你寫的每一個字傳遞著你的態(tài)度，構(gòu)建著你的職場形象。
01
“哇塞，明天又是周末了，這個周好幸福啊，只有3天班耶，要是每周都上3天就好了。”閨蜜早上在打卡群里大呼小叫，哈利路耶~
說完又補了一句“還是別做夢了，開工，加油！”
我撲哧一聲笑了出來，隨即回復(fù)：“特別智慧的一段內(nèi)心獨白。” 放回手機開始工作。
想著明天是周末，心情倒是很愉悅輕松。
“我去~，這都什么跟什么呀，會不會寫郵件啊，怎么招聘到公司來的？”幾聲嘆息緊緊跟隨。
一段還算低調(diào)的抱怨加隱約的暴怒從前方朱迪的座位飄過來，打斷了我正愉悅工作的心情。
我側(cè)身探頭過去，敲敲隔板，小聲問她：“我的朱大小姐，這是被哪個毛手毛腳的點著了，大清早的息怒啊！”
看我轉(zhuǎn)頭過問，朱迪端起水杯示意我起身去茶水間，借此“息怒”一下。
朱迪抿了幾口咖啡，眉頭皺著還未平整。“怎么啦？”我問。
“你知道市場部那個新來的小妞嗎？就是那個簡歷被老大稱贊的晶晶，履歷一打眼的漂亮，你說試用期也過了對吧，郵件寫的真是。。。？”朱迪怒目相對，再激動一點，那團火就能把我點燃了。
原來，是因為新人晶晶在工作郵件溝通時，郵件不及時回復(fù)不說，經(jīng)常使用“Reply all”（回復(fù)所有人），有時甚至說了一大段因為所以，也沒描述清楚想干嘛，語氣時而不那么的“客氣”（恰當(dāng)）。
這些問題有一些是職場新人的經(jīng)常犯的錯誤，有些是和“郵件禮儀”相關(guān)。
郵件往來是職場溝通必備技巧，別看這些都是很小的問題，細(xì)節(jié)決定成敗，一個標(biāo)題，一個小小的標(biāo)點，傳遞著你的態(tài)度，特別對職場新人來說，建立職場形象，尤為重要。
02
有一次在職場部落格看到有人發(fā)起這樣一個話題《說一說，你會被什么樣的郵件溝通“逼瘋”？》我很認(rèn)真的讀完了大家的吐槽，跟帖，點贊，有的讓人忍俊不禁，有的也是讓人破涕為笑。
總結(jié)了Top 6 的問題，值得注意和思考：
1. Reply to all! / 回復(fù)給所有人
2. Grammatical Error/語法錯誤
3. No punctuation and Capital letters/沒有標(biāo)點，沒有首字母大寫
4. Typo / 拼寫錯誤
5. Not Change Subject / 郵件內(nèi)容變更后，郵件主題“亙古不變”
5. Writing whole email into subject/ 把郵件內(nèi)容寫在標(biāo)題里
與此同時，一些熱情的前輩給出了經(jīng)驗之談，非常值得借鑒的職場溝通小技巧。
1.公司內(nèi)部即時聊天工具溝通（如Skype）：及時回復(fù)，不要讓對方等太久。
2.Skype溝通避免拼寫錯誤：先將文字拼寫好，檢查完畢再粘貼到對話框中，特別是和上級溝通, 細(xì)節(jié)無處不在！
3.重要緊急郵件發(fā)送之后，再口頭打招呼避免錯過；
4.郵件主題簡潔具體，又不失信息量；
5.轉(zhuǎn)發(fā)或回復(fù)郵件前，刪除無關(guān)主題的歷史郵件；
這些都是從工作中總結(jié)出來的實用建議，一個小小的細(xì)節(jié)，不僅可以提高工作效率，同時也方便他人。
03
職場人士日日與郵件為伴，話說，你真的了解郵件的各部分內(nèi)容嗎？
那么，我們先來看看郵件有哪些組成部分，再來說說值得學(xué)習(xí)的英文郵件小心思技巧。
1. 收件小細(xì)節(jié)
To: 發(fā)件人期待你做出回復(fù)，最好在48小時之內(nèi)，如需較晚回復(fù)，可先回復(fù)說明緣由以示禮貌。
Cc（CarbonCopy）: 只Cc與郵件內(nèi)容相關(guān)的人；
Bcc(Blind Cc):一般在群發(fā)郵件時使用，并且收件人彼此不認(rèn)識，為了收件人隱私安全考慮的一種方式，除此之外慎用此功能。
Fwd.:轉(zhuǎn)發(fā)郵件時注意清潔頁面，并只在必要時轉(zhuǎn)發(fā)，簡明說明轉(zhuǎn)發(fā)原因。
2.你會寫標(biāo)題嗎？
好標(biāo)題的2個原則。
Brief (簡潔) +Informative (有信息) 。
比如，月底需要提交工作總結(jié)，郵件的標(biāo)題怎么寫呢？
Monthly Report
Sales Dept. Monthly Report May 31
哪個更清晰呢？
標(biāo)題首字母大寫/至少整個標(biāo)題的第一個字母大寫
Operation Team Support Summary Q12017
Operation team support summary Q1 2017
標(biāo)題：主要內(nèi)容+EOM(End of Message)
有時在郵件溝通中，不需要對方點開全文去查看，瀏覽郵件標(biāo)題即可獲取信息，這時可以在標(biāo)題結(jié)束時以EOM結(jié)尾。
May 15, Sales Conference, Beijing EOM
回復(fù)郵件的標(biāo)題怎么寫？
小技巧：新標(biāo)題+原有標(biāo)題（方便日后查找）
原標(biāo)題：Team Building Plan May 15.
回復(fù)標(biāo)題：
Application Form; Re: Team Building Plan May 15.
保證郵件就同一問題溝通，同時也更加清晰回復(fù)郵件的補充內(nèi)容。
3.稱呼問候
在初入職場的時候，我曾因為郵件稱呼鬧過尷尬，最后還是老板以一句玩笑委婉的提醒才意識到。
“小花，你老這么稱呼你老板是不是太見外了？”，我...尷尬臉！
針對不同的郵件對象，稱呼的正式程度也是有區(qū)分的，也是基本的郵件禮儀。
對于公司內(nèi)部郵件溝通，稱呼可以用如下幾種方式：
直接用First Name/ 名字
(常見于老板稱呼下屬)
Jason,
Could you please help to roll up the data?...
Hi (First Name名字) ?
Hello (First Name)
Dear (First Name)
（同事之間較為常用）
Dear/Hello/Hi Jason,
Could you please help to roll up the data?...
對外郵件溝通：
Dear Mr. /Ms. (last name姓氏):
Mr. (last name)/Ms.(last name):
4.撰寫正文的要點：
受文化差異的影響，中文英文在溝通表達上也各具特色，中文的重心常位于句末，而英文習(xí)慣于在句首點名邏輯重心，郵件溝通的正文也是遵循此方法。
1)溝通目標(biāo)明確，開門見山，最好用一句話點明。
據(jù)說在商務(wù)信函溝通中，這樣的開頭比較受歡迎：
This is to…/ I am writing in reference to…在句首一句話點名溝通的目標(biāo)，要解決的問題是什么。
2)考慮到中英文差異，在表達一個主題的時候，可以嘗試將邏輯重心從最后一句話挪到第一句話。
3) 一封郵件解決一個問題，表達一個主題；
5.結(jié)束語怎么寫？
戴愫老師在《不會寫，怎敢拼外企》一書中提到，在英文郵件中，結(jié)束語的選詞和稱呼的正式程度相呼應(yīng)，將結(jié)束語從正式到不正式的做了選詞排序，可以根據(jù)郵件的正式程度選取。
一般在內(nèi)部郵件溝通中，Thanks,/ Best regards, 較為普遍。
6.署名的寫法：
完整的署名有如下幾點構(gòu)成要素：
郵件的主體結(jié)構(gòu)已經(jīng)清晰，每個部分涉及到的小細(xì)節(jié)也做了解釋。最后一點，我們來看看一個郵件高效溝通的小技巧。
寫郵件的順序
通常你都是怎么開始寫郵件的呢？
一般都是按照頁面的順序，自上往下，對不對？
好不容易寫完一封郵件，發(fā)送。1秒過后反應(yīng)過來，附！件！忘！了！
最倒霉的是，收件人還是老板或者重要客戶。
針對這一全世界職場達人都會犯的問題，美國商業(yè)咨詢顧問Robby Slaughter提出一個實用的方法，調(diào)整順序即可讓你秒變職場達人。
將最容易忘記的附件首先添加，來到正文部分，用清晰的邏輯闡明主體內(nèi)容，再根據(jù)正文的邏輯和具體內(nèi)容擬定簡潔又具信息的標(biāo)題，最后再來添加收件人。
這一小技巧可預(yù)防，因操作失誤而發(fā)送出空白郵件，如果收件人是老板呢，是不是特別尷尬？別總是寄希望于郵件收回，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度留下一個好印象。
郵件溝通作為職場新新人打開職場，與人交流的橋梁，用文字傳遞態(tài)度，用細(xì)節(jié)樹立職場好形象。
加油吧，新新人！
