只有在人類生活的主要領域，即人們訓練自身反應、學習控制自身環境的過程中尋求自由的原則，才能得出有用的自由定義。
——沃爾特·李普曼
這些并非主觀或純粹理論性的建議，當我們想控制并穩定某些事情，令其發揮建設性作用時，大家都會這么做。如果你打算為朋友做頓飯，但到家時發現廚房一團糟，你會怎樣處理？首先要確認擺放不到位的所有東西（收集）；決定保留什么，扔掉什么（理清）；把東西歸位——放回冰箱、扔進垃圾箱，或放進水池（整理）；然后核對你的食譜，以及已有的食材和廚具（回顧），然后把黃油放進鍋里融化，開始做飯（行動）。
這幾個步驟的原理很簡單。可能你沒有察覺到，不過這確實就是我們習以為常的處理事情的方法。但是根據我的經驗，大多數人在這5個階段中，都還有很大的效率提升空間。我們對工作流程的管理包括了5個環節，并且管理的效果通常取決于這5個環節中最薄弱的一環。因此，除非所有環節都緊密結合，并按統一標準加以管理，否則，其最終效果將難以保證。
在生活和工作大背景下，大多數人都在管理工作的過程中效率嚴重低下，不過，在這個新世界帶來的種種壓力面前，這些不足之處正變得沒那么突出。就在你閱讀本書的時候，唾手可得的信息和不斷發生的變化，使你的生活和工作變得更加復雜。只需打理雜亂的廚房，就能起到緩解作用！隨著壓力的增加，小疏漏會變成大問題。錯過電子郵件、不履行承諾或是避免做決定都會擴大后果的影響力。由于相關待辦事項數量不減，新任務的增加速度亦無放緩，如果不能掌握工作流程控制方法的話，無異于自討苦吃。
大多數人在收集階段存在著諸多紕漏。他們的大多數行動承諾只是想想罷了。人們的大腦會記錄各種事務，包括必須做、應該做和想要做的事情，其數量之多超過了他們在其他任何地方所做的記錄。
許多人收集了大量信息，但未能真正理清其中的內涵，也沒能對于采取何種針對性行動（如果必要的話）做出決定。隨處可見的隨機清單，會議記錄，以及貼在冰箱上、顯示在電腦屏幕上或數字設備“任務”功能項下含糊的項目清單，實際上，這些清單上的待辦事項并未付諸行動，并且會使人們變得麻木。這些清單本身制造的壓力往往超過它們所能緩解的壓力。
另一些人雖然及時做出了妥善的決定，但因未能有效組織整理相關成果，從而使其決定喪失了預想價值。他們確定應將某事告知老板，但這個決定只停留在他們的大腦深處，無法在適當的情形下以可靠的形式加以施展。
還有一些人雖然擁有良好的管理系統，但卻未能持續回顧相關內容，以使其發揮作用。他們可能擁有各種有效的清單、計劃和備忘錄（通過收集、理清和組織生成），但未能及時對其進行更新或充分利用。許多人并不能持續跟進所要處理的重大事項，不能及時更新待辦事項和截止日期，難免變成最后一分鐘焦慮的受害人。
