番茄工作法介紹
番茄工作法是簡單易行的時間管理方法,是由弗朗西斯科·西里洛于1992年創立的一種相對于GTD更微觀的時間管理方法。
使用番茄工作法,選擇一個待完成的任務,將番茄時間設為25分鐘,專注工作,中途不允許做任何與該任務無關的事,直到番茄時鐘響起,然后在紙上畫一個X短暫休息一下(5分鐘就行),每4個番茄時段多休息一會兒。
番茄工作法極大地提高了工作的效率,還會有意想不到的成就感。
每周有一兩天,在我的日程表上標為“松散”
首先要做的就是判斷這一天是否需要高效運轉。今天需要高效一點,所以我從“活動清單”表格中,選出8個番茄鐘的活動,填入“今日待辦”表格。
番茄鐘工作法,幫我改進計劃、減輕壓力、提高產量,而且有更多時間照顧家庭、從事業余愛好。
自己動手:為活動限定時間段
千里之行始于足下,現在開始吧:試試完成特定時間段內的活動。拿出紙筆,列出一些待辦的活動
看看你寫下的這些任務里,哪一項是最重要的?哪一項是你最想盡快完成的?把書簽放到這一頁上,合上書,按照下列步驟去做這件事:
(1)扭啟你的定時器,將鬧鈴定在10分鐘;
(2)全神貫注去做這一項特定的任務;
(3)到鬧鐘響鈴,立刻停下,別管任務完沒完成;
(4)休息3分鐘,然后翻開書,繼續往下讀。
怎么樣?剛才那10分鐘里,你能排除雜念不胡思亂想嗎?是不是經常看表?
通常在番茄工作法中,將鬧鈴定在25分鐘,以此為一個“時間盒”。如果你愿意可以試試,照此方法讀完整本書:在一段一段的25分鐘周期內讀書——當然要拿定時器來掐時間——并且在每兩個閱讀周期之間,花3分鐘休息放松。
為何要用番茄工作法
認真地自我反省后,找出一些問題的脈絡。
別考慮任務有多復雜,重要的是開始、再開始。扭啟番茄鐘,半小時內你會有所斬獲,并獲得休息做為獎賞。(先做再說 just do it)
番茄工作法要求在每天早晨做計劃,為自己當天分派為數不多的活動。然后在每個番茄鐘之前,重新評估活動的優先級,最重要的一項待辦活動會躍然紙上。確保你一直在做最重要的事,而不是別的事情。
番茄工作法是以動作為導向的,扭啟番茄鐘是動作,遵守鈴聲是動作,填寫“今日待辦”表格是動作。習慣成自然,充分利用條件反射的力量。
番茄工作法在一天結束前要做三件事:記錄、處理和可視化,這些每日回顧工作,是改進個人流程的關鍵。每天都學習,每天都進步。這樣還有一個好處是,一開始你是照著書本應用番茄工作法,等到認清自身工作習慣后,就可以進行調整,形成自己專屬的一套方法(適合自己的才是最好的,番茄工作法也是一樣)。
將活動拆分為小項目,使其更加清晰。經過預估,如果某項活動需要7個以上的番茄鐘,就應當拆分它。番茄工作法預估每項活動,通過比較“預估番茄數”和“實際完成所用番茄數”,可以讓你在每一步得到即時反饋。這部分與“定量預估”有關。
在番茄工作法中,你可以將其填入“計劃外緊急”一欄,然后再接再厲,完成主要活動。這部分與“定性預估”有關。
階段
我們預覽一下,番茄工作者的一天具有以下5個階段。
※計劃:在一天的開始,從積壓的工作(稱為“活動清單”)中提取最重要的活動,填寫到“今日待辦”表格中。這就是你當天的自我承諾。
※跟蹤:確定當天活動后,扭啟25分鐘的番茄鐘,從當天活動的第一項開始進行。在每個25分鐘的時間段(稱為一個番茄鐘)內,你要收集一些過程指標,比如計算遇到的中斷次數。
※記錄:在一天結束時,將當天收集的數據歸檔,寫入“記錄”表格。如果你跟蹤了中斷次數,就把中斷次數寫下來。
※處理:從所記錄的原始數據中提取有用信息。例如,可以計算在每個25分鐘的時間段,平均遇到幾次中斷。
※可視化:最終你要將信息以某種方式組織起來,從中找出改進流程的思路。如果你想獲得最適合現實情況的工作習慣,在自我調整過程中,基本上每天都要做這樣的回顧。
在每天開始時,進行計劃;每天結束時,進行記錄、處理和可視化;在兩者之間,進行對25分鐘周期循環的跟蹤。
工具
簡單易用的工具可以簡化方法。你可以忽略流程管理方法,專注于真正要做的事。番茄工作法只需要一支鋼筆或鉛筆、一枚廚房定時器、三張白紙或橫格紙。
可以為你的辦公環境選用任何類型的計時器。可以是機械廚房定時器、數字廚房定時器、沙漏、手機的振動鬧鈴或者電腦軟件。扭啟設定機械番茄鐘的動作,對培養條件反射有好處。要不了多久,這個動作就能幫你找到感覺,保持節奏。
三張紙的用途如下。
※ “今日待辦”表格:填寫今天日期、你的名字,列出打算在今天進行的活動。每天早上這張表要換新的。
※ “活動清單”表格:填寫你的名字,列出最近要進行的活動,隨想隨填,不用排序。同一張“活動清單”表格可以用很多天,增加新的活動,劃掉已完成的。
※ “記錄”表格:記錄所采樣的流程指標,以便對流程進行改進。同一張“記錄”表格可以用很多天,以便比較每天的跟蹤記錄。
思維導圖日記
利用思維導圖安排自己想做的事情,要簡潔明了
番茄工作法需要預留一點傍晚的時間做每日回顧。