員工在履行工作職責的過程中會產生正常合理的費用，對于正常的開支，公司理應報銷。但在實際操作過程中，往往存在員工虛假報銷的行為。面對員工的虛假報銷行為，公司需要慎重處理。因為虛假報銷行為不僅涉及員工的職業操守問題，嚴重的可能導致侵占公司財產的處罰。
張某于2011年3月25日到醫藥公司工作，擔任高級醫學信息溝通專員，主要工作是通過會議形式向醫生推廣藥品信息，讓醫生選擇公司的藥品并向病人開具處方。
工作期間，張某購買了聽診器、體溫計、叩診錘、急救盒等物品，卻以購買醫療器械的名義報銷。經查，百貨公司證明其并不出售上述物品，張某刷卡記錄也可以確定其購買的系購物卡。
2014年9月4日，醫藥公司向張某發出解除勞動合同通知書，載明：經查證張某“故意偽造費用報告財務憑證以挪用占用公司款項。直接或間接地向醫療保健人員提供賄賂，不當或不合法支付。根據您與我司簽訂的勞動合同及我司的規章制度，您的前述行為已經嚴重違反了我司的規章制度。我司決定于2014年9月16日起解除與您的勞動合同。”
醫藥公司的《員工手冊》規定：公司為員工報銷因工作關系而實際發生的合理費用，員工不應因工作安排而獲得或損失個人利益，員工在代表公司進行商業活動時，應有良好的職業判斷，所有費用都需要提供合法真實的原始發票支持，被審核或被抽查的費用報告出現以下情況，公司有權與當事人解除勞動合同，包括：三次或以上的假發票或假機打發票；假銀行刷卡單；假造供應商的文件或要求供應商協助其偽造文件；其他虛構事實騙取公司費用報銷或蓄意造假行為。據查，張某入職期間簽收了《員工手冊》，知曉《員工手冊》中的相關內容。
張某認為其報銷費用按照公司規定購買物品并經公司經理審核報銷，公司其他員工也在百貨公司購買物品并報銷，但公司選擇性執行規章制度，有失公允。于是，張某申請勞動仲裁，并要求支付違法解除勞動合同的賠償金。
仲裁裁決醫藥公司違法解除勞動合同，并支付相應的賠償金。醫藥公司不服，提起訴訟，經一審、二審裁判，法院認為，張某沒能提供證據證明其購買購物卡的行為得到醫藥公司的同意，存在虛假費用報銷的行為，且數額巨大，已構成嚴重違紀。公司解除雙方勞動關系的行為合法，無須支付賠償金。
面對員工的虛假報銷行為，我們認為：首先，公司需要建立有效的防范機制，可以通過員工手冊、規章制度等方式，明確“員工存在違規報銷行為的，公司有權解除勞動合同”。這樣，既做到有章可循，避免經濟損失和糾紛，又對其他員工起到警示作用。
比如本案中，醫藥公司的《員工手冊》就明確規定：“解除勞動合同的違紀行為包括違反公司的正式財務、報銷制度進行費用記賬、報銷或對費用的報銷缺乏合理的事實基礎”。而且，該《員工手冊》經過了員工的簽收確認，所以切實可以按照員工手冊的規定對員工做管理，最終也達到了比較好的效果。
其次，我們也建議公司要加強對員工報銷的審批和員工合規意識教育和培訓，提高員工的合規意識。
最后，對于惡意虛假報銷金額特別大的員工，或其他舞弊獲取公司資產的情況，公司可以考慮追究相關人員的刑事責任。
