一、組織討論會的起因
1.1?讓人打開眼界的指南針小組討論會
上周指南針小組召開了小組的第一次討論會,有幸自己有被邀請參加這次的討論會,讓我大開眼界。從前期的討論會主題確定,到討論會的行程安排,再到討論會的最終呈現,完完全全展現出了指南針小組的高效、高能、高活力。對于自己來說,一件如此復雜的討論會組織任務,竟然在他們小組中就這樣自然而然的發生了。
1.2?討論會的萌芽和擔憂
就在那時起我的心中就有一個想法,希望我們千里跬步小組也能召開一次如此成功的討論會。但是卻有幾個疑問困擾著我。
第一,自己第一次擔任組長的職務,以往都沒有任何經驗,也沒有組織過此類討論會,在經驗上是欠缺的。第二,目前年度目標的課程還在前期的準備過程中,不知道討論會具體要討論什么問題。第三,如果現在組織一場討論會,勢必有時間成本,小組成員是否愿意參加并積極參與討論呢。
馬博士在得知指南針小組組織討論會后,就跟我說過要學習他們的經驗,開展千里跬步小組的活動。當時自己心里是沒有準備好的,于是就搪塞說自己正在潛伏學習呢。其實自己內心是害怕、糾結、拖延的狀態。
1.3?逼自己組織討論會
轉折點是年度目標課程第一次答疑會的那天,自己由于工作上的原因沒有能參加第一次的答疑會,就連使用手機收聽的機會都沒有。但是我的個人宣言上清清楚楚寫著“參加所有年度目標課程的答疑會”,否則就發紅包。于是在小組的微信群中發了紅包,并表達了自己作為組長自己的事情都沒有搞定,就更不要提對小組有任何貢獻了。突然間擠壓了很久的情緒抒發出來后,在微信群中就提議說小組來組織一場討論會吧。當時其實自己也是沒有一點準備的,潛意識中就是想著再不做一點事情來逼自己,就真的是個廢人了。沒有想到小伙伴們都積極推進著討論會活動。并且確定了討論會的時間,同時也確定了組長和秘書三人討論會前的討論時間。一切就這樣開始了。
二、組織討論會的前期討論
2.1?初步擬定小組章程
時間節點確定下來后,就開始行動了。多虧了掌控每一天的學習,將這件陌生的復雜事物分解為可以輕松執行的簡單事物。首先想到的就是制定千里跬步小組的章程。在指南針小組參加討論會的時候學習到了很多關于小組建設方面的重要知識。都可以總結后寫進我們小組的章程中。初步擬定了章程包括有:總則、小組組織機構、小組職責分工、小組討論會制度四個部分。按照現有的事物和自己的經驗總結編寫了具體的小組建設、維護、跟進、反饋內容。初步確定了組長輪換制,月度討論會,討論會邀請一位大牛嘉賓坐鎮的想法。接著起草了第一次討論會的通知。等待小組先鋒三人組的討論會上再詳細討論修改。
2.2?小組先鋒三人組的前期討論
小組先鋒三人組的前期討論是在YY語音上進行的。一是,之前從來沒有使用過,練練手。二是,試試大家的話筒是否正常使用,話筒不能使用的話,討論會的效果會降低很多。三是,使用YY語音進行交流更加的高效。
確定小組先鋒三人組前期討論的目的是為了發揮組長和秘書們的職責,盡量將前期的準備工作做充分,不要把過多的任務分擔到組員的身上。
第一次的前期討論還是有很多的收獲。三人都積極參與,提出了各自寶貴的意見。
一是,初步確定了章程中的組長輪換制,每兩個月組長進行輪換。嘉琪提出自己和冒冒在下半年需要準備考研,建議置換到上半年進行組長工作。
二是,將章程中的月度討論會形成拆分為兩個部分。一個部分是周度例會,定期討論大家的周總結和周計劃情況。另一個部分是月度主題討論會,以專題討論為主。
三是,討論會通知上麗婧建議增加討論會流程的總時長和每部分的分時長,有益于把控會議的整體節奏。
四是,討論會通知上,關于討論會后組員寫感想的發布在微信群中的時間修改為周日18:00-20:00,由原先的半小時改為兩個小時,讓大家的壓力都不要太大。
五是,確定佳琪催收所有組員在討論會前需要提交的資料,包括個人介紹和個人分類表格。
六是,建議佳琪在討論會時,選擇學校的網吧,聲音不會卡,不會掉線。
七是,確定邀請小生老師作為我們小組第一次討論會的特邀嘉賓。
第一次的前期討論就這樣高效能、高產出的完成了。會后修改和完善了千里跬步小組章程和第一次討論會的通知。
三、第一次主持討論會
3.1?討論會期間制作PPT
佳琪收集完資料后用百度云盤發給了我。我也是驚呆了,從來沒有好好思考過如何利用現在的網絡資源。自己進步的空間還有好大啊。在討論會前制作好了PPT,目的也是為了討論會能看到主要的框架,內容,便于討論。其實更私心的想法是自己第一次做主持人水平太低,只能照本宣科,才選擇做PPT。
3.2?千里跬步小組的第一次討論會
討論會于本周六20:00正式開始。大家都提前到了,特邀嘉賓小生老師也到了。按照會議的流程進行。
1.千里跬步小組成員首次破冰,隆重介紹小生老師【15分鐘】
2.討論千里跬步年度目標小組章程,包括但不限于:小組輪換制、小組討論會【35分鐘】
3.討論小組成員的分類,小生老師的分類【45分鐘】
4.小組成員提出自己的疑惑,小組成員及小生老師集體討論。【25分鐘】
會上大家對小組輪換制討論的比較激烈。主要集中在做不做組長,何時做組長兩個問題上。小生老師給出的建議是大家都積極參與組長的角色中去,在角色中體會年度目標學習的過程,成長會更加快速。馬博士提出建議將兩個月輪換組長的時長改為一個月進行輪換,積極調動各個成員參與小組實務中來。冒冒和佳琪建議將兩人的組長任務放在1-4月份。
會上確認周度例會的討論時間定為每周六晚上8:00開始。佳琪建議大家在QQ群中進行討論,因為QQ群的視頻聊天功能要優于微信群中的語音聊天方式。
會上嚴哥提出建議:現在小組大體概念、方向有了,執行的方案還需要進一步落實。比如云協作、共享盤都需要準備。大家決定等今后具體事物確定后,逐步修改章程,使之更加適合小組的發展和年度目標的達成。
然后就是個人分類的主題討論。大家都闡述了各自對于自己分類的原則,制定過程,最終目的。并討論了以下幾個問題:
素質分類中“思考”分類的界定
分類較為單調
分類中考研、個人品牌的問題
分類太細致所導致的時間成本問題
大家都用自己的親生經歷來為小組成員解答。在能力沒有達到的前提下就先慢慢來,持續做。
四、討論會后的感想
4.1?第一次主持討論會的緊張
第一次主持討論會,心里其實是緊張的。為了不至于冷場、斷片。自己一直都在討論會上的整體流程上投入專注精力。而對于具體的討論細節,就有些力不從心,經常容易走神。不能深入的思考、與小伙伴們深入的討論。這也是自己能力沒有達到,還有就是第一次主持,自己的積累才剛剛開始,一切都在學習當中。
討論會期間冒冒的網絡一直不通暢,所以冒冒與大家的交流就不通暢,只能通過打字的方式來交流。其實是很可惜的、很遺憾的。建議冒冒向佳琪一樣選擇網絡暢通的場所。
4.2?千里跬步,終成江河
大家的積極性都非常高漲。佳琪負責錄音,麗婧負責會議記錄。在討論會結束不久就完成了任務,嚴哥在當天討論會上就把自己關于討論會的感想發在微信中。小伙伴們都如此高效,相信我們2016年的年度目標一定能夠達成。
最后記住小生老師的一句話,小組規劃好后,以后就是執行了。2016年一年的時間需要我們大家都堅持。
一直堅持,永不放棄。
千里跬步,終成江河。
附錄:千里跬步年度目標小組章【V1.0】
第一章總則
1.1?小組目標
千里跬步年度目標小組成立的目的是為千里跬步小組六名成員在2016年年底順利完成年度目標而設立。
1.2?小組組名
千里跬步年度目標小組組名為“千里跬步”。寓意為跬步成千里,2016年每天的一小步成就2016年年底最終目標。
1.3小組成員
千里跬步年度目標小組由六名成員組成。他們是嚴旭新、馬琦、姚嘉琪、汝麗婧、黃加一、李晟。
1.4小組口號
千里跬步年度目標小組口號為“一起勝利加薪”各取小組成員名中一字形成【一、琦、晟、麗、嘉、新】。通過2016年年度目標的達成,大家在工作、事業、生活、家庭方面都能有所成就。
第二章小組組織機構
2.1?小組組織設置
小組設定組長一名,組長秘書一名,組長副秘書一名。
2.2?小組輪換制
原則上每兩個月組長人員輪換一次,確保小組成員都能有組長的經歷,與永澄老師有交流的機會。更換的組長,需要向永橙老師備案,新的組長將加入到永橙老師的討論群,直接接受永橙老師的指點。
2016年小組輪換規則表如下:
第三章小組職責分工
3.1組長職責
組長是一個小組的綜合負責人,他的主要職責如下:
①對接導師和Miss?Up;
②負責小組內的所有事物統籌;
③督促其他角色盡職盡責;
④綜合提交各類需要上報的材料;
⑤對整組的績效負責;
⑥定期組織組內的周計劃交流,幫助大家盡可能達成要求。
3.2組長秘書職責
組長秘書負責組織小組成員參加活動,他的主要職責如下:
①問題搜集及反饋;
②組織復習和分享;
③組織組員參加各期答疑會;
④負責捧場和活躍小組內的討論氛圍。
3.3組長副秘書職責
組長副秘書主要協助組長完成整體作業類的統計工作,主要職責如下:
①督促小組成員提交作業;
②鍥而不舍地催交作業;
③拼命也要催交作業;
④思考機制確保小組成員不掉隊;
⑤鼓勵小組部分掉隊成員提交作業;
⑥匯總本組作業給組長。
第四章小組周度例會
4.1周度例會內容
千里跬步年度目標小組每周組織一次周度例會。討論會內容為本周計劃完成情況和下周計劃制定情況分享與討論。
4.2周度例會地點
周度例會地點原則上設定在QQ群中。時間確定為每周周六20:00開始。
4.3討論會職責分工
組長為周度例會的主持。周度例會后形成最終文案,發至永澄老師。
組長秘書為周度例會的記錄人員,也是捧場和活躍人員,在微信群中鼓勵小組成員積極參與、發言、討論。
組長副秘書為周度例會的督促人員,督促小組成員在微信群中提交周總結和周計劃。
小組成員積極參與。
第五章小組月度討論會
5.1討論會內容
千里跬步年度目標小組每月組織一次月度討論會。討論會內容以專題主題討論為主。討論會主題和時間確定由小組成員自行商定。
5.2?討論會職責分工
組長為討論會的會議主持,備用錄音人員。討論會后形成最終文案,發至永澄老師。
組長秘書為討論會的記錄人員,備用錄音人員。
組長副秘書為討論會的整體時間把控協調人員,以及主要錄音人員。
小組成員積極參與討論,討論會結束后一天將討論會的感想發至組長匯總。
5.3?討論會地點
討論會地點原則上設定在YY語音上進行,大家在討論會前提前5分鐘準備入場,并準備好麥克風參加語音討論。
5.4?討論會特邀嘉賓
每次討論會邀請一位大牛嘉賓來坐鎮。幫助小組成員答疑解惑。增加討論會的力量支持,同時能夠增進各年度目標小組的交流。
附件:關于【千里跬步】年度目標小組第一次討論會的通知
討論會時間:2015年12月12日,星期六,晚上8:00
討論會地址:YY語音,ID為76484900?(千里跬步年度目標小組討論會)
討論會人員:千里跬步年度目標小組成員@嚴旭新、@馬琦、@姚嘉琪、@汝麗婧、@黃加一、@李晟
討論會嘉賓:@小生老師
討論會主題:千里跬步小組開張啦!
討論會主持:黃加一;討論會記錄:汝麗婧;討論會時間控制:姚嘉琪;
討論會錄音:姚嘉琪(主)、汝麗婧(備)、黃加一(備)
討論會主要流程:【共計時間2小時】
5.千里跬步小組成員首次破冰,隆重介紹小生老師【15分鐘】
6.討論千里跬步年度目標小組章程,包括但不限于:小組輪換制、小組討論會【35分鐘】
7.討論小組成員的分類,小生老師的分類【45分鐘】
8.小組成員提出自己的疑惑,小組成員及小生老師集體討論。【25分鐘】
討論會前的準備工作:
1.2015年12月11日(周五)19:00前,將簡略版自我介紹、個人分類資料發@姚嘉琪。
2.提前準備好用于YY語音的話筒,選擇暢通的網絡地點。
討論會后任務:
1.組長秘書@汝麗婧將討論會議記錄發給組長@黃加一。
2.小組成員@all書寫各自討論會感想。
3.于2015年12月13日(周日)18:00-20:00期間將各自感想發在小組微信群中。
4.組長形成第一次討論會最終文案。
5.于2015年12月14日(周一)19:00前發給永澄老師、采懿。