在項目管理中，一旦項目的預(yù)算失控，那么項目經(jīng)理所帶領(lǐng)的項目整體成功就會受到威脅，不能控制的預(yù)算會導(dǎo)致項目的投資失敗，如果再加上關(guān)鍵利益相關(guān)者出現(xiàn)問題，項目經(jīng)理甚至?xí)K止當(dāng)前的職務(wù)，給個人的職業(yè)生涯或個人品牌造成較大的破壞和影響。但是，項目經(jīng)理可以利用下面這5個步驟，盡量從已經(jīng)失控的項目預(yù)算中減少損失。
項目經(jīng)理這個時候需要仔細(xì)分析項目當(dāng)前還有多少預(yù)算，這是分析確定過度預(yù)算導(dǎo)致產(chǎn)生產(chǎn)生成本的唯一途徑，一般情況下，項目經(jīng)理能夠立即確定項目管理過程中的各種成本金額數(shù)據(jù)。但是，可能還需要對于項目計劃和全面預(yù)算進(jìn)行審查，以確定最終的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)用來形成最終的當(dāng)前項目預(yù)算狀態(tài)報告，用來給上一級的項目管理層進(jìn)行匯報。
項目經(jīng)理一旦發(fā)現(xiàn)項目中的預(yù)算超支，不要慌張的立即采取行動，而是靜下心來思考項目中后續(xù)每個任務(wù)以及任務(wù)之間的交互如何影響到項目的未來。
比如，裁剪項目成員或者租賃人員可能似乎是合乎邏輯的解決方案，但可能會導(dǎo)致額外的遣散費，如果本地法律有限制，甚至可能會有法律上的風(fēng)險，而這些又會導(dǎo)致新的更大的麻煩。
項目預(yù)算的失控不是一個小時也不是一天之間就發(fā)生的，這必然是多種情況下的累計結(jié)果，項目中不同的問題點引起的超出的預(yù)算，在前期可能看起來不多，當(dāng)積攢到一定的程度時才會集中爆發(fā)出來。
項目經(jīng)理需要將這些問題找出來，確定這些問題出現(xiàn)的合理性，并努力的避免后續(xù)不要再出現(xiàn)類似的情況。特別是項目的交付范圍是否變更引起 ，那么需要通過有效的項目管理過程以及識別出項目有效范圍來進(jìn)行跟蹤處理，同時應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的警告標(biāo)志來和各個利益相關(guān)者提前進(jìn)行溝通。
有的時候，項目中的團(tuán)隊成員可能會做出一個導(dǎo)致嚴(yán)重影響項目預(yù)算問題的決定，如果發(fā)生這種情況，項目經(jīng)理以及項目團(tuán)隊成員需要重新審視項目中的各項流程和原則，看是否存在漏洞。如果問題繼續(xù)存在，或者由于項目成員個人的技能原因?qū)е碌模枰獙㈨椖砍蓡T從項目中移除，直到整個項目組織架構(gòu)達(dá)到合理的程度為止。
項目經(jīng)理可以將項目內(nèi)容分解成為更加詳細(xì)的工作條目，通過合適的選擇將部分項目工作條目分包出去，通過轉(zhuǎn)移項目工作內(nèi)容到分包商，短期看，項目成本可能會高于預(yù)期，但從長遠(yuǎn)來看會減少項目的預(yù)算成本。同時通過優(yōu)化項目工作內(nèi)容和流程，需要確保項目成員不再增加，這樣可以避免人力成本蔓延。
當(dāng)項目預(yù)算失控時，作為項目經(jīng)理的項目管理技能未被正確使用，如何對主要的預(yù)算問題做出反應(yīng)可以決定項目經(jīng)理職業(yè)生涯的未來，因此需要按照以下步驟將項目恢復(fù)到項目預(yù)算和計劃中規(guī)定的約束和期限。需要記住的要點：
評估項目的預(yù)算狀態(tài)；
在沒有考慮好如何影響預(yù)算的情況下，不要做任何激進(jìn)的決定；
審查預(yù)算問題的原因，如范圍變更，并努力防止這些問題重演；
如果問題是由于沒有項目成員技能原因?qū)е碌模枰獙椖拷M的成員重新培訓(xùn)；
過高的成本可能需要外包項目控制，以減少組織的開銷；
