不論是在職場還是生活上,都需要解決問題。
SOP是Standard Operation Procedure三個單詞中首字母的大寫 ,即[標準作業程序],就是將某一事件的標準操作步驟和要求以統一的格式[描述]出來,用來指導和規范日常的工作。
遇到任何有待解決的問題,嘗試解決問題的基本方法,都是從拆解問題開始。
如果遇到的問題比較簡單,難度不高,直接解決就可以了。如果問題比較復雜,難度高,無法立即解決的時候,最好先拆解問題,把問題拆解成較小的問題,這樣就是更有效率解決問題的SOP。
小S是生產家具的工廠的外貿經理,外貿總監對他下達了1億的銷售任務。小S初步估算了一下,他的外貿團隊上一年的銷售業績是6000W,距離1億還有一段距離,可謂壓力山大。
他感覺,就算拼盡全力,他今年的銷售額最多也就8000W左右,還有2000W的缺口。所以,他就開始逐步拆解他的問題。
第一步,先拆解銷售數據。
小S看了一下前年的銷售數據,分析了全球市場的出口情況、產品的品類和數量。
第二步,拆解客戶
他打開公司的CMS系統,對客戶的情況進行深度分析,對客戶公司的采購經理,商品經理,產品經理等等,對職位和職責進行歸類,還有分析和歸類他們的采購喜好。工廠外貿,渠道有所限制,他想是否可以開拓外貿公司的渠道,逐步進行拆解和渠道信息收集?
第三步,拆解競爭對手
通過瀏覽海關數據網站,從相關的海運、空運的提單中進行相關的產品數據分析;通過一些相關渠道,探查一些重要的信息,數據不一定完整或精確,這需要做大量的工作進行甄別。
第四步,拆解團隊
分析團隊成員的主要技能和人脈情況,以及他們的工作態度和熟知的市場情況。進行頭腦風暴,挖掘團隊的潛力,要求團隊成員撰寫他們的工作報告和聽取他們對團隊建設的建議......拆解團隊的最終目的是為了更好地進行資源配置。
第五步,拆解公司自身情況
和相關生產部門、品管部門、采購部門進行探討,拆解產能和產品質量的情況。拆解關于售后的郵件,分析公司出現的情況,跟外貿總監進行探討。
拆解問題后,對問題進行匯總,然后跟團隊和公司高層進行協商,找到解決方案,還要制定相關政策。制定完相關政策后,還得拆解銷售任務,分解成12個月,過程管控,嚴格執行。
拆解問題----》分析問題----》解決問題----》管理問題
在管理問題方面,就需要制定一個總的工作計劃,有效統籌。
根據年度目標,制定月工作計劃,并細化到周工作計劃,撰寫工作周記。
按照工作計劃執行各項工作。
遇到計劃外的又必須馬上做的事情時,將其插入到目前的工作計劃中,將其他工作推后,必須嚴格執行。
按照修改后的工作計劃繼續執行。
每個人每個月都必須提交一個工作上面的創新,無論什么方面,無論大小,只要是能提高現有的工作效率或者改進工作方法的,都可以,內容必須包括:發現問題-解決問題-實踐驗證-工作總結-流程優化。
給員工嘗試、創造和實現新想法的空間,激勵團隊成員拓展自己的知識和能力。
最終,小S成功完成了年銷售額1億的任務,晉升為外貿總監。
就以內銷的例子來說,背后有很多錯綜復雜的原因,可能是產品不佳、營銷推廣做的質量不高,渠道不通暢或者找的經銷商所托非人,當然也有可能是銷售人員的業務水平不靠譜,如此種種的問題。通過拆解,然后細分問題,就可以找到真正可以解決問題的關鍵。
例如,如果是產品不佳的問題,可以是推出好賣的產品,也可以是調整更新舊的產品,當然也可以是將舊產品降價傾銷清理庫存,從而提升消費者的購買意愿。
層層不斷地往下拆解問題,直到所面對的問題是可以直接解決的小問題為止,就是最終的解決問題之道。
當大問題拆解成幾個小問題之后,還要把這些待要處理的小問題,按照問題大小、輕重緩急,排好處理問題的順序,然后依照關鍵問題下手,依序處理,時間管理四象限原則,同樣適用于解決問題。這些相關方法,可以參考《麥肯錫意識》一書所說的“邏輯樹”解決方法。
越大的問題,越需要冷靜對待,將問題逐步分解,優先處理關鍵問題,再按照問題處理的先后順序,然后一步步解決,此之為解決問題的SOP。解決問題,獲得領導賞識,方可平步青云。