我不知道大家有沒有這樣的經驗：你明天要在一個客戶會議中做匯報，議題是關于未來一年的合作計劃，談成的話，訂單就八九不離十了；為了這場會議，你已經準備了一個星期，昨晚你還熬夜把它調整完美。
之前你學過一些PPT的設計技巧，坦白說，你的PPT已經在90分的水平了——結構合理，畫面悅目，圖表做的一絲不茍，看得出來是用心之作。
在今天的會議中，雖然幾位客戶聚精會神的聽了一個小時，在匯報之后也提出了幾個問題，可是你感到他們好像有些事情欲言又止，談話沒辦法觸及到深處。然后，時間到了。。。。。
我想帶出的問題是：你把很多精力放在PPT上，多大程度獲得你想要的效果？
這不是一個“有或沒有”的問題，PPT有它獨特的作用，在展示圖片和數據圖表上，非常有效；所以，我的意思是，假設你花了20個小時來準備這份PPT，它給你帶來多大的回報？有沒有其他辦法，可以用更少的精力帶來更大的回報呢？
我認為是有的。
首先，我們來分析一下，一般開會有什么目的？
1. 匯報
2. 分享信息
3. 收集想法
4. 就某些事項做決定
5. 排列工作順序和資源分配
6. 情感交流與建立關系
你應該做的不只是設計PPT，而是設計跟參與者交流的方式。
我們希望參與者交流什么？借用Edward de Bono的“六頂思考帽”，我們可以讓參與者：
藍帽子：表達對會議目的、結果、議程、角色、討論規則等事項的意見
白帽子：分享他們所知道的事實、信息，而不加批判
黃帽子：表達對事情的正面看法
黑帽子：提醒大家事情的缺點、風險
紅帽子：表達他的感受、直覺、情緒，而不需要所謂“正確的”理由
綠帽子：發揮他們的創想，尋找其他可能性
現在大家設計PPT的時候，通常只是列出幾條問題，然后讓參與者回答。這種做法很單調，而且容易被職位高的人“挾持”對話，其他人不敢發言。
其實，跟參與者互動的方式可多呢！
1. 讓參與者寫便利貼，然后一起貼在白板上分類
2. 在白板上把參與者的意見紀錄下來，配以卡通
3. 如果人數在10人以上，分成2-4人一組進行分組討論，然后全體匯報
4. 預先準備好思考模版，分發給參與者使用（個人或小組皆可）
5. 讓參與者用圓點貼紙投票（如：每個人有10點，每一點代表10萬預算，讓他來分配）
6. 利用圖片、模型、道具和樂高積木等物品，來隱喻他們的想法、感受、創意
7. 傳遞“談話棒”
我以前要進行大的匯報時，都會好緊張，不停修改PPT，因為有很多問題我不懂怎么做，我覺得自己不夠好，我怕有些問題我回答不上。
人的本能是要逃避痛苦，這種不確定性會讓我痛苦，我想逃避它，方法是不停改PPT。
其實，唯一的解決方法，是接受這種不確定性：準備會議的時候，預留30%的時間（甚至更多）用來跟大家互動。你會發現，假如大家都參與進來，很多問題會迎刃而解。
你只需要準備幾張圖，現場隨時能手繪，你就可以節省很多PPT設計的時間。
祝你每天上班都像遇到艷遇一樣那么興奮！
