羅胖曾多次提到，他的跨年演講提前半年就開始籌備了。
有人說：“組織一場線下活動，至少要籌備1—2個月的時間”。
由此可見，組織線下活動是一場耗時費力的事情。
有很多文章會教你如何組織一場有創意的活動，我在這里講的不是如何做得精彩，而是如何高效完成它。
這里高效包括兩點：一是效率：時間可控；二是效果：保證質量。也就是說，如何在相同或更短的時間里完成比其他人更多的任務，而且質量與其他人一樣或者更好？
這就涉及到項目管理的概念了。
“項目”作為一個管理學的名詞出現，主要是指在一定的時間和資源約束條件下，為了實現特定的目標，而要完成的一個或一系列可管理的臨時的工作任務與活動。
其主要包含兩個特征：
目標的指向性，即項目包含著特定的要求，是針對某一目標而出現的有待完成的任務；
環境的限定性，即項目是在一定的組織機構內，利用有限資源（人力、物力、財力等），在規定的時間內完成的工作任務。
項目管理在活動中，主要涉及范圍管理、進度管理、質量管理、成本管理、人力資源管理、溝通管理等領域。
在實際操作中，我歸納出項目管理的“五步工作法”，以此來實現組織的高效。
一、前期策劃做好立意確定（Scheming）——統籌全局
辦好一場線下活動，從大的方面來說要思考以下幾個問題：
（一）活動目的是什么？傳播主導還是營銷主導？
傳播主導型，指的以品牌傳播為主，目的是提升品牌知名度和美譽度，比如每年各類衛視的跨年晚會，請各類明星表演成本巨大，有人開玩笑是“賠本賺吆喝“，但收視率的高低直接決定了江湖地位，所以今年元旦江蘇衛視和浙江衛視為了爭“收視第一”撕得那么厲害；營銷主導型，指的以營利銷售為主，比如各種會展，車展、房展、特產美食街等。
（二）活動目標人群是誰？期待取得怎樣的傳播效果？活動的主題是什么？
在這里，關鍵是根據用戶需求來確定活動主題。受眾喜歡看什么，主題就往哪里靠。
（三）活動的大概框架：預算，時間，地點？
（四）活動項目團隊成員以及職責？
比如一場文藝晚會，統籌板塊包括流程組、主持組、嘉賓聯絡組、觀眾組、宣傳組；節目板塊包括節目表演、舞臺布景、燈光音響、道具服裝、化妝等；后勤板塊包括場務安保、攝影攝像、機動等。
當這些問題確定了，活動環節大致也就定了。
二、建立標準化工作流程 （Standard Operation Process）——80分的標準在哪？
在活動開始之前，對活動所設計的各個執行環節進行研究，根據以往的經驗，制定一套可行的標準的操作規程，爭取對每一個細節做出明確的規定。就好像考論述題拿到了標準答案一般，明確了80分的標準，就可以避免不及格，也更有余力超常發揮考個90分。
比如在組織晚會之前，要研究以往的組織資料。一個是明確傳統的活動流程：一般是怎么做的？環節一二三如何排列？二個是明確關鍵工作的流轉方式，比如節目的過程為：（節目組）選拔節目——上報節目——（統籌組）審批——調整節目——彩排一次——調整節目——彩排二次——會前彩排三次——表演。
三、對 工 作 結 構 進 行 分 解 （Work Breakdown Structure）——具體該做什么？
根據工作流程，對整個活動的策劃和組織工作進行分解，將一個總體的工作項目分解為任務，再將任務分解為工作；并形成不同任務模塊之間的聯動機制，確保各個任務模塊能夠配合良好，運轉順暢。
比如舉辦文藝晚會是一個項目；任務一是邀請晚會嘉賓，由聯絡組進行；任務一可以分解為五項工作：制定目標嘉賓名單——設計并發送邀請函——確認到場名單——打印名牌——修改主持詞等文稿材料。其中，設計邀請函、打印名牌、修改主持詞都需要和其他組聯動。
四、抓住流程中的關鍵控制點（Critical Control Point）——重點關注階段成果和關鍵節點
抓住執行流程中的一些關鍵環節與結點，即流程控制點，對整體的活動組織運行質量和狀況進行督導、查缺、補漏。
這里有兩層意思：一個涉及時間，即什么時候做什么成果？
設計好倒排時間表，確保時間到了成果的輸出。 確保參與活動的每一位工作人員都能夠對活動整體時間進度有所了解， 實現活動項目團隊內部的信息互通與對稱，防止各個流程環節彼此孤立。
舉個例子，晚會前一個月確定所有節目，前十五天完成第一次彩排，前七天完成第二次彩排，前一天進行第三次彩排，根據這個進度進行各項工作的趕工。
另一個涉及空間，活動現場的關鍵點是否可以實現零差錯？
此外，要提前清楚活動現場有可能出現突發狀況的關鍵環節，爭取制定好應急預案，做到未雨綢繆、有備無患。比如，晚會的關鍵環節在舞臺流程是否流暢，那么舞臺的燈光舞美運轉是否正常？關鍵角色（比如主持人）是否有突發狀況？這就是關鍵控制點。
之前《我是歌手》孫楠臨時退賽時，汪涵臨場完美發揮，避免了一場直播事故；而2019湖南衛視跨年晚會上，謝娜跟觀眾互動時的尬聊、搶詞，成為了最大的嘲點。
五、完善后期反饋和總結（Summarizing）
在活動結束后，要促進活動的跟進報道，評估活動的影響效果。 同時，項目團隊還應該對活動策劃組織過程中出現的問題進行探討，找到原因；對活動的策劃和組織所涉及的各種文字、圖片、多媒體等資料進行歸檔和備案，并將活動舉辦過程中所積累的經驗和注意事項加以完善，當作之后的宣傳材料。
胸中有溝壑，腹里有乾坤。不管舉辦什么類型的線下活動，多用項目管理方法來統籌全局，就可以最大限度的減少差錯，實現高效。
