派發任務總是被延期，團隊成員卻還吐槽工作太多；

交代給協作成員的任務，遲遲得不到反饋，影響工作成果；

實時獲取任務的當前狀態與數據存在一定困難，任務進度難把控；

......

相信不少管理者都被這些低效的團隊協作困擾過。

如果存在這些問題，說明你的團隊需要做工作任務管理了。

“任務管理是企業的一個重要環節，一個任務計劃好了，但是在執行過程中沒有管理好，基本算是功虧一簣！”

今天我們就來聊聊，什么才是正確的任務管理姿勢。

1、任務管理的四套方法論

我們都期待能做好任務管理，前提要了解清楚什么是任務管理。

任務管理的定義是，將所有我們要做的事情，看作是一個個的任務，對任務進行記錄、整理并去完成任務的過程就是任務管理。

而做好任務管理，通常來說有四套常用的方法論，分別是：

1、GTD

GTD的英文全稱是Getting Things Done?，即“把事情做成”。它是做任務管理的一套方法論。GTD總共有5個步驟：收集、厘清、整理、執行、回顧。

2、單核工作法

是以注意力為核心的管理方法，通過一次專注于一項工作，集中注意力，提高工作效率。

3、兩列清單法

巴菲特的「兩列清單法」，寫下前25個目標，圈出最重要的前5項放在一列清單（to do list），后20個目標分在一列「盡可能避免去做」的清單（Avoid at all cost list）。

PS：兩列清單法要求在完成前5項目標之前，不在后20項目標上花一秒鐘時間。

4、四象限法則

即把你要做的事分為「重要并緊急」、「重要但不緊急」、「不重要但緊急」、「不重要而且不緊急」。

總結一下：

因為團隊中除了日常工作事務，不免會有突發任務、臨時性重要任務以及復雜項目。

顯然，單核工作法一次只能專注一項工作，靈活性沒那么高，不太適用于多任務并行的職場。

只有整合使用兩列清單法的集中處理主要矛盾原理、四象限法則的優先級原理、以及GTD的“把事情做成”原理，才能讓我們更輕松應對多項繁雜事務、管理工作流程的同時，并且能夠專注于處理單個重點工作項目。

2、為什么你做不好團隊任務管理？

很多人會說，為什么我按照理論來做團隊任務管理，但還是沒能提升團隊整體效率呢？

出現這種現象，你的團隊可能用錯了團隊任務管理工具：

1、手寫錄入事倍功半，少了提醒功能易delay

《Get Things Done》這本書介紹做任務管理就是用的紙和筆，但究其原因是那個時代的電子產品還沒那么先進。

現在用紙筆做團隊任務管理，明顯不可行。

一方面團隊任務太多，手寫輸入未免太費時間，且沒有提醒功能容易遺忘；

另一方面處理復雜項目，還得先手畫個思維導圖分解成簡單事項，接著在一旁寫上協作人名字…

團隊效率低下不說，隨著工作任務的增加和加重，只會徒增無謂的焦慮感。

2、項目/任務進度不互通，反復跟進溝通效率低

我們都知道，有些事項需要上級成員完成了，負責下級任務的成員才能接著執行。

比如，要在多個媒體渠道宣發多篇產品文稿，需要A成員撰寫完主稿，B成員才能就主稿進行拆稿，緊接著C成員就B成員提供的拆稿，在多個平臺發布。

一般的協作軟件，并不支持A完成事項后，就通知B開始執行事項，導致B要得知A成員的進度，只能花費更長的時間和更多的精力去口頭反復詢問。

一旦忘記了追問進度，還可能導致自己的任務往后推遲，從而導致整個團隊項目進度被迫延期，相信這也是困擾許多管理者的頭痛問題。

3、如何有效進行團隊任務管理？

說了這么多，到底該怎么做團隊任務管理？

GTD、四象限法則、兩列清單法三套方法論，結合飛項事項協作工具，讓你的效率翻十倍！

作為飛項的忠實用戶，初次使用它，就被它的顏值和易用性吸引。

飛項 UI設計出眾，交互方式自然流暢，尤為美觀。

飛項 簡潔干凈不厚重，功能克制而不繁雜。

言歸正傳，在團隊日常工作中，需要處理的任務可以這樣管理：

2分鐘內能處理完的事情，比如預約客戶來訪，審批下屬的年休假，直接在飛項上創建、執行即可。

需要一定的思考、協作、組織統籌的復雜事項，則需要將任務管理方法論結合飛項來處理。

以需要團隊成員協助處理的【員工生日會】為例。

（1）事項思考過程=GTD整理、兩列清單法、四象限法則

籌辦一場員工生日會，前提得清楚需要達到什么樣的效果？整個事項可以拆解成哪些子任務？

接著，可以使用兩列清單法原理思考哪些事項必須由自己完成、哪些需要派發給團隊成員負責；最后，再利用四象限法則區分每個拆解事項的優先級。

通常，我會用思維導圖整理清楚整個事項的思路，如下圖所示：

（2）創建一個復雜事項=GTD組織1.0

整理完思路后，將上訴大綱按照1-3級拆分成事項，復雜事項建議在飛項的PC端創建，屏幕夠大、方便操作。

（3）多人分發=GTD組織2.0

復雜事項拆解完，下一步就是合理分配、落實到人。

我會把相關任務的具體指標、標準要求在分派事項的背景信息里交待清楚，使得任務更加清晰，然后在邀請協作人里通過微信好友、飛項協作人等為他人派發事項。

所派發的事項，會以卡片的形式發送到執行者的微信聊天窗口，即時實現事項的同步協作。

待協作被接受之后，事項就會自動進入對方的日程之中，每天通過日報提醒其該事項的進展和辦理。

通過拆解復雜事項，飛項還提供了一個人性化的功能-“事項脈絡”，事項相關人可以清晰的看到整個事項的進度計劃，先后的主次、誰在負責什么都一目了然。

（4）事項執行=GTD執行

①專屬事項空間，減少信息干擾

每個事項協作都有一個單獨的IM，不被其他事項信息干擾，就事論事體現的淋漓盡致。

②重點、文件自動提煉，拒絕聊天瀑布“爬樓”

溝通過程中，我們可以對溝通內容的文字、文件等標記重點，且飛項對“重點”、“文件”會自動提煉，再也不用“爬樓”找干貨，即便是新邀小伙伴也能快速了解事項的重點內容，省時又高效。

③事項小工具，讓工作效率翻倍

協作過程中，為了推動事項的進展，難免需要開個會議討論，而會議結束后，也會產生相應的待辦事項，以及發布即時公告等等。

所以，飛項除了有事項協作和日程管理外，還支持在對應的事項中發起會議預約、時間征集、待辦創建和發布公告等促進協作行為的小工具。

（5）事項回顧=GTD回顧

回顧階段非常重要，我們需要每天查看哪些任務完成了？哪些任務因為什么原因延遲了？每項任務的進展如何......

通過定期回顧，可以優化我們的任務管理系統，進而提升工作效率。

①日程、早報，回顧事項超輕松

在飛項上，通過日程看板，以及每天早上9點準時推送的早報，就可以看到每項任務的完成情況。

②筆記、文件管理，讓知識沉淀

在飛項上，你可以隨時記錄下對事項的思考，關聯到相應的事項，當需要時可以在事項筆記及時提取。

當事項結束后，也可以將自己總結的方法論記錄在飛項筆記，并且關聯到該事項，方便日后回顧和復用。

在事項中上傳過的文件，都自動保存到相對應的事項文件庫，同時還會同步保存到飛項文檔中，確保每一個知識的沉淀，為我們往后的工作所用。

小結

目前團隊任務管理軟件非常多，與其一味在追求功能強大的軟件，不如選擇一款適合團隊，并且能夠提高團隊協作效益的軟件。

如果你的團隊也存在以下痛點：

1、管理者需要派發任務給成員；

2、其次需要及時收到協作成員的反饋；

3、并且要能夠掌控派發任務的進度。

飛項事項協作工具，無疑可以完美滿足這些需求。

如果我沒記錯的話，目前我們可以使用飛項的小程序、APP和pc端，網頁版好像還用不了。