工作中有沒有遇到以下幾種情況？

老板：之前那個項目的數據分析發我一下，這新項目要參考之前的做個預估。

同事：哎，你記得去年某個培訓上提到過有個工具的使用方法，那場培訓的PPT還有嗎？

新同事：需要新裝的這些系統工具分別在哪里能找到？

每當這種時候，我都會說你稍等，我發你。然后基本都能快速點到對應的文件夾，翻出不知道是什么時候陳谷子爛芝麻的各種文件，發給對方，對方往往說，我就知道你都有！

完美！

剛工作的時候，也為漫天的郵件和文檔苦惱過，好像怎么分類都不方便：分得不夠細，點進去一個龐大的文件夾，找一個文檔的時候猶如大海撈針，分類和沒分類沒什么區別；分得太細，點的層級太多，每次找起來、存文件、上傳文件選路徑又特別麻煩。文檔如何分類，怎么分類高效，需要一些技巧。

后來慢慢總結出來自己的一些使用習慣，也被其他同事或朋友問過整理的方法。其實每個人工作中的需求不同，分類整理的方式也不一樣，以下分享一些A自己的習慣，可以參考一下，總結出一套適合自己的方法。

文檔分類的基本方法：分類清晰、先按內容、再按時間。

分類就是從大層級到小層級的過程，盡量做到每一個層級之間都是平行關系，互相不重合的。相互獨立，完全窮盡，簡直就是大麥家的MECE原則（Mutually Exclusive Collectively Exhaustive）。

第一層級通常比較概括：

個人相關常用文檔；

工作相關；

培訓相關；

常用軟件文件夾；

其他生活類（比如team building照片之類）。

第二層級會細分一些：

個人相關文檔：入職；報銷；各類申請表格；個人常用材料（如簡歷、照片、護照）。

工作相關：根據工作內容不同，把常對接的部門/渠道分開，比如市場部，銷售，技術。也可以把一些獨立、重要性比較高的內容列出來，比如項目、臨時小任務、常用系統工具。

越往后的層級越需要具體，目的是能夠快速找到文檔：

對于通用類的，可以繼續按照內容分類，比如“市場部”下再細分為各個市場渠道，每個“渠道”下有相關的數據，一些重要通知，常用信息等等。

對于那些時間性比較強的部分可以加上時間，比如在“項目”文件夾下，可以按照時間分2015，2016年具體到幾月的項目。

有人說這些有什么難的呀？我也是按照這樣的方式分類的，為什么常常還是找不到一些歷史文檔。

基本方法就是這樣，就和看了斷舍離、令人怦然心動的整理方法這些書一樣，大家都知道要扔東西，買衣服買基本款基礎色，按照頻率、季節、衣服類型整理，為什么還是會時間一長衣櫥就亂掉？

其實整理的時候不難，難就難在這是一套體系，光有整理時候的方法不夠，平時還需要建立一些整理的習慣。

1. 文檔命名概括，關鍵詞明確，區別不同版本。

文檔命名可以加上部門，文檔具體內容，目的，來自哪位同事，時間或者版本號區別，這樣在查找的時候，掃一眼就大概能找到，而不需要一個個點開看。舉個例子：Tech-X Project-PRD-20160130-v3。

2. 不要偷懶，所有文檔及時保存到正確路徑。

無論是郵件，即時通信工具，還是下載附件的時候，養成好習慣，隨手保存到對應的路徑。不要指望先存在系統默認的路徑諸如“下載” “我的文檔” “接收到的文件”這些文件夾里。工作那么忙，大腦帶寬有限，事后是想不起來的，積少成多就再也不想整理了。

偶爾可以存到桌面上，但是切記要及時清理或者歸類。否則電腦卡不說，當匯報時電腦連投影儀，所有人看到桌面滿滿的文檔都會齊刷刷地“哇”一聲，相信我，這不是好的體驗。

3. 收件箱里的附件及時保存，重要的郵件單獨保存。

收件箱雖然一般都會備份歸檔，但已經歸檔的數據，有時候查找起來，不一定能很快找到你想要的歷史文檔。所以附件還是收到的時候就單獨保存吧。

另外很多時候重要的通知，還有一些同事分享的內容，沒有單獨的文檔，是寫在郵件正文中的，這類郵件也要單獨保存便于以后翻閱，同樣，指望郵箱搜索歷史文檔是不靠譜的。

既然說了文件整理時一套體系了，當然還有一些相關輔助工具，解決一些零碎的需求。

1. 建立一張屬于自己的工作信息匯總表。

這張表用于記錄工作中所有零碎的信息，建議用excel，可以按不同sheet分類，也可以設置一些下拉菜單之類的選項。

再強調一遍，常用的所有信息都存這張表里，時不時地備份一下。這張表可以說是你在這家公司工作的生存之本。為什么呢？因為便于查閱，不用到處翻不同的文件夾找信息，只需要它就夠了！比如小A用它：

記錄一些工作流程。

保存常用的共享文件路徑。

記錄一些零碎的工作中的practice，比如步驟或方法。

保存一些看到的好素材、樣例。

索引會用到的一些reference。

一些臨碎信息和臨時表格創建。

2. 利用好桌面便簽和OneNote規劃長短期任務。

我的個人習慣是，Notes平時主要用來記錄一些方向上的內容，比如開會時候的一些以后工作需要注意的事項或是分享的一些商業規律，時不時掃一眼提醒自己。

OneNote我主要用來記錄每周待辦事項，可以加各種方框星星問號等小符號highlight不同需求。每個月還可以另起一張表，這樣回顧以前每一周做的事情也很方便，寫起周報來很快。OneNote還有其他一些強大的功能，具體可以點擊查看之前寫過的這篇：【159】筆記控的福音：工作中如何巧妙地利用OneNote?。

3. 巧用郵件里的小紅旗待辦事項。

以前在文章中提過很多次，工作不要圍繞著郵件去干活，而是每周自己先列出一個簡單的規劃，郵件只是每天查漏補缺處理任務的一種方式。

郵件有時會收到一些臨時增加的任務，花費時間不多，但很零碎，順帶手兩分鐘做完的事情，沒有必要記錄在待辦事項中，可以用郵件里自帶的小紅旗mark一下，每天下班大致掃一眼，把已經做完的取消mark。

4. 創建常用路徑的快捷方式，用好“最近訪問的位置”。

對于一些層級比較深的子文件夾，或者常訪問的共享文件地址，可以設置快捷方式放在桌面。在接收保存文檔的時候，“最近訪問的位置”可以避免多次選擇同一路徑，非常方便。