廣為人知的Dropbox在線存儲服務，一直是我學習、工作的得力助手。除了作為云存儲所必備的多平臺同步外，它的選擇性同步、高安全性、版本控制、文件分享、支持第三方應用等功能或特點，促成了我的「以Dropbox為核心的文檔管理系統」。下面我將分享我使用Dropbox的工作流，并介紹一些文檔管理方法。
我的Dropbox工作流
首先，Inbox是必須要有的。作為一個臨時的收集箱，Inbox廣泛出現在各種資料或任務管理系統之中。這樣一個臨時的空間能夠使得工作更加高效，因為短時間內對一些內容的連續訪問要求我們能夠快速定位它們，而且我們也不希望自己時時刻刻在做著整理，那可是很費時的。一開始我在Dropbox中應用這一概念時，還有模有樣地新建了一個名為「Inbox」的文件夾，然而實踐證明這并不是最高效的，更好的辦法是直接把Dropbox的根目錄作為Inbox，根目錄還是那個根目錄，我只是在心中給它貼上了「Inbox」這樣一個標簽。這樣做的好處不少，一方面可以直接拖動Inbox中的文件到各文件夾歸檔，另一方面，雜七雜八的根目錄也不斷提醒著自己要盡快清空這個Inbox。
使用電腦時，我會不斷在Dropbox中添加文檔，這些文檔有的是接收到的郵件附件，有的是從網絡下載的資料，也有自己創建的論文、報告等文檔。它們被不假思索地直接添加到Dropbox的根目錄，也就是我的文檔管理系統的Inbox，此時Dropbox會立即對這些文件進行同步上傳。
此時我會把Inbox當成我的臨時工作臺，一段時間內（通常數分鐘到數小時不等）所有的文檔都在這里進行編寫與修改。Dropbox的同步是每時每刻都在進行的，只要稍有改動，最新的版本就會被同步到云端，由于云存儲都是使用的增量更新技術，每次僅改動的部分被上傳，所以基本能做到實時完成同步。我甚至可以完全忘記Dropbox的存在從而專注于工作，因為我無需擔心系統崩潰、電腦進水、地震火災等不可抗力導致文檔的永久丟失。只有當我想反悔對某文檔的改動時，我才需要想到使用Dropbox的歷史版本功能——對于免費用戶，Dropbox的云端會保留30天內所有文件的所有版本，我只需在該文件上右擊，并點擊「查看早期版本」，就能找回之前的版本，屢試不爽。
大多數情況下，修改之后的文檔是用來被分享的——發送給他人、發布于網絡、上傳或打印成Hard Copy以交作業等。分享之后往往會有來自他人的反饋，根據這些反饋，我會再次對文檔進行修改并重新發布（若有可能）。在這里我要特別提一下Dropbox所提供的文件分享功能。在文件上右擊并點擊「復制Dropbox鏈接」，這個文件就被瞬間公開，一個鏈接會被復制到剪貼板，供分享給他人訪問。當然，雖然鏈接是公開的，但很復雜，不知道鏈接的人一般依舊是無法訪問的，這就像Google相冊的相冊分享一樣，還是很安全的。打開鏈接的人，能直接在分享頁預覽大多數的文件——Dropbox不僅僅支持常見的文檔格式，還支持大多數的多媒體文件。有時候我需要發送一些視頻DEMO給別人，我便直接用Dropbox分享，人家只需在網頁上觀看，方便快捷。
分享過后的文檔，以及還有一些不必分享的文檔，會被我在清空Inbox時歸檔。根據內容不同，我會考慮將這些文檔或是留在Dropbox，或是轉移到Evernote等其它的知識管理、文件管理平臺。這是因人而異的，就我個人而言，因為我把Dropbox作為我的文檔管理系統的核心，我會將學習與工作上的資料存放于此，Google Drive作為輔助，存放一些網絡上尋得的PDF書籍等資料，另外Evernote作為我的「第二大腦」，主要存放「發展級」的內容，以及一些私人筆記（這里面水很深，以后有空會專門介紹我是如何使用Evernote的）。
對于留在Dropbox的文檔，在對他們進行歸檔時，有一個文檔管理的問題——如何高效的管理以便再利用。下面簡單介紹一些我的文檔管理方法。
我的文檔管理方法
1. 合理分類
把不同內容放入不同的文件夾進行分類，應該是每個人都會有意識去做的事情。我會把私人文件、學習相關的文件、工作相關的文件分別放入根目錄三個不同的文件夾，這是一個大分類。大分類下可以有小分類，但層數不可太多，分類不可太細致，不然沒有意義卻浪費時間。一般在大分類下就是按照項目或者時間（學期、年度）命名的文件夾了。這么做只是為了簡潔美觀有條理，而為了能更快找到需要的文檔，規范命名和使用標記才是更重要的。
2. 規范命名
文件的規范命名，一方面可以讓人一目了然，另一方面方便查找或者搜索。下面是我的兩個命名規則。
- 文件名要有意義，但不可過長。太長的文件名完全失去了它作為文件名的意義。比如我寫了篇論文題為「WHAT ARE THE SOURCES OF PERSONAL ETHICS AND ETHICAL BEHAVIORS? 」，這么長的標題甚至已經超過了系統允許的長度，而且我以后看到它也不能第一時間反應出來這是個什么東西，別人看到更不知道了。由于這是我倫理哲學課的期中論文，我就把文件名改成了「Ethics Essay_Midterm.docx」，簡潔明了。
- 如有必要，在文件名中補充說明。我喜歡用下劃線對文件進行進一步說明以示區分，在以上的例子里，下劃線前告訴我這個東西「是什么」，下劃線后是補充說明，以防再次出現類似的文件引起混淆。有時候我會需要使用更多的下劃線，更進一步的作補充說明。比如我的論文拿了B+，老師說我有機會修改后再交一次以提升等第，那我修改后的文件名就會是「Ethics Essay_Midterm_Revised.docx」。涉及多次修改的，我可能會附上日期甚至時刻，并將最終定稿修改為以Final結尾，同時于同目錄生成一份PDF文件以便快速查閱。
3. 使用標記
對于使用OS X系統的用戶，Finder自帶的文件標記功能一定要好好利用。標記（標簽）系統是一項偉大的發明，在Evernote中也是很重要的管理工具，它突破了樹狀的文件夾結構，檢索起來更加高效。它的使用方法類似于剛才提到的使用下劃線進行補充說明，但也可以使用不同的顏色標記來區分重要程度以及不同類型的文檔，以便快速篩查。
分享一些干貨
沒有什么是完美的，在使用Dropbox的過程中，我遇到了一些問題，好在大多問題都最終解決，總結一些干貨分享給大家。
1. 同步指定文件夾
Mac版的Dropbox只能同步Dropbox文件夾下的內容，但有時候可能需要同步某個不能移動位置的文件夾，比如某些應用的資料庫。這個時候，我們可以通過制作替身的方法進行同步。具體方法如下：
打開終端輸入ln -s 想要同步文件夾路徑 同步盤的路徑
這時會得到一個原文件夾的替身，它和原文件夾中的內容是完全同步的，只需將它放入Dropbox文件夾下就能同步原來的文件夾了。需要注意的是，不能直接通過右擊菜單來制作替身，這樣做出的替身類似于Windows中的「快捷方式」，只是一個指向源文件夾的地址，于事無補。
2. 獲取更多的免費容量
免費用戶默認只有2GB的存儲空間，但是付費版本容量又太多了有點浪費。大家可以通過邀請他人注冊，可以獲得每次500MB的容量，最多能獲得16G。邀請的方法那么多，大家動動腦筋就能很快18G了。
3. 使帳號更加安全
上官網開啟二次驗證后，在未授權設備上登錄帳號都會要求通過手機驗證碼驗證，這樣即使密碼被盜依然能保障資料安全。大家務必開啟此項功能，尤其適合經常需要在公用電腦上登錄帳戶的人。
以上便是我使用Dropbox作為在線存儲與文檔管理工具的一些經驗分享，以后會再介紹我使用Google家族產品和Evernote等優秀工具的心得，敬請期待。
