1、你想要什么樣的管理系統？

我們在課程第一節提到，當我們把任務都存放在大腦里，會嚴重影響我們的效率，因為我們會對那些還沒有完成的事情，有一種想要把它完成的沖動，否則就會一直想到它。

而且，當我們把事情記在頭腦里，很有可能過了一段時間之后，總覺得好像有件什么重要的事沒做，但怎么也想不起來，很焦慮。等到老板問你的時候，才突然想起來，但是已經太遲了。或者你在上班路上突然有一個很好的想法，可到了辦公室，完全忘記是什么內容了。

根據心理學家納爾·科文研究，人類大腦的短時記憶，一般只能記住3到4個單位的內容。而超過一定數量的信息，大腦就會遺忘。所以，你需要刪除一些不必要的信息，騰出空間，以確保正常運轉。

所以，不想因為頭腦里有很多信息而變得遲鈍，不想因為遺忘而焦慮，最有效的方法，是把所有的待處理事項、全部從大腦中清除出去。

把大腦當做CPU(也就是電腦的處理器) ， 把資源用在思考、處理信息， 而不是把它當作硬盤， 用來記憶信息。

這時候，我們就需要一個可靠的管理系統，當作大腦的"移動硬盤"，來幫助我們記住這些"未竟之事"。

既然是要代替我們大腦的部分功能，就需要這個系統有較強的可靠性，而不只是簡單地記錄。

所以， 我們可以使用RAR管理法進行記錄， 這個方法包括三個步驟， 第一個R代表記錄(record) 、A代表安排(arrange) 、最后一個R代表回顧(review) 。這個方法的核心思想來源于GTD(Get Things Done) ， 但是更加簡單實用。

那么這三個步驟具體要怎么操作呢?

2、如何搭建時間管理系統？

2.1 記錄Record

首先，為了讓大腦徹底地解放，你需要記錄下一切待辦事項以及想法。

這時候，你需要一個專門用來收集這些記錄的"收納箱"，如果你習慣用紙質筆記本，那么可以選擇一本方便隨身攜帶的小本子。

但是小本子里面的內容很難被檢索，所以我更建議你選擇使用筆記軟件作為你的"收納箱"，比如說印象筆記、有道云筆記等等。

你可以專門建立一個筆記，記錄下所有接下來要去做的事情，以及突然出現的靈感。

比如你正在進行深度工作，像是寫文章，這時突然想起昨天答應了同事，今天要交給對方一份資料。如果馬上找出資料拿給對方，很可能寫作的思路就被打斷了，而一直記住也會影響思考。所以，這時候只需要快速地打開筆記，寫下這件事，等工作到一個段落，才去完成這件事。

同樣地，如果是深度工作中，有同事來找你，這時候可以告訴他，現在正在進行重要的工作，等會再找他，然后把這件事記在筆記上，就可以避免深度工作的狀態被打斷了。

再比如，你還可以在睡前把所有疑惑、想法、第二天的計劃都寫下來。這樣還可以讓你覺得更安心，有助于提升睡眠的質量。

這一步聽起來非常簡單，但是長期堅持下來很容易會放棄，因為很多人會忽略三個關鍵點：

1)你需要百分百地記錄

當事情沒有被完全記錄，頭腦里和筆記里都分別存放著一部分的事情，就會導致我們無法信任其中的任何一個。所以每一次都需要在大腦和筆記兩邊都花時間檢索，也無法真正解放大腦資源。

所以我們需要隨時隨地記錄頭腦里閃出的事項和想法，而不是有選擇地記錄。相比紙質筆記本來說，一部手機就可以更簡單地實現了。

2)收納箱保持統一

現在我們可以選擇的手機應用特別多， 很可能你的手機里就有好幾款不同的筆記APP， 但是如果你把信息記錄在不同的工具上，當你在進行檢索和處理的時候，就會出現混亂，反而制造了麻煩。而且很可能某一個工具被遺忘，很久之后才發現記錄在里面的事情有很多沒完成。

所以，我們需要盡可能地讓"收納箱"保持只有一個，并且盡量選擇收集功能接口比較豐富的工具。像是印象筆記就在郵件、微博、微信等渠道都有接口，可以快速地進行轉存。

3)定期清空收納箱

相信你的微信收藏里面，現在已經有著各種各樣的信息，文章鏈接、聊天記錄、語音等等，如果現在要你去整理里面的內容，會有什么樣的感覺?

同樣地，如果你的收納箱里面不僅有接下來要做的事情，還有各種未完成的事項、想法、已經完成的事情，你每次打開可能都會覺得壓力山大，漸漸地就不想用了。

而且如果這些事情長期待在收納箱里，就會偷偷地回到頭腦里。所以我們需要定期地進行處理，讓它保持清空的狀態。

2.2 安排Arrange

當你已經把所有需要做的事情都記錄下來，下一步就需要開始處理它們了。

當然，這里說的安排，并不是說要馬上去完成里面所有的事情，而是進行分析和安排，從而確定下一步的行動。

我們可以在一天的開始，打開收納箱筆記，對里面的事項進行安排。當然，在車上、電梯里等各種碎片時間里，你也可以處理這些記錄。

安排每個事項的時候，你可以問自己三個問題：

1)這件事還要不要做?

不做，果斷刪除；要做，繼續問下一個問題。

因為有時候，我們在當下覺得一件事需要去做，又或者是覺得一個想法非常好，記在了筆記里。但是冷靜之后看來，發現其實沒有什么價值，或者是已經得到了解決，這個時候就可以立刻把它們從收納箱里刪除了。

2)這件事屬于關鍵可行矩陣的哪個區間?

一件事已經確定要做，就證明是有一定價值產出的，那么這時候還要考慮它的時間投入，這時候就可以使用關鍵可行矩陣來進行分析了。

3)這件事什么時候由誰來做?

當你已經確定這件事是屬于哪個區間之后，就可以進一步確定，是要由自己來完成還是授權給他人，以及要在什么事情之前完成。

這個時候會有兩種情況，一種是在某個特定的日期或時間必須要執行的事情，可以把它們移動到你的日歷里；另一種是沒有明確的時間點，需要執行的事情，可以把它們移動到你的行動清單里。

如果是授權給他人的事情，同樣可以記錄下這件事，并且記錄下一個要和對方進行溝通的時間。

具體如何使用日歷和行動清單，在課程的下一小節會詳細說明。

2.3 回顧Review

當我們經過記錄和安排，現在所有需要執行的事情，都已經記錄在日歷和行動清單上面了，接下來我們需要做的就是固定時間對它們進行回顧。

當你沒有進行回顧，而出現一些事情的遺漏，就很難發揮這個系統的效果。而當你定期進行回顧，就會讓這個系統變得越來越完善，也越來越能夠幫你管理好時間。

所以，建議你，首先在一天正式上班之前，先對日歷上的事情進行回顧，確定今天必須要完成的事情。然后再打開行動清單，確定今天還有什么可以做的。這個時候，如果發現還沒有被記錄的事情，再立刻收集到記錄工具里，或者是直接分配到日歷、清單里。

其次，每天下班的時候，可以通過問自己三個問題再進行一次回顧：

• 1)今天完成了什么，推進了什么?
• 2)對哪些滿意，哪些不滿意?
• 3)明天的規劃是什么?

最后，建議你每周安排一個固定的時間進行回顧，比如周末的一個早上，主要回顧的內容包括：

• 1)清空收納箱；
• 2)檢查日歷、行動清單有沒有需要完成的事情；
• 3)對下周進行初步的規劃。

和前面下班時的回顧一樣，可以通過問自己本周完成了什么、對哪些滿意、哪些不滿意、接下來的規劃是什么，這三個問題來進行一周回顧。

總結

這一節， 我們了解到一個幫助我們釋放大腦帶寬的外部系統——RAR管理法。這個方法包括三個步驟， 第一個R代表記錄(record) 、A代表安排(arrange) 、最后一個R代表回顧(review) 。

在進行記錄(record) 的時候， 我們需要注意做到：

• 百分百地記錄、
• 記錄工具保持統一、
• 定期清空收納箱。

在進行安排(arrange) 的時候， 我們可以問自己三個問題：

• 這件事還要不要做?
• 這件事屬于關鍵可行矩陣的哪個區間?
• 這件事什么時候由誰來做?

最后， 回顧(review) 的時候， 可以在早上和下班的時候， 對日歷和行動清單上面的事情進行回顧， 然后每周再進行一次固定的回顧， 保證RAR管理系統的有效運行。

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