工作十多年以來，經常處于這種狀態：要關注的事項很多，會擔心有所遺漏，不停在頭腦中縈繞而揮之不去；忘了自己的目的地，蔓生出的枝節不知不覺占據了相當多的時間；要完成的項目沒有頭緒，沒有清晰的地圖；生活瑣事偶爾也冒出來弄得自己手忙腳亂。2008年，一個偶然的機會，我知道了GTD，在網上找來了中文版的word文件，一個周末在二樓的出租屋里，很忘我的開始讀起來。作者說：“寫作本書的宗旨在于：幫助你在任何必要的時候，都能達到高效和放松的境界。”用我的說法就是，在做事、產出的時候能夠很快、頻繁的進入心流，而事后能夠真正放下、放松。這正是我追求的境界。
然而過去很多年，我沒有很好的執行GTD書中所講的方法，工作、生活狀態一如既往。今年年初，在我關注的一個GTD牛人“毒龍”的博客上，看到他的2017年計劃，對比自己一年年沒有目標，很是感慨，力求在今年有所突破，于是列了幾項任務，學會并切實執行GTD便是其中之一。參照毒龍的做法，我打算在這個階段先對自己的GTD執行情況做一個總結、分享，雖然自知還很不成熟，但在今后寫三年、五年GTD管理經驗的時候就有一個對照了。
GTD的有五個關鍵的環節，分別是收集(collect)、處理(process)、整理(organize)、回顧(review)、執行(do)。下面我將我目前是如何執行這五個環節作一個總結。
收集環節
收集環節的要求是everything, outside your brain.做過一次徹底的收集之后，我日常收集的主要工具是蘋果手機和windows操作系統的icloud提醒事項。蘋果手機上的收集工具是omnifocus軟件，現在通常都是手機不離身的，所以基本可以做到隨時收集。但是在公司里，一方面工作中的任務有時有較多文字信息需要備注，手機打字比較慢，從windows（因為我的辦公環境只能用單位配備的windows電腦）復制拷貝到手機上的omnifocus軟件也比較繁瑣，同時也為了避免拿起手機而出現一些干擾，例如微信之類。因此我自己摸索出了一個辦法：在omnifocus的設置里，有一個“捕捉”選項，它的功能是可以將蘋果手機系統的“提醒事項”內容捕捉到omnifocus的收件箱，指定某個提醒事項的清單（我的是名稱為OF的提醒事項清單）捕捉到omnifocus的收件箱即可。因此我每天開始工作時的一個慣例環節，就是打開icloud的“提醒事項”。日常工作中，我常常將電話、郵件、公司內部即時通信軟件產生的待辦事項加入到這個OF提醒事項清單中。
處理環節
和毒龍一樣，目前我不能將process和organize兩個環節區分開來。process環節，在GTD原版書的標題是“PROCESS:GETTING 'IN' TO EMPTY”中文翻譯為“處理階段：清空工作籃”，而organize 環節的標題是“seting up the right buckets”，中文翻譯為 “組織整理：建立好清單”。在process環節，要回答如下幾個問題（下文的它都是上一步驟搜集得到的事項）：它是什么？也就是說，對郵件、電話等輸入環節的信息進行澄清、提煉、具體化；是否需要采取行動？因為有些輸入是無法采取行動的，包括：a垃圾——無用的信息直接刪掉，b參考資料，c現在不具備條件、但將來可能有價值的想法；如果上一個問題的答案是“可以執行”，就需要回答下一步行動是什么？這個問題非常重要。在一個行業呆了多年的老手，通常是憑直覺、潛意識在做事，當任務出現的時候沒有經過事前的澄清、提煉、具體化的步驟，很可能就是簡單的重復以往做過的事情，也就談不上做一次新一次。另外一方面，面對一項或是艱難、或是繁瑣而有抵觸情緒的工作時無從下手，那么可以自問自答這個問題——下一步行動是什么，這往往是一個突破口。
在搞清楚下一步行動是什么之后，需要進一步分析屬于以下三類中的哪一類：a 是兩分鐘之內，并且是自己負責的事項，那就立即處理掉，不要拖延；b如果多于兩分鐘，那就延遲處理（defer），設定好延遲的時間也就是打算什么時候開始做這個事情；c如果自己并不是完成這個事項的最佳人選，那么就指派給最合適的人。至此，process對的環節就完成了。設定延遲的時間，就是指定一個將來的時間，自己初步判斷可以開始這件事情的時間。指派給合適的人，
process環節，可以在每天早上做，目標是清空工作藍。
處理環節是GTD流程圖的下圖中粗框線表示的部分：
組織環節
在organize環節，有8個bucket，將上一步驟的成果放到對應的bucket中去即可，這8個bucket即構成了你的GTD系統的全部。8項bucket分別為8個清單：不可執行類中的a項 垃圾（無清單，直接刪掉）、b項“參考資料”清單、“將來\也許”清單；可執行分類中有項目清單（僅列出項目的名稱）、“項目支持資料”清單、記錄在日程表中的行動和信息、"下一步行動"清單、“等待”清單。記住：清單僅僅是一個目錄，它幫助你跟蹤正在進行的事情，并讓你在回顧的時候有依據和參照。因此，我理解，清單系統是否完善即標志著GTD系統是否完善。下面，我將分別闡述我的各個清單系統是如何做的。
"下一步行動"清單
"下一步行動"清單，也就是ASAP行動清單。我參照oceangirls的方法，定制了兩個透視，一個是聚焦工作的，一個是聚焦生活的，主要的判斷條件是available，這兩個透視就是我的ASAP行動清單。這個清單的條目數量會非常龐大，對其進行有效管理的方式是進行情景分類。書中給出的幾個基本的情景分類：電話、在電腦旁、外出事宜、在辦公室、在家、議事對象（原文翻譯是議事日程，我覺得費解、不準確）、閱讀/回顧。我自己的Omnifocus情景分類大類是：office，calls，errand，waiting for，agenda，home，iphone在手、evernote inbox或書（包括kindle書和紙質書）。我的分類基本與書中分類相符。我在辦公室時，通常就是在電腦旁，因此我不必要單獨分出“在電腦旁”的分類。而目前智能手機的功能非常強大，可以進行網上購物、碎片閱讀、整理omnifocus、記賬等，因此iphone在手是非常有必要存在的一個情景分類，當然這也是界限不清的一個分類，我暫時還沒有想清楚如何解決這個界限不清的辦法。對書中所說的閱讀/回顧，實際上是指超過2分鐘的閱讀，而且不是碎片化閱讀，我理解是有目的性的學習、輸入性閱讀，這類閱讀最好做筆記，要有或長或短的輸出。一般我用kindle書和紙質書來完成有計劃的閱讀，當在網上看到一些高質量的長文而暫時不打算仔細閱讀時，會用瀏覽器的evernote工具剪藏到我的evernote的inbox中。對微信公眾號的好文，我用微信的發送到kindle的功能。偶爾也有電子郵件內容較復雜，需要單獨找個時間來進行閱讀的。今后在剪藏文章到evernote inbox、微信公眾號的好文發送到kindle時，還需要在omnifocus里做一個登記，這樣可以對收集的文章進行一個篩選，篩選出哪些是需要進一步仔細提煉的。
“項目”清單
書中說，項目清單不應該包含項目執行的具體細節或方案，也不應按照重要性、大小、緊急程度來排序——其實它就是一個包含了所有未完成項目的目錄。項目清單自然可以在omnifocus的“項目”快捷方式中查看。另外，我將本月要完成的項目清單列在workflowy的“本月目標”中。
項目輔助資料
書中說，項目輔助資料不是project actions，不是project reminders。他們只是支持你的這個項目所需的資源而已。我目前對這個清單的重要性沒有體會到，直到這次寫這個總結的時候才意識到竟然有這樣一個“清單”。因此，對于搜集到的項目輔助資料，是需要列一個目錄也就是清單的。這個清單，我認為用workflowy更適合做。但是存在一個問題，就是每當一條項目輔助資料進入到我的資料系統時，我除了歸類保存之外，還需要做一個登記，會花掉大量的時間，也是沒有必要的。因此，我決定憑直覺登記，對那些反常的、需要特別提醒的項目輔助資料進行登記。另外，我的foxmail系統中，是按照工程項目名稱進行分類的，通常在收到郵件并初步閱讀的第一時間，會歸類到它所屬的foxmail工程項目名稱文件夾下，而對于郵件主題不明確的郵件我會在foxmail的這條郵件寫上備注。
“參考資料”清單
“參考資料”清單，需要你有一個完善的、界限清晰的歸檔系統，它是我的個人“圖書館”。我在電腦里有一個名為“參考資料”的文件夾，但是文件夾的子文件夾的界限不夠清晰，需要重新規整，目標是我不借用everything之類的搜索工具時可以較快的鎖定我需要的參考資料所在的子文件夾。現在我在workflowy中對文件夾的目錄進行了初步的規整，還沒有騰出時間來規整。另外，我用全能名片王，對收集到的名片進行掃描輸入。
“將來\也許”清單
我在Omnifocus里建立了“someday/maybe”的文件夾，這里是我的“將來\也許”清單主要的歸屬地。這個清單是供將來不定期重新評估是否具備條件、具備可行性的。“someday/maybe”的文件夾的子文件夾有“life ideas”和“創業ideas”。目前我對這個清單的管理比較欠缺，很薄弱，點子不少，也就是常說的ideas are cheap。
綜上，我理解，organize環節，其實是屬于建立系統、打基礎這樣的性質。一旦你的8個（其實是7個，第一類垃圾不需要建立）buckets都建立了，日常并不需要在organize上花太多的時間。當你對inbox中的條目進行處理process環節之后，其結果就是這些條目按照你的bucket的規則自動到各個bucket里去了。
組織環節是GTD流程圖的下圖中粗框線表示的部分：
review環節
THE PURPOSE OF this whole method of workflow management is not to? let your brain? become? lax,? but? rather? to? enable? it? to? move toward more elegant and productive activity.?In order to earn that freedom, however, your brain must engage on some consistent basis? with? all? your? commitments? and? activities.? You? must? be assured that you're doing what you need to be doing, and that it's OK to be not doing what you're not doing. Reviewing your system on a regular basis and keeping it current and functional are pre- requisites for that kind of control.
it should trigger consistent and appropriate evaluation of your life and work at several horizons.
A real review process will lead to enhanced and proactive new thinking in key areas of your life and work. Such think-ing? emerges? from both? focused? concentration? and? serendipi-tous brainstorming, which? will be triggered? and? galvanized by a consistent personal review of your inventory of actions and projects.
review環節，在GTD原版書的標題是“review:keep your system functional”.為什么要將review放在do的前面？最初我是很不理解的，一般的閉環管理流程，都是先做，然后回顧、評估。然而很多GTD的實踐達人一般也是這么處理的，每天早上都會有一個review的環節：檢查自己的日歷，看下inbox，檢查一下等待的人有沒有反饋信息需要處理。我理解，這里有一個很重要的想法，如果把人生比作一次旅行，每天每個月每年的各個時間點，每次出發之前，可以問自己兩個問題：我現在在人生地圖上的何處，我要去往何處？這也是主動工作、主動生活和被動的讓外部環境牽著并作出反應的重要區別。這也是我目前很欠缺的環節，必須予以執行，否則肯定難以做到對自己的GTD系統的信任。最初，我按照書中給出的建議是，一周回顧一次，回顧時間建議為周五下午，這個時間對于我的工作來說肯定是不現實的，我決定定在周日的晚上，時間限制在40分鐘以內。實際上，這個review ，參照上面原文的含義，是時時刻刻在進行，也就是說do之前務必要抬頭看路，而不能埋頭拉車。
當你主動、有規律的回頭看（review）的時候，一些耀眼的想法可能會冒出來，因此review環節，還具有讓你產生創新思維的功能。
There are two major issues that need to be handled at this point:
?What do you look at in all this, and when?
?What do you need to do, and how often, to ensure that all of it works as a consistent system, freeing you to think and manage at a higher level?
A few seconds a day is usually all you need for review,as long as you'relooking at the right things at the right time.
People? often? ask? me,? "How? much? time? do? you spend? looking? at? your? system?"? My? answer? is? simply, "As? much? time? as? I? need? to? to? feel? comfortable? about what? I'm? doing."? In? actuality? it's? an accumulation? of two seconds here, three seconds there. What most people don't realize is that my lists are in one sense my office. Just as you might have Post-its and stacks of phone slips at your workstation, so do I on my "Next Actions" lists. Assuming that you've completely collected, processed, and organized your stuff, you'll most likely take only a few brief moments here and there to access your system for dayto-day reminders.
人們經常問我：“你花多少時間來回顧檢查你的系統？”我的回答是：“只要我能夠對當前的行動感覺良好就足夠了。”在現實生活中，常常是幾秒幾秒的時間堆積起來的。然而大多數人并沒有意識到，從某種意義上來說，我的行動清單就是我的辦公室。這如同你的工作臺上放著即時貼和電話留言本一樣，我的“下一步行動”清單的情況也是這樣。假設你已經徹底地完成了收集、加工、組織管理一切事物的步驟，這時你很可能只需要在這里或者那里花上幾分鐘回顧一下你的系統，搜索每天的提示信息。
只要你保證在適當的時間查閱適當的資料，每天幾秒鐘也就是回顧檢查所需要的全部時間。
Review，一般都翻譯為回顧。但我認為原文中，可以分為兩類，日常的review和每周review。對于日常review，我認為翻譯為“查閱”更為貼切；對每周review，用“回顧”是沒有問題的。
日常review哪些項目呢？
答案是日程表和Action Lists。
After you review all your day- and time-specific commitments and handle whatever you need to about them, your next most fre-quent area for eview will be the lists of all the actions you could possibly do in your current context. You need to feel confident that you're not missing anything critical.
The Right Review in the Right Context
When you and your spouse are decompressing at the end of the day,and you want to be sure you'll take care of the "business" the two of you manage together about home and family, you'll want to look at your accumulated agendas for him or her. On the other hand, if your boss pops in for a face-to-face conversation about? current realities and priorities, it will be highly functional for you to have your "Projects" list up to date and your "Agenda" list for him or her right at hand.
作者舉例的兩個經典案例，很有用，和自己配偶要討論的問題（不方便在電話中討論的），以及要和自己領導匯報的問題。
更新你的系統——每周檢查回顧
假如通過這些努力，你能夠達到那種“心靜如水”、一切盡在掌控的狀態，那么更新你的系統，就是要讓你能夠持續的保持這種狀態，保持這種平衡。有一個事實，我們必須面對，不能理想化、不能將自己超人化，那就是每天新增加的任務必然比你處理掉的任務多。而我們總是拒絕承認這一點，認為自己還不夠優秀、效率不夠高，拼命的追趕時間，從而迷失了自己的方向，丟掉了對生活的主動權；而每周回顧，就是讓你重新掌握主動權，重新讓重要的事回到你的視野。因此，必需站在更高的角度、更大的格局上，對不重要的事說NO，懂得放棄。這也是我的“擺渡人”告訴我的，要主動展現自己的不完美。
每周回顧執行了GTD環節的前4項：收集、處理、整理、回顧。以下是需要用這4個環節處理的對象：
Losse Papers
碎紙片，在辦公室我用專門的一個文件夾和一個拉鏈帶來保管，A4幅面的就夾在文件夾中，其他臨時作草稿的碎紙片、收集到的名片等非標準A4幅面的放在拉鏈帶中。每周清理一次。
Process your notes（Organize 環節的bucket之 1，參考性資料）
我的筆記目前主要包括：a）紙質的工作會議用筆記本，我用了一個塑料分頁，將開完會后沒有整理到印象筆記作為參考文件、提煉出需要行動的信息到OF系統中的會議筆記用分頁隔開。b）印象筆記的inbox筆記本。c)icloud提醒事項中的幾個列表。?
Previous Calendar Data，?Upcoming Calendar（Organize 環節的bucket之 2）
搜索一下過往的日程中，是否有事情未處理。
對將來的日程（我通常看一個月以內的）瀏覽一遍，目的是心中有數、妥善安排。
Empty your Brain
把大腦中的一切都寫下來，再次清空大腦。平常我想到什么事情，一般都會在前文列舉的幾個收集工具中寫下來，應該來說在這個每周回顧的環節沒有太多需要從大腦里清空的東西。
Review "Projects" (and Larger Outcome) lists（Organize 環節的bucket之 3）
確認、評估各個項目的最新進展、目標和成果，從而確保所有在進行中的項目了然于胸。
Review "Next actions" list （Organize 環節的bucket之 4）
將已完成、而未標記為”已完成“的action狀態修改為”已完成“，檢查next action list中的提示信息是否需要更新、更正。
Review "Waiting for "list （Organize 環節的bucket之 5）
核查”waiting for “list，有些交給他人處理的事情可能已經有了處理結果，這種情況下很可能產生新的next action，將其記錄下來，并進行process和organize的步驟。
Review "someday/maybe "list（Organize 環節的bucket之 6）
對我來說，主要是OF系統的someday/maybe文件夾。有些事情可能非常重要了，應該提上日程了。當然，還需要刪除一些你不再感興趣的事項了，可以是刪除，或者放到一個單獨的存檔文件夾。刪除、存檔也很重要，否則這個文件夾的內容會越來越多，反而會使你有壓力感，最終留下的才是精華。
DO環節
執行階段的原則是，選擇最合適的行動。作者說，該如何根據各種情況來選擇最合適的行動呢？答案很簡單，相信你的感覺，或者說相信你的本能反應，你的直覺。有3個評估方法，對行動進行決策：確定某一時刻行動的四標準法；評估每日工作的三分類法；總體檢視工作的六層次法。這三個評估方法的視角越來越高。
四標準法
四標準法，是依據情景、有多少時間、有多少精力、重要性。情景的設置前面已經交代。而時間，我現在的感覺精度比較差，預估半個小時完成的工作通常需要1~2個小時，我在omnifocus里目前一般也不填寫預估時間。這也從一個方面反映對工作的分解還很不夠，如果分解足夠細致，對每一個步驟的時間把握會更準確一些。目前項目分解我是在workflowy里完成，效果還比較好。另外，我已堅持用時間記錄軟件atimelogger記錄自己的時間花費，已經堅持了2個月，只是對記錄的結果、輸出報告的分析和利用還有待加強。精力的多少，我在情景分類中也設置了精力比較差的時候的情景：office情景中的chores time，home情景中的brain dead都是代表精力比較差的情況；而office情景中的番茄鐘時間和Home情景中的high energy，是精力比較旺盛的時候。不知道這種分類是否恰當，家中的情景分類用的太少，因為在家里可以自由支配的時間確實太少，單位加班時間較多。而對重要性的分類，則要提到下面的兩種分類方法。
評估每日工作的三分類法
日常工作可以分為三類：執行事先安排好的工作doing predefined work；處理突發事件doing work as it shows up；安排自己的工作defining your work。人們更傾向于意料之外的事情或者是緊急狀況，而不愿意著手處理、組織、回顧以及評估那些并不明了的工作，不是按部就班去處理自己的工作籃、電子郵件和其他懸而未決的問題。然而，當你沒有對清單上的其他工作進行重新查看和評估時，你的焦慮情緒就會不斷增加。只有在你清楚的直到所有你“應該執行卻尚未執行”的工作時，這種焦慮才不會繼續困擾你。這就要求對工作籃進行定期處理以明確你的工作，并且堅持定期全面回顧包含了所有預訂工作的各類清單。如果你能根據情況有意識的放棄事先已經確定的工作，轉而去應對那些突發事件，這是一個更高的水平，雖然同樣是優先處理了突發事件。
回顧檢查的6個層次
1、5萬英尺以上：生活
2、4萬英尺：3~5年的計劃
3、3萬英尺：1~2年的目標
4、2萬英尺：責任范圍
5、1萬英尺：當前的工作
6、跑道：目前的行動
我現在每天開始工作之前，都會按照我規定的流程要求，先將今天要做的事情列入番茄土豆軟件的任務清單中。在列入的時候，還應更多的考慮上面所講的三個分類、6個層次的要求。
另外，在執行的時候，我目前用番茄工作法。為了提高自己的專注力，減少忘記自己在做什么事情的狀況發生，我會在屏幕上用電子便箋ANOTE寫上當下的番茄任務是什么。
總結
以上，是我對5個環節的初步總結。總體來講，5個環節只執行了一多半。review環節亟需加強，do環節還需要多多理解6個層次，努力推進三個分類中的第一項和第三項，減少自己處理突發時間的頻率和時間。
