如果發(fā)函或郵件時(shí)，仍然本著方便對(duì)方、讓對(duì)方舒服的原則。
在一個(gè)文件中，一類序號(hào)只能用一次，比如1. 、2.、3.…只能用一次，不要在寫(xiě)第二層時(shí)，依然用這種序號(hào)，可以用（1）（2）（3）等。
站在對(duì)方角度上組織文字。很多人在起草文字時(shí)，總是感覺(jué)自己明白別人就會(huì)懂，“我都寫(xiě)的這么清楚了，你怎么還不懂！”其實(shí)對(duì)方缺少對(duì)很多信息的了解，讀起來(lái)自然吃力。
高度重視排版。格式排版本來(lái)沒(méi)有太多技術(shù)含量，但很多人不重視，導(dǎo)致很多人不會(huì)或者排出來(lái)效果很差。排版的效果體現(xiàn)出當(dāng)事人對(duì)待別人的認(rèn)真程度。
