X內(nèi)置提醒事項(xiàng)同步，而非導(dǎo)入，可實(shí)現(xiàn)通過提醒事項(xiàng)中轉(zhuǎn)后與Curio同步；

通過提醒事項(xiàng)中轉(zhuǎn)的另一個(gè)優(yōu)點(diǎn)就是，Win平臺(tái)可以通過Microsoft Outlook連接iCloud帳號(hào)輕易實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)同步的目的，安卓平臺(tái)亦然。

• 同步任務(wù)備注，通過Curio、Devonthink以及Airmail生成的任務(wù)都含App內(nèi)部鏈接，可直接跳轉(zhuǎn)至需工作的條目，其中Devonthink鏈接是跨平臺(tái)的，如果同步了同一份文件在移動(dòng)端會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)鏈至Devonthink to Go，Airmail鏈接亦然；
• 集成日歷，并可將設(shè)有起止時(shí)間的任務(wù)顯示在日程表上，估算任務(wù)耗時(shí)后，可一目了然的安排何時(shí)做什么、時(shí)間是否充裕。

在這一點(diǎn)上，OmniFocus的Forecast功能還有所欠缺，雖然可設(shè)置估時(shí)、起止時(shí)間，但實(shí)際起作用的只有Due Time。

日程規(guī)劃

時(shí)間管理的第一步，是需要知道自己還有多少時(shí)間可用。有時(shí)間管理野望的小伙伴們總是會(huì)伴隨著各種習(xí)慣養(yǎng)成、打卡激勵(lì)。每天的日常能否完成最大的敵人除了懶癌癥外，其實(shí)就是時(shí)間。是否有充足的時(shí)間與精力完成每天的計(jì)劃？

在每個(gè)周末，我會(huì)把下周已定的日程先規(guī)劃在日歷中，可以使用Informant進(jìn)行規(guī)劃，不過我更喜歡用OS X的內(nèi)置日歷。

行程估時(shí)

• 根據(jù)前后兩項(xiàng)日程的地理位置自動(dòng)估算行程時(shí)間的功能實(shí)在太貼心了，能在應(yīng)該出發(fā)的時(shí)間自動(dòng)提示。
• 地理位置的本地化也做的非常好，輸入地點(diǎn)名稱或地址多數(shù)情況下都能自動(dòng)顯示，在iPhone日歷或者PocketInformant中點(diǎn)擊地址都能自動(dòng)跳轉(zhuǎn)至地圖進(jìn)行導(dǎo)航。

一周日程規(guī)劃

完成了日程規(guī)劃，剩下的就是給大石頭留的坑了。

任務(wù)規(guī)劃

每天晚上睡前，在Informant中挑選幾個(gè)大石頭填到日程的坑內(nèi)，然后就可以安心的去睡了。