2017-06-03? 人人合伙? ? ? 王坤（坤哥）? 日更106篇

每周精讀德魯克之《掌握自己的時間》

案例：對時間的估計通常靠不住

某公司的董事長，自己認為自己的時間大致分成三個部分：1/3用于與公司高級管理人員研討業務；1/3用于接待重要客戶；其余1/3則用于參加各種社會活動。但是，等實際記錄了六個星期之后，跟他原來的估計比較，結果發現在上述三個方面，他幾乎沒花什么時間。原來，他所說的三類工作，只不過是他認為“應該”花時間的工作而已。因此他的記憶告訴他已將時間用在這三方面了。六個星期的實際記錄，顯示他的時間大部分都花在調度工作上了，例如處理他自己認識的顧客的訂單，打電話給工廠催貨。顧客的訂單，本來可以順利處理的，由于他的干預，反而弄得不能準時交貨。這份時間記錄是由他的秘書記下來的，當秘書把記錄送給他看時，他簡直一點兒都不能相信。后來他的秘書又確實地做了幾次記錄，他才相信自己的估計靠不住，開始相信那份記錄的真實性。

一、管理時間的三個步驟：

1.記錄時間；

2.管理時間；

3.統一安排時間。

二、時間對管理者的壓力

1.管理者，總有許多時間耗用于毫無貢獻的工作上。表面上看起來，每件事似乎都非辦不可，但實際上卻毫無意義。

2.管理者的絕大部分任務需要相當多的整塊時間。如果將時間分割開來零星使用，縱然總時間相同，結果時間也肯定不夠。比如：做決策、寫報告、與他人做有效的溝通、制定計劃等。

3.組織本身的需要，處理人事問題的需要，創新和變革的需要，都使得管理者不能不講求時間的管理了。

三、如何診斷自己的時間

第一步，記錄其時間耗用的實際情形。

在處理某一工作的“當時”立即加以記錄，而不能事后憑記憶補記。經常保持這樣的一份時間記錄，每月定期拿出來檢討。以連續三四個星期為一個時段，每天記錄，一年內記錄兩三個時段。有了時間耗用的記錄樣本，便能自行檢討了。半年之后，發現自己的時間耗用得很亂，浪費在種種無謂的小事上。經過練習，在時間的利用上必有進步。管理時間必須持之以恒，才能避免再回到浪費的狀態上去。

第二步，做有系統的時間管理。

我們先要將非生產性的和浪費時間的活動找出來，盡可能將這類活動從時間表上排除出去。要做到這一步，可以試問自己下列幾個問題。

1.首先要找出什么事根本不必做，這些事做了也完全是浪費時間，無助于成果。將時間記錄拿出來，逐項逐項地問：“這件事如果不做，會有什么后果？”如果認為“不會有任何影響”，那么這件事便該立刻取消。對付這類事情，只要審度一下對于組織有無貢獻，對于他本人有無貢獻，或是對于對方的組織有無貢獻。

2.第二個該問的問題是：“時間記錄上的哪些活動可以由別人代為參加而又不影響效果？”

“授權”，是把可由別人做的事情交付給別人，這樣才能做真正應由自己做的事。

3.還有一項時間浪費的因素，是管理者自己可以控制并且可以消除的，這項因素是：管理者在浪費別人的時間。

診斷出來：去問問你的下屬。有效的管理者懂得有系統及誠懇地問他的下屬：“請你想想看，我常做哪些浪費你的時間而又不產生效果的事情？”問這樣的問題，而且問得對方敢說真心話，才是有效管理者的特色。

四、消除浪費時間的活動

1.找出由于缺乏制度或遠見而產生時間浪費的因素。比如，重復出現的危機，往往是疏忽和懶散造成的。

一個平靜無波的工廠，必是管理上了軌道。如果一個工廠常是高潮迭現，忙得不可開交，就必是管理不善。管理好的工廠，總是單調無味，沒有任何刺激動人的事件。那是因為凡是可能發生的危機都早已預見，且已將解決辦法變成例行工作了。

2.人員過多，造成的時間浪費。

判斷人數是否過多，有一個靠得住的標準。如果一個高級管理人員，不得不將他工作時間的1/10花在處理所謂“人際關系問題”上，花在處理糾紛和摩擦上，花在處理爭執和合作等等問題上，那么這個單位就嫌人數過多了。

3.另一個常見的浪費時間的原因，是組織不健全。其表現就是會議太多。

原則上，一位管理者的時間，絕不能讓開會占用太多。會議太多，表示職位結構不當，也表示單位設置不當。會議太多，表示本應由一個職位或一個單位做的工作，分散到幾個職位或幾個單位去了。同時表示職責混亂，以及未能將信息傳送給需要信息的人員。

4.最后一項浪費時間的因素，是信息功能不健全。

另一種同樣常見的現象，是信息的表達方式不當。其后果有時更為嚴重。

五、統一安排可以自由支配的時間

1.時間管理的最后一步，應該是將可由管理者自行支配的零碎時間集中起來。

管理者在做過了自己的時間記錄和分析后，了解有多少時間可以自由支配，又有多少時間可以用在確有貢獻的大事上。

高級主管真能自由運用的時間，大概只有1/4。就是說他只有1/4的時間能用在重大事務上，能用在有所貢獻的事務上，能用在他應該做的事務上。組織的規模越大，其用于維系組織運行，而非用于發揮組織功能及生產的時間也一定越多。

2.如何集中，則各人有各人的辦法。比如，在一星期內，留有一天在家工作。

還有人將會議、審核、問題分析等例行工作，規定排在一星期內的某兩天中辦理。

3.有效的管理者，第一步應先估計究竟有多少“自由時間”，真正是他自己的時間，然后保留出相當分量的一段連續性的整塊時間來。一旦發現還有別的事情在“蠶食”他保留的時間，便立刻再仔細分析他的時間記錄，再將其中比較次要的工作重新過濾一次。他們已知道這層道理，因此不至于過分刪減。

4.對時間的控制與管理不能一勞永逸。他們要持續不斷地做時間記錄，定期對這些記錄進行分析，還必須根據自己可以支配的時間的多少，給一些重要的活動定下必須完成的期限。

總結：時間是最稀有的資源。若不將時間管理好，要想管理好其他事情就只是空談。而分析自己的時間，也是系統地分析自己的工作，鑒別工作重要性的一種方法。“認識你的時間”是通向貢獻和有效性之路。