1 為何要發電子郵件？

作為職場人士，想必在工作中大家都經常收發電子郵件，一封高效得體的工作郵件勢必會讓溝通事半功倍。但一些職場新人，甚至一些職場老鳥，由于平時并不太熟悉收發工作郵件的技巧和規則，導致工作延誤、合作擱置、甚至造成不必要的誤解。

電子郵件VS電話、即時通訊

本文的內容比較長（約1.5萬字，全文閱讀時間約15-20分鐘），如果您想先了解文章核心內容，直接跳到文末的 “8 最后總結”，再回過頭來選擇讀自己感興趣的部分。

大家都知道，我們現在正處于信息時代，傳遞信息有無數種選擇。我們可以選擇電話，也可以選擇微信、QQ等即時聊天工具，但在職場溝通中，電子郵件卻依然是其中最重要的方式之一。

郵件的效用

電子郵件作為信息溝通的一種表達方式，目的是通過文字、圖片、表格、附件等形式，達成發件人和收件人之間的信息交互。但為什么職場上有時必須使用郵件，而不使用其他溝通形式呢？

因為郵件與其他溝通形式相比，具有無法替代的效用：
①郵件與其他溝通方式相比，顯得更加正式；
②郵件更易保存和追溯；
③郵件具有很強的商業效力和法律效力。

作為職場人士，想必在工作中大家都經常收發電子郵件，發郵件容易，但發一封得體且高效的郵件并不容易。下面我先舉幾個簡單的例子，看看大家平時在工作中是否遇到過。
比如：

①自己給對方發了一封郵件，但許久都得不到對方的回復。
②一封非常重要的郵件需要對方確認，但對方卻說沒在在意郵件的內容。
③所有重要信息都在郵件里面詳細說明，但對方還是通過電話反復與你確認。
④自己郵件發送完之后才發現有誤，要么漏掉了重要信息，要么漏掉了附件，要么漏掉了某個關鍵收件人，只得再發一封進行補充。
⑤明明自己給對方發送的郵件表述非常的客觀，但對方卻認為自己是在對其指責或挑釁。
……

工作郵件必須掌握的8大技能

如何解決這些問題？如何通過一些小技巧的運用，撰寫一封優秀、高效得體的郵件，提升工作效率呢？這正是本篇文章主要闡述的內容。

2 何時該寫郵件和慎寫郵件？

郵件作為信息傳遞的重要表現形式，有時候采用郵件溝通比較恰當，但在另外一些情況下，郵件并不是最合時宜的溝通方式，甚至最好避免使用郵件。那么何時該寫郵件，何時又慎寫郵件呢？下面先就跟各位聊聊該寫郵件和慎寫郵件的6種情況。

該寫/慎寫郵件的6種情況

需要通過郵件進行溝通，主要基于以下6點考慮：

• ①需要留下官方的內容記錄，方便備查，這一點很容易理解。

• ②同時與多人交流，又不方便安排會議。那么通過電話或微信等溝通，信息會比較零散，也會浪費大量時間精力。
• ③需要對方做出回復前仔細思考的問題。因為問題比較復雜，對方是無法馬上答復我們的，我們通過一封郵件說明基本情況，留給對方思考的空間，會比較妥當。
• ④需要將發送給對方的信息轉發給第三者。這種情形下，通過郵件可以一次性將信息傳達到位，減少了溝通成本。
• ⑤重要的安排、結論或工作報告，用于備忘或提醒參與者。這時候，郵件主要充當會議紀要的作用。
• ⑥知識推薦或信息傳遞。可以一次性將信息全部送達所有相關對象，無需挨個通知了。

以下6種情形，最好避免使用郵件

• ①當自己處于激烈的負面情緒時，
  發出去的郵件，潑出去的水，白紙黑字的郵件，任何一個小錯誤都有可能被固定化和擴大化，一時間沖動造成的小錯誤，可能成為別人的把柄。所以，就算你有天大的不滿，哪怕去跟人在會議室里大吵一架，也不要隨隨便便發出一封怒氣沖沖的郵件。

• ②有爭議的內容，
• ③話題復雜，需要多方深入解釋或討論的內容，
• ④需要保密的內容，
• ⑤溝通較為敏感的話題，
• ⑥需要對方立刻反饋的內容
  都不太適合利用郵件進行溝通。此時，采用電話可能會比較合適。
  所以，我們要根據實際的工作場景，選擇合適的溝通方式，避免誤用郵件而給自己帶來麻煩。

3 工作郵件的內容、語氣和結構把握

一般人們在思考一個問題時，會從以下三點進行考慮：①是什么、②為什么、③怎么做。剛剛我們討論了前兩者，下面我們重點來討論如何寫一封優秀的工作郵件。
一封優秀的郵件，之所以能夠達到有效溝通的目的，無論從①內容、②語氣和③結構三個角度來考慮，都是可圈可點的。

郵件的三個維度

3.1 工作郵件的內容取舍

內容是一封郵件傳遞的主要信息，從內容上來講，郵件不應該是只寫自己想寫的，而是寫對方需要知道的。工作郵件從內容的角度考慮，大致可分為以下四類：

①需求郵件，②確認郵件，③反饋郵件，④通知郵件。

郵件的類型

3.1.1 需求郵件——“4W1H”原則

咱們先談談需求郵件，因為平時工作中，大家接觸最多的郵件類型便是需求郵件，無論是上級給下級安排工作，還是請求上級或者其他人員支持，都可歸為需求類郵件。需求類郵件的目的就是希望對方采取相應的行動，實現自己期待的目標。

那么就需要在郵件中給予對方明確的指引，明確要求對方什么時間，完成什么工作，如何做，需要達到什么效果。這就需要在郵件的開頭，就用簡短的幾句話，言簡意賅地概括此封郵件的大意，以及期望達到的目標。
對于需求類郵件的撰寫，內容上可以考慮采用“4W1H”原則來構思——即

誰（Who）、什么（What）、何時（When）、為什么（Why）、怎么樣（How）

需求郵件的內容

②：什么（What）——描述清楚自己的需求或者要求，而不要模棱兩可地表態，這樣對于郵件溝通沒有任何益處。如果自己都沒有搞清楚目的，那還是等想清楚了再發吧。

③：何時（When）——明確解決郵件中所提及事件的最后時限，這樣收件人才好作規劃，越快越好在大多數時候就相當于沒有截止日期，最后可能導致郵件中所提及事件的完成時間變得遙遙無期。

④：為什么（Why）——讓對方明白，郵件中所提及的事情對收件人的重要性，或者起碼是對團隊或公司而言的重要性，而不是對發件人個人而言的重要性。即便發件人是收件人的直接匯報對象，在多數情況下，能夠寫清楚為什么，也比不寫能夠得到更有效的響應。

⑤：怎么樣（How）——如果收件人收到一封沒有明確要求的郵件，執行的最后結果是很難保證的。除非收發雙方已經有非常明確的上下文定義，比如之前已經電話溝通過，此封郵件只是作為提醒或者留存記錄需要，否則，最好在郵件中明確提出要求，希望對方按何種方式處理，以及期待達到的效果。

最好在后續的段落中，就“怎么樣（How）”交代清楚細節，量化出來，這樣需求才精確，接需求的人才知道該怎么做，最后執行的結果也不會偏離目標太遠。
在交代清楚“4W1H”的基礎上，再慢慢展開郵件、羅列數據及解釋原因吧。

3.1.2 確認郵件——確保信息傳達到位

工作中，無論是領導安排的工作，還是收到其他同事的支援請求，通過口頭、電話、會議交流敲定的事情，再發一封郵件給對方進行確認，這是一個好習慣。

確認郵件的用途

確認郵件的主要用途體現在以下幾個方面：

• ①需求確認。
  通過郵件向對方確認自己所理解的需求，與對方當時擬定的目標是否存在偏差，確保工作執行方向與目標一致。

• ②留存證據。
  口頭或電話收到相應的工作指引后，再發一封郵件給對方，得到確認后再開始執行，在某種程度上是對自己的一種保護。
  按照對方郵件確認的工作指引去執行，就算今后任務的執行結果有偏差，對方將出現的相關問題單方面歸咎于我們的工作失誤，此封郵件也可以作為免責的依據。因為我們是完全按照對方確認后的工作指引去執行的，出現偏差不在于我們工作執行不到位，而在于當初目標設定有問題。

3.1.3 反饋郵件——及時反饋相應信息

“反饋郵件”跟“需求郵件”其實是對應的。對于郵件反饋，有幾個核心要點需要把握。

郵件反饋要求

②針對性回復。
當回件答復問題時，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案，同時進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費時間精力。

③回復字數不可太少。
對方發來一大段郵件，如果只回復“是的”、“對”、“已知曉”等字眼，會顯得非常不禮貌。除非你是對方的大領導，否則至少湊夠10個字吧，免得讓對方誤解。

④避免郵件反復討論。
若雙方就同一問題郵件回復超過3次，此時采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷會比較合適。

⑤適當精簡總結郵件內容。
對于較為復雜的問題，由于多個收件人頻繁回復，導致郵件蓋高樓而影響閱讀，所以在回復時，最好對之前討論的結果進行精簡總結，突出有用信息。

對于需要多次響應的需求類郵件，在工作中該如何處理呢？一般來講，與需求郵件相對應的反饋郵件，至少需要在不同的時間點發送兩封以上。

郵件反饋的步驟

并及時告知對方自己對郵件中所提及事件的處理方式和計劃安排。如果對方給自己發送了一份重要的文件，一定要及時在本地電腦或者網盤存檔。設想某天你亟需該文件，卻發現郵箱死活連不上，或者被自己不小心從服務器端刪除了，又或者附件已經過了有效期無法繼續下載了，不得不重新向對方索要，容易給對方造成不靠譜的印象。

第二封，隨時反饋進度和結果。

無論是執行上級的工作安排，還是接受其他同事的工作請求，在工作執行過程中，需要隨時或定期向對方匯報工作的進度和結果，并做出適當的說明，讓對方對目前工作的推進情況心里有數。

咱們換個角度考慮，這一點就很容易理解了，設想某人答應給予自己相應的支持或者幫助，但對方卻從不主動向你通報事情的進展，當你問及相關情況時才發現，事務的發展方向與當初設想的目標出現了很大的偏差，但對方卻沒有及時告知你，自己的心里是不是有千萬匹草泥馬在奔騰？

3.1.4 通知郵件——公司內部資訊廣播

通知類型的郵件，一般是就公司的某個決定廣泛地通知到所有相關的同事，比如：《元旦放假通知》、《關于任命XX為公司副總經理的通知》等等。

通知郵件

這種通知類郵件主要是用于相應信息的上傳下達，不需要回復，也最好不要回復。因為通知郵件往往都是群發N多人的，一回復就變成了郵件群聊，非常影響其他同事的工作。在這里，我就不展開敘述了。

3.2 工作郵件的語氣把握

郵件畢竟主要靠文字來傳遞信息，所以發出的郵件并不能完全反映所想要表達的語氣，有時候明明很溫和的詞句，卻被對方誤解為指責或者挑釁。
從信息傳遞的角度考慮，人和人交流30%靠的是內容，70%靠的是語氣。郵件這種特殊的信息表達方式，很多時候如果語氣把握不好，特容易得罪人。所以，要根據收件人與自己的熟悉程度和等級關系的不同，郵件是對內還是對外，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。

郵件的語氣

3.3 工作郵件的結構梳理

為了在郵件中清晰明了地闡述清楚目標事件，盡量不要在一封郵件中陳述多個主題/問題。如果涉及多個郵件主題，分別發郵件。在郵件的結構上，建議可以遵循倒金字塔結構，即：結論先行，以上統下，歸類分組，邏輯遞進。即結構化思維的論、證、類、比。

郵件的結構化思維

在語言組織上，不是按照自己最自然的方式去寫，而是按照對方最容易理解的方式去寫。

優秀的郵件都會采取結構化表達，即：

基于目標定主題，縱向結構搭框架，橫向結構理順序，序言結構做開場。

郵件的結構化表達

對這四句話的解釋為：

1. 自下而上思考，自上而下表達

2. 縱向總結概括，橫向歸類分組
3. 邏輯關系為：上下有父子，橫向是兄弟
4. 可以是時間順序、空間順序或重要性順序，無論采用何種順序，都要有一條明確的邏輯主線。
5. 多采用總分結構，每一層思想都是下一層的概括。
6. 序言做敘述，標題提煉精華

4 工作郵件的3個核心原則

前面我們從一封優秀的郵件為何能夠達到有效溝通的目的，深度剖析了如何從①內容、②語氣和③結構三個維度來提高郵件寫作技能。除此之外，是否遵守工作郵件撰寫的一些核心原則，最后的結果會大相徑庭。

讓我們先設想一下情景，在你的工作環境中是不是有這樣的同事，當你向他請教問題或請求支援時，他總會告訴你，有需要時可以隨時給他發郵件，但是當你真正向他發出一封求助郵件后，你卻發現你發出的郵件幾天了，對方都沒有回復你，你發出的郵件就這樣石沉大海，杳無音訊了。
其實出現這樣的情況，除了極個別情況是因為對方不想幫助你，或者無法幫助你而直接選擇回避之外，絕大多數情況都不是因為對方耍大牌，而是因為咱們發郵件的方式存在問題，那么工作郵件需要通過何種形式發送，才能達到咱們想要的預期呢?遵循工作郵件發送的三個核心原則或許對我們有幫助。

工作郵件的3個核心原則

4.1 原則一、越短的郵件越容易得到回復

這個道理很簡單，因為現代人平時工作壓力都很大，郵件字數越長，闡述的問題越多，給對方造成的心理壓力也就越大，對方會先考慮該如何回復你，再決定以何種方式回復，通常郵件回復的時間就會被往后挪，大部分這樣的郵件放著放著，就被對方拋之腦后了。在這一點上，咱們可以思考一下自己所遇到的情景就明白了。所以，在不影響溝通的前提下，郵件的內容還是盡量簡短些吧。

4.2 原則二、別盡說自己的事，說說這事跟Ta有什么關系

這個世界上對方最在乎的人是誰？沒錯，肯定是Ta自己。太多人寫郵件的時候，花了80%的篇幅在寫自己的事——“我是誰啊、我是干什么的啊、現在做的事兒遇到什么問題啊”等等，我們想想自己寫這封郵件的目的是什么?當然是要對方提供幫助啊！設想對方現在正在忙碌地處理工作上的事情，突然收到這樣一封全都在說某個人自己的郵件，那跟Ta有什么關系呢？
所以，咱們在給對方發郵件時，第一句話就應該直截了當地告訴對方，咱們發這封郵件的目的是什么。然后，如果希望增加對方回復的欲望，那么郵件中接下來說的每一句話都應該盡量和對方的利益和興趣牽扯上關系，因為人都會只關心跟自己有關的事情。

4.3 原則三、與人方便，于己方便

要讓對方可以很容易地幫助到自己，就應該盡量減少對方的時間精力支出，這個道理大家都明白，但卻很少有人做到。

與人方便，于己方便

舉個實際的例子吧，假設你正參加集團公司的一個項目分享大會，自己聽了某個大牛做完分享后深受啟發，臺下便與其簡單地交流了你打算開展的項目，他聽完你的陳述后，覺得你的這個項目非常的不錯，可以把集團公司內部A部門的甲，B部門的乙以及C部門的丙介紹給你，協助你推動項目的開展，讓你回去后把項目的詳細資料發到他的郵箱。你該如何做？

郵件的低效處理方法

然而你發了郵件后，等了很久卻沒有收到對方的及時回復。然后你就開始想:”我靠，某某的人品其實也并不怎么樣嘛，原來當時只是跟我耍耍嘴皮字，我還傻傻地當真了“。
如果咱們這樣想的話，那就錯了。咱們換個角度，站在對方的立場想一想，沒錯，他是答應了要介紹公司內部相應的資源給咱們，可他在看到咱們這封郵件以后，他需要做很多工作：

• 他要先思考當時究竟答應了要介紹哪幾個人給咱們，他們與咱們這個項目的關聯點究竟是什么。
• 先電話與這三個人溝通，向三者簡要介紹咱們的這個項目，以及表達他個人的想法，為什么要請對方協助咱們開展該項目，并征得對方同意。
• 找到這三個聯系人的郵箱，分別寫三封獨立的郵件給這三個人，詳細介紹這個項目以及與他們的關系。
  想想這至少是1-2個小時的時間投入吧，人家與我們非親非故，為什么要那么拼命地幫我們？所以，就算是我們需要對方給我們提供幫助，我們也不能只做伸手黨。

那么我們該如何做，才可以讓對方可以更容易地幫助到我們呢？

郵件的高效處理方法

其實對于這個請求，我們應該至少發四封郵件：

第一封郵件與對方直接相關的

內容大致是“很高興今天和您……。我們的項目是……，您提到了可以把集團公司A部門的甲，B部門的乙以及C部門的丙介紹給我，方便我隨時向他們請教。接下來我會發三封獨立的郵件給您，分別是寫給甲、乙、丙的。這三封郵件都是可以被直接轉發的格式，謝謝您的幫助！”

第二、第三、第四封在內容和措辭上分別是寫給甲、乙、丙的

簡潔闡述該項目和他們的關系，并且保證格式完整，讓對方可以直接轉發。
好了，到這里，不用過多解釋，我想大家應該明白了，為何前后兩種發送郵件的方式最終收到的效果會千差萬別了。只有設身處地為對方思考，幫助對方節省時間精力，對方才能高效地幫助到我們。偉大的作家魯迅先生曾經說過：浪費別人的時間等于謀財害命。這條原則不僅僅適用于發郵件，也適用于工作中的其他方面。

5 正確的郵件寫作順序

上面我們談論了如何從①內容、②語氣和③結構，三個維度來寫一封優秀的電子郵件。如果能夠做到以上三點，至少大體上保證了郵件的質量。但你能確保在執行過程中不出現差錯，寫出一封得體的郵件嗎？不一定。

大家想一想自己平時有沒有收到這樣的郵件：比如

①莫名奇妙地收到一封沒有內容的空郵件；
②正文中的稱呼明明顯示是發給甲的郵件，但莫名奇妙地發現收件人卻只有自己；
③正文中聲明郵件包含附件，但是一查附件，卻什么也沒有；
④更讓人無法忍受的是，郵件中有很多錯別字，語句不通順，排版也很混亂
……

為什么會出現這樣的情況呢？主要原因是因為發件人沒有遵循合理的郵件寫作順序，在郵件寫完后也沒有及時檢查，就直接點擊了發送鍵，才會導致以上的情況出現。

一封完整的電子郵件包含以下幾個部分：①發件人、②標題、②正文和④附件。但我們在寫郵件時，得按相反的順序，即：①附件---②正文---③標題---④地址欄這樣的順序來編輯郵件內容，才能有效避免出錯。

郵件的寫作順序

5.1 郵件附件

首先我們來談談附件。

郵件的附件

1. 附件可能是許多郵件的主要目的，但添加附件也是有技巧的。首先，如果有附件的話，開始寫郵件的第一步，就先將附件加入到郵件中，這樣可以有效避免郵件發出去之后，才發現漏了附件。
2. 附件最好以規則的名字命名，并盡量將關鍵詞放在附件名的首或尾，方便對方根據附件名選擇性地保存相關文件。我們自己可以設想一下，當自己收到一封附有大量無規則名字甚至亂碼的附件時，我們得一個個下載下來，預覽后才知道附件的內容，然后挨個重命名，這是一件多么令人崩潰的事情啊。
3. 包含附件的郵件，正文里一定要有相應的提示，并且要對每一個附件都有簡短的文字說明，方便收到郵件的人查看。舉個例子，我們可以在郵件的正文中對附件添加以下描述：
   l 某某文檔，是某產品的使用手冊
   l 某某文檔，是最終定稿的宣傳文案
   l ……
4. 如果附件是一個特殊格式，必須說明一下附件用什么方式打開，如果是不常用的軟件，還應該附上軟件的鏈接，方便對方下載安裝，免去對方網絡搜索該軟件的時間。
5. 盡量不要發送大附件。因為很多公司的郵箱容量有限，大附件可能會被郵件服務器屏蔽，如果實在需要傳送大附件，可以將文件存在網盤上，在郵件正文中，附上網盤文件的分享鏈接和密碼，便于收件人在有需要時自行下載。
6. 附件的數量以4個以內為宜，如果需要發多個附件，最好將相關聯的文件壓縮打包成rar或者zip格式。

5.2 郵件正文

5.2.1 郵件的稱呼

郵件的正文包括郵件的稱呼，也就是郵件的抬頭，郵件的主體，以及郵件末尾的署名，或者稱之為簽名檔。

郵件的稱呼

5.2.2 郵件的正文

寫完稱呼之后，下面就是郵件的正文部分了，那么郵件的正文部分該如何寫呢？

郵件的正文

1. 首先，郵件的主體應該簡明扼要，多用短句。
2. 其次，多用列表，少長篇大論。如果事情復雜、表述內容多，最好用1、2、3、4列幾個段落進行清晰明確的說明。使用列表主要有以下幾個好處：①對方愿意看下去；②列表會讓文章的邏輯條理清晰；③方便對方理解記憶。因為沒人有時間看你密密麻麻的長篇大論。
3. 第三，確保行文通順，避免出現歧義，可以通過圖片、表格、鏈接等形式加以說明，盡可能地讓信息有效傳達；
4. 第四，不要動不動就使用網絡表情符號，在商務信函里這樣會顯得比較輕佻。畢竟工作郵件傳遞的是相對嚴謹的事情。
5. 第五，一封郵件只說明一個問題。如果涉及多個郵件主題，分別發郵件。
6. 第六，盡量在一封郵件中一次性交待清楚一件事情，避免發幾封郵件來不斷補充同一件事情。設想自己在不斷收到同一個人發過來的“補充”或者“更正”之類的郵件，你心里會怎么想？會不會有點反感，感覺對方做事毛毛躁躁不靠譜。
7. 第七，注意檢查、避免錯誤。寫完后一定要仔細檢查有無拼寫錯誤，行文是否通順，這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。
8. 第八，合理提示重要信息，避免濫用。不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。如果確有必要，最好不要超過三個。否則，過多的提示會讓人抓不住重點，影響閱讀。

其實寫郵件跟我們上學時寫作文是一樣的，我們也需要審題。

要確保在信息充分傳達的前提下，郵件的內容言簡意賅，需要考慮三個方面的因素：①你為什么要寫這封郵件？②你想讓對方做什么？③對方為什么該做？

先構思郵件的內容，再動筆寫郵件有三個好處：

①縮短郵件的寫作時間；
②提高郵件內容的邏輯性和條理性；
③縮短郵件的篇幅。

寫完后在發送之前，及時檢查，可以避免發出一封沒有寫完，或者錯誤百出的郵件。

5.2.3 郵件簽名檔

郵件署名主要用于讓對方獲取自己的其他聯系方式。如果公司有統一要求的，按公司要求嚴格執行，如果沒有統一要求的，需要提前設置一個固定的格式，包括個人姓名、職務、部門、公司名稱、網址、手機、座機、QQ等必要信息，但一定要適當地取舍，不要將所有信息都羅列上去，一般最好不要超過4行。引用一個短語作為簽名的一部分非常有創意，比如個人的座右銘，或公司的宣傳口號等。但一定要簡短，分清收件人對象與場合，切記一定要得體，避免嘩眾取寵。

郵件的簽名

5.3 郵件標題

郵件的標題對郵件的打開率具有舉足輕重的作用。工作中每個人都會收到大量的郵件，通常我們會通過郵件的標題來決定是否打開該郵件。如果不能吸引別人打開你的郵件，那么寫得再好也沒有任何意義。寫郵件不僅僅要告訴別人你的郵件是關于什么的，還要能夠“吸引別人打開你的郵件”。

郵件的標題

所以對于郵件的標題，有以下幾個注意事項
①一定不要空白標題，這是最失禮的；
②標題要言簡意賅，不要長篇大論；
③真實反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題；
④一封郵件只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，便于對方日后整理。

5.4 郵件地址欄

郵件的主體寫完了，終于到了地址欄部分了。在完善所有的內容后，再填寫收件人，一方面在寫郵件正文的時候，可以思考該郵件該發送給哪些相關的人，另一方面可以也可以避免發錯郵件，使郵件直達目標收件人。

郵件的地址欄

• 發送（To）:是指受理這封郵件所涉及的主要問題，需要對郵件予以回復的人

• 抄送（CC）: 是指只需知道郵件中所提及的事，Ta沒有義務對郵件予以響應，但是可以給予建議或補充相關信息
• 密送（BCC）：是指其他收件人不知道發件人發給了密送的人，由于這個不太好把握，一般情況下還是慎用為妙。比如，你本不想讓其他收件人知道你發給了密送的人，但是密送收件人卻回復了所有人，這下你就尷尬了。

所以關于郵件地址欄，有幾點需要特別注意：

郵件的地址欄

②收件人的位置，一定要放和郵件內容直接有關的人。
收件人的擺放位置也最好按照職位的高低從大到小。

③使用正確的郵箱昵稱
我們知道當自己收到某人發過來的郵件時，除了顯示對方的郵件地址外，也會顯示對方的郵箱昵稱。比如在使用QQ郵箱發工作郵件時，如果沒有及時修改郵件的昵稱，QQ郵箱就會默認QQ昵稱作為發件人昵稱。設想對方收到譬如“爽一把就死”、“一只跛腳的貓”“好想做一只豬”等等這種吊炸天的殺馬特式昵稱發過來的郵件時，心里會是一種什么滋味？

④對他人的郵箱備注名最好正式些，有些人為了方便記憶，可能會把別人的綽號作為郵箱備注名，就算大家私底下給某人取了個不雅的綽號，也最好不要作為郵箱的備注名，因為當你發信后，對方是看得到你對Ta的備注的。想想對方看到你給Ta的郵箱備注是“張老姑婆”、“四眼仔”這樣的名字的時候，對方心理會是一種什么感覺？所以發件人所用的郵箱名稱或者地址最好符合身份和使用場景。

6 工作郵件的恰當禮儀

到目前為止，一封正式的郵件總算是寫完了，是不是就可以直接點擊發送了？別急，還有一點你可能沒有考慮到，那就是郵件禮儀。
有的朋友可能會納悶了，郵件又沒有肢體語言和神態，怎么會牽涉到禮儀呢？其實不然。相反，恰當的郵件禮儀非常重要，有時可能就因為禮儀不到位，導致工作延誤，甚至被對方誤解。
那么，工作郵件需要注意哪些內容，才能確保發出去的郵件合乎職場禮儀規范呢？下面我說幾點，大家一起思考一下是不是這么回事。

工作郵件禮儀

6.1 合適的郵箱賬戶

不要使用個人郵箱賬戶收發工作郵件

因為使用個人郵箱賬戶收發工作郵件容易讓人誤解你的公司不靠譜，設想一個連企業郵箱都沒有的公司，實力能好到哪里去呢？

更不要使用公司的電腦或郵箱賬戶來收發個人郵件

因為在很多國家和地區的法律定義中，公司配備的辦公電腦及其所存儲的文件，以及公司郵箱里的所有郵件都是公司資產，這就意味著，公司有權查看你的任何文件。而且，就算在公司的電腦上，哪怕是用個人賬戶發出的郵件或者文件，都有可能被定義為公司資產。所以絕不要用公司電腦或郵箱發任何不該發的東西——包括但不限于個人求職信息、對公司不滿的言論、任何違反公司規定或當地法律的討論等等。

6.2 恰當的郵件稱呼

工作中常見的稱呼方式為姓氏+頭銜，主要有以下幾種：①職務性稱呼，比如×局長，×主任；②職稱性稱呼，比如×工程師，×研究員；③學銜性稱呼，×博士，×教授；④行業性稱呼，×老師，×醫生等。
同樣，工作郵件采用恰當的稱呼非常的重要，一方面顯示你對對方的尊重，另一方面也可以拉近彼此的距離。當不少人在寫工作郵件時，卻很少關注到這一方面，造成不少的困擾。

• 第一大忌諱不稱呼，不少人寫郵件一上來就直接吧啦吧啦說事情，給人的感覺是“你應該知道我是誰”、“你都知道我是誰了，招呼就免了吧”；有的人最多用個“你好”，其實這些都是不合職場禮儀的做法。
  正確的做法是：如果對方有職位要稱呼職位（姓氏+職位）；如果不清楚職位，通俗的稱呼為姓氏+先生/小姐，但一定要把性別先搞清楚，尤其是那些字面含義容易被誤判性別的名字，否則叫錯性別就尷尬了。當然也可以根據行業的不同，稱呼對方為×工，×老師等。
  需要注意的是，在郵件中用“您好”比用“你好”更有禮貌。當然雙方都十分熟悉的情況下，可以用雙方習慣的稱呼方式，但僅僅局限于平常的個人非正式郵件溝通。
• 第二大忌諱亂稱呼，一上來就誰都稱呼為×總，普通員工看到自然非常高興，但會因此冒犯比其職位高的人。如果對方的職務為副職，稱呼時可省去“副”字，但盡量不要跳級，更不可給別人降級。

6.3 合理的回復對象

①一定要明確單獨回復（Reply）和回復全部（Reply All）的區別。

盡管對方郵件可能同時發給了很多人，為了避免給別人帶來不必要的麻煩，如果只需某個人單獨知道的事，在回復時通常只需用“回復”功能答復發件人即可。如果對發件人提出的問題不清楚，或持不同意見，應該與發件人單獨溝通，而不要通過郵件蓋高樓，向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。
如果確有必要抄送給其他人，則盡量根據實際需要選擇性地添加回復對象。尤其需要注意的是，正面的事情可以抄送給他人，負面的事情還是盡量一對一處理吧；這與當眾表揚，私下批評是同樣的道理。

②主動控制郵件的來往頻率

工作中為了避免無謂的回復，浪費時間，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上：“全部辦妥”、“請知曉”、“僅供參考，無需回復”等語句。

6.4 巧妙的收件人取舍？

如果是寫給領導的信，最好單獨寫給他，無須抄送其他人。
當然，更不能寫給領導的同時，抄送其他人，否則領導收到這樣的郵件會有種不被信任的感覺，甚至威脅的味道。如果確實需要領導了解某個具體事項，則發郵件給他人的同時，通過抄送知會領導會比較妥當。例如自己在領導的授權下就某一事項與第三方達成共識，通過抄送知會領導事項的進度。

6.5 確保正確的收件人排序

收件人（包括抄送人）若為一個以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內，均需要按一定的規則排序。通常是按照職務高低排序，同樣職位時按姓氏字母排序，不了解職位時可以按照字母順序排序。

6.6 真誠地向對方表示感謝

俗話說：好言一句三冬暖。不論是尋求合作、請教問題、請人幫助，還是只是告知，都可以感謝對方的善意或配合，即便是領導命令對方與自己合作，一句簡單的感謝也能顯示自己的職場修養，在請對方幫忙也更容易得到正面的回應，工作開展也會更順利。

7 工作郵件的格式要求

在談完了郵件的禮儀之后，我們最后來談談郵件的格式要求。格式是一種細節，雖然不影響內容的陳述，但會影響對方的閱讀體驗，直接決定對方是否有勇氣讀下去。

工作郵件的格式

7.1 郵件接收者的閱讀環境預估

這一部分可以視為“電子郵件溝通中的用戶體驗”，我們要充分考慮到對方是在什么場景下，接收和閱讀咱們發送過去的電子郵件。凡是能分段，盡量分段；凡是能用小標題，盡量用小標題；凡是能用清單，盡量用清單。如果對方經常使用小屏幕上網本，那么，咱們就盡量把表格設置得緊湊一些，方便對方閱讀；如果對方經常使用移動端收信，發郵件時就盡量避免發送大附件。

對于以文字為主的核心附件，可以考慮將文檔里的正文用純文本復制，粘貼在郵件的末尾，并在郵件開頭說明郵箱附件文檔跟正文內容是一致的，方便對方無需等待下載附件，便可以直接在移動端快速瀏覽，等對方使用電腦時，可以隨時打開附件進行修改。

7.2 合理標注

不要使用太多的粗體、黑體及多種顏色強調，這會讓人感覺你在郵件中對Ta咆哮。郵件正文盡量不要使用超過3種顏色來強調相關內容，如果不得已一定要用多種顏色，必須在顯眼的地方給出顏色的標注，否則郵件幾經轉手后，閱讀者會不理解顏色的意義而錯失或誤解信息。

7.3 段落對齊

在電郵中，段落開始時應該避免加空格，這屬于“web時代新文字排版問題”，不在這里鋪開討論。所以最好讓文本自適應屏幕大小顯示，而不要利用回車控制來換行，因為在自己的客戶端設置下看起來美觀的回車換行，到了別人的設備上的顯示效果卻會慘不忍睹。自己可以試一試在記事本里粘帖上一段文字，并使用回車鍵換行，再調整一下窗口的大小，看看顯示效果就明白了。

7.4 適當間距

行間距可以用默認間距或1.5倍以內的間距，取決于篇幅多長，更高的間距會讓閱讀者的視線跳躍過多引發視覺疲勞。

7.5 字體與背景

不要使用有花哨的背景和不常用的字體。不要只圖自己覺得好看，花里胡哨的背景會影響對方的閱讀體驗，商務郵件頁面還是干凈一點好，也不要用特殊的字體，因為你用的字體對方電腦不一定有，有可能會導致郵件內容顯示不正常。

7.6 發送前檢查

不要未經檢查就匆匆發送郵件。錯別字，邏輯不通的語句，糟糕的排版，不完整的網址，都會給對方造成做事毛躁的印象。

8.最后總結

以上就是關于如何撰寫一封優秀且高效得體的電子郵件的全部內容，最后我們一起來回顧一下本篇文章所講的主要內容。

1. 要留下官方的內容記錄，方便備查

2. 同時與多人交流，又不方便安排會議
3. 需要對方做出回復前仔細思考的問題
4. 需要將發送給對方的信息轉發給第三者
5. 重要的安排、結論或工作報告，用于備忘或提醒參與者；
6. 知識推薦或信息傳遞

而慎用郵件溝通的6種情形是：

1. 處于激烈的負面情緒時

2. 溝通有爭議的內容時
3. 話題復雜，需要多方深入解釋或討論時
4. 溝通需要保密的內容時
5. 溝通敏感話題時
6. 溝通需要對方立刻反饋的內容時

第二，要想達到有效溝通的目的，需要從①內容、②語氣和③結構三個維度來提高電子郵件寫作技能。在內容上，需求郵件可以考慮采用“4W1H”原則來編寫，與需求郵件對應的確認郵件的目的在于確認需求和留存證據，最好在不同的時間點發送兩封以上，第一封確認對方的需求，第二封隨時反饋進度和結果。而通知郵件除非確有必要，盡量不要回復。

在郵件的語氣把握上，為了避免誤會，可根據與收件人的熟悉程度和等級關系，郵件是對內還是對外，恰當使用謙詞，客觀地陳述內容。

在郵件的結構上，建議可以遵循倒金字塔結構，即：結論先行，以上統下，歸類分組，邏輯遞進。

第三，發工作郵件的最好遵循3個核心原則，即越短的郵件越容易得到回復；別盡說自己的事，說說這事跟Ta有什么關系；要讓對方可以很容易地幫助到自己，就應該盡量減少對方的時間精力支出，與人方便，于己方便。

第四，正確的郵件編寫順序為：①附件---②正文---③標題---④地址欄，多站在對方的角度考慮，這樣可以才能有效避免出錯。

第五，注意恰當的郵件禮儀，使用合適的郵箱賬戶，恰當的稱呼，合理地選擇回復對象，并真誠地向對方表示感謝來顯示自己的職場修養。
最后，在郵件格式上，充分考慮郵件接收者的閱讀環境，發送前仔細檢查，避免郵件出現錯別字，邏輯不通的語句，給對方留下專業的職場形象。

以上就是關于如何撰寫一封優秀且高效得體的電子郵件的全部內容，供各位參考。

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