在匯報(bào)工作或交流研討時(shí)，你是否曾經(jīng)苦惱過(guò)——說(shuō)些什么？怎么說(shuō)？聽(tīng)了別人的發(fā)言后，你是否曾經(jīng)羨慕:“我什么時(shí)候也能像他那樣說(shuō)的這么好啊？”
我有過(guò)這樣的體驗(yàn)。在分析期中考試的改進(jìn)措施時(shí)，有兩個(gè)老師說(shuō)得有條有理，而她們說(shuō)的我平時(shí)也都做過(guò)，卻不能像她們那樣條理清晰地說(shuō)出來(lái)。我多么羨慕那些能說(shuō)會(huì)道的同事啊，可卻不知從何做起。還好，這本《概括力》教會(huì)我精準(zhǔn)表達(dá)的方法。
本書(shū)的作者是日本作家山口拓朗，曾經(jīng)是記者，后來(lái)成立獨(dú)立的工作室，22年間共寫(xiě)過(guò)3000余篇文章，著有暢銷(xiāo)書(shū)《如何寫(xiě)出一篇好文章:不動(dòng)筆就能學(xué)會(huì)寫(xiě)文章的訓(xùn)練法》等。
這本《概括力》是一本非常實(shí)用的工具書(shū)，教給苦于不會(huì)說(shuō)話的職場(chǎng)人1句頂100句的高效溝通術(shù)，提高與人溝通的能力。
本書(shū)將概括的過(guò)程分為以下三個(gè)步驟:
第一，收集信息（收集足夠的有效信息）
第二，整理信息（分門(mén)、排序整理信息）
第三，傳達(dá)信息（簡(jiǎn)明扼要地將信息傳達(dá)給對(duì)方）
一、巧婦難為無(wú)米之炊。
如果把概括比作做飯，那信息就是食材。如果心中沒(méi)有信息，那么你想說(shuō)點(diǎn)什么，也不知道怎么說(shuō)，不知道說(shuō)什么。但是如果把你看到的、聽(tīng)到的、想到的都當(dāng)成重要信息說(shuō)出來(lái)，那可能就真的亂成一鍋粥了。因此收集到足夠多的有效信息是我們精準(zhǔn)表達(dá)的第一步。
獲取信息的渠道有很多，除了一些語(yǔ)言信息，你感受到的對(duì)方的神情、體態(tài)等非語(yǔ)言信息也是值得重視的。那么是不是信息越多越好？當(dāng)然不。獲取信息時(shí)要確保信息來(lái)源真實(shí)可靠。
如何提高收集信息的效率呢？作者推薦一個(gè)方法——在腦海中架構(gòu)信息收集天線。
在實(shí)際應(yīng)用中架構(gòu)信息收集天線時(shí)，要盡量全面，不要有遺漏，這樣一來(lái)在推進(jìn)項(xiàng)目的過(guò)程中，你不僅可以更好的獲得必要信息，還能隨時(shí)隨地準(zhǔn)確地完成概括-輸出工作。
本周我做了“透視中考看語(yǔ)文”的報(bào)告。在準(zhǔn)備資料時(shí)，除了搜集近五年省中考的語(yǔ)文真題，還要收集多家對(duì)試題的分析解讀，并結(jié)合自己對(duì)各題的考點(diǎn)、難易程度進(jìn)行分析，提出教學(xué)建議。只有將相關(guān)信息收集全面，才能分析得深刻、透徹，教改措施才能有針對(duì)性和可行、高效。
下面介紹五種正確的信息收集方法:
? ? 1.培養(yǎng)看清事物本質(zhì)的能力，鍛煉自己的觀察力和洞察力。
? ? 2.激活類(lèi)推思維，將已知的信息和經(jīng)驗(yàn)運(yùn)用到未知的事物上。
? ? 3.總結(jié)對(duì)方的個(gè)人特征，不僅要斟酌他的說(shuō)話內(nèi)容，還要觀察他的姿態(tài)和表情等。
? ? 4.靈活切換抽象信息與具體信息。
? ? 5.借助目錄進(jìn)行概括。
二、分門(mén)排序整理信息。
? ? 1.設(shè)立目標(biāo)，用倒推法整理信息。
概括的目的是通過(guò)輸出給對(duì)方提供有價(jià)值的信息，因此我們需要在明確目標(biāo)后用倒推法整理信息。什么是倒推法呢？這就像配菜師配菜備料，既要考慮食物原料的外形結(jié)構(gòu)、營(yíng)養(yǎng)價(jià)值，又要考慮食客的要求。在溝通表達(dá)時(shí)設(shè)想對(duì)方想聽(tīng)到怎樣的匯報(bào)，根據(jù)傾聽(tīng)方的需要，先設(shè)立目標(biāo)，進(jìn)而整理信息，以合適的形式進(jìn)行闡述。
? ? 2.具體劃分類(lèi)，細(xì)致地整理信息。
整理信息時(shí)，最重要的便是將信息分類(lèi)，為每條信息貼上標(biāo)簽，分類(lèi)進(jìn)行整理，將相似的信息整理成一組。擅長(zhǎng)整理信息的人（概括力強(qiáng)的人），總是能迅速的從大腦中提取對(duì)方想要的信息。
多年來(lái)，我們積攢了很多的工作資料。我和老公的所有文件都分別放在用我們各自的名字命名的文件夾里。不同的是我的所有文件都雜亂的放在一起，每年都往里面充實(shí)新內(nèi)容，需要找資料的時(shí)候就麻煩了，有時(shí)候需要從前往后找兩三遍才能找到。老公的文件夾和我的大不相同。他的大文件夾下還有小的文件夾，按照類(lèi)別分門(mén)別類(lèi)地整理得井井有條。他在外面需要用到某個(gè)文件時(shí)，就遙控著我:“在文件名是2021的文件夾里，有一個(gè)寫(xiě)著**的文件，在里面找……”他人不在電腦前，卻能夠精準(zhǔn)地指示我找到文件，令我十分佩服。與人溝通時(shí)要想精準(zhǔn)輸出也是一樣，只有將收集的信息分門(mén)別類(lèi)整理了，表達(dá)時(shí)才能有條理，傾聽(tīng)者才能聽(tīng)得明白。
三、舍棄9成內(nèi)容，達(dá)到10倍效果
這么多的信息，怎樣簡(jiǎn)明扼要地傳達(dá)給對(duì)方呢？作者根據(jù)不同性格的人的說(shuō)話習(xí)慣提出了建議。如果你話太多，那么可以使用這個(gè)避免啰嗦的辦法:在腦海中將信息整理清楚，然后選出無(wú)論如何都要說(shuō)的話——只說(shuō)自己“無(wú)論如何（即使到了生命的最后一刻）都要說(shuō)的話”，其他的只字不提。如果你話太少，那么說(shuō)話時(shí)隨時(shí)注意加上主語(yǔ)、賓語(yǔ)。用“主干—枝—葉”的順序表達(dá)，會(huì)顯得你是一個(gè)邏輯性非常強(qiáng)的人。匯報(bào)工作或者報(bào)告、演講時(shí)，用“事件+結(jié)論優(yōu)先”的方法，便于聽(tīng)眾更好地理解。
這本書(shū)的末尾還提供了幾種練習(xí)概括的方法，有興趣的朋友可以拿來(lái)一試。
結(jié)語(yǔ):任何人都不是孤島，與人交流溝通是每個(gè)人的需要，也是職場(chǎng)人嶄露頭角、站穩(wěn)腳跟的必要。在這個(gè)信息爆炸的時(shí)代，能夠精準(zhǔn)表達(dá)，提高自己的溝通能力，將助你贏得他人的信任和認(rèn)可。來(lái)吧，讓我們一起學(xué)習(xí)1句頂100句的高效溝通術(shù)吧。
