【R：閱讀原文】
三階段? 片段 三：選自《意志力》P101-P102
戴維.艾倫一到德魯.凱利的辦公室，就一如既往的從收集材料開(kāi)始。材料是個(gè)含義很廣的詞語(yǔ)，根據(jù)《搞定：無(wú)壓工作的藝術(shù)》的定義，材料指任何不該出現(xiàn)卻出現(xiàn)在你的心里世界或物理世界，你尚未決定其最佳歸宿或下一步行動(dòng)的東西”，或者根據(jù)凱里的定義，材料就是辦公室里的所有雜物。
然后進(jìn)入GTD系統(tǒng)的第二階段-----加工材料，決定每份材料是做完、委派、丟棄還是擱置。如果一份材料，不具備實(shí)施價(jià)值，就可以扔掉，或者放在文件夾里收起來(lái)，留待日后參考。如果一份材料與某個(gè)項(xiàng)目有關(guān)---比如凱麗準(zhǔn)備主持的一個(gè)為南非反種族滅絕運(yùn)動(dòng)首腦之一的圖圖大主教頒發(fā)獎(jiǎng)?wù)碌拇壬仆硌纾敲催@份材料就應(yīng)該與該項(xiàng)目所需的其他材料歸置在一起，放在項(xiàng)目清單上，或者放進(jìn)電腦的文件夾里，或者放在文件柜里。凱里把所有的項(xiàng)清理，分類(lèi)，加工往往需要一兩個(gè)整天，確認(rèn)了項(xiàng)目后，還必須為每個(gè)項(xiàng)目確定具體的下一步行動(dòng)。就慈善晚宴而言，就是下一步要做什么。
“他真誠(chéng)的坐在那看著我處理郵件，”凱里說(shuō)，“每當(dāng)我卡住了，他就問(wèn)，怎么啦？我告訴他后，他就告訴我怎樣做，而我就按照他說(shuō)的做。在這方面，他非常果斷。只有很少幾次，他說(shuō)可以這樣做也可以那樣做，你準(zhǔn)備怎么做？”。艾倫教他為電話(huà)和郵件分別建立文件夾，教他把模糊項(xiàng)目放進(jìn)“某天/或許"文件夾里，還教他遵循兩分鐘原則，如果一件事情所花的時(shí)間不到兩分鐘，就不要放在清單上，而是立刻刪除或者處理。
以前看到一堆文件，我會(huì)不知道里面到底是什么，只會(huì)說(shuō)哦，上帝。凱里說(shuō)達(dá)到零態(tài)，就是工作欄里什么都沒(méi)有，沒(méi)有電話(huà)留言，沒(méi)有電子郵件，沒(méi)有文件的那天，我覺(jué)得肩子上的擔(dān)子輕了，我不再開(kāi)小差，而是心無(wú)旁貸的思考，那種感覺(jué)真是清爽！
【I】
時(shí)間對(duì)每一個(gè)人來(lái)說(shuō)都是公平的，無(wú)差別的時(shí)間內(nèi)有差別的行為，帶來(lái)了個(gè)人價(jià)值的積累，最終影響和決定了我們能走多遠(yuǎn)！
時(shí)間管理的最終目的是讓我們?cè)谟行У臅r(shí)間內(nèi)做出更多有價(jià)值的事，當(dāng)明白了這一點(diǎn)之后，我們的思考的方向就有兩個(gè)，第一個(gè)是我們單位時(shí)間內(nèi)做事的數(shù)量，如果在相同的時(shí)間內(nèi)，我們做的事情越多，我們則無(wú)形之中擁有越多的時(shí)間；另外一個(gè)是指單位時(shí)間內(nèi)做事情的類(lèi)型，我們應(yīng)該把重點(diǎn)放在對(duì)我們?nèi)松幸饬x，有價(jià)值的事件上來(lái)。
今天的這個(gè)拆書(shū)片段，向我們展示了一個(gè)如何提高自己時(shí)間利用率的方案，步驟如下：
第一步，收集
第二步，加工
第三步，明確下一步最小可執(zhí)行行動(dòng)
收集的作用在于減輕大腦的負(fù)擔(dān)，在心理學(xué)上有一個(gè)叫蔡氏效應(yīng)的現(xiàn)象，指的是未做完的事件，會(huì)對(duì)我們的大腦產(chǎn)生影響，我們?cè)谧鍪虑榈倪^(guò)程當(dāng)中，容易被這些未做完的事件所打擾。有效的解決辦法就是將所有的干擾項(xiàng)記錄下來(lái)，這樣你的大腦會(huì)自動(dòng)的認(rèn)為你給他分配了時(shí)間和注意力，這樣我們?cè)谶M(jìn)行任務(wù)的時(shí)候，你的大腦將會(huì)分配百分之百的注意力關(guān)注在當(dāng)下。
對(duì)于任務(wù)的加工過(guò)程GTD當(dāng)中有一個(gè)非常重要的方法，就是輕重緩急四象限法。
第一象限：重要又急迫的事，立即去做。
第二象限：重要但不緊急的事，有計(jì)劃重點(diǎn)去做。
第三象限：緊急但不重要的事，盡量少做（委派）。
第四象限：不緊急也不重要的事，盡量不做（刪除）。
這里想要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，在做選擇的過(guò)程中有一個(gè)重要的方法是兩分鐘原則，如果這個(gè)事情你在兩分鐘之內(nèi)能處理完，那么根據(jù)重要程度，可以選擇立馬處理結(jié)束這個(gè)任務(wù)，這樣做會(huì)帶來(lái)巨大收益。
當(dāng)我們對(duì)信息進(jìn)行篩選和選擇過(guò)后，并不是直接就開(kāi)始進(jìn)行任務(wù)，而是要給將要進(jìn)行的重點(diǎn)任務(wù)分配下一步最小可執(zhí)行方案。這樣做的目的是為了減輕大腦的壓力，增加對(duì)事物的可控性，并且有效去觸發(fā)開(kāi)啟任務(wù)。一旦我們給出了一個(gè)最小可執(zhí)行的方案，我們?cè)趯?shí)踐的過(guò)程當(dāng)中，就能更有效的開(kāi)啟這個(gè)任務(wù)。比方說(shuō)，你有一個(gè)任務(wù)是，看書(shū)，如果你給他分配下一步的任務(wù)是：拿出《意志力》這本書(shū)，翻到第87頁(yè)。當(dāng)你在進(jìn)行這個(gè)任務(wù)的時(shí)候，你就能更有效的完成這個(gè)任務(wù)。
【A】拆為己用
在上大學(xué)的時(shí)候，我對(duì)時(shí)間沒(méi)有一個(gè)計(jì)劃，想到哪里做到哪里，而且經(jīng)常是一個(gè)事情，有始無(wú)終。因?yàn)樵谧瞿骋患虑榈臅r(shí)候，心里可能還想著別的未完成的事情，自己又沒(méi)有很好的控制能力，導(dǎo)致整個(gè)事情被打斷后就終止了。比方說(shuō)我經(jīng)常在看書(shū)的過(guò)程當(dāng)中，想著還有一個(gè)電話(huà)沒(méi)有打，出去打了一個(gè)電話(huà)，然后想起還有一個(gè)團(tuán)隊(duì)活動(dòng)的名單需要去確認(rèn)，又去整理活動(dòng)的最后名單，結(jié)果一天就這樣過(guò)去了，結(jié)果書(shū)也沒(méi)有看成。最后的感覺(jué)就是自己也忙忙碌碌的，一年下來(lái)并沒(méi)有什么大的收獲。
在我們班有一個(gè)同學(xué)，她不僅參加了學(xué)校組織的各種競(jìng)技比賽，有歌唱比賽，演講比賽，設(shè)計(jì)大賽等等，并且都拿到了不錯(cuò)的成績(jī)；她還考了英語(yǔ)托福，在大四申請(qǐng)到留學(xué)的資格；并且她還是我們班的團(tuán)支部書(shū)記，組織了各種各樣豐富的活動(dòng)，讓大家緊緊團(tuán)結(jié)在一起，當(dāng)時(shí)我們班幾年都榮獲了最佳集體的榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)。
幸運(yùn)的是我們大四換寢室時(shí)，我和她分在了同一個(gè)寢室。她每天早上起來(lái)都會(huì)列一張清單，她告訴我，那是她有可能要去做的所有事情列表。接下來(lái)她會(huì)抽幾分鐘，給這些所有的事件做一個(gè)選擇和分配。確定出自己最重要的幾件事情，該舍去的舍去，該授權(quán)的授權(quán)，并確定出當(dāng)天最重要的三件任務(wù)，她告訴我，不管當(dāng)天遇到了什么困難，這三件任務(wù)必須有一個(gè)結(jié)果，所以她的一天是我的很多天。因?yàn)樗褧r(shí)間聚焦在了重要的事情上，并且讓自己全身心的投入，以結(jié)果來(lái)衡量，這讓她取得了非常輝煌的成果，她是我在大學(xué)期間最佩服的人之一。
自從我了解了她的時(shí)間管理心得之后，我也開(kāi)始有計(jì)劃的規(guī)劃自己的時(shí)間。發(fā)現(xiàn)自己還是有無(wú)限可能性的，并且在最后一年當(dāng)中，通過(guò)自己多方面的努力，順利的保送了本院的研究生。我發(fā)現(xiàn)時(shí)間管理真是一個(gè)有非常大價(jià)值的事情，它可以帶給你無(wú)限的可能性。
今天的這個(gè)闡述片段，讓我收獲最大的是第三步，為自己的任務(wù)分配最小可執(zhí)行行動(dòng)，這讓我明白了，為什么有很多任務(wù)，我無(wú)法把它啟動(dòng)！如果提前設(shè)置了一個(gè)最小可執(zhí)行的行動(dòng)，那么在執(zhí)行的過(guò)程當(dāng)中，就會(huì)少了很多不確定性，大腦就可以有效的去開(kāi)啟這個(gè)任務(wù)。萬(wàn)事開(kāi)頭難，一旦開(kāi)始啟動(dòng)，剩下的你在執(zhí)行的過(guò)程當(dāng)中就會(huì)出現(xiàn)各種各樣的可能性，但是不管怎樣，你是在把事情往前推動(dòng)的。
希望大家看了今天的拆書(shū)片段之后，都能對(duì)自己的時(shí)間進(jìn)行有效的管理。這個(gè)方法不僅可以用在你的生活當(dāng)中，在工作中用這樣的方法來(lái)做自己任務(wù)的分配和安排，也將在職場(chǎng)上取得不錯(cuò)的成績(jī)。
