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讓用戶收獲價值，讓公司收獲影響力，是貫穿活動運營的兩條主線。
線下活動是連接用戶的第一紐帶，是對外展示形象的一次重要機會。有人可能認為，組織一場活動，就是邀請用戶過來，到一個高大上的酒店，找大佬站臺進行分享，就可以了，這其實是對活動組織運營的片面認識。
臺上一分鐘，臺下十年功。活動的組織是一項繁雜龐大的工程，每個環節都不容有半點馬虎，組織活動的朋友可能深有感觸。舉個栗子，大家可能都會參加過線下活動，時常會有嘉賓話筒失靈的情況，導致會議中斷，影響參會用戶的體驗，這種突發情況就值得我們組織運營人員警惕。
那么我們應該如何組織一場讓領導滿意，用戶稱贊的活動呢。根據一場會議組織的生命周期，我將活動組織過程分為三大類14個小點，如下圖：
我們可以把整個線下活動看成是一個項目，那么按照時間維度來劃分為三大階段，即會前，會中和會后，而數據驅動則為整個會議能夠順利進行保障，這一點后面會講到。從上圖來看，會前需要準備的事項是最多的，真正需要落實的是會中的會議現場組織，而會后主要是進行總結。
這個模型可能不會讓你的活動滿分，但是可以保證及格。
1、會前準備：凡事預則立，不預則廢
方案確定：方案的確定即為整個活動項目的章程，是整個活動發起人對活動的一系列要求和計劃，活動方案的制定主要參考SMART原則：具體、可衡量、可達到、相關、有明確日期及責任人等。
由于線下活動業務類型多種多樣，這里主要闡述通用性原則，具體內容可根據自己活動計劃靈活變動。主要內容可參考2-14點。
嘉賓邀請：確定嘉賓是整個活動中重要的一環，也是不確定性最大的環節。主要涉及到嘉賓的選擇、邀請，行程安排等。為什么嘉賓邀請是活動中最重要的環節呢，因為大家的時間都比較寶貴，抽出周末時間參與活動提升自己，想盡可能的收獲有價值的信息?；顒悠陂g，嘉賓的演講風格，內容質量等關乎到到場用戶的真實體驗和最直觀感受?？梢哉f，其他條件差一點可能不會對會議影響有限，嘉賓內容質量不高，可能會后吐槽的就比較多了。
渠道推廣：渠道推廣主要關系到用戶報名的數量與質量。主要可以通過自有渠道和外部渠道邀請，也可以通過合作伙伴邀請。不同的渠道，圖片設計，文案選擇可以適當差異化，與目標群體調性相吻合。
確認名單：報名結束之后，需要提前對報名人員進行確認，或提前一天進行短信通知。以估算到場人數。通知模板主要內容為時間，地點，交通路線為主，如果天氣變化也可以適當提醒?？梢詤⒖既缦拢?/p>
會場物料：物料準備則非?？简灲M織者的統籌能力，大到會場音響投影，小到一張貼紙，事無巨細。該項內容建議制定一個詳細的checklist，明確各項準備的責任人和時間節點，確保不出差錯。這里需要注意的是每個事項的責任人建議明確一名，項目管理里有一句話叫做：兩人負責相當于沒有人負責。
贊助商：部分會議會涉及到贊助商，需要組織者協調展示位置，參與活動的方式，如何進行現場活動演示等。目的是既做到讓用戶友好體驗，又能夠讓贊助商有高價值收獲。可以通過抽獎、關注公眾號送禮品等方式進行。
2、會中組織：按計劃進行，不打無準備之仗
會議現場組織：從用戶體驗角度出發來看關于整個活動現場組織情況。與會者有感受的點，就是現場組織需要看護的點，從入場到離場，大致內容如下：
線上直播：如果你的活動會組織線上圖文或視頻直播，那么，也需要提前安排人做好線上直播的宣傳排期及直播間秩序維護，直播狀態檢查，問題搜集反饋等等。
安全保障與應急處置：線下的大型聚會，都會存在一定的安全隱患，如果有必要，需要做好安檢措施，以防止突發事件，一般都會有場地提供方保障。同時組織會場保障人員進行應急演練，比如火災，暴力事件等的發生等等。
3、會后總結：善于實踐后總結，才會走的更遠
資料發放：會議結束后，與會人可能會需要會議的相關資料。經常碰到這種情況，會議結束之后，交流群中很多用戶對資料有所需求，在條件允許情況下，可盡快提供。如無法提供，也需盡快說明原因。
滿意度調查：滿意度調查可通過短信，交流群等方式進行，主要調查與會者對會議整體情況的評價，及時整改。常見的平臺如：問卷星等。
會議總結：做好會議總結，可以通過會后AAR，對整體情況進行一個大致的回顧，總結出不足的地方，以便在下次活動中整改。
4、數據驅動：知己知彼，有的放矢
無數據，不運營。管理學大師德魯克曾說過：如果你不衡量他，你就沒有辦法增長他。數據驅動可以貫穿整個活動的體系。阿里19年云棲大會期間，在每個分會場進出都需要刷卡，通過搜集與會人員的數據，來監測大家對哪類會議感興趣。我們同樣以會前，會中，會后來舉例說明。
會前階段，主要通過數據來監測報名渠道的漏斗轉化情況，與之前其他的活動的數據進行對比，及時優化文案，提高轉化率。如下圖：
通過對不同渠道的數據觀測，可以適當進行資源的傾斜，確保高的投入產出比（RIO）。
會議進行階段，一個重要的指標就是“拍照率”。什么是拍照率呢，一個嘉賓分享期間，每切換一張膠片，內容是否會值得觀眾拿起手機拍照。拍照的人越多，說明內容質量越高，大家收獲越大，反之，即內容不是大家所感興趣的。與“入廁率”、“摸機率”一樣，可以作為組織方衡量會議成功與否的一個參考指標。
會后，通過設計NPS問卷調查，來收集用戶對會議的反饋情況。所謂NPS，即凈推薦值，是一種計量某個客戶將會向其他人推薦某個企業或服務可能性的指數（百度百科）。它是最流行的顧客忠誠度分析指標，專注于顧客口碑如何影響企業成長。通過密切跟蹤凈推薦值，企業可以讓自己更加成功。關于NPS的設計，后續會寫一篇詳細的文章介紹。
關注線下活動的“復購”，即下一次活動報名，我們可以重點關注本次參與活動人員的報名情況，類似電商的“復購率”指標，精準識別出我們的忠誠用戶。
以上就是自己在幾年的線下活動組織中總結的一套模型，由于不同公司，不同項目的活動內容形式都有其獨特性，不全相同，其中的部分環節可以根據自己的項目的實際情況進行裁剪。
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