【高效工作】怎樣高效利用每天有限的時間?

每一個陽光明媚的清晨,被鬧鐘叫醒的我們,就像上了發條的鐘表一樣,被一把無形中的大手推著,主動或不情愿的去進行各自的學習和工作。

我們也不時會發出“時間都去哪了?”的感嘆,下面寒武2731就以自己為例,試著回答一下這個比較有難度的問題。

疲于奔命的我們


一、每天從起床到上班,再到睡覺,我的時間都去哪兒了?

2016年年初開始,寒武2731有意識的去留意自己的時間花費并不斷記錄。

每天的詳細記錄如下:

起床 6:30

洗漱 6:30--6:45

出門前準備 6:45--6:55

出門 6:55

走路和等車 6:55--7:05

上班坐車7:05--8:05

走路、買早餐、到辦公室 8:05--8:15

上班打卡 8:15

上班前準備 8:15--8:30

上午工作時間 8:30--11:45

午飯 11:45--12:15

飯后站立 12:15--12:30

午睡時間 12:30--13:45

下午工作時間 13:45--18:00

下班打卡18:00

走路和等車18:00--18:15

下班坐車 18:15--19:15

走路回家 19:15--19:20

洗漱準備吃晚飯 19:20--19:25

晚飯 19:25--19:50

飯后站立 19:50--20:10

洗碗 20:10--20:20

自由時間 20:20--22:00

洗漱洗衣 22:00--22:30

自由活動 22:30--23:00

睡覺 23:00

下圖是我根據自己的每天的時間花費繪制的甘特圖,純手工制作,供小伙伴們參考

我的每日時間花費甘特圖 By 寒武2731

甘特圖給我的啟示:

其實每天還是有很多的潛在時間可以被利用的,比如走路、等車坐車的時間可以聽音頻節目;晚飯后的黃金時間段,可用來閱讀、整理寫文章的思路、想想第二天的要做什么等等,通過合適的方法將這些時間利用起來,可以去做更多有價值的事情去提升自己。


二、深入分析我的時間花費:碎片時間都有哪些?

分析自己每天的花費后,我計算出各類時間的時長,在此基礎上找出了可以更加充分利用的碎片時間,從而提高單位時間的工作和學習效率!

我每天的碎片時間有哪些?

有意識的提高自己單位時間的價值,本質上來說就是提高單位時間的工作和學習效率每個小時,可以試著把自己的時間細化到每15min或30min一個單位,利用最小單位的時間去做更多的事。

三、思考:我的碎片化時間可以做哪些事情?

下表是我根據實際情況整理的,供小伙伴們參考:

我的碎片時間詳細用處

從上圖可看出,利用碎片時間我可以做的事情主要有以下幾類

聽說讀寫類、生活整理類、工作類、學習類

聽:喜馬拉雅FM,得到App的音頻、微信和QQ音頻

說:訊飛語音記錄寫作靈感、給小伙伴打電話、給老媽老爸打電話、微信和QQ分享群聊天

讀:朋友圈和公眾號有價值的文章、印象筆記保存的文章、UC和魅族資訊刷新聞

寫:訊飛語音寫東西,準備簡書寫作素材,寫當日任務清單、當日任務清單檢視和總結

生活整理類:整理用品、整理衣物、打掃衛生、洗碗洗衣服、刷牙洗澡、電腦云盤資料歸類,手機內存空間清理

工作類:整理產品經理相關資料、產品工具使用、產品視頻和資料學習

學習類:寫簡書文章、思考閱讀和寫作計劃、整理本周和本月學習清單、檢視本周和本月學習清單、總結學習收獲


四、經過半年多的實踐,我都養成了哪些習慣?


寒武2731的習慣清單-01
寒武2731的習慣清單-02

最令我有成就感的是下面兩個習慣

01.扇貝單詞打卡447天(截至2016年8月27日)

扇貝單詞每日堅持打卡

02.挖財記賬547天(截至2016年8月27日)


挖財記賬堅持547天

下圖是每天記賬的詳情

挖財每天記賬的詳情


五、關于時間管理的個人思考


01.時間管理=行動管理+目標管理


高效利用時間

時間管理本質上講,就是行動管理和目標管理的有機結合,有意識有計劃的去安排自己的每一個動作,利用單位時間去完成更多有價值的事務,盡量避免無效動作。

其核心目的在于為我們的學習、工作和生活服務。

個人感覺時間管理本身是個不太到位的說法,每個人每天每周每月每年的時間是一定的,我們能做的只是把自己單位時間的價值最大化,盡可能提高自己做事的質量和效率。

當你把目標或任務拆分的顆粒度足夠細,執行起來就像喝水、呼吸一樣簡單時,執行起來就沒有任何阻力,完全不需要自制力、意志力等非常高的能力去保證目標的完成。

關于靠意志力去學習、工作不合理的具體內容,可參考另兩篇經典的公眾號文章:

《靠意志力的學習都是耍流氓》

《這6個問題,可以幫你省80%的無用功》

時間管理有很多不同的理論,在此不多做闡述,關于不同理論比較的比較,可以參考另一篇論述精辟的文章:

《第五代自我管理方法(乖,別去看時間管理類書籍了)》


02.行動管理

把工作和學習任務安排到某個具體的時間段內,到點就馬上行動,不拖延。

把碎片化時間進行詳細分類,遇到某一類的碎片時間,下意識反應就去做對應的事情,不再無聊發呆、浪費大好時光。

學以致用:只要看到書中有好的方法和技巧,結合自己的實際看可以怎么做,立刻行動。

對時間的規劃安排,稍微留的充足一些。保證在規定時間內完成目標,完成后用剩余時間獎勵自己去娛樂玩兒游戲等。

預留充足的時間也可以應對事前對復雜性預估不足的情況,用較多的時間去從容完成。完成之后檢視自己的成果!

刻意培養對時間的敏感度,把這種敏感度精確到以十五分鐘或半小時為單位,做事情的時候全身心投入,不需要特意用番茄鐘來提醒,也不用一天多次打開手機看時間,僅憑對時間的敏感度就能很好的把控自己的時間。


03.目標管理(任務管理)


合理規劃,踏實行動

原則:目標明確,行動果斷,要事優先,定期檢視


格雷戈·麥基沃恩在《精要主義》一書中闡述的核心主張:

只做最重要的事,做“更少”,但能做“更好。”

精要主義告訴我們,在各種繁雜的事情當中,要尋找最重要的事情,把核心的精力用在最重要的事情上。

如何做到“高效執行”?

三個注意事項:

1.設置緩沖帶:多預留50%的時間,應對突發情況。

2.找短板:解決短板的問題,就能夠讓整個系統提高效率。

3.警惕完美主義:完成比完美重要。

《高效能人士的7個習慣》作者史蒂芬·柯維說:“頭等大事,就是把它當做最重要的事?!?/b>

管理學大師彼得·德魯克說:“因為說不,人們會變得高效。”

明確自己要做什么,需要什么準備工作,需要什么資源,何時完成。

把大的目標細化,顆粒度盡量小,標準是小目標能夠獨立完成和驗證。

這些細化后的小目標,其實就是我們要去執行的一個一個的任務。所以完成小目標的過程,就是任務管理的過程。

對目標或問題的分解,可以參考經典的分析事物的5W2H模式:

5W2H:人事時地因法錢


參考上述原則并結合實際場景:

把想要完成的目標或待解決的問題,細化成一個一個小的任務。再把完成這些任務的行動,刻意培養成自己的習慣動作,再把這些已經培養出來的小習慣當作火種,去慢慢覆蓋原有的習慣。

這樣好習慣就會越來越多,再把這些習慣像呼吸和吃飯一樣融入生活當中。

下圖是我用滴答清單App進行每日任務管理的截圖,供大家參考:

滴答清單做每日任務管理

如寫文章時,對總體思路進行梳理,每一章的文字,圖片素材安排具體實施的時間,保證實施時單線程運行,不被其他事務打擾保持心流狀態,全心全意完成任務。

完成后給自己適當的獎勵,滿足自己內心對成就感渴求。


04.自我管理:持續自我更新


行動管理和目標管理做好之后,更高一級就是現在很多人推崇的自我管理。

把自己當作計算機系統一樣,定期的進行自我更新,持續去補充自己的知識、提升自己的能力,這樣才能在競爭激烈的未來社會擁有不可取代的核心競爭力。

自我管理的終極狀態:目標清晰,行動果斷,生活有質量,工作高效率!


自我管理的終極狀態


05.寫在最后的話


以上內容是根據個人情況展開的論述,具體操作時肯定會因人而異,大家可以根據實際情況去培養適合自己的好習慣,從而提高學習和工作效率。

總的來說,時間管理的本質是利用單位時間去完成更多有價值的事務。

不論哪一種時間管理的工具和理念,核心都是提高生活質量,提高工作、學習效率。

我們要時刻牢記核心,及時調整和優化自己的行為,日積月累,必有所得。

有句話經常說:腦袋里想象了千條路,不能睡醒還是走老路!

Keep Learnig,Be Outstanding !

最后用陸游的詩句與大家共勉:

紙上得來終覺淺,絕知此事要躬行!


--End

溫馨提示:

如果您對文中出現的記錄方法、記錄模板、高效工具感興趣,歡迎簡信交流或索取,寒武紀一定知無不言,言無不盡哈!


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